填写举办国际会议申报表的注意事项
南昌大学举办国际学术高端会议管理规定
南昌大学文件南大校发〔2021〕121号关于印发《南昌大学举办国际会议管理规定》的通知校内各单位：《南昌大学举办国际会议管理规定》业经2021年12月14日校长办公会审议通过，现予印发，请遵照执行。
特此通知。
南昌大学2021年12月24日－1－南昌大学举办国际会议管理规定第一章总则第一条举办国际会议是开展国际交流与合作的重要形式，对促进学校“双一流”学科建设，提高教学科研水平，提升学校国际影响力具有重要作用。
学校支持鼓励相关单位举办有较高专业水平的专业或学术性国际会议，并积极邀请相关领域的国际权威专家参会。
第二条为进一步加强我校国际会议的管理，促进国际学术会议管理工作的规范化和程序化，提高举办国际会议的质量和效益，根据省政府文件精神，结合我校实际情况，制定本管理办法。
第三条本管理办法适用于我校各院、系、所、中心及直属附属单位主办、承办的与会者来自三个及三个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛研讨会及交流会等。
有港、澳、台地区人员参加的境内会议（含论坛、讲坛、讲座、年会、报告会及研讨会等）不属于国际会议的范畴，实行校内报备制，填报《南昌大学活动申请表》。
第二章申办原则第四条申办国际会议应顺应我国社会经济发展的需要，坚持会议目标明确，主题鲜明，不得涉及领土主权、人权、民族和宗教、意识形态问题以及其他敏感问题。
第五条申办国际会议应坚持厉行节约、讲求实效，合理编－2－制会议预算，严格限定经费开支范围和标准；根据会议主题合理控制会期、会议规模和会议规格。
第六条申办国际会议的单位应在相关领域有一定的影响力，申办国际学术会议的单位应拥有较强的教学及科研力量，具备较强的学术实力及召开国际学术会议所必需的组织能力，并能征集高水平的学术论文。
第七条对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待，如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我国未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。
举办国际会议申报程序.
举办国际会议申报程序
一、报学校审批的国际会议
1. 会议性质：一般性学术会议，且不涉及政治敏感问题；
2. 提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际
处；
3. 会议审批：由国际处主管领导审签后，报主管校长审批；
4. 会议审批时间：自受理后，两周答复；
5. 会前提交资料：国际会议申请表（中文），会议日程，拟参会人员名
单，
会议经费预算表；
6. 会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）（包括会
议
论文清单），以及会议期间形成的一些重要资料；
7.有关国际会议的重要资料，交由国际合作与交流处学术交流科立卷，并
交学校档案馆保存。
二、由国际合作与交流处报上级单位审批的国际会议
1. 会议性质：重大国际会议，会议主题涉及政治敏感问题，或是系列性
的
国际组织会议，国际影响大，或中外方参会代表中有重要政界人物；
2. 提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际处
交
流科；
3. 会议审批：由国际处报教育部，并转国务院有关部门审批；
4. 会议审批时间：自受理后，通常2-3个月答复；
5. 会前提交资料：国际会议申请表（中文），会议日程（中文），拟参会
人
员名单（中文），会议经费预算表；
6. 会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）（包括会
议
论文清单）以及会议期间形成的一些重要资料等；
7.国际会议期间形成的重要资料，交由国际合作与交流处学术交流科立
卷，并交学校档案馆保存。
中国化学会举办国际会议工作条例
中国化学会举办国际会议工作条例为了规范国际学术交流活动的申报、举办、总结、呈报和统计等工作，根据中国科协《关于在华举办国际科技会议的工作细则》、《在华举办和申办国际会议注意事项》以及中共中央、国务院的有关精神，特制定本条例。
一、国际会议的申报：在华举办国际会议要从我国实际需要出发，从严控制，应限于我国按规章有义务举办的，和对提高我国际声望、维护我国家利益、促进我国民经济和科技发展有重大作用的国际会议。
确有水平且规模适度的科技专业性国际会议可适当多办，一般性的国际研讨会、交流会、论坛等，从严掌握，内容空泛，无明确目的，可开可不开的会议一律不开。
各专业委员会、地方学会申报国际会议须在规定时间前报中国化学会秘书处汇总，正式行文，经中国科协核准，按规定程序报科技部或国务院审批。
未经批准，任何单位和个人不准擅自对外承办、承诺举办国际会议或承诺与外方合作，协助外方在华举办国际会议。
严禁为得到外方赞助轻率同意在华举办国际会议。
凡上报申办会议者，必须在申办前6个月上报审批，逾时一律不予办理。
在我国举办主要国际组织的重要会议、涉及重大敏感问题的国际会议、邀请外宾在一百五十人以上的大型国际会议，重要的专业性国际会议，以及邀请外国政府现职部长以上的官员和在国际上有重要影响人士参加的高级别国际会议，均应先商外交部同意，报国务院批准。
如我作为东道国需在经费上承担义务，还应先商财政部同意。
凡以上国际会议均应在上年八月底前向国务院报送年度计划，未报年度计划，未经批准的国际会议一律不得举办。
特殊情况需要临时安排的国际会议，必须专项报批，但必须提前半年办理审批手续。
同一会议不能多渠道申报，一经批准不得擅自改变（如：时间、地点、名称、内容等）。
如遇特殊情况，须来函详细说明理由，由我会经中国科协报科技部审批。
二、申办在国内举办国际会议需提供的申报材料：1、盖有申报的专业委员会或地方学会公章的举办国际会议的请示报告，内容包括：（1）会议名称（中英文全称及英文缩写）、举办时间、地点，国际科技会议不应以民族来限定参加者，会议名称不能冠以“华人”“世界华人”等称谓；（2）发起、主办、承办单位名称及各自的责任和义务，其中主办单位应为“中国化学会”，承办单位为申报单位；（3）可行性分析，包括会议内容及筹备班子情况，会议内容必须符合第一条规定；（4）会议背景，说明会议的起因、宗旨、我国学术水平的现状及趋势。
郑州大学举办国际会议的管理条例
郑州大学举办国际会议的管理条例（草案）举办国际会议对于加强我校教师与国外的学术交流，宣传我校教育改革和科学研究的成果，提高我校的国际知名度，促进我校的教学、科研和科技产业的发展有着积极的作用。
然而，举办国际会议，头绪繁多，涉及面广，影响重大，为加强对举办国际会议的管理，避免在举办国际会议时出现不应有的问题而造成不良影响，特制定以下管理条例：一、举办国际会议应具备的条件：1. 筹备国际会议的学院（或单位）应在会议主题有关的领域内具有一定的工作基础，对内、对外有一定的影响；2. 会议主题要符合我国改革开放和教育、科研发展的需要；3. 凡属研讨性的国际会议，筹备单位应能组织一定数量和质量的学术论文；4. 筹备单位应与校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会议场所，食宿、交通及安全工作；5. 会议经费有保证。
二、举办国际会议申报程序1. 筹备国际会议的学院（或单位）应提前5个月或一年，就会议的主题、内容、目的、规模、日期、经费来源及会务安排提出报告，由学院领导签署意见后交校国际交流与合作处；2. 送审报告经国际交流与合作处会同科研处或哲学社会科学研究管理办公室审核，并报请校领导批准后，由国际交流与合作处行文向河南省教育厅呈文申报；3. 举办会议的申请得到批准后，由国际交流与合作处通知有关学院（或单位），并将批文副本转送科研处或哲学社会科学研究管理办公室，并协助会议主办方为应邀参加会议的国外代表办理入境签证所需的有关文件。
为此，会议的召集人应将与会的国外代表和港澳台代表的详细资料于会议召开前三个月交至学校国际交流与合作处；4. 国外代表办理入境签证的材料经河南省外侨办审核批准后，由国际交流与合作处将国外代表办理入境签证的有效文件及加盖学校公章的" 邀请通知书" 邮寄代表本人；5. 会议筹备单位在会议前应做好必要的准备工作，应会同科研处或哲学社会科学研究管理办公室、国际交流与合作处等部门就会议的议程及食宿、交通、安全、译等方面作出周密妥善的安排。
举办各类国际科技会议的有关规定
举办各类国际科技会议的有关规定一、国际科技会议的定义“国际科技会议”是指与会者来自三个或三个以上(含)，以科技内容为主题的会议，主要包括：1.国际科技组织委托有关机构举行的年会、例会及其它会议；综合性国际组织在华举办的科技方面的各类会议；2.涉及某一专门领域或是为某一课题举办的国际研讨会；3.在华举办的国际科技展览附设的研讨会。
二、国际会议的申报与审批1.申请举办国际会议的基层单位应提前一年向学校外事处、科研处申报。
申报材料中应包括“申请报告”和《XXXX 年在华召开的国际科技会议和展览会登记表》，并包含下列内容：(1)国际会议中、英文名称；(2)会议主办单位和承办单位；(3)办会目的及会议研讨内容；(4)举办时间(年月)、地点(城市名)、会期(天数)；(5)参加会议总人数、国外代表人数(不含港澳台代表)；(6)会议举办费用承担情况(一般为自筹)；(7)联系人及联系办法。
2.学校外事处、科研处根据基层单位申报的材料，应按有关规定对会议的必要性、可行性予以审核，然后报请校领导批准。
最后由外事处行文上报教育部国际合作司或XX省科学技术厅国际合作处。
3.教育部国际合作司或XX省科学技术厅国际合作处将会根据我校上报的材料及时向科技部国际合作司申请报批。
4.注意事项：(1)若会议规模超过150人时，科技部还须将会议材料报审批；(2)若有台湾代表与会，须将其材料另行文报科技部台湾事务办公室审批；(3)凡涉及技术和先进技术等内容，应注意保密。
三、国际会议的组织与分工在取得科技部同意后，由学校领导、外事处、科研处及基层申请单位等有关部门组成的国际会议领导小组开始全面负责国际会议的筹备与组织工作。
具体分工如下：1.申请单位负责会议通知、论文征集、论文集的出版印刷、编印会议程序册等。
2.外事处负责会议的组织、协调工作和外国代表的有关事宜。
3.科研处负责向有关科协、学会、协会、部门申请费用资助。
负责器材保障和国内代表有关事宜。
浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序
浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序一、行政管理1、在我校举办国际学术会议，有利于提高我校在国内外的学术地位和国际竞争力，促进学科发展和国际交流与合作，因此学校支持具备条件的单位积极发起、主办或承办国际学术会议。
2、对外交流与合作部是申报国际学术会议的归口管理单位，负责受理会议的申报和代表学校办理邀请外国代表来华的“被授权单位签证通知表”。
A、主办会议：主办单位一般应提前一年提交申请表。
外方参会人数在150人以上和有关领域涉及敏感问题的会议，由对外交流与合作部报教育部审批；外方参会人数在150人以下的会议，由对外交流与合作部报主管校长审批。
举办单位收到批件后，即可进行筹备工作。
B、承办会议：承办单位应提交主办单位的会议批文和委托函。
3、会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议的学术负责人和委员会成员应有相应的学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动和具体会务工作。
4、会议的用房、用车及会议国内外代表的联系、接送、住宿、用餐等事项，由主办或承办单位负责落实。
5、会议经费由主办单位通过收注册费和其他渠道争取资助或赞助解决，原则上自负盈亏。
6、需要校领导出席开幕式或参加的会议，由主办单位会前1个月提出书面申请，交对外交流与合作部办理。
7、会议的文字材料、总结、统计表、重要照片、论文集、到会国内外代表名单等由主办单位在会议结束后一个月内，交对外交流与合作部，经整理后交学校档案馆归档。
总结提纲和统计表可从我部主页下载。
二、申报程序1、由会议的学术负责人填写“浙江大学举办国际学术会议申报表”（从我部主页下载），经学院外事负责人签字和盖院章，提前一年交对外交流与合作部。
涉及敏感问题的会议还需加附拟参会人员名单。
2、会议申请表由对外交流与合作部主管领导审核后，根据会议规模和是否涉及敏感问题，报主管校长或教育部审批。
3、会议审批时间：学校审批：2周教育部审批：2－3个月三、参会外国代表的邀请1、一般参会人员（1）会议主办单位填写“邀请外国代表一览表”（从我部主页下载），由学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部审批；（2）审批时间：3天；（3）由对外交流与合作部代表学校签发“被授权单位签证通知表”；（4）主办单位将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀代表，对方持表到中国驻所在国的使领馆办理入境签证手续。
涉外活动管理制度范文（4篇）
涉外活动管理制度范文第一章总则第一条为规范和管理涉外活动，确保涉外活动的安全、有序和有效进行，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及其下属机构、部门和相关人员在国内外参加或组织涉外活动时的管理。
第三条涉外活动包括但不限于国际交流、合作、培训、考察、参观、讲座、会议、展览等各类涉及国际交流与合作的活动。
第四条涉外活动的组织范围包括本单位自行组织的活动、接受外部组织邀请参加的活动及其他由本单位承办或参与的涉外活动。
第五条涉外活动的组织程序和活动内容应符合国家相关法律法规和本单位规定，遵循诚实守信、积极主动、公正公平、务实高效的原则，并维护本单位的形象和利益。
第六条本制度的解释权归本单位负责涉外事务的部门或机构所有。
第二章涉外活动的组织和申报第七条涉外活动的组织由本单位负责涉外事务的部门或机构统一负责。
第八条涉外活动的组织程序包括以下步骤：（一）活动前的计划和准备：明确活动目的、内容、时间、地点、参与人员等，编制活动计划和预算；（二）申报审批：按照规定的程序和要求填写涉外活动申报表，提交本单位负责涉外事务的部门或机构审核；（三）活动组织：确定活动组织人员、明确工作职责，组织相关事项的协调和落实；（四）活动实施：按计划进行活动，确保活动的安全和顺利进行；（五）活动总结：活动结束后进行总结，对活动效果进行评估和总结，编制活动报告。
第九条涉外活动的申报材料应包括以下内容：（一）活动申报表；（二）活动计划和预算；（三）活动参与人员名单及其相关证件复印件；（四）活动组织人员名单及其联系方式；（五）其他相关材料。
第十条申报材料应在活动开始前至少提前10个工作日提交，特殊情况下可适当调整。
第十一条涉外活动涉及机密信息、敏感事项等的，应按照本单位保密管理制度的规定进行保密处理。
第三章涉外活动的安全与风险防范第十二条涉外活动的安全管理是保证活动顺利进行的基础，组织人员应按照以下要求做好安全防范工作：（一）提前了解活动地区的安全形势和特点，制定相应的安全防范措施；（二）活动期间应加强人身和财产安全防范，做好人员和物资的保护工作；（三）遇到突发事件或紧急情况时，及时报告上级部门，根据上级指示采取相应措施；（四）严禁携带、传播违法信息和物品，严禁从事违法活动。
复旦大学师生参加外方主办的线上国际会议申请表(教职工)
审批意见
院/系/附属单位意见：
年月日
组织部意见：
年月日
国合处/港澳台办
年月日
分管校领导意见：
年月日
分管外事校领导意见：
年月日
备 注
（本表必须用钢笔或水笔填写，或者电脑打印）
※请将纸质表格经院/系/附属单位及党委/分党委/总（直）支审核后，交至国合处出国出境中心（无需在出国出境申报系统中提交申请）。
复旦大学教职工参加外方主办的线上国际会议申请表
姓名
单位
党派
性别
出生地
户口所在地
出生
年月日
是否
离退休
工号
职称
行政职务（级别）
身份证号码
手机号码
单位/家庭电话
/
会议主办地
国（地区）
会议名称
会议主题
会议时间
年月日至年月日
会议主办方及其背景介绍
会议议程、内容简介及必要性说明
与会人员名单
会议是否涉及“一中一台”及其他敏感问题。是□否□
邯郸校区：马锦明楼202室；枫林校区：治道楼201室。
XX大学举办国际学术会议管理办法【模板】
**大学举办国际学术会议管理办法重理工[2010]202号第一章总则第一条举办国际学术会议是引进国外群体智力，了解国际前沿学术动态，提高我校教学科研水平，提升国际知名度的重要途径。
为加强对举办国际（含港、澳、台地区）学术会议工作的管理，增强效益，根据国家有关规定并结合我校实际情况，特制订本管理办法。
第二章申报原则第二条国际会议是指含主办国，至少有三国或地区（不含港、澳、台地区）以上的国家或地区参加或与会人数达50人以上或外国与会人数需占与会人数20%以上的学术会议。
第三条由我校主办或承办的国际（含港、澳、台地区）学术会议，应能反映国际先进水平；对促进学科建设、专业水平的提高、新领域的开拓以及扩大我校在国内外的影响发挥积极作用。
第四条凡以**大学的名义主办或承办的国际（含港、澳、台地区）学术会议，相关二级学院需向国际处等相关部门提出申报并完善相关手续。
第三章申报程序第五条申请举办国际会议的学院草拟申请报告。
其内容包括：举办会议中英文名称、举办会议的目的和意义、会议规模、主办单位名称、会议时间与地点等，提前4个月填写《**大学举办国际学术会议申报表》（附件一）。
第六条将申请表分别报学校科研处、保密办公室和国际合作与交流处审核。
第七条经审核通过后，国际合作与交流处报校领导审批，并报上级主管部门审批。
第八条学校对国际会议给予适当经费支持，并向上级相关部门申请国际会议基金。
第九条上级主管部门下达国际会议批件后，相关学院在会议举办前一个月向国际合作与交流处提交《**大学举办国际学术会议邀请外国人来华名单表》（附件二）和《**大学举办国际学术会议邀请港澳台学者名单表》（附件三）。
第十条国际合作与交流处汇同校保密办对国外（境外）参会人员进行审查后，由国际合作与交流处办理外国专家来华签证手续及港澳台人士入境手续。
第四章会议协调及管理第十一条相关学院要制定明确的会议组织程序，并职责到人。
第十二条学校保密办、科研处、国际处、保卫处等部门将协助处理相关事务。
3国际会议报批平台使用手册
目录国际会议申报须知 (2)1 注册及登录 (7)1.1 注册 (7)1.2 用户信息 (9)1.3 修改密码 (10)2 国际会议预报 (10)2.1 预报流程说明 (10)2.2 添加操作步骤 (12)2.3 国际会议预报列表 (16)2.3.1预报状态 (16)2.3.2预报操作 (17)3 国际会议申报 (18)3.1 新增国际会议申报 (18)3.1.1申请人信息 (19)3.1.2会议基本信息 (20)3.1.3会议经费预算 (21)3.1.4特殊说明 (22)3.1.5会议主题、议题和往届信息 (22)3.1.6台湾问题说明 (23)3.1.7举办会议的背景和意义 (23)3.1.8会议主要人员 (24)3.1.9会议日程安排和联系人 (25)3.1.10国际会议承诺书 (25)3.2 国际会议申报信息列表 (26)3.2.1查询 (26)3.2.2修改 (27)3.2.3查看会议详情 (27)3.2.4文件下载 (27)3.2.5查看报批日志 (28)3.2.7查看报批状态 (28)3.2.8列表排序 (29)4 会议变更 (29)5 提交会议总结 (30)国际会议申报须知一、在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，可在本平台预报、申报。
（另外，只有2个国家人员参加的会议申报也适用于本平台。
）二、每年9月，各单位通过平台上报下一年度会议计划（包括一般和重大）；每年9月至10月单位管理员做第一步筛选；每年11月上级主管部门收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。
每年3月，各单位可在平台补报本年度下半年拟举办的一般会议，重大不能补预报。
三、已列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：1、人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表，并由学校国际处在会前4个月提交纸质请示文。
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填写举办国际会议申报表的注意事项
1、需要写明举办会议的具体日期或时间段，应避免与国家举办的重大国际性活动（比如世博会等）冲突。
2、原则上不得跨地区举办国际会议。
3、应提供外方参会人员名单，除姓名可用英文外，所在单位和职务均需翻译为中文。
4、原则上不主动邀请台湾学者参会，如果确有必要，除提供人员的中（英）文姓名、单位和职务外，还应写明邀请的必要性，如：xxx是该专业领域的佼佼者，在国际上也有一定的知名度，对促进此学科的发展具有积极意义。
5、关于与国外机构合办的国际会议。
如会议出资方及协办方如是外国某机构，则应附文说明其背景资料，包括成立目的、组织章程，尤其需要了解该机构的对华态度及对台湾省的称谓是否正确。
可登陆该机构的网站，打印网页并提交。
如经了解确无问题，再写明经查证，无“一中一台、两个中国”问题。
6、关于邀请国家部委领导人及国外政要与会。
如要邀请国家部委领导人与会，需在会议申报材料中注明联系事宜的时间及情况。
原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使（领）馆人员参加国际会议，如确有必要邀请，则需经学校和教育部批准同意后，方可向对方确认。
7、关于承办系列会议。
如果会议是某协会（如IEEE）或国际组织的系列会议，则应附材料说明该协会或国际组织的情况，尤其需要了解该机构的对华态度及对台湾省的称谓是否正确。
如经了解确无问题，再写明无“一中一台、两个中国”问题。
除此以外还应附材料说明前几届会议情况。
原则上不批准由几所大学或若干学者商定定期举办的系列会议。