会议服务培训标准与流程

适当，不歪斜，不破坏墙面。
目，字体大小适当，字型美观，间距合适， 烘托气氛。
01 会议各项准备工作
场地布置--听众席
• 会议桌的摆放:
• 台呢：
课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计
台呢平整无污垢，无破损、打褶接口不能朝向
划桌子张数，第一排桌子距离主席台之间的
正门；若用台裙时，台裙扣之间距离应在35cm
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
会议服务人员仪态要求
行姿：身体重心应稍项前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动，两肩相平不摇， 两臂摆动自然，步幅适中、匀速。行姿示意图如下：
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
会议服务人员仪态要求
坐姿 --- 女士坐姿：背对座椅轻座，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或两边。 --- 男士坐姿：上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两手
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • 灯光的调试 --- 逐个开关灯光，检查其照明效果。对主席台灯光，应单独
检查开放投影时的灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照射。确保 灯盏无损，亮度与颜色协调一致。 • 音响调试 --- 音响宜提前1个小时打开，并将所有有关的音响设备连接。抖 动连接线与移动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试声 音是否正常；逐个调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可以听清、并 赶紧声音适中为准；检查麦克风电池电量几备用电池情况。把音频连接线连 接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。音响应避免杂声、电流声、 音频干扰等。对于无线麦克风，应在会议室每个音箱调音，确保其工作正常。
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用
• LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算 机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED：
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
会议服务人员仪态要求
站姿 --- 女士站姿：上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，右手轻握左手稍向 上提，放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。
--- 男士站姿：双眼平视前方，颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下垂， 处于身体两侧；或右手轻握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，脚跟并拢，脚呈“v”字型分 开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，与肩同宽。站姿示意图如下：
--- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。
LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。
LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
协助广告公司将背景板安装好，要求平整、不歪斜。 •
• 条幅：
前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小 型会议至少提前1小时调试完毕。（多功能 厅A厅有会议时必须同时使用两侧投影幕）
会议主题或欢迎词：
根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打 上会议主题或欢迎词，要求：色泽 醒
• 根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置，高度
口字式
回字式
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
董事会式
圆桌式
01 会议各项准备工作
茶具准备
茶具 一次性纸杯
瓷杯 饮用水
使用场合 普通会务时使用 贵宾厅、圆形会议、报告厅、礼堂主席台等 非正式场合使用或者与茶杯搭配使用
• 备注：可根据主办方要求选择。 • 茶具检查 --- 使用前应对瓷杯进行检查，确保茶具清洁、无破损、且经过
01 会议各项准备工作
了解会议基本情况 • 会议的人数，会议类型，名称，时间，主办者，会议的特殊要求，与会者的风俗习惯。（有
偿服务：付款方式和收费金额等）
• 联系工程、保洁、秩序等相关部门做好协调工作。 • 设置专职负责人与主办方负责人联系全程跟盯会议，保证与主办方负责人配合好工作，如有
准备会场不确定之处及时沟通对接。
须用压线板压住。音响车：整齐摆放在墙角处，
• 椅子套要干净整洁，椅子前后左右距离合适， 提前调试好音量及效果。音箱放在会场靠边适
桌椅各成直线。椅子前端与台呢下垂部分相
当位置或墙角处。
切，间距相等前后成直线，椅套平整干净无
皱；每排椅子前后间距合适。
01 会议各项准备工作
场地布置--席卡排列知识 • 1、主席台需摆放座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 • 2、主席台座次排列，应以主要负责人为中心，然后按职务一左边一右排列（按照
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台座席位为奇数时，座位安排如下示意图：
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台座席位为偶数时，座位安排如下示意图：
备注：合影座次安排可参照主席台座次安排
01 会议各项准备工作
场地布置-- 长条桌与正门正对时，会议座位安排 如下示意图：
注：A为客方（或上级领导），B为主方。
01 会议各项准备工作
场地布置-- 接见式座位安排如下示意图：
注：内宾接待。
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
课桌式
鱼骨式
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
剧院式
会见式
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
单U式
双U式
01 会议各项准备工作
场地布置-- 会议台型认识
01 会议各项准备工作
场地布置-- 长条桌与正门正对时，会议座位安排如下示意图：
01 会议各项准备工作
场地布置-- 沙发席外宾会谈时，会议座位安排如下示意图：
注：A为客方，B为主方。
01 会议各项准备工作
场地布置-- 沙发席与上级领导座谈时，会议座位安排如下示意图：
注：A为上级领导，B为主方领导。
物品摆放 • 准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的7%作为备量。 • 一般会议摆台有纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、清口糖、准备不同类型麦克风、花卉、毛巾、
毛巾托、纸巾、茶具、果盘等，也可视客人要求摆茶杯。确保物品干净整洁，无破损。 特殊会议如（签字仪式）等应同主办方沟通是否需要准备香槟等其它用品。
分别放在双膝上。坐姿示意图如下：
02 会议服务人员仪表、仪态、迎宾服务要求
迎宾服务
在指定时间安排礼仪小姐着礼服在大堂、电梯间或会议室门外迎接客人。（服务员要在会议开始 前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接参会人员)。 为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2至3步。遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说： “请当心”。引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。为宾客送行时，应在宾客 的后方，距离约半步。指引示意图如下：
报告厅或礼堂 摆放靠近麦克风右侧3-4厘米，距离客人座位桌边50-60厘米。
01 会议各项准备工作
场地布，一般长15—20厘米，宽7.5—10厘米， 双面展示。座席牌字体格式统一、大小合理。根据座次要求安排摆放座席牌。 不同场合的摆放要求参见如下：
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • 投影调试 --- 电脑切换的方法一般用Fn+F1~F8(有电脑标志）键电脑切换，
检查电脑是否兼容，不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑加以解决。 确保投影无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。 • 激光笔调试 --- 确保激光笔电池电量充足，使用完毕后，应及时将电池拆 除。确保激光笔上下换页键与光束正常，保证激光笔在10米范围内可正常使 用。 • 空调调试 --- 会议室内温度不高于26℃时，宜开窍空调；温度低于26℃时， 可根据现场情况要求尅去空调。应在会议开始前30分钟打开空调，将温度调 控在26℃。未开启空调室，应打开新风机。
场地布置--席卡排列知识
座席卡的摆放：宜选择三角形座席牌，一般长15—20厘米，宽7.5—10厘米， 双面展示。座席牌字体格式统一、大小合理。根据座次要求安排摆放座席牌。 不同场合的摆放要求参见如下：
场合
摆放要求
贵宾厅
距沙发扶手前缘5-6厘米处摆放
圆桌会议室 距麦克风右侧3-4厘米，距客人座位桌边50-60厘米处摆放
会议服务培训标准 与流程
运行管理中心 2018年12月17日
01 会议各项准备工作
目录
Contents
02 会议服务人员仪表、仪 态、迎宾服务要求
03 会议中的服务 04 会后收尾
05 突发事件处理程序
01 会议各项准备工作
了解会议基本情况 会议桌的准备 物品摆放 场地布置 茶具准备 设施设备的调试及启用
通道应宽敞点（一般大于2米）。用2—3张桌
左右，台裙干净无褶，接口不能朝向门和客人。
子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相距1 • 音响及电线：
米；竖排桌子中间至少留出3条主要通道，每
• 电线应顺墙布线，不打卷多余电线应放置于不
条通道宽度应在1.5—2米之间。
明显处，并用布草适当遮挡，在通道处布线必
• 椅子：
消毒。 • 茶水温度 --- A绿茶水温控制在80度左右为宜；水沸腾之后，在室温下
（26摄氏度）放置8分钟左右；
01 会议各项准备工作
茶具准备
--- B红茶水温控制在95度左右为宜；水 沸腾之后，在室温下（26摄氏度）放置2分 钟左右； --- C咖啡水温控制在85度左右为宜；水 沸腾之后，在室温下（26摄氏度）放置5分 钟左右； • 茶具摆放 --- 茶具统一摆放客人右侧， 整体保持整体保持整齐一致，水杯距离客人 12~15厘米的距离；瓷杯杯耳朝向客人，成 45度角。