加强视频会议管理的通知
加强视频会议管理的通
知
文件排版存档编号：[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]
关于加强视频会议管理的通知
集团各部门、各公司：
为进一步管好、用好视频会议系统，充分发挥其功能和作用，提高会议效率，加强视频会场秩序管理，现就视频会议系统运行和会议管理等有关事项通知如下：
一、明确单位管理人员。
各子公司要明确2名管理人员负责视频会议管理工作，管理人员要熟练掌握视频会议设备设施开启、调试、维护和管理等有关技术。
各子公司5月20日前将确定的操作和设备管理人员名单报集团办公室。
二、规范会场布置。
各子公司应高度重视视频会议室环境布置和装饰，配备相应设备设施，精心安排，合理摆放，力求分会场整洁美观，光线适度，公司座牌端正，摄像头位置恰当，画面效果良好。
三、精心准备会议。
各子公司接到视频会议通知后，应及时通知视频会议系统操作人员，作好会议系统调试、会议PPT材料的预演。
四、参加会前联调。
视频会议联调是为准确掌握各子公司会议室设备运行状况，了解图像、声音传输质量，落实运行维护措施，安排、调整会议相关事项而进行的调试工作，分别在会前一天和会前1小时进行。
各子公司应提前作好视频会议终端设备、摄像头、电视机、音响设备、话筒等调试工作，调整灯光、公司座牌和会议室桌椅，以符合会议要求，并主动呼入会议，配合集团办公室统一联调。
五、确保运行正常。
各子公司应定期对视频会议系统进行维护，确保设施设备随时能够正常运行。
视频会议期间，各子公司必须安排管理人员全程服务，出现问题时应主动与集团办公室联系，积极调试解决，力求尽快恢复，保证正常使用。
六、严肃会议纪律。
视频会议虽是异地远距离会议，但仍然必须按照相关会议制度的规定，按时参加会议，保持会场安静。
会议期间禁止来回走动、喧哗、吸烟或处理与会议无关的事务，同时应将手机等通讯设备调为静音状态。
特殊情况确需接打电话的，应安静地离开会场于会场外进行。
会议期间参会人员应认真做好会议记录。
会议室与员工办公区相连的公司，要关闭会议室门窗，为会议召开创造安静的环境。
七、加强设备管理。
各子公司应妥善保管视频会议系统设备设施，不得挪作他用，不得擅自拆卸、更换，确保不遗失损坏。
集团办公室
二〇一一年五月十日。
关于加强视频会议管理的通知
关于增强视频会议治理的通知团体各部分.各公司：为进一步管好.用好视频会议体系,充分施展其功效和感化,进步会议效力,增强视频会场秩序治理,现就视频会议体系运行和会议治理等有关事项通知如下：一.明白单位治理人员.各子公司要明白2名治理人员负责视频会议治理工作,治理人员要闇练控制视频会议装备举措措施开启.调试.保护和治理等有关技巧.各子公司5月20日前将肯定的操纵和装备治理人员名单报团体办公室.二.规范会场安插.各子公司应高度看重视频会议室情形安插和装潢,配备响应装备举措措施,精心安插,合理摆放,力图分会场整洁美不雅,光线适度,公司座牌正直,摄像头地位适当,画面后果优越.三.精心预备会议.各子公司接到视频会议通知后,应实时通知视频会议体系操纵人员,作好会议体系调试.会议PPT材料的预演.四.介入会前联调.视频会议联调是为精确控制各子公司会议室装备运行状况,懂得图像.声音传输质量,落实运行保护措施,安插.调剂会议相干事项而进行的调试工作,分离在会前一天和会前1小时进行.各子公司应提前作好视频会议终端装备.摄像头.电视机.音响装备.话筒等调试工作,调剂灯光.公司座牌和会议室桌椅,以相符会议请求,并自动呼入会议,合营团体办公室同一联调.五.确保运行正常.各子公司应按期对视频会议体系进行保护,确保举措措施装备随时可以或许正常运行.视频会议时代,各子公司必须安插治理人员全程办事,消失问题时应自动与团体办公室接洽,积极调试解决,力图尽快恢复,包管正常应用.六.严正会议规律.视频会议虽是异地远距离会议,但仍然必须按拍照干会议轨制的划定,按时介入会议,保持会场安静.会议时代制止往返走动.鼓噪.抽烟或处理与会议无关的事务,同时应将手机等通信装备调为静音状况.特别情形确需接打德律风的,应安静地分开会场于会场外进行.会议时代参会人员应卖力做好会议记载.会议室与员工办公区相连的公司,要关休会议室门窗,为会议召首创造安静的情形.七.增强装备治理.各子公司应妥当保管视频会议体系装备举措措施,不得挪作他用,不得私自装配.改换,确保不遗掉破坏.团体办公室二〇一一年蒲月十日。
湖南省教育厅关于进一步加强全省教育视频会议管理的通知-湘教通[2013]124号
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湖南省教育厅关于进一步加强全省教育视频会议管理的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 湖南省教育厅关于进一步加强全省教育视频会议管理的通知（湘教通〔2013〕124号）各市州教育局、高等学校，机关各处室，直属各单位：我省教育视频会议系统自启用以来，在转变工作方式、提高工作效率、节约会议经费等方面发挥了重要作用。
为进一步加强视频会议管理，提高视频会议质量，保障各类视频会议的顺利进行，现就有关事项通知如下：一、完善视频会议申报和通知制度1、会议申报。
厅委机关各处室及直属各单位召开的视频会议和有关单位自行举办的跨市州多单位参加的视频会议，必须提前一周填写《湖南教育视频会议系统使用申请表》（见附件），经厅办公室审核并报厅委领导审批同意后方可安排。
两个会场之间以点对点形式组织的视频会议，或在同一市州范围内举行的视频会议，可以不经过厅办公室审核，但必须由承办单位建立会议记录并自行负责组织。
教育部组织召开的视频会议，由承办处室或单位按教育部通知要求办理。
2、会议通知。
经厅委领导批准召开的视频会议，及由教育部组织召开并延伸至市县教育局或高校的视频会议，由承办处室或单位拟写会议通知，经厅办公室审核，报厅委领导审批同意后，通过湖南省教育电子公文传输系统下发并在湖南教育政务网上发布。
会议通知应明确会议召开的时间，主会场及分会场地点、参加人员，设备联调时间，会前联调时间，签到时间，会议议程和会议要求等内容。
为进一步降低会议成本、减少环节，根据工作需要，视频会议通过厅委领导批准后可将分会场设到各县市区及高校。
二、加强视频会议会场管理1、设备联调。
召开会议前一天和会议开始前一小时，由省教育管理信息中心与各分会场视频会议系统管理部门负责进行设备联调。
视频会议制度
关于印发视频会议系统管理方法的通知为进一步加强交通视频会议系统的管理，保证系统运行稳定可靠，部研究制定了?交通视频会议系统管理方法?，现印发给你们，请遵照执行。
交通视频会议系统管理方法第一条为标准交通视频会议系统的管理，保证系统的正常运行，特制定本方法。
第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各单位应积极利用交通视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
第三条以部名义召开的视频会议，须经分管副部长和部长批准；以司局名义召开的视频会议，须经主管副部长批准。
召开视频会议的签报均应经办公厅会签。
使用视频会议系统举办讲座、培训等，由主办业务司局领导批准。
交通系统各单位名义召开视频会议，如需使用交通视频会议系统，由各单位领导批准并报交通视频会议系统技术保障和管理部门备案。
第四条中国交通通信中心是交通视频会议系统的技术保障和管理部门。
交通视频会议系统各使用单位也应明确系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。
第五条以部或司局名义召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，按以下程序办理：会议发起司局通过部机关内部办公网的“会议室预订系统〞提前2个以上工作日预订视频会议室，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。
得到确认后，会议发起司局应提前1个以上工作日将会议通知〔包括电子版〕抄送部通信中心。
第六条交通系统各单位召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，须按以下程序办理：会议发起单位应提前3个以上工作日通过“交通视频会议效劳系统〞填报?交通视频会议申请表?〔见附表1〕，打印并加盖公章后，至部通信中心。
得到确认后，发起单位应提前1个以上工作日将会议通知〔包括电子版〕抄送部通信中心。
如会议需交通部机关有关司局参加，并使用部机关视频会议室，发起单位应在申请表中加以说明，参会司局按本方法第五条预订会议室。
第七条会前准备考前须知：〔一〕各参会单位在接到会议通知后，应在“交通视频会议效劳系统〞中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。
2023年视频会议管理规定
2023年视频会议管理规定一、背景介绍随着信息技术的不断发展，视频会议已经成为商务领域中不可或缺的沟通方式。
尤其在全球疫情的冲击下，视频会议以其高效、便捷的特点迅速普及和发展。
为了更好地管理视频会议，提高会议效率，保护会议安全，2023年起将实施新的视频会议管理规定。
二、会议设备要求1.硬件设备要求：会议主持人应当配备高清摄像头和高质量麦克风，以确保与会人员能够清晰地看到和听到会议内容。
所有与会人员应当具备稳定的网络环境，保证视频会议的流畅进行。
2.软件设备要求：视频会议软件应当具备良好的界面设计和用户体验，方便与会人员的操作。
同时，要保证软件的稳定性和数据安全。
三、会议预约与安排1.会议预约：任何单位和个人都可以根据需要进行视频会议的预约申请。
预约申请应提前至少3个工作日提交，包括会议的名称、时间、参会人员及联系方式等必要信息。
预约申请应当得到相关部门的批准后才能生效。
2.会议通知：会议预约成功后，会议主持人应及时将会议通知发送给参会人员。
会议通知应包括会议主题、时间、地点（线上会议链接）、议程、参会人员及其他必要信息。
3.参会确认：参会人员应当在收到会议通知后确认是否能够参加，如不能参加，应提前3个工作日以书面形式通知会议主持人。
4.会议纪要：会议主持人应当在会议结束后及时整理会议纪要并发送给参会人员，确保会议内容被准确记录和沟通。
四、会议礼仪与规范1.会议准时：参会人员应当在会议开始前5分钟进入视频会议室等待开启。
会议主持人应当准时开始会议，并确保会议的流程和时间控制。
2.会议安静：参会人员应当在会议期间保持安静，不得在会议期间做与会议内容无关的事情。
非主讲人员应将麦克风静音，以减少环境噪音。
3.会议提问：会议期间，参会人员如有疑问或建议，可以通过书面形式提出，或者在会议进行中提问。
提问应有秩序，不得中断主讲人或其他参会人员发言。
4.会议记录：会议主持人应当确保会议内容的准确记录，可以选择进行会议录像或录音。
关于实施视频会议质量考核的通知
关于实施视频会议质量考核的通知
视频会议是公司部署工作、加强交流的一个重要平台，在规范公司经营，促进公司发展中发挥着重大作用。
对此，分公司总经理室非常重视，多次针对全市系统视频会议情况提出批评整改意见。
为进一步提高视频会议质量，规范视频会议环境，经分公司研究，决定对全市系统视频会议实施质量考核，加强责任追究。
现将有关事项通知如下：
一、明确责任主体
各单位视频会议质量负责人为综合部负责人。
各单位综合部负责人负责本单位视频会议室的布置和管理工作，包括但不限于：视频会议室选择、摄像头位置的摆放和调试、会标布置、光线控制、桌椅安排和会风管理等。
二、明确评判标准
每场视频会议召开时，由分公司信息技术部视频会议管理人员负责对各单位视频会议质量进行评判并做好记录。
评判标
—1—
三、明确责任追究
分公司将把视频会议质量纳入对各单位综合部负责人的绩效考核。
分公司信息技术部将定期发布全市系统视频会议评分情况并抄送分公司财务管理中心执行考核扣款。
对视频会议质量评分为C和无故不参加视频会议的单位，分公司将扣罚该单位综合部负责人50元/次。
—2—。
视频会议通知(完整版)
视频会议通知（完整版）尊敬的各位团队成员：大家好！经过我们的讨论和决策，为了提高工作效率和便捷的沟通方式，我们决定将本周例会调整为视频会议形式。
详细信息如下：时间：2021年X月X日（星期X）上午9点至11点地点：Zoom会议室（会议号码：XXXXXX）请各位成员准时参加，并在会议开始前10分钟进入会议室，以确保顺利启动会议。
在参加会议时，请注意以下事项：1.准备充足的网络环境和设备：请确保您的计算机或移动设备连接良好的网络，并同时测试音频和视频功能的正常运行。
如有必要，请提前安装和更新所需的会议软件。
2.确保良好的会议体验：请在加入会议前调整好摄像头角度和音量，确保面部清晰可见，并保持室内环境安静，以减少背景噪音。
请尽量使用耳机或麦克风，以保持清晰的语音通话。
3.记录和分享会议内容：为了更好地跟进会议内容和行动计划，请各位成员自备笔记本或其他记录工具，并确保会议记录完整和准确。
我们将在会后分享会议摘要和决议。
4.尊重他人：在会议期间，请保持礼貌和尊重，遵守会议主持人的指引，依次发言，并且尽量控制好发言的时间，确保每个人都有机会表达意见。
5.申请请假和代理出席：如因特殊情况无法正常参加会议，请及时向您的上级或团队负责人提出请假申请，并提供代理人选。
请假和代理人的信息将在会前与会议组织者进行确认。
以上是本周例会视频会议的通知事项，请各位成员按时参加。
会议的议程安排将在会议开始前通过邮箱发送给各位，以便大家提前做好准备。
如果您有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我们的联系人联系。
谢谢大家的支持与配合！祝顺利！此致敬礼XXX公司管理团队。
关于加强视频会议管理通知
对于增强视频会议管理的通知企业各部门、各企业：为进一步管好、用好视频会议系统，充足发挥其功能和作用，提升会议效率，增强视频会场次序管理，现就视频会议系统运转和会议管理等有关事项通知以下：一、明确单位管理人员。
各子企业要明确2名管理人员负责视频会议管理工作，管理人员要娴熟掌握视频会议设备设备开启、调试、保护和管理等有关技术。
各子企业5月20日前将确立的操作和设备管理人员名单报企业办公室。
二、标准会场部署。
各子企业应高度重视视频会议室环境部署和装修，装备相应设备设备，精心安排，合理摆放，力争分会场整齐雅观，光芒适量，企业座牌正直，摄像头地点适合，画面成效优秀。
三、精心准备会议。
各子企业接到视频会议通知后，应实时通知视频会议系统操作人员，作好会议系统调试、会议PPT资料的预演。
四、参加会前联调。
视频会议联调是为正确掌握各子企业会议室设备运转状况，认识图像、声音传输质量，落实运转保护举措，安排、调整会议有关事项而进行的调试工作，分别在会前一天和会前1小时进行。
各子企业应提早作好视频会议终端设备、摄像头、电视机、音响设备、话筒等调试工作，调整灯光、企业座牌和会议室桌椅，以切合会议要求，并主动呼入会议，配合企业办公室一致联调。
五、保证运转正常。
各子企业应按期对视频会议系统进行保护，保证设备设备随时可以正常运转。
视频会议时期，各子企业一定安排管理人员全程效力，出现问题时应主动与企业办公室联系，踊跃调试解决，力争赶快恢复，保证正常使用。
六、严肃会议纪律。
视频会议虽是异地远距离会议，但仍旧一定依据有关会议制度的规定，准时参加会议，保持会场寂静。
会议时期严禁往返走动、吵闹、抽烟或办理与会议没关的事务，同时应将等通信设备调为静音状态。
特别状况确需接打的，应寂静地走开会场于会场外进行。
会议时期参会人员应仔细做好会议记录。
会议室与职工办公区相连的企业，要封休会议室门窗，为会议召创始造寂静的环境。
七、增强设备管理。
各子企业应妥当保存视频会议系统设备设备，不得挪作他用，不得私自拆卸、改换，保证不丢失破坏。
广东省食品药品监督管理局关于视频会议系统使用管理的通知-
广东省食品药品监督管理局关于视频会议系统使用管理的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 广东省食品药品监督管理局关于视频会议系统使用管理的通知各市地级以上市食品药品监督管理局（药品监管局），顺德区卫生和人口计划生育局，省局机关各处室，省局直属事业各单位：为规范视频会议的管理，确保省食品药品监管视频会议系统优质、高效、安全运行，提高省局视频会议系统使用效率，现将有关事项通知如下。
一、视频会议申请（一）省局机关各处室、驻省局办公大楼办公的直属单位以及视频会议系统各站点均可根据需求，填写《省局视频会议系统使用申请表》（详见附件），申请召开视频会议。
（二）除应急突发事件外，召开视频会议需提前3-5个工作日向省局办公室提出申请。
二、视频会议审批省局视频会议系统使用申请由省局办公室审批，会议承办单位将批准意见提前2天分别通知机关服务中心和信息中心。
三、视频会议保障（一）省局机关服务中心负责视频会议省局主会场会务保障，于开会前1个小时做好会场布置、开窗通气、茶水供应等会务准备工作。
（二）省局信息中心负责视频会议系统技术保障。
1．负责省局主会场的设备操作维护和日常管理，负责视频会议系统各站点的网络维护，指导各分会场技术人员进行设备维护及技术操作。
2．负责制定视频会议系统设备维护及技术操作规范，各站点技术人员必须按照规范进行维护和操作。
3．在视频会议开始前1个小时，组织调试好系统，做好视频会议准备。
4．建立视频会议登记本，按申请表内容做好视频会议系统使用的登记和统计工作。
会议后，及时进行视频会议声像数据存贮及归档，未经省局办公室批准，视频会议数据不得外传。
浙江省交通厅办公室关于进一步加强全省交通系统视频会议管理的通知
浙江省交通厅办公室关于进一步加强全省交通系统视频会议管理的通知文章属性•【制定机关】浙江省交通运输厅•【公布日期】2009.03.17•【字号】浙交办[2009]120号•【施行日期】2009.03.17•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】交通运输综合规定正文浙江省交通厅办公室关于进一步加强全省交通系统视频会议管理的通知（浙交办〔2009〕120号）各市交通局（委）、义乌市交通局，厅管厅属各单位：全省交通视频会议系统自2005年底建成并投入使用以来，为交通系统改变机关作风、提高办公效率、节省会议开支提供了有力的技术保障。
但目前视频会议管理还存在一些问题，影响了视频会议的整体效果。
为进一步加强全省交通系统视频会议管理，现将有关事项通知如下：一、切实重视会前调试工作，保证视频会议系统正常运行。
每次会议前省厅都安排有一至两天的会前调试。
通过会前调试，可以提前发现和解决各参会单位视频会议设备可能存在的问题，调整视频摄像镜头，保证视频会议系统正常运行和提高会议质量。
但从运行情况来看，一些县（市、区）交通局未按要求参加会前调试，影响会议正常召开。
因此，各市要负责本单位并督促下属各参会单位按规定参加会前调试。
二、切实按标准要求做好视频会议室环境改造工作。
在视频会议系统建设之初，厅办公室《关于实施浙江省交通系统网络视、音频指挥及会议系统有关事项的通知》（浙交办〔2004〕200号）明确了视频会议室的建设标准，其后又印发了《浙江省交通视频会议系统管理办法（试行）》（浙交办〔2007〕99号），对会议室环境布置作了进一步的要求。
从运行情况来看，许多单位没有按标准要求对会议室环境进行布置，如会议室的光线、席签、会标、会议桌等，因此，各单位要按标准对会议室环境作进一步改造。
三、切实加强管理，有效提升视频会议的整体效果。
各市要高度重视，切实加强对本单位及所属单位视频会议的管理，对照有关标准要求，开展一次全面检查，未达到标准的，要在8月底前完成整改。
河北省应急管理厅关于贯彻落实全国矿山安全生产视频会议精神进一步加强当前非煤矿山安全生产工作的紧急通知
河北省应急管理厅关于贯彻落实全国矿山安全生产视频会议精神进一步加强当前非煤矿山安全生产工作的紧急通知文章属性•【制定机关】河北省应急管理厅•【公布日期】2021.02.23•【字号】•【施行日期】2021.02.23•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】应急减灾与公共服务正文河北省应急管理厅关于贯彻落实全国矿山安全生产视频会议精神进一步加强当前非煤矿山安全生产工作的紧急通知石家庄、唐山、秦皇岛、邯郸、邢台、保定、张家口、承德市应急管理局，有关省属和驻冀中央企业：为认真贯彻落实2月20日黄玉治副部长在全国矿山安全生产视频会议上的重要讲话精神，结合我省实际，现就进一步加强当前全省非煤矿山安全生产工作有关事项通知如下：一、提高政治站位，切实做好非煤矿山安全生产工作当前，我省在产在建企业数量较往年有大幅增加，尾矿库自南向北逐渐进入春季解冻期，春节期间停工停产非煤矿山也已进入复工复产关键时期，这一时期也是事故的易发多发期，做好非煤矿山安全生产工作面临严峻考验。
各级应急管理部门、各非煤矿山企业要认真贯彻落实习近平总书记“人民至上、生命至上”发展理念，切实提高政治站位，坚守红线意识、树牢底线思维、强化责任担当，克服懈怠麻痹思想和盲目乐观情绪，深刻吸取近期山东两座金矿事故教训，严格落实各项安全措施，坚决防范和遏制事故的发生，为全国“两会”胜利召开营造安全和谐稳定的社会环境。
二、持续加力，深入开展全省非煤矿山安全大排查全省要在开展国家和我省安排部署的安全生产专项检查、地下矿山建设项目施工安全监督检查和三年专项整治地下矿山重大事故隐患排查整治专项行动的基础上，重点对地下矿山和尾矿库等高风险矿山开展全系统各环节大排查，做到“三个百分百”，确保大排查不搞形式、不走过场、不留死角，取得实实在在的成效。
各级应急管理部门要做到督导执法检查企业百分百，督促企业切实履行安全生产主体责任，认真组织开展自查自改，全面排查整治事故易发的要害部位、关键环节，确保安全风险管控到位、事故隐患排查整改到位、安全防范措施落实到位；要加大对省属企业和中央驻冀企业上级集团（公司）的督导检查力度，督促上级企业落实自身安全管理责任，对所属高风险矿山派驻工作组，督促检查所属高风险矿山自查自改工作百分百，既督导检查自查自改，又协调解决突出问题，推动自查自改真正落实落地。