办公自动化系统在清华大学信息化建设中的实现
《办公自动化系统》课件
总结
办公自动化系统是现代企业数字化转型的重要组成部分。它不仅能提高工作 效率和协作质量，还能为企业带来更多的盈利和竞争优势。
2 协作与共享
3 数据分析与报表
实时协作和共享文档，团 队成员可以随时随地访问、 编辑和评论文件，提高协 作效率和质量。
系统自动生成数据报表与 图表分析，帮助管理者快 速了解工作进展和业务状 况，做出准确决策。
应用场景
居家办公
办公自动化系统能够帮助远程办 公者组织工作计划、协调团队合 作，并便捷地与其他同事进行沟 通。
为什么选择办公自动化系统？
它能帮助企业实现数字化转型，提升工作效率， 减少人为错误，并提供数据分析和报表功能。
未来趋势
办公自动化系统将越来越智能，整合更多人工 智能和机器学习技术，提供更强大的功能和体 验。
功能特点
1 高效的工作流程
自动化办公流程、任务分 配和审批流程，提高工作 效率，减少复杂的人工操 作。
3
系统部署与培训
将系统部署到企业内部服务器或云端，并对用户进行培训和试运行。
系统效益展示
提升工作效率
通过自动化、协作和共享功能， 大幅度减少了繁琐的手工操作， 提高工作效率。
数据分析与决策
成本节约
系统提供的数据报表和分析工具， 帮助企业管理者快速了解业务状 况，更准确地做出决策。
通过办公自动化系统，企业能够 降低冗余人力成本，提高工作效 率，进而实现成本的有效节约。
会议管理
利用办公自动化系统，会议组织 者可以轻松创建会议日程、发送 邀请、记录会议纪要并进行在线 投票。
团队协作
借助云端协作和共享功能，团队 成员可以方便地协作编辑文件、 制定计划，并实时交流反馈。
系统实施步骤
2024版华为教育部智慧校园项目解决方案
01项目背景与目标Chapter教育部智慧校园项目背景信息化教育政策推动教育部提出《教育信息化2.0行动计划》，要求加快教育现代化和教育强国建设，推动智慧校园建设。
教育行业数字化转型随着云计算、大数据、人工智能等技术的快速发展，教育行业正经历数字化转型，智慧校园成为发展趋势。
校园信息化需求增长学校对信息化建设的需求日益增长，包括教学管理、学生服务、科研支持等方面。
华为技术有限公司介绍领先的ICT解决方案供应商01丰富的教育行业解决方案经验02全面的智慧校园解决方案0301020304提升教育信息化水平提高学校管理效率促进教学模式创新加强科研与创新能力项目目标与预期成果02智慧校园整体架构设计Chapter校园内网设计校园网出口设计无线网络覆盖030201网络架构设计云计算平台搭建云计算基础设施建设01云服务提供02云安全管理03物联网技术应用智能楼宇管理校园卡系统通过物联网技术，实现对楼宇内的照明、空调、电梯等设备的远程监控和管理。
校园环境监测数据存储与处理采用分布式存储和计算技术，实现对海量数据的快速存储和处理。
数据采集与整合通过数据采集系统，收集学校各部门和师生的相关数据，并进行整合和清洗。
数据分析与挖掘运用大数据分析和挖掘技术，为学校管理层提供决策支持，为师生提供更加个性化的学习和生活服务。
大数据分析及挖掘03教育教学信息化解决方案Chapter在线教育资源整合与共享整合优质教育资源教育资源分类与标签化资源推荐与个性化学习1 2 3互动教学平台搭建多样化教学工具支持数据分析与优化互动教学平台搭建及应用个性化学习支持服务提供学习计划制定与执行根据学生的学习目标和实际情况，为其制定个性化的学习计划，并跟踪执行情况。
学习辅导与答疑为学生提供在线学习辅导和答疑服务，及时解决学习中遇到的问题。
学习效果评估与反馈定期对学生的学习效果进行评估，并提供详细的反馈报告，帮助学生了解自己的学习进度和成果。
教育质量监测与评估体系建立教育质量监测指标体系构建数据采集与分析教育质量改进与优化04校园管理信息化解决方案Chapter一卡通系统建设与优化校园卡功能整合线上线下支付打通多场景应用拓展办公自动化系统推广使用流程审批自动化文档管理电子化信息发布平台化校园安全监控及报警系统完善视频监控系统建设报警系统联动数据分析与预警节能环保型绿色校园打造节能设备应用新能源利用环境监测与改善绿色文化培育05科研创新信息化解决方案Chapter科研数据共享平台搭建搭建科研数据中心数据共享与交换数据安全与隐私保护在线学术交流活动组织学术交流平台搭建学术资源汇聚与共享学术交流活动推广科技服务资源整合整合各类科技服务资源，如技术转移、知识产权、法律咨询等，为科技成果转化提供全方位服务支持。
中南大学计算机专业毕业设计题目
计算机科学与技术专业毕业设计题目序号内容1标题：电子与信息工程系网站设计及建设（2人）目的：系网站的更新内容：前台系统的设计与美化，主要包括系情介绍、组织机构、教学工作、师资队伍、科研开发、人才培养、学学生工作、党建工作、教工之家、社考等内容，后台的设计，主要是前台显示的管理设计。
采用JSP+SQL参考资料：1、JavaBeans 2.0 程序设计；2、JSP交互网站实务经典2标题：面向主题的搜索引擎的设计与实现（2人）目的：采用人工分类以及特征值提取等策略,提高搜索引擎的时效性及准确性.内容：面向主题搜索引擎的具体实现，主要包括主题关键字库的建立（不同用户分别录入）、web页面关键字的检索提取，搜索算法的优化等。
本系统采用B/S架构，前台开发工具为ASP或JSP，数据库采用SQL Server。
参考资料：1、Teff Heaton《网络机器人Teva编程指南》机械工业出版社；2、魏应彬，周星，康耀红《网页设计与Web数据库发布技术》，清华大学出版社。
3 标题：基于vega技术的地下虚拟现实系统研究与实现（3人）目的：模拟仿真地下管网铺设内容：通过3dmax或creator等工具软件，建立地下管网模型，使用vega作为驱动，最终借助vc++6.0实现地下管网的模拟仿真。
参考资料：Vega、3dmax、creator、Vc++6.0等。
4标题：企业信息管理系统（2人）目的：随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业单位管理中应用的普及，管理信息系统的开发在强调管理、强调信息的现代社会中也显得越来越重要。
因此，利用计算机支持单位高效率地完成人事管理的日常事务，是适应现代企业单位制度要求、推动企业单位人事管理走向科学化、规范化的必要条件。
内容：本系统具有数据管理和企业事务管理功能。
使用该系统，可以方便地进行新进企业员工的编制，考勤的自动化以及对员工培训的管理。
快捷地查询公司员工的情况，方便企业高层领导对本企业人力资源的现状有个比较全面的认识，也方便他们的管理和人员调动，可辅助企业领导决策科学化，从而大大减少了工作量，提高了工作效率。
高校办公自动化建设的现状与问题
高校办公自动化建设的现状与问题随着这几年我省高校的合并和发展，其规模越来越大，部门分工越来越细，部门之间的协作也越来越多。
许多高校采用手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率低下，对于统计功能不能实现。
而采用工作流软件，用户只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动进行，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、管理、查询、统计、打印等，大大提高了高校的工作效率。
标签：高校办公自动化计算机0 引言近几年来，随着高校校园网络的快速发展，高校办公自动化建设逐步展开，许多高校都依照各自的需求及具备的软、硬件条件建立了自己的办公自动化系统。
高校办公自动化建设如火似荼，但建设的情况究竟如何，有必要进行调查分析。
1 高校办公自动化建设的现状1.1 高校办公自动化建设的状况。
其中北京大学、清华大学、复旦大学、大连理工大学、西南财经大学等高校基本实现无纸化办公，这表明大部分高校都开展了办公自动化建设，但实现无纸化办公的却不多。
1.2 办公人员的计算机应用水平逐步提高。
随着计算机的广泛使用，人们的应用水平也逐步提高。
从办公人员对计算机使用的时间可看出，计算机已成为高校办公的一种必备工具。
这说明微软Office办公软件在高校中也已得到了普及，也为办公自动化系统的推广奠定了良好的应用基础。
电子邮件已经成为高校办公人员工作交流的一种重要工具，得到了大家的认可和广泛的使用。
1.3 高校校园网基本建成。
高校校园网已经连接到校内主要办公楼、教学楼、实验楼、图书馆，很多高校的教师住宅楼和学生宿舍也已接入了校园网。
1.4 办公自动化系统软件品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。
以Microsoft Office、Microsoft Outlook为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转能够顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，也使电子公文能得到普遍认可。
2 办公自动化建设中存在的问题办公自动化在高校得到了蓬勃的发展，但各个高校建设的差異较大，遇到的问题也各不相同，目前存在以下问题：2.1 应用软件问题。
清华大学信息系统的建设与运行
应用没有 集成 、用户没有
统一。
教务 科研 财务 人力资源 设备资产 档 案
ｉ 办公 一 ｉ 文档 一 ｉ 空间 一期刊 书籍 论 素材 课件 题库 平台
电子邮件 主页发布 电话 视频会议 社 区服务 决策支持
如何解决各应 用 系统
工号、课程号等的研制 ，这些代码影响面
为争取成为世界一流大学 ， 建立一体 化数字校 园是不可缺少的基础设施。 数据
大， 使用频度高 ， 一定要具有科学性 、 前
瞻性 、可扩展性、稳定性 。否则就可能是
短命的。
整合、 内容整合、 流程整合、 用户整合、 权
限整合 、 应用整 合是 实现一体化数字校 园
间的 集成 ，采用 何种体 系 结构 与建设模式 实现各部
门应 用系统与整 体系统 的
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ＵＰ Ｒ 结构 图
２ ．对于学校使 用各类代码应逐一修
只有规范化管理，才能实施信息标
维普资讯
１ 建 设 目标 ：清华大 学信息 系统 的 ． 、 整体建设 目 是一个包括管理信 息系统 、 标 、 网络办 公系统 、 网络教学系统 、 网络科研 协作平 台 、 网络服务系统等 多种应 用系统
的集 成系统 ， 通过 ＵＲ Ｐ的建设和应用 ， 可
手段推动执行 。 校有关部门 （ 学 校办或信 息办 ） 要制 定有关实施信 息标 准的法规政 策 ，保证信息标准 的全面实施 。 ２ ．对新开发的 系统 ，技 术开 发部 门 必须全面按 照信息标准 实施 ， 否则不予上 网运行 。 来自一体化数字校 园
高校信息化建设回顾与展望v1.1
– 2011年“985工程”三期，以绩效为导向、以 业务为驱动，深入融入学校核心业务：
信息门户 信 息 安 全 体 系 教学与 科研信 息化支 撑平台 电子校 务平台 决策支 持平台 文化与 生活服 务信息 化平台 运 维 服 务 体 系
公共软件平台 数字资源 基础设施建设 标准规范体系
运 行 服 务 体 系
教务 科研 财务 人力资源 设备资产 档案 ┇
URP公共平台
（应用管理、用户管理与认证、权限管理、数据交换、信息发布 等）
网 络 安 全 体 系
应用支撑系统
（网络管理系统、目录服务系统、域名服务系统、网上支付系统等）
硬件基础设施
（计算机系统、校园网络、数据中心等）
清华大学信息化建设发展阶段
–完成了三版学校信息门户建设，集成了为全校 师生服务的100多个网络应用（子）系统； –建设了涵盖用户管理系统、用户认证系统、权 限管理系统、信息服务系统、数据共享与交换 系统等的URP公共平台。
清华大学信息系统建设
教学与教学管理：
–开发了包括排课、选课、注册、学籍管理、课 程管理、成绩管理、教学评估、实验教学管理 等20多个子系统在内的本研合一教学管理系统； –开发了清华网络学堂，包括网上辅助教学系统、 网上备课系统、课件点播系统、网络考试系统 等； –网络教学的蓬勃发展推动了清华教学观念、教 学环境、教学手段及教学方法的更新，上网课 程数、师生网络交互活动逐年得到大幅增加， 2010-11学年上网课程达4600门。
信息化平台期高校：~40%
信息化起步发展期高校：~40%
信息化欠发展高校：<10%
– 基础设施差距较大，数字资源与信息系统非常有限，领导重视和 经费投入都不够。
理顺工作流程 做好新时代办公室工作
（一）新时代要求办公室工作必须提高政治站位 和工作站位。要把学习贯彻习近平新时代中国特色社会 主义思想贯穿到办公室工作的方方面面。办公室工作人 员要有坚定的政治立场，提高政治站位和工作站位。要 坚定理想信念，牢固树立“四个意识”，坚定“四个自 信”，用新思想指导办公室工作实践。要充分认识到意 识形态作为一项极端重要的工作，在办公室工作中的分 量，要始终绷紧意识形态这根弦，要提高政治敏锐性， 在宣传工作、对外接待服务等方面与党中央保持一致， 坚决贯彻群众路线，坚决杜绝因办公室工作疏忽引发的 舆情。
【关键词】新时代；办公室；工作流程
习近平总书记在谈到办公室工作时说：“办公室， 是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公 室工作如何，对党委乃至一个地方全面的工作影响很 大。”可见，办公室在学校持续推进“双一流建设” 和“内涵式发展”，推进治理能力和治理体系现代化的 过程中，发挥着至关重要的作用。办公室作为学校各单 位重要的综合业务部门和中枢机构，要主动思考，准确 把握办公室工作面临的新形势和新要求；要规范管理， 清晰认识办公室工作流程的重要意义，形成规范化、制 度化、科学化的工作程序，掌握促进业务流程规范化的 方法，共同梳理出一套行之有效的业务流程工作手册， 促进办公室工作提质增效。
四、如何理顺办公室工作流程
（一）全面系统梳理办公室日常工作。日常工作占 到办公室整体工作的80%以上，日常工作的特点是重复 性发生，有比较稳定的要求和合作人群，在长期的磨合 中形成了约定俗成的工作流程和默契。但是容易因为人 员更换导致不稳定。要全面梳理日常的业务工作，按照 工作性质分为日常事务、年度事务和突发事务三大类， 在此基础上再把日常事务分为行政工作、人事工作、工 会工作等，形成一份完整的工作台账，根据职能进行分 工，编写工作文字流程，明确完成人和审核人。我单位 在梳理工作过程中，形成了50项业务条目，规定了编写 要求和完成时限，梳理工作现状，形成初稿后再逐条讨 论定稿。根据文字内容，策划流程图，使办公业务流程
办公系统智慧校园建设方案
办公系统智慧校园建设方案智慧校园建设方案随着科技的不断发展，如今已经进入了数字化时代，这也为教育行业带来了更多的机遇与挑战。
为了更好地适应当下的教育需求，实现科技与教育的完美结合，建设智慧校园已经成为当下必不可少的一个环节。
本文将针对办公系统方面进行阐述，提出办公系统智慧校园建设方案。
一、建立智能化的行政办公系统要想实现智慧校园建设，必须先将校园内的行政管理方式进行升级。
智能化的行政办公系统可以帮助校园更加高效地完成人事、行政、财务等日常工作，并减少管理出现的错误率。
采用办公自动化系统，将人工处理的繁琐事务转交给计算机处理，有效节省办公时间，同时也减轻了职工的工作压力，提高工作效率和准确度。
二、创建信息化的管理平台创建一套完整的信息化管理平台，实现各个部门之间的信息共享。
建立教师、学生、家长、行政管理等多角色的智能管理平台，这样可以更快地发布通告、课表、成绩等信息，并使得学生能够在各自的设备上查看这些信息，为学生提供快捷的信息查询和管理服务。
三、引入智慧考勤系统对于校园而言，考勤是最重要的存储和管理信息的途径。
智慧考勤系统可以实现考勤信息的自动化处理和分析，便于教师进行日常管理。
同时，考勤系统也可以较好地提高学生的管理自觉性，从而遏制学生旷课现象的发生。
四、将会议室智能化学校内常常有许多会议，传统的会议方式呈现出讲话不清晰、内容混乱等问题，无法更好地发挥会议的效果。
智能化的会议室可以将会议变得更为高效且省时。
通过将高清晰度的显示器安装在会议室内，可以更加方便地组织会议，并实现多设备、多屏幕链接，让参会人员能够分享自己的工作成果和信息。
五、综合使用微信公众号微信已经成为了近年来公众信息传播的重要手段，而对于校园来说，也不例外。
建立微信公众号，可以较好地完成教学、学术、校园服务的推广与分享，让学生、学者和校园职工都能够方便地获取到更多的信息和资源，从而更好地展现校园的内在价值。
六、智能校园卡移动支付也已经成为了时代的必要选择，此外，传统的校园卡也难以完美地适应学生的各种需求。
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办公自动化系统在清华大学信息化建设中的实现摘要：丰富网络资源、加快数字化校园建设，给高校的校园生活带来了深刻影响，通过网络信息发布与反馈技术，为现代教学提供了新的概念，同时也改变着学校原有的教学、办公模式。
清华大学的信息化建设是清华大学发展的重要组成部分[1]，“泰山工程”的立项与实现，在清华大学校园建立了完善的以计算机技术、网络技术与信息技术为基础的公共服务体系。
通过泰山工程的建设，清华大学形成了以综合信息服务系统为窗口的网上办公、网上教学和管理的信息交互体系。
其中，清华大学办公自动化系统在学校的信息建设中发挥着举足轻重的作用，本文就是结合办公系统在实际工作中的应用，阐述了以Lotus Domino/Notes群件平台[2]为基础的设计思想和技术实现。
旨在和大家交流高校信息化建设的经验。
关键词：数字化校园，泰山工程，办公自动化系统，Lotus Domino/Notes平台一．清华大学的信息化建设计算机技术与网络技术的发展，促进了现代信息技术的长足进步。
通过Web页面编辑工具完成Internet上的信息发布,在很长一段时间里体现了信息含量大、覆盖面广的特点，为人们提供了一个崭新的视野。
但是，当人们更加理解“地球村”，“数字化校园”含义的时候，就对网络信息提出了更高的要求：信息要实时准确、更新速度快。
因此，建立完善的信息发布系统，一方面要求具有高效、迅速的信息收集手段，另一方面则需要开发快捷、方便的信息发布技术，利用数据库技术开发办公自动化系统，并与Internet技术密切结合是普遍采用的方法。
清华大学办公自动化系统，从课题提出伊始，经过了系统需求调研，工具平台选择，功能开发以及在全校范围内逐步推广使用等阶段，这个过程也是办公自动化系统渐进的完善过程。
需求调研工作是结合学校的实际工作，管理环境进行的。
在学校校办、人事处、一些院系等相关办公部门的协助下，确定了办公系统需要解决的问题，功能和信息发布模式。
进而，在比较的基础上，以Domino/Notes群件为平台，经过开发人员的合作努力，为学校建立了全新的办公观念和环境。
二．办公自动化系统在信息化建设中的作用清华大学办公自动化系统从通用、灵活、标准的设计思想出发，采用先进的文档数据库处理技术，为各级领导干部、办公人员、办公部门提供集成的工作环境。
办公用户通过系统平台可以方便地处理各种文档数据、图形、声音、影像信息，并及时迅速地进行信息共享交流。
同时，系统通过配置和授权，能够使学校部门之间的各项工作与办公自动化系统有效地结合为一个整体，提高了部门间协同工作的效率。
1．确定以Domino/Notes为平台实现办公自动化系统的思想清华大学办公自动化系统采用Domino/Notes群件平台实现，一般而言，我们定义支持群体能够进行协同工作的软件技术为群件，而Domino/Notes 正是提供这样的环境，让工作群组和个人不受地域和时间的限制，满足人们交流和协同工作的需要。
利用Lotus Domino/Notes 实现高校办公自动化系统的建设，是和它特有的功能和优点分不开的。
交流、协作、知识交换是当今动态功能群组或工作用户顺利完成工作的关键，Domino/Notes允许快速发展的高校或企业内部应用程序的开发，在帮助用户的同时鼓励用户一起协同工作是其独特的能力。
首先，Domino/Notes 提供电子邮件工具，通过用户的客户端可以和Notes 环境中的任何人以信件方式进行交流。
当然，Domino/Notes 也可以通过授权的系统管理员设置，与其它Domino/Notes领域的用户甚至Internet、WorldCom等提供服务的系统进行联系、通讯。
协作是一种适应现代工作的交流方式，处于一个群组内的用户可以对一个详细的主题进行系列的会话与交谈。
Domino/Notes 提供多种交流方式，用户的群体讨论可以广泛的收集关于一个主题的提议和想法，并能够把结果及时地反馈给主题的构想者；提议箱可以将用户的建议稿保存在一个中枢存储库中，节省用户查找信息的时间，实现知识共享；高层论坛能够完成对会议记录、组织公告、状态报告和新闻发布的管理。
另外Lotus Notes 对信息跟踪的进程是自动完成的。
通过建立中心数据库场所，同时授予或禁止访问此场所的不同用户的各级权限，可以方便的完成工作文档或者公文的审批处理和归档管理。
这方面我们也承认Notes具有智能发送文档的功能，利用Notes的公式和函数，可以实现文档和公文的串行发送和并行发送，如图1 所示。
a) Notes 串行文档发送进程b) Notes并行文档发送进程图1. Notes文档发送进程示意图Lotus Domino/Notes 强大的灵活性与安全性是其适合应用于自动化办公系统的重要根据。
在保证安全性与可靠性的同时，Notes与Internet 已经有效地结合在一起，支持各种协作工作方式，例如匿名访问方式。
值得注意的是在当前存在的网络环境基础上，确定已经存在的LANs、MANs、W ANs的拓扑结构之后，Domino/Notes 服务器能够很方便的进行安装与配置，由于Domino/Notes服务器支持多种协议，因此可以在具有不同协议的工作站之间进行通讯。
图 2 显示的是在基本的LAN环境中增加Notes服务器的网络结构，它支持现存网络中的通讯协议，同时为远程用户提供例如拨号上网访问方式。
Domino/Notes 服务器实施的安全步骤是重要和有效的，其授权访问采用双密钥方式，第一层是用户由客户端对服务器进行物理和网络访问，第二层包括对用户的身份认证与加密控制，这种分层方法可以理解为安全层与保护层，保证只允许那些被授权的用户对服务器上的数据信息进行访问。
图2. 在基本的LAN环境中增加Notes服务器示意图Lotus Domino/Notes是网络技术、文档数据库技术和安全技术，多种功能集合成一体的系统开发工具。
因此，它成为一个在世界范围内得到了广泛应用的构造办公自动化系统的首选平台。
2．办公自动化系统的功能办公自动化系统是由清华大学计算机与信息管理中心开发研制的办公自动化软件。
系统由授权管理机制和友好的客户使用界面组成。
系统的授权管理是一套严密且完善的体系，既能够有效地实现了复杂的办公权限控制，又实现了各部门各司其职，使授权工作更好的和工作实际情况进行结合。
系统管理员可以定义用户、部门、信息类型、角色的权限范围和信息栏目设置。
系统实现的功能主要包括以下几方面内容：日常办公、信息发布、讨论园地、会议管理和公文运转。
2.1日常办公给办公用户提供了处理日常事务办公环境：新消息为办公人员提供所有新收到的新的信息，包括邮件、日程安排、会议通知、文件等等，用户可以在统一的环境中阅读消息；个人日程可以以日历的形式为用户的办公和日常工作安排进行记录，并利用系统的自动提醒功能来促进用户日常办公以及其他工作有条不紊地进行；待办事宜可以让用户对工作安排进行记录备忘，通过设置优先级，指定执行工作任务用户，并对任务运行的状态进行监控和管理；名片管理主要提供名片和通讯录的管理、信息检索服务；个人文档管理为办公用户提供个人文档的撰写和分类保存功能。
2.2信息发布的内容非常广泛，包括学校办公部门公布的各种办公文件、通知公告、校办信息、规章制度等。
系统管理员可以根据需要对信息发布的张贴与浏览操作进行用户访问权限的控制。
授权信息发布人员可以进行张贴、编辑、删除功能等远程信息维护操作，信息维护工作在Lotus Notes 集成环境中进行。
张贴的信息可以在Notes平台中阅读，也可以通过普通的浏览器阅读。
信息发布操作简便，并支持丰富的信息格式。
可以从Office 文档中引入或通过“复制－粘贴”方式进行方便的发布操作。
2.3办公讨论区可以提供相互交流和问题讨论的环境，具有张贴、答复等各项功能。
配置讨论区的栏目和授权管理，可以实现讨论内容的Web发布。
2.4会议管理可以让办公用户组织，主持一次会议，并完成会议文档的整理和归档，便于将来查阅。
具有特定权限的用户还可以创建、管理会议室资源，提高资源的利用效率。
2.5公文运转的实际功能是处理各种文件，例如领导签批或在办公人员中传阅的文件。
虽然通过简单的邮件功能可以将这些文件发送到每一个办公人员手中，但缺乏有效的流程控制及反馈功能，所以办公自动化系统提供公文运流转功能以满足公文的传阅与控制要求。
公文运转的部门、环节设置可以由系统管理员完成，同时指定部门的公文分发人。
一份公文的撰写、传阅、审批和归档，可以通过流程图图3作简单地介绍：图3. 公文运转系统文件流转过程如图所示，公文从撰写、提交、分发、流转和最后的归档，涉及到下面几个工作程序：2.5.1个人或合作的撰稿，包括来文录入，提交到文件的负责部门。
2.5.2每个部门指定的公文分发人将文件分发至相应的审批流程；对于不属于本部门负责的公文则转至其它单位，由其它部门的公文分发人再进行公文分发。
2.5.3分发后的公文根据审批流程设置的审批环节进行流转，同时公文分发人可以对流转状态进行实时监控。
2.5.4处理后的公文归档或将处理意见反馈回来文单位。
3.办公自动化系统的应用办公自动化系统已经成为清华大学各级办公人员、办公部门处理日常工作，实现电子化办公的必备工具。
系统具有操作简便、运行稳定的优点，方便快捷的日常办公工具使办公人员处理日常事务更加顺利。
系统与Internet紧密结合的信息发布功能解决了学校地域广，办公部门分散给信息传递带来的不利影响。
这种无纸办公方式既节省了资源，又消除了人力匮乏给信息发布带来的瓶颈。
目前，校内注册用户已经超过600个，同时，系统支持大量的校园网信息访问服务。
该系统自1998 年 4 月在清华大学校内全面推广使用以来，各种办公通知、公告、简报、文件都在网上进行传递和发布，大大提高了学校行政管理工作效率。
1999 年 1 月，清华大学办公自动化系统通过了教育部“211 工程”首批项目验收，得到高度评价。
北京青年报、北京电视台等新闻媒体先后报道了清华大学实现无纸办公的消息。
四．办公自动化系统的推广与其对高校信息化建设的促进计算机技术与网络通讯技术的相互渗透，为办公自动化的普及提供了坚实的基础。
清华大学计算中心在利用校园网改善办公环境，建立及时准确的信息服务体系的同时，加强了同兄弟院校的交流与合作，目前，已经有多所院校与我们建立了信息技术共享关系，相互学习，共同进步，一起为中国教育事业的发展而努力，以培养面向世界，面向未来的高层次人才。
通过办公自动化系统与Internet技术的紧密结合，清华大学办公自动化在学校信息建设过程中发挥着越来越重要的作用，我们也没有理由不相信办公自动化程度的高低已经成为衡量一个学校是否具有世界一流大学水平的标志之一。