第二讲 机关档案工作基础(江苏省档案员网上培训)
档案从业人员岗位培训复习资料.doc
档案从业人员岗位培训复习资料.doc档案人员岗位培训班复习资料1.档案的产生必须具备的基本条件是文字和记录文字的载体。
2.档案作为记载国家和社会政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动的历史记录,它是在社会实践中直接形成的。
3.档案工作是一项服务性的工作。
4.按照我国《档案法》和有关法规的规定，我国现存档案可分为已开放档案和未开放档案。
5．《中华人民共和国档案法》颁布于1987年，并于2016年修正。
6.《广东省档案条例》规定公民个人可以建立档案馆。
7.在法律法规的适用原则中，部门规章的效力低于地方政府规章。
8.携运档案复制件出境的单位可向国家档案局或者所在省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门提出书面申请。
9.使用单份文件整理方法时，报表、名册、刊物应每册（本）为一件。
10.受县级（含）以上人民政府表彰的先进单位、先进工作者的文件材料，保管期限是永久。
11.下级机关报送的年度或综合性工作计划、总结、统计材料，其保管期限为10年。
12.1995年国家档案局创办了世界上第一份档案专业报纸---《中国档案报》。
13.档案的本质属性是原始记录性。
14.文件办理完毕后能否转化为档案主要看它是不是有查考保存价值。
15.盛行于殷商末期及周代，铸刻于青铜器、石材上的书史记事的文件材料是金石档案。
16.简牍档案是以竹简和木牍为记录载体材料。
17.我国各级机关和企事业单位档案室是国家档案事业的基础。
18.《档案法》规定档案工作人员应当具备档案专业知识。
19.广东省人大常委会颁发的《广东省档案条例》是地方性法规。
20.依法行政的要求是有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。
21.在文字未形成之前，我国劳动人民用来记事的方法主要有结绳、刻契、雕塑等。
22.以历史时期为标准，我国的档案可分为历史档案和现行档案。
23.我国随着科技的发展，从古到今出现了不同载体的档案，主要有甲骨档案、简牍档案、纸质和音像档案和电子档案。
档案馆室工作基础第一讲
选项2:收文处理程序
选项3:发文处理程序
选项4:文件传阅程序
选项5:文件归档程序
答案正确
12、题型：多选题分值：4
________是收文处理程序中的重要环节。
选项1:拟办
选项2:会签
选项3:承办
选项4:登记
选项5:归档
答案正确
13、题型：多选题分值：4
通报按内容性质分为________三类。
6、题型：判断题分值：3
文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
正确
错误
答案正确
7、题型：判断题分值：3
请示是指下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。
正确
8、题型：判断题分值：3
机关文件的归档范围主要包括上级机关、下级机关和本机关具有保存价值的文件材料。
正确
5
文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。
正确
错误
答案正确
6
公务文件是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。
正确
错误
答案正确
7
专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区适用、有效的公务文件。
正确
错误
答案正确
8
选项6: “问题——年度”分类法
答案正确
20、题型：多选题分值：4
机关文件分类的基本原则是________。
选项1:根据文件的形成规律和特点
选项2:遵循文件的共性特征
选项3:保持文件之间的自然联系
选项4:适当照顾文件的保存价值
选项5:便于保管和利用
档案基础业务知识培训资料(ppt 48页)PPT学习课件
⑦其它涉及单位的重大事件和对单位产生 了重要影响的活动以及单位改组和撤销的 原因。
⑧个人全宗构成者主要介绍他们的姓名、 别名、出生年月、籍贯、职务、职称、主 要业绩、荣誉称号、简历及发表的论文、 出版的书籍等方面的材料。
机构设置沿革；人事任免奖惩；各种重要 会议；领导视察活动；上级重要指示；本 单位重要决定；各项中心工作；生产科研 成果；重点工程建设；较大自然灾害；重 大事故发生；外事活动；报刊有关报道； 以及其他需记事项。
（3)结构：
①题名。包括总
标题，记述事件的起
止时间，编者。
②目录。
③正文。大事记
的主体部分，主要由 大事时间和大事条目 组成。
（1）全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由单位名称、时间、主要职 能、隶属关系、单位主要负责人名录、内部机构 设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。
①单位名称按全称书写，通用简称书写在全称后 面的圆括号内。所有单位曾用名称按时间顺序书 写在全宗构成者的沿革中。
②时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写， 和下列内容有关的时间应反映在全宗构成 沿革中。
全宗介绍:又称“全宗指南”，以某一全宗 为对象范围，以文章叙述的形式对立档单 位及其档案的内容和成分价值情况进行报 导的一种参考资料。
全宗介绍由封页、正文、备注三部分 组成。
丹阳市XX局全宗介绍 （XXXX年-XXXX年）
全宗号：XXX
丹阳市XX局档案室编 XXXX年X月X日
正文包括：全宗构成者沿革简介、全 宗内档案情况简介、全宗内档案内容 与成份介绍。
江苏省档案岗位培训--档案馆室工作基础(必修)测试卷1
学生查看试卷试卷提交时间:2014-04-14 11:51:12.733 试卷得分：84.01、题型：判断题分值：3立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3立卷特征就是按文件特征分类和组卷的过程。
正确错误答案错误3、题型：判断题分值：3专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区使用、有效的公务文件。
正确错误答案错误4、题型：判断题分值：3文种是指文件的种类。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3通用公务文件是指机关、团体、企事业单位普遍使用、有效的公务文件。
正确错误答案错误6、题型：判断题分值：3专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区适用、有效的公务文件。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3文种是指文件的种（类）及名称。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3会议纪要反映多数人通过的统一观点或意见。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3在文件的分类中，一般按问题、作者和时间三种立卷特征为主立卷。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3行文规则就是机关之间行文时所遵循的原则的总称。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4报告从内容上分为________等。
选项1: 汇报性报告选项2: 答复性报告选项3: 呈报性报告选项4: 例行工作报告选项5: 情况报告答案正确12、题型：多选题分值：4一般按纪要的性质和内容，会议纪要可以分为________会议纪要。
选项1: 协商性选项2: 议决性选项3: 学术性选项4: 行政性选项5: 工作性答案正确13、题型：多选题分值：4立卷工作改革的主要目的是________。
选项1: 简化立卷方法选项2: 立卷技术的普及选项3: 立卷工作现代化选项4: 适应办公自动化选项5: 档案管理现代化答案正确14、题型：多选题分值：4当前，立卷工作存在问题的突出表现是________。
档案馆工作基础第一讲答案
选项1: 机关文件管理自动化与手工管理的矛盾 选项2: 机关办公自动化与手工立卷的矛盾 选项3: 机关档案室与档案馆在移交与接收工作中的矛盾 选项4: 机关人员精简与立卷业务复杂 选项5: 立卷人员工作繁重的矛盾 答案正确
选项1: 反映本机关工作活动的文件材料 选项2: 具有查考利用价值的文件材料 选项3: 上级机关重要的文件材料 选项4: 下级机关重要的文件材料 选项5: 本机关重要的文件材料 答案正确
12、 题型：多选题 分值：4 报告从内容上分为________等。
选项1: 汇报性报告 选项2: 答复性报告 选项3: 呈报性报告 选项4: 例行工作报告 选项5: 情况报告 答案正确
23、 题型：单选题 分值：3 平行文是指________行文。
选项1: 平行和不相隶属单位之间 选项2: 平行单位之间 选项3: 同级单位之间 选项4: 不相隶属单位之间 答案错误
24、 题型：单选题 分值：3 会议纪要是将会议内容、形成经过整理、撮其要点，记其重点并条理化，作为________共同遵守、执行的依 据。
正确 错误
答案正确
6、 题型：判断题 分值：3 行文方式就是根据文件的行文关系确定的行文方法。
正确 错误 答案正确
7、 题型：判断题 分值：3 专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区适用、有效的公务文件。
正确 错误 答案正确
8、 题型：判断题 分值：3 在文件的分类中，一般按问题、作者和时间三种立卷特征为主立卷。
试卷提交时间:2020-05-15 14:06:19.23 试卷得分：94.0
1、 题型：判断题 分值：3 组卷就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组 成案卷的过程。
第二讲 机关档案工作基础-测试(0002)
第二讲机关档案工作基础-测试试卷提交时间:2014-05-30 10:50:17.773 试卷得分：82.01、题型：判断题分值：3机关档案综合管理要求机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3机关档案保管期限表的内容主要包括条款号、责任者、条款名称、保管期限、备注等。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3机关档案是指党政机关在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3机关档案的收集方法包括接受和征集两种主要方法。
正确错误6、题型：判断题分值：3机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3机关档案提供利用的方法包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询、编研等。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3机关档案的开发利用较为常用的形式有档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3机关档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3机关档案工作的原则是“统一领导，分级管理”。
正确错误11、题型：多选题分值：4机关档案管理用房要求做到“三分开”是指________“分开”。
选项1: 档案人员办公室选项2: 机要室选项3: 库房选项4: 阅档室选项5: 整理室答案正确12、题型：多选题分值：4机关档案的征集是指对保存在社会和个人的，与本单位有关的各种________等进行协商收集。
选项1: 现行文件材料选项2: 历史文件材料选项3: 档案选项4: 资料选项5: 实物答案错误13、题型：多选题分值：4机关档案室的工作内容主要有________。
2024版档案管理培训ppt课件
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
档案馆室工作基础试题及答案
档案馆室工作基础试题及答案1、题型：判断题分值：3组卷就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3文件特征就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件分类原则和依据。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3私人文件是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3行文方式就是根据文件的行文关系确定的行文方法。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3请示是指下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。
正确错误答案错误8、题型：判断题分值：3行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3会议纪要反映多数人通过的统一观点或意见。
正确错误答案正确在文件的分类中，一般按问题、作者和时间三种立卷特征为主立卷。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4文件处理程序主要有________和________两种。
选项1: 文件办理程序选项2: 收文处理程序选项3: 发文处理程序选项4: 文件传阅程序选项5: 文件归档程序答案正确12、题型：多选题分值：4________是发文处理程序中的重要环节。
选项1: 拟稿选项2: 核稿选项3: 批办选项4: 承办选项5: 归档答案正确________是收文处理程序中的重要环节。
选项1: 拟办选项2: 批办选项3: 承办选项4: 清退选项5: 归档答案错误14、题型：多选题分值：4________ 是收文处理程序中的重要环节。
选项1: 拟办选项2: 会签选项3: 承办选项4: 登记选项5: 归档答案正确15、题型：多选题分值：4机关文件分类的基本原则是________。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第二讲机关档案工作基础
一、机关档案工作
1、机关档案
是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累并归档保存的档案的总称。
具有双重性：机关档案即是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。
2、机关档案工作
是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
具有双重地位：机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。
3、机关档案工作的具体任务
机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。
具体任务是：
4、机关档案工作基本制度
机关档案工作人员岗位责任制
机关文件材料立卷归档制度
机关档案保管制度
机关档案保密制度
机关档案鉴定工作制度
机关档案利用制度
二、机关档案室工作
1、机关档案室
是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。
机关档案室的工作内容
主要有：
2、机关内设档案工作机构类型
按承担机关档案工作职能形式划分：完全职能型、非完全职能型、非职能型
按管理本单位档案形式划分：综合、文书、科技、专门档案室
机关档案室的辅助类型：联合档案室、文件中心……
三、机关档案综合管理
1、机关档案综合管理的含义
是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理形式。
机关档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。
2、机关档案室档案综合管理的模式
集中存放式、分开存放式
机关档案工作必须做到四个统一：“统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导”。
机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。
四、机关档案收集工作
1、收集方法
接收；征集
2、收集范围
收集与本机关档案有关的资料和实物。
五、机关档案整理工作
1、机关档案分类方案
是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称机关档案分类大纲。
机关档案分类方案的内容：机关档案分类的层次和划分原则；类目顺序和名称；需要说明的事项……
2、案卷归类和排列
方法和步骤：按档案的门类、载体分开排列
按档案的保管期限分开排列
按机关档案分类方案顺序归类
按机关立卷类目的顺序排列案卷
3、案卷目录编制
包括案卷目录封面、案卷目录页和案卷目录备考表。
应横向排版书写，一式三份。
编制案卷目录的原则主要有：
不同门类、不同载体的档案应分开编目；
不同保管期限的档案应分开编目；
一本案卷目录内案卷数一般不超过（不含）1000卷；
同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起；
填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。
六、机关档案保管工作
1、机关档案管理用房
机关档案管理用房要求坚固、实用，应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要，做到“三分开”：机关档案库房、阅览室、整理室。
2、机关档案库房管理
“八防”措施：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。
七、机关档案移交工作
1、机关档案的移交
是指按照《档案法》及其实施办法的有关规定和机关档案工作的任务要求，机关档案部门定期向有关档案馆移交档案的一项重要义务性档案业务工作。
2、机关档案部门移交档案的范围和内容：
3、机关档案部门移交档案的手续
清点核对、填写档案交接文据、实体移交（接收）、签字确认。
八、机关档案鉴定工作
1、内容
制定机关档案保管期限表
判定保管期限
对到期档案的鉴定
鉴定后档案的处理
2、机关档案保管期限表的内容
条款号、条款名称、保管期限、备注
3、鉴定后的档案处理
上升保管期限
销毁
九、机关档案统计工作
1、建立机关档案统计工作制度
2、机关档案的登记
3、建立机关档案数量状况统计台账
4、机关档案工作基本情况统计年报
十、机关档案利用工作
1、机关档案利用的方式
包括提供利用和开发利用两大类：
提供利用的方法主要包括：调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。
开发利用较为常用的形式：档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等。
2、全宗指南的编制
全宗指南是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，又称全宗介绍。
全宗指南的结构：封页、正文、备注。