【秘书基础】会议操作手册

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【秘书基础】会后工作

会后工作本文讲述的是日常工作会议主要流程之三：会后工作。

提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。

1．会议文件资料的立卷归档1)会议文件的收集整理工作(1)确定会议文件的收集范围。

(2)选择收集会议文件的渠道。

(3)运用收集文件的不同方法。

2)会议文件的立卷归档把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。

2．会议经费结算工作(1)收款的方法和时机。

有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。

②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。

④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。

如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。

(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。

3．安排与会人员返程案例天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。

秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。

结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。

有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

分析会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。

做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点1．提早做好与会者的票务登记预订工作(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。

(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。

会议准备_秘书基础

会议准备_秘书基础会议准备1．会议的主题和议题会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。

确定主题时，一是要结合本部门或本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。

议题则是对主题的细化。

2．会议名称会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中，有的还可以包括时间、范围等，如“风光旅行有限公司XX年业务恳谈会”。

3．会议议程与日程会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。

编制会议议程表时要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。

日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排，并将会议议题具体化。

4．选择会址选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。

选择时要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有2～3m的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。

会议准备相关内容:会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。

作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有...节约时间：明确开会的目的对于时间的宝贵，高级行政人员并不需要指导；毕竟，他们都知道时间就是金钱。

然而管理咨询公司marakonassociates的合伙人迈克尔•曼金斯（michaelmankins）认为，很多大公司并不真正懂得如何安排老总们在一起的时间。

浅析如何做好乡镇办公室文秘工作“一张笑脸相迎，一把椅子让座，一杯热茶暖心，一句好话送行”。

这是我担任长官镇办公室秘书以来每天用实际行动践行和证实着的道理。

会中工作_秘书基础

会中工作_秘书基础会中工作本文讲述的是日常工作会议主要流程之二：会中工作。

提到了会中工作所要注意的几个事项，详请请阅读本文。

1．会议签到按会议签到工作的基本要求完成会议的签到工作。

为了随时掌握报到人数，要认真做好签到工作。

秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。

目前，签到的方式主要有两种。

1)簿式签到簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。

簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口造成拥挤现象。

因此，簿式签到方式比较适合于小型会议或庆典性会议。

2)卡片式签到卡片式签到又可以分为两种：一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可；另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入计算机，与会者入场完毕后，签到情况便立即在计算机屏幕上显示出来。

卡片式签到方式适用于较大型会议。

2．协助正确使用会场设备并发放会议用品会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备以及必要的安全设施等。

秘书人员应当会使用录音、摄像等设备，秘书人员还应提供会场用品，包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。

3．协助完成与会人员的食宿安排与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。

虽然在会议召开前食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见，秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。

例如，有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意；有的与会者可能对饮食不习惯而提出意见，也应尽量改进。

总之，应尽量采纳合理的意见要求，并给以满足。

4．会议记录1)为会议记录做好准备工作作为一个秘书，应在会议期间做好记录和笔记，担任好会议的记录员。

秘书基础：安排会议食宿（精简篇）

秘书基础：安排会议食宿秘书基础：安排会议食宿就餐大体上是一个标准，确定好伙食标准和进餐方式，但必须照顾少数民族代表和年老体弱者，还要照顾南北不同出席者的口味。

秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2.安排会议餐饮根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

事先设计和确定就餐的凭证。

要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口，品种多。

事先要准备好干净的饮食用具。

给因开会或搞服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

做好饮水、饮料供应的工作。

3.会议餐饮的类型和标准早餐。

早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

会场休息期间的茶歇。

一般供应咖啡、茶或其他饮料。

午餐。

午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

正式晚餐。

晚餐食物选择既要考虑营养和健康，又要考虑出席者的口味特点。

招待会。

招待会应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

会议住宿的常识和工作程序1.会议住宿的常识要提前编制住房方案;长者、尊者、领导要适当照顾;具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排;有时还要按地区集中分配，便于讨论;不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合与会人员具体情况列出住宿表;报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2.安排会议住宿安排方式的选择;预定会议住宿的程序;确定会议住宿的程序。

3.会议房间的分配如果由主办方支付费用，则需按与会者的职务标准安排住房。

一般情况下，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会者的住宿标准应相近。

年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

注意尽量不要把汉族与会者和有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间。

会议秘书操作手册

项目子项目具体工作事项工作要求1-会议需求来源① 集团例会制度规定② 领导根据工作要求提出2-协调各方会议参与事项汇总并告知召集人①会议时间:与高管秘书沟通高管行程安排，确定具体会议时间②会议地点:预定会议室（预定时要明确会议主题、参会人数、参会领导、会议需要设备-投影仪、视频设备、激光笔等）③会议主持:a.集团例会制度规定；b.会议发起领导④参会人员：a.根据集团例会制度规定；b.根据会议主题，发起领导确认⑤确定会议秘书、记录秘书、会务秘书（会议秘书是会议整体牵头安排秘书，记录秘书为现场纪要人员，会务秘书是会务工作准备责任秘书）⑥会议议题：a.根据集团例会制度规定；b.根据会议主题确定，包括会议需要讨论的问题，对与会者的要求（如书面建议、发言提纲的准备），需要与会议主持人及参会领导沟通补充；c.如需要与会者发言，需与发言者事先沟通确定发言时间或直接由会议组织方明确规定每个人的发言时间。

⑦其他工作落实，包括会场纪律控制人员、着装要求通知、拍照人员安排、参会人员请假要求、座次表等。

3-撰写会议通知简要、精炼的表达会议的议程，切忌赘述会议需要确定的每个细节4-领导审核、签发5-下发会议通知6-跟踪确认参会人员下发会议通知后，电话提醒、确认与会人员查收会议通知1-文件资料的收集与汇总① 会议议程表、会议通知② 领导讲话稿、参考性文件（统计报表、数据资料等）、参会人员发言用的资料等（会前跟进资料的上报，负责拷贝到发言席电脑）③ 其他：请假人员名单汇总、签到表、临时增加或所需会议资料拷贝2-文件的校对3-文件的打印和复制会议通知的打印（总裁办高管每人一份）；会议议程表的打印（大型会议参会领导每人一份）；请假人员名单（大型会议时总裁办高管每人一份）；以及其他会议内容资料。

4-文件的分发下发的材料上要注明姓名和编号。

保密材料会后要回收。

1-制订会务保障方案包含会前准备、会中控制及会后收尾等工作的详细安排，会务秘书应及时尽早跟进①纸、笔、茶具、照明、通风、空调、话筒（确保话筒有电）、签到表、座次表（会务秘书需提供座次名单及排列顺序要求，集团办公室负责实施席卡、桌牌、指示牌等准备与摆放工作。

精品(行政文秘)助理操作手册

目录第一部分服务礼仪 (1)一、妆容的规范 (3)二、接待礼仪 (5)三、服饰礼仪 (6)四、姿态礼仪 (7)（一）站姿 (7)（二）坐姿 (10)（三）走姿 (13)（四）蹲姿 (14)（五）引导 (16)（六）微笑 (18)（七）眼神的运用 (20)第二部分商务礼仪 (23)（一）商务礼仪使用的目的 (22)（二）电话礼仪 (23)（三）递送名片 (30)（四）握手礼 (34)（五）致意 (36)（六）上下楼梯的礼仪 (37)（七）乘坐电梯 (39)（八）乘车礼仪 (42)第三部分会议礼仪....................................................................................... (4)（一）会议类型 52 （二）会议流程（三）会议注意事项（四）会议座次安排第四部分中餐宴会服务程序 (50)餐饮篇 63一、餐前准备工作 63二、餐中服务工作 63三、托盘介绍 74四、斟茶水 79五、斟酒水 79六、上菜顺序 85七、下菜顺序 91八、客人进餐时 91九、换盘、烟灰缸与撤盘 91十、自助餐服务程序 92十一、服务中特殊情况的处理程序 95十二、送客服务 97一、准备工作 (50)二、迎宾工作 (51)三、就餐服务 (51)四、收尾工作 (52)五、宴会注意事项 (53)六、摆台规范 (53)七、员工知识能力 (57)八、应变能力 (57)九、关于宴席座次的安排 (58)第一部分服务礼仪礼仪的本质：礼仪是人类内心情感的外在表现。

凡是把内心待人接物的尊敬之情，通过美好的仪表、仪式表达出来就是礼仪。

目的:董事长助理工作是万龙集团的门面，代表万龙的外在形象。

因此在与人打交道、为客人提供服务过程中，讲究礼貌、礼节，对于公司来说具有重大意义。

员工的形象代表一个企业的形象，员工的言行举止体现着这个企业的水平，员工的服务水平也直接影响着企业的形象和发展，因此对员工的服务水平的提高显得尤为重要。

(秘书基础)会议接待流程

会议接待流程
一、会前：
1．与会议主办方洽谈
2．提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。

并制定完备的会议预案书给会议方
3．派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4．确定方案，签订合同，预付定金。

二．会中
1．会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2．会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3．会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4．会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5．会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6．会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7．会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8．会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三．会后
1．结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

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会议操作手册
无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：1:需要做些什麽？
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。

因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2:谁来筹划会议？
从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。

无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。

他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。

下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

善于与人共事
善于注意小节
善于解决问题
善于与人协商
能够管理会议财务事宜
熟悉酒店运作
能够安排恰倒好处的菜单
能够熟练操作电脑
能够熟练地与视听服务公司打交道
能妥善接待贵宾和外国客人
熟知各种礼仪
行事果断、执着
会议筹划者的任务：
制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标制定会议议程
了解可供使用的场所和设施情况
选择或提议合适的场所
检查并比较各项设施
安排交通事宜
协调会务工作人员的活动
招收、培训会务人员和广告人员
制定可行预算或按既定预算安排有关工作
确定各项工作的时间安排
视察选定的场所和设施
与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
确定印刷公司
安排食品、饮料有关事宜
讨价还价
同会议发言人和各位贵宾进行联系
3:主要会议类型：
销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。

例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。

研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。