怎样给公文标注主题词
行政机关公文格式各要素标识规则
行政机关公文格式各要素标识规则一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限。
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。
"绝密"、"机密"级公文应当在版心左上角第1行标明份数序号。
(二)紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度，用3号黑体字顶格在版心右上角第1行标识"特急"或"急件"，两字之间空1字。
其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。
(三)发文机关标识。
发文机关标识一般由发文机关全称或者规范的简称后加"文件"组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
发文机关标识推荐使用文星简美黑体字，用红色标识。
字号应小于22mm×l5mm(高×宽)。
联合行文，应当列明联合行文的各机关名称。
同级行政机关联合行文，主办机关应当排前，"文件"置于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与其他机关联合行文，应当以党、政、军、群次序排列。
(四)发文字号。
发文字号一般由行政区域代字、机关代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。
联合行文只标明主办机关发文字号。
行政区域代字、机关代字应当使用规范的简称。
本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位，由双方商定各自机关代字并报上级机关办公室备案。
公文主题词使用方法
中办秘书局《公文主题词表》使用方法根据《文献主题标引规则》（GB3860—83）和《文献工作—文献审读、主题分析与选定标引词的方法》（IS05963），结合党委系统公文特点，对本词表的使用方法介绍如下：一、标引细则（一）要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。
（二）选用的词，一般应是本词表的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。
（三）选词时，应首先选用切合公文主题概念的专指性较强的主题词。
（四）当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。
组配标引应遵循下列原则：1、应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系。
2、当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配。
3、组配结果应概念清楚、准确。
（五）若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。
（六）若仍无合适直接上位主题词进行标引时，方可选用本词表以外的适当词（称自由词）进行标引。
自由词标引应遵循下列原则：1、选用的自由词应符合本词表的选词原则。
2、标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词。
3、使用频率较高的自由词须填写“主题词增、删、改记录卡”。
4、选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。
（七）主题词的标引位臵。
按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求，主题词应们于抄送机关上方，词与词之间要有一个汉字的距离。
（八）主题词的标引数量。
每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。
（九）主题词的排列次序。
一般次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。
在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。
标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，臵于反映公文内容的主题词后、文种之前。
公文主题词格式
公文主题词格式
一、公文主题词的含义与作用
公文主题词是公文中用于表达核心内容和要求的关键词汇，具有较强的针对性和指导意义。
它有助于提高公文的可读性和实用性，使收文单位能够迅速了解公文的主旨，从而提高工作效率。
二、公文主题词的格式要求
1.字体字号：公文主题词应使用规范化字体，如宋体、黑体等。
字号可根据文件重要程度和实际需要进行调整，一般使用小三号或四号字体。
2.词性标注：在主题词前加注词性标识，如“名词”、“动词”等，以便于收文单位对公文内容进行分类。
3.主题词数量：一般公文主题词数量为2-5个，重要文件可适当增加。
主题词应能够准确反映公文的主要内容，尽量避免使用含义相近的词汇。
4.主题词排列顺序：按照公文内容的重要程度和关联性，将主题词从左到右、从上到下依次排列。
同一层级内的主题词之间用顿号或短横线分隔。
三、如何选取合适的主题词
1.关联性：选取与公文内容密切相关的词汇，以确保公文主题词能够准确反映公文的主旨。
2.简洁性：尽量使用简洁明了的词汇，避免冗长复杂的表述。
这有助于提高公文的可读性。
3.规范性：遵循国家有关公文处理规定的词语规范，避免使用地方性或行业特定的术语。
四、注意事项
1.避免使用模糊词汇：如“加强”、“改进”等，这些词汇缺乏具体指向，不利于收文单位了解公文具体要求。
2.避免使用过于专业的术语：尽量避免使用仅限于特定领域专业人士才能理解的术语，以提高公文的普及性。
3.注重语言表达的准确性：选用含义明确、表达准确的词汇，避免一词多义或歧义现象。
总之，公文主题词的设置对于提高公文质量和效率具有重要意义。
(2)公文的组成部分和文面格式
使用全称的发文机关
使用规范简称的发文机关
发文标识选用的三种情况
1）有“文件” 二字，适用于 传达贯彻上级 重要方针政策 向下级布置重 要工作，对上 级、平级行文 不使用。
联合行文，发文机关标识应写明参与发文的单位， 上下居中排布，主办机关排列在前， “文件” 二字置于发文机关名称右侧 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正 文，一般两个以上发文单位，只用主办单位的标 识 联合行文的单位应当是同级单位
联合行文的标识
联合行文中的主要错误
发文单位不同级别
并列排列发文单位
缺少反映文件形式的词
2.抄送
作用：用于标识与公文有关系的需要了解公 文内容，以便协助办理或周知的机关和个人 的名称 标注要求：按机关性质、职权、隶属关系及 其逻辑关系依次标注抄送机关的名称或规范 简称。 标注位置：公文主题词下端、印发机关之上， 上下用两条等宽的平行细实线作为界线
抄送图示
抄送应注意的问题
年份和发文序号
1）年份应标全称，（世纪号、年代号） 用六角括号“﹝ ﹞ ”括入；例如： ﹝1998﹞ 2）序号不编虚位（即1不编为001），不 加“第”字 年份、序号用阿拉伯数码标识
发文号常见错误
机关代字： –不简洁 –未标明机关性质、隶属关系 –加“字”、“发” 年度号： –未标全 –括号使用错误 发文序号： –使用虚位号、使用“第”
附件标注位置和格式
5.成文日期
成文日期是公文生效的时间。成文日期以负责人 签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责 人的签发日期为准，电报以发出日期为准的日期 为准。 书写要求： –成文日期必须使用汉字小写（政府系列明确
党的机关公文的主题词标注方法
党的机关公文的主题词标注方法一、公文主题标引规则党的机关公文主题标引规则主要内容包括：公文主题标引的基本要求；公文主题词的选定；公文主题词标引位臵、数量及排列次序等。
（一）公文主题标引的基本要求公文主题标引必须坚持客观性、准确性、针对性、全面性和一致性原则。
这是贯穿于公文主题标引工作全过程的基本要求。
1．客观性。
即：公文主题标引应以公文的实际内容为依据，客观地分析和反映公文主题，努力避免主观片面性和随意性。
2．准确性。
即：在认真阅读公文、客观分析公文内容的基础上，概括提炼出准确反映公文内容的主题概念，按规则准确转换成主题词，并进行正确标引。
3．针对性。
即：公文主题标引应重点考虑行文单位（即公文制发单位和主送、抄送单位）及公文检索系统的特点和需求，突出反映公文中与行文单位以及公文检索系统涉及的用户密切相关的主题概念。
4．全面性。
即：公文主题标引应充分反映公文的主题概念，以确保各级各类机关对党的机关公文检索、利用的需要，及时、准确地为广大用户提供服务。
5．一致性。
即：同类型或主题内容基本相同的公文，不论其表达形式或发布时间如何，应当有大体相同的标引结果。
确保公文主题标引的一致性，必须做到：①主题分析环节标准化，严格按照主题分析程序和要求进行；②主题概念转换标准化，严格按照主题词选定的具体原则进行；③加强对标引人员的培训，提高标引人员素质，注意标引经验的积累和交流，克服标引人员在具体标引工作中存在的不一致因素。
（二）公文主题词的选定作为表达公文主题概念的检索标识，通常为正式主题词，同时也包括特殊情况下选用的自由词，统称‚标引词‛。
为避免概念的混乱，这里均使用‚主题词‛。
主题词选定的具体原则主要包括规范化原则、专指性原则、组配标引原则、上位主题词标引原则及自由词标引原则。
1．规范化原则。
即：公文主题标引必须选用†公文主题词表‡中的正式主题词，而不能选用非正式主题词；选用的主题词的书写形式，必须与†公文主题词表‡中的正式主题词的词形完全一致。
如何做好公文处理中的主题词标引
如何做好公文处理中的主题词标引公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速了解公文的内容和要点，提高公文的阅读效率和处理速度。
本文将详细介绍如何做好公文处理中的主题词标引。
一、了解公文的性质和内容在进行主题词标引之前，首先要充分了解公文的性质和内容。
公文可以分为行政类、规范类、信息类等不同类型，每种类型的公文都有不同的特点和要求。
对于不同类型的公文，要了解其中的关键要点、部门、流程等信息，以便更好地进行主题词标引。
二、选择合适的主题词在进行主题词标引时，要选择适合公文内容的主题词。
主题词应该能够准确地反映公文的核心内容和要点，具有明确的概念和含义。
同时，主题词还应该具备一定的代表性和共性，能够适用于不同的情况和背景。
在选择主题词时，可以参考相应的分类标准和词汇表，确保标引的准确性和一致性。
三、遵循标引规范在进行主题词标引时，要遵循相应的标引规范。
一般来说，主题词应该标在公文的标题、摘要和正文的相关段落中，以便读者能够迅速找到所需信息。
同时，主题词的标注应该明确、简洁，不含有歧义或模糊性，以免造成误解或困惑。
此外，还要注意主题词的顺序和层次，按照重要性和逻辑关系进行标引，使读者更易于理解和把握。
四、使用标引工具现代科技的发展使标引工作更加便捷和高效。
在进行公文处理中的主题词标引时，可以借助相应的标引工具和软件，提高标引的质量和效率。
这些工具可以自动识别和标引公文中的关键词和主题词，减少人工操作的繁琐和错误，同时还可以提供相应的检索功能和统计分析，方便用户查询和应用。
总之，公文处理中的主题词标引是一个重要的环节，它能够帮助读者快速理解公文的内容和要点，提高处理效率和准确性。
在进行主题词标引时，应该充分了解公文的性质和内容，选择合适的主题词，遵循标引规范，使用标引工具。
通过合理的主题词标引，可以有效地提高公文的阅读效率和处理速度，提供便捷和准确的信息查询和应用。
五、建立主题词标引库为了更好地进行公文处理中的主题词标引，可以建立一个主题词标引库。
(行政管理)行政机关公文格式各要素标识规则
行政机关公文格式各要素标识规则一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限。
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。
"绝密"、"机密"级公文应当在版心左上角第1行标明份数序号。
(二)紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度，用3号黑体字顶格在版心右上角第1行标识"特急"或"急件"，两字之间空1字。
其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。
(三)发文机关标识。
发文机关标识一般由发文机关全称或者规范的简称后加"文件"组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
发文机关标识推荐使用文星简美黑体字，用红色标识。
字号应小于22mm×l5mm(高×宽)。
联合行文，应当列明联合行文的各机关名称。
同级行政机关联合行文，主办机关应当排前，"文件"置于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与其他机关联合行文，应当以党、政、军、群次序排列。
(四)发文字号。
发文字号一般由行政区域代字、机关代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。
联合行文只标明主办机关发文字号。
行政区域代字、机关代字应当使用规范的简称。
本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位，由双方商定各自机关代字并报上级机关办公室备案。
公文主题词格式
公文主题词格式摘要：一、公文主题词的定义与作用1.定义2.作用二、公文主题词的分类1.按性质分类2.按用途分类三、公文主题词的标注规范1.格式要求2.关键词提取四、公文主题词在公文处理中的作用1.提高检索效率2.便于归档和管理正文：公文主题词是用于概括公文内容的关键词，它在公文中起到至关重要的作用。
公文主题词的恰当与否，不仅影响到公文的检索效率，还关系到公文的归档和管理。
因此，了解公文主题词的定义、分类和标注规范，对于提高公文处理效率具有重要意义。
一、公文主题词的定义与作用公文主题词是反映公文内容特点，能表达公文内容的关键词。
公文主题词的作用主要体现在以下几个方面：1.定义：公文主题词是对公文内容的精准概括，有助于读者快速了解公文的主要内容。
2.作用：公文主题词在公文检索、归档和管理过程中起到关键作用，能够提高工作效率。
二、公文主题词的分类根据公文的性质和用途，公文主题词可以分为以下几类：1.按性质分类：包括通用主题词、专业主题词和非法主题词。
2.按用途分类：包括上行文主题词、平行文主题词和下行文主题词。
三、公文主题词的标注规范为了保证公文主题词的准确性和规范性，需要在公文处理过程中遵循一定的格式要求：1.格式要求：公文主题词应位于公文发文字号之下，正文之前。
2.关键词提取：公文主题词应选取能反映公文内容的关键词，关键词之间用顿号分隔。
四、公文主题词在公文处理中的作用公文主题词在公文处理中具有重要作用，主要体现在以下两个方面：1.提高检索效率：通过公文主题词，用户可以快速在公文库中找到所需公文。
2.便于归档和管理：公文主题词为公文归档和管理提供了便利，有助于实现公文的有序存放和查找。
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怎样给公文标注主题词
江有志
主题词又叫关键词。
它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。
因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。
从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。
以《国务院公文主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。
《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。
第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。
第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。
”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。
《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。
第二层是对13类中每一类的具体分类。
如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。
我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。
如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”(这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面)，然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。
这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。
接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。
再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。
类属词一般就在类别词(第二层)下。
它是能够概括反映公文主题概念的词。
如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。
这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。
类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。
如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。
《国务院关于“九五”期间深
化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。
如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。
如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。
当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。
同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“荭”以便区别。
相对来说，标注类属词难度最大。
它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。
其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。
说它难，一是因为它的数量多。
《国务院公文主题词表》第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。
其次是找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》一样。
因此我们前面说“要熟悉主题词表的内容”。
公文中标注的最后一个(或两个)主题词(也即“形式”，此前的都属“内容”)最好找，因为它就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。
如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，标题中的“决定”，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。
值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？
如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。
如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。
如果想要完整反映文件的形式，
也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。
（《应用写作》2004年第11期）
作者单位：四川工程职业技术学院
责任编辑：刘韦。