九段秘书(ppt版)

从九段秘书看执行力
A：什么是执行力？指的是贯彻战略意图，完成预 定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成 为效益、成果的关键。执行力包含完成任务的意 愿，完成任务的能力，完成任务的程度。执行力 ：对个人而言执行力就是办事能力；对团队而言 执行力就是战斗力；对企业而言执行力就是经营 能力。而衡量执行力的标准，对个人而言是按时 按质按量完成自己的工作任务；对企业而言就是 在预定的时间内完成企业的战略目标。
测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会 议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落 实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当 事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况，并及时汇报领导。
九段秘书的做法：
做流程——把上述过程做 成标准化的“会议”流程， 让任何一个没有做过的秘书 都可以根据这个流程，把会 议服务的结果做到九段，形 成不依赖于任何人的会议服 务体系！
这个简单的道理，你懂得！
EG:
例子：一老板叫一员工去买下复印纸。 员工就去了，买了三张复印纸 回来。老板大叫，三张复印 纸，怎么够，我至少要三摞。员工第二天 就去买了三摞复印纸回来。老板一看，又叫，你怎 么买了 B5 的，我 要的是 A4 的。 员工过了几天， 买了三摞 A4 的复印纸回来， 老板 骂道:怎么买了一个星期， 才买好？员工回： 你又没有说什么时候要 。 就买下复印纸，员工跑了三趟，老板气了三次。老板会摇头叹道， 员工执行力太差了！员工 心里会说，老板能力欠缺，连个任务都交待 不清楚，只会支使下属白忙活！ 问题出在哪呢？ 员工为什么不能做 上司的替身，站在上司的角度想这个简单的问题。去买复印纸之前， 应该 就去相关部门了解一下平时都用什么类型的纸，一般一次采购要 多少，然后再行动。无所不 包的计划是僵化！理性的执行才是真正的 执行！ 老板怎么就没有根据不同的对象发布不同的指令呢？新员工， 老员工，A 部门的员工，B 部 门的员工，......领悟力不同，接触范 围不同。古语说“知人善任” ，作为现代企业经 营管 理者，不仅要 “知人善任”还要“知人善用” 。作一个下属，做好上司的“替身” 才能实现“为社会工作，为组织工作，为老总 工作，更为自己工作” 。
B：中层的作用：中层主管既是执行者，又是领导者。其 作用发挥得好，是高层联系基层的一座桥梁；发挥得不好 ，是横在高层与基层之间的一堵墙。 企业决策层对各种 方案的认可，需要得到中层的严格执行和组织实施。如果 企业全体中层队伍的执行力很弱，与决策方案无法相匹配 ，那麽企业的各种方案是无法实施成功的。
电话打完就可以了吗？
九段秘书测试:请问你是几段？你的结果值多少钱？
• 一段秘书的做法：发通知
• 二段秘书的做法：抓落实 • 三段秘书的做法：重检查
６００元
８００元 １０００元
• 四段秘书的做法：勤准备 • 五段秘书的做法：提前量
１５００元 ２０００元
• 六段秘书的做法：做记录
３０００元
• 七段秘书的做法：发纪录 • 八段秘书的做法：定责任
与这个议题 下，做一个 各 项 任 务 ， 交给领导与当 通过建立一个
相 供
关的资料， 他们参考
录 整 记
音 理 录
备份）， 好会议 并把记
一 实 任 经
对 到 人 当
一 相 ， 事
地 关 然 人
落 责 后 确
事人一人一份， 并每天或每周
培养九段秘书
跟踪各项任务 的机制来复制
的实际完成情 和超越自己!
F-1、“千斤重担众人挑，人人头上有指标”
一个企业的运营，首先要让你的团队奔跑起来，目标 要明确，信心很重要，内部竞争力则更是奔跑的内驱 力。让团队的每一个人都清楚的知道自己所要的结果 ，并不断的为达成目标而努力。
F-2现在的问题是：
“我已经按要求的做了”，“我已经照你说的做了” ，“我已经尽到我最大的努力了”，诸如此类的说辞 。
D：提高执行力应提高的八项能力：
领悟能力
计划能力
指挥能力
控制能力
协调能力
授权能力
判断能力
创新能力
你具备了哪些？
领悟能力：悟透一件事，胜过草率做十件事，并且会事半功倍。 计划能力：做好20%的重要工作，等於创造80%的业绩。 指挥能力：指挥的最高艺术，是部属能够自我指挥。 控制能力：最理想的控制，就是让部属通过目标管理方式实现自
说明了什么？
世界上无数的人拥有卓越的智慧，只有少数有执 行力的人才能获得成功。执行力有8字方针：认真 第一，聪明第二。不认真与太过于聪明，是一个 问题的两面。聪明人一生都在想办法，想如何找 到更好的办法超过对手，而不是认认真真做事来 超过对手。在一个“小聪明”的环境中，往往会 适得其反，得不到自己想要的结果。
５００００元
例：会议安排
一段秘书的做法：
发通知——首先会用电子邮件发个会议通知
,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品 ,并参加会议。
二段秘书的做法：
抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相 关人等确认,确保每人被及时通知到。
三段秘书的做法：
设备，了解会 议性质？提供 相关资料，做 好会议记录，
议资料，还 做 好 会 议 记 整理记录、下
应该在会议 录 ， 整 理 好 发记录，确定
过程中详细 记 录 并 把 记 任务，一对一
等 工 具 是 议题是什么？ 做好会议记 录 发 给 相 关 落实，当事人
否 工 作 正 然后给参会 录（在得到 人 员 ， 将 会 确认后、形成
成标准化的 “会议”流程， 让任何一个秘 书都可以根据 这个流程，把 会议服务的结 果做到九段， 形成不依赖于 任何能人的会
汇报给领导 常 ， 并 在 者 发 去 过 去 允 许 的 情 况 议 上 确 定 的 书面备忘录， 议 服 务 体 系 ,
知悉缺席会 会 议 室 门 议者的情况， 上 贴 上 小 也给领导确 条 ： 此 会 定缺席者是 议 室 明 天 否必须参加 几 点 到 几 会议留下时 点 有 会 议 间
您是否有过类似的经历？
秘书总会说：我忘记了！ 秘书总会说：我通知了！ 秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！ 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后
领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性! 因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功 倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段
3段
4段
5段
6段
7段
8段
9段
发通知 抓落实 重 检 查 勤准 备 细 准 备 做 记 录 定 责 任 追 结 果 做 流 程
首先会用 电子邮件 发个会议 通知,通知 开会的相 关人员之 后再准备 好相关会 议用品,并 参加会议
五段秘书的做法：
细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设 备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导 的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题 相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：
做记录——发通知，落
实到人，会前通知，测试设 备，了解会议性质？提供相 关会议资料，还应该在会议 过程中详细做好会议记录（ 在得到允许的情况下，做一 个录音备份），整理好会议 记录并把记录发给相关人员 。
看一组数据：
近二十年来，从美国西点军校毕业出来的董事长，有一千 多名，副董事长也有两千多名，总经理或董事这一级的也 有五千多名。世界上也许没有任何一家商学院能够培养出 来这么多的顶级人才。为什么不是商学院而是西点军校呢 ？我们可以看一下西点军校对学生要求的标准——准时、 守纪、严格、政治、刚毅。这些都是任何一家优秀企业对 其领导人要求的最基本的素质，也是最值得挖掘和培养的 素质。相比较而言，商学院却更多地交给学生商业知识和 经验，较缺乏对一个人最基本的人文素质的培养。
➢有追求 ➢负责任 ➢重视细节……
但是， 一个优秀的秘书最需要具备：
结果思维
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了……
评述一下：
不少人把工作当做是任务，只要我做了单位安排的事情了 ，就算完成任务了。至于事情的结果如何，那就似乎不关 我的事了。用一句话取代了事情的结果——“我已经很努 力的去做了，事情的结果就顺其自然了吧。”但是，我们 往往要求的不是你要怎么样做，而是你一定要达到怎样的 一个结果，结果才是我们工作的最终目的。在工作面前， 结果第一，理由第二，不需要为自己没有达成的目标找借 口。
七段秘书的做法：
定责任——发通知，落实到人，会前通知，也
测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做 好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将 会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人 ，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导 与当事人一人一份。
八段秘书的做法：
追结果——发通知，落实到人，会前通知，也
落 实 到 人 ， 实到人，会 实到人，会 实 到 人 ， 会 到人，会前通
会前通知 后，再测 试会议上 使用的投 影仪、电 脑、麦克
前通知，测 试设备，还 先了解这个 会议的主题 和性质是什 么？领导的
前通知，测 前 通 知 ， 也 知，也测试了
试设备，了 解会议性质？ 提供相关会
测试了设备， 了解会议性 质？提供相 关会议资料，
在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我 节约了一万多个小时。
——全球第一CEO杰克.韦尔奇