九段秘书(ppt版)

• 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀 的秘书最少为我节约了一万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇
•年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经 理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因 为我有过18年的秘书工作的经历”。 --李嘉诚原秘书洪小莲
一个优秀的秘书需要具备：
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 发通知 抓落实 重 检 查 勤 准 备 细 准 备 做 记 录 定 责 任 追 结 果 做 流 程
首先会用 电子邮件 发个会议 通知,通知 开会的相 关人员之 后再准备 好相关会 议用品,并 参加会议 发通知之 后 , 再打一 通电话给 参加会议 的相关人 等确认 , 确 保每人被 及时通知 到 发通知，落 实到人后， 第二天在会 前30分钟提 醒参会者， 确定有没有 变动，对临 时有急事不 能参加会议 的人，立即 汇报给领导 知悉缺席会 议者的情况， 也给领导确 定缺席者是 否必须参加 会议留下时 间 发 通 知 ， 发通知，落 发通知，落 发 通 知 ， 落 落 实 到 人 ， 实到人，会 实到人，会 实 到 人 ， 会 前通知，也 会 前 通 知 前通知，测 前通知，测 测试了设备， 后 ， 再 测 试设备，还 试设备，了 了 解 会 议 性 试 会 议 上 先了解这个 解会议性质？ 质 ？ 提 供 相 提供相关会 使 用 的 投 会议的主题 议资料，还 关会议资料， 影 仪 、 电 和性质是什 应该在会议 做 好 会 议 记 录，整理好 脑 、 麦 克 么？领导的 过程中详细 记 录 并 把 记 等 工 具 是 议题是什么？ 做 好 会 议 记 录 发 给 相 关 否 工 作 正 然后给参会 录（在得到 人 员 ， 将 会 常 ， 并 在 者发去过去 允许的情况 议 上 确 定 的 会 议 室 门 与这个议题 下，做一个 各 项 任 务 ， 一对一地落 上 贴 上 小 相关的资料， 录音备份）， 实 到 相 关 责 条 ： 此 会 供他们参考 整理好会议 任 人 ， 然 后 记录并把记 经当事人确 议室明天 录发给相关 认后，形成 几点到几 人 员 书面备忘录， 点有会议
三段秘书的做法：
重检查——发通知，落实到人后，第二天
在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对 临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法： 勤准备——发通知，落 实到人，会前通知后，再 测试会议上使用的投影仪、 电脑、麦克等工具是否工 作正常，并在会议室门上 贴上小条：此会议室明天 几点到几点有会议。
EG:
• B：中层的作用：中层主管既是执行者，又 是领导者。其作用发挥得好，是高层联系 基层的一座桥梁；发挥得不好，是横在高 层与基层之间的一堵墙。 企业决策层对各 种方案的认可，需要得到中层的严格执行 和组织实施。如果企业全体中层队伍的执 行力很弱，与决策方案无法相匹配，那麽 企业的各种方案是无法实施成功的。
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！ • 秘书总会说：我通知了！ • 秘书总会说：我不知道！ • 秘书总会说：我不会做！
• 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！
• 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后 领导变成了秘书的助理！ • 秘书换了很多，却没有一个让你满意„„
• 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副 总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于 思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少 一半是我的秘书的贡献。
把上述过程做 成标准化的 “会议”流程， 让任何一个秘 书都可以根据 这个流程，把 会议服务的结 果做到九段， 形成不依赖于 任何能人的会 议服务体系, 通过建立一个 培养九段秘书 的机制来复制 和超越自己!
结果意识强化
九段秘书之间的最大差别就在于：
结果思维
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职 务，更重要的是每个人做事情的思维习惯， 而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个 人或者每个岗位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
６００元 ８００元 １０００元 １５００元 ２０００元 ３０００元 ５０００元 １００００元 ３００００元
例：会议安排
一段秘书的做法： 发通知——首先会用电子邮件发个会议通
知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用 品,并参加会议。
二段秘书的做法：
抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相 关人等确认,确保每人被及时通知到。
测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会 议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落 实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当 事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况，并及时汇报领导。
九段秘书的做法： 做流程——把上述
过程做成标准化的“会议” 流程，让任何一个没有做 过的秘书都可以根据这个 流程，把会议服务的结果 做到九段，形成不依赖于 任何人的会议服务体系！
评述一下：
• 不少人把工作当做是任务，只要我做了单位安排的事情 了，就算完成任务了。至于事情的结果如何，那就似乎不 关我的事ห้องสมุดไป่ตู้。用一句话取代了事情的结果­——“我已经 很努力的去做了，事情的结果就顺其自然了吧。‛但是， 我们往往要求的不是你要怎么样做，而是你一定要达到怎 样的一个结果，结果才是我们工作的最终目的。在工作面 前，结果第一，理由第二，不需要为自己没有达成的目标 找借口。
• 所以：必须突破执行力
听个故事：
• 一位老和尚，他身边有着一帮虔诚的弟子。这一天，他嘱 咐弟子每人去南山打一担柴回来。弟子们匆匆行至离山不 远的河边，人人目瞪口呆。只见洪水从山上奔泻而下，无 论如何也休想渡河打柴了。无功而返，弟子们都有些垂头 丧气，唯独一个小和尚与师父坦然相对。师父问其原因， 小和尚从怀里掏出一个苹果，递给师父说，过不了河，打 不了柴，见河边有棵苹果树，我就顺手把树上唯一的一个 苹果摘来了。后来，这个小和尚成了师父的衣钵传人。这 个故事非常有价值，它也正是揭示了执行中的一个基本原 理：执行就是要一个结果，一个差的结果也比没有结果强。
• C：执行力差的表现：无高度：企业的决策 方案在执行的过程当中，标准渐渐降低、 甚至完全走样，越到後面离原定的标准越 远。无速度：企业的计划在执行过程当中， 经常延误，有些工作甚至不了了之，严重 影响了计划的执行速度。 无力度：企业制 定的一些政策在执行过程中，力度越来越 小，许多工作做的虎头蛇尾，没有成效。
F-1、“千斤重担众人挑，人人头上有指标”
• 一个企业的运营，首先要让你的团队奔跑起来，目标 要明确，信心很重要，内部竞争力则更是奔跑的内驱 力。让团队的每一个人都清楚的知道自己所要的结果， 并不断的为达成目标而努力。
F-2现在的问题是：
• “我已经按要求的做了‛，‚我已经照你说的做了‛， ‚我已经尽到我最大的努力了‛，诸如此类的说辞。 • 一个企业之所以不消亡，不是因为我们做了什么，而 是因为我们做的结果如何。执行，要的就是一个结果， 而任务并不能等同于结果。如何才能获得自己想要的 结果呢？执行力！这是获得理想结果的关键因素。
说明了什么？
• 世界上无数的人拥有卓越的智慧，只有少数有执 行力的人才能获得成功。执行力有8字方针：认真 第一，聪明第二。不认真与太过于聪明，是一个 问题的两面。聪明人一生都在想办法，想如何找 到更好的办法超过对手，而不是认认真真做事来 超过对手。在一个‚小聪明‛的环境中，往往会 适得其反，得不到自己想要的结果。 • 这个简单的道理，你懂得！
看一组数据：
• 近二十年来，从美国西点军校毕业出来的董事长，有一千 多名，副董事长也有两千多名，总经理或董事这一级的也 有五千多名。世界上也许没有任何一家商学院能够培养出 来这么多的顶级人才。为什么不是商学院而是西点军校呢？ 我们可以看一下西点军校对学生要求的标准——准时、守 纪、严格、政治、刚毅。这些都是任何一家优秀企业对其 领导人要求的最基本的素质，也是最值得挖掘和培养的素 质。相比较而言，商学院却更多地交给学生商业知识和经 验，较缺乏对一个人最基本的人文素质的培养。
F：没有执行力企业就会陷入：高层怨中层,中层怪员工， 员工怨高层的怪圈。
• 没有执行力企业就会丧失竞争力：‚结果导向‛才是 个人执行力的突破点；0.1永远都大于0；一个差的结 果也比没有结果强。不完美不是放弃的理由；注重细 节；小进步往往是制胜的关键。做事认真第一，聪明 第二；做一个信守承诺、结果导向、永不言败的执行 型人才。
七段秘书的做法：
定责任——发通知，落实到人，会前通知，也
测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做 好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将 会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人， 然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与 当事人一人一份。
八段秘书的做法： 追结果——发通知，落实到人，会前通知，也
从九段秘书看执行力
• A：什么是执行力？指的是贯彻战略意图，完成预 定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成 为效益、成果的关键。执行力包含完成任务的意 愿，完成任务的能力，完成任务的程度。执行力： 对个人而言执行力就是办事能力；对团队而言执 行力就是战斗力；对企业而言执行力就是经营能 力。而衡量执行力的标准，对个人而言是按时按 质按量完成自己的工作任务；对企业而言就是在 预定的时间内完成企业的战略目标。
交给领导与 当事人一人 一 份 发 通知 ，落 实 到 人， 会前 通 知 ，也 测试 了 设 备， 了解 会 议 性质 ？提 供 相 关资 料 ， 做 好 会议 记录 ， 整 理记 录 、 下 发 记录 ，确 定 任 务， 一对 一 落 实， 当事 人 确 认后 、形 成 书 面备 忘录 ， 交 给领 导与 当 事人一人一份， 并 每天 或每 周 跟 踪各 项任 务 的 实际 完成 情 况 ，并 及时 汇 报 领 导