员工出差及报销管理制度

员工出差及报销管理制度

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制度修改信息

一．相关流程

二．出差及费用报销制度

出差及费用报销制度

1．目的：

1.1为了规公司人员出差及差旅费报销标准和流程，保障出差人员能够履行工作职责，完成工作任务以及生活的需要，结合公司实际情况，特制定本办法。

2．围：

2.1本制度适用于XXXXXX公司。

3.出差定义：

3.1本制度所指的出差是指因公外出到工作地区域（区、县）外办理公务、培训、考察、参加会议、进行工作指导、检查、考核或其他公务的活动。

4. 出差原则：

4.1审批原则：凡是需要出差的事项，必须在OA中提交出差申请，格按照相关的审批程序审批，特殊情况，经相关领导同意后，事后补办审批手续；

4.2任务与人员相适应的原则：公司领导或部门负责人在安排出差任务时，应格控制出差人数，合理安排与完成任务相适应的人员出差；

4.3成本控制原则：所有出差人员在住宿、乘坐交通工具、对外接待等面必须时时控制成本，按照规定的标准执行，能够提前预计出差时间的尽量提前申报，便于提前购买机票、车票，降低价格。

5. 相关流程及管理制度：

5.1出差管理容

5.1.1出差申请程序

5.1.1.1一般员工出差原则上需提前3天申报《出差申请单》（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按规定路线出差；

5.1.1.2部门负责人出差原则上需提前2天申报《出差申请单》（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按规定路线出差；

5.1.1.3分管领导（总监）出差原则上需提前1天申报《出差申请单》（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按规定路线出差；

5.1.1.4因特殊情况需临时派遣出差人员时，必须在出差前及时申报《出差申请单》。

5.1.2出差过程中若因工作计划变更，导致出差路线变化，须征得有审批权限的领导同意后执行。出差结束后，按实际出差路线重新填写《出差申请单》。

5.1.3出差审批程序、权限

5.1.3.1总经理出差，由董事长审批；出差人填写《出差申请单》→董事长→人事行政部备案。

5.1.3.2分管领导出差，由总经理、董事长审批；出差人填写《出差申请单》→总经理→董事长→人事行政部备案。

5.1.3.3各部门负责人（包括经理级）及以下人员出差，由分管领导、总经理审批，报公司人事行政部备案；出差人填写《出差申请单》→部门负责人→分管领导→总经理→人事行政部备案。

5.1.3.4跨省（市）外出差，和五人（含）以上同时出差需董事长审批；出差人填写《出差申请单》→部门负责人→分管领导→总经理→董事长→人事行政部备案；

5.1.3.5出差时间在一（含）以上，需由公司总经理、董事长审批；出差人填写《出差申请单》→部门

负责人→分管领导→总经理→董事长→人事行政部备案；

5.1.3.6公司发文组织的会议、培训及活动，不需报审。

5.2出差搭乘交通工具、住宿

5.2.1出差到和市所辖区域只能乘坐火车、汽车或驾车前往。选乘坐火车或汽车的，交通费用按实际发生额予以报销；乘坐火车三个小时以上的可以购买硬卧票，分管领导级以上领导出差需搭乘长途火车的，可购软卧票；乘车期间不予报销住宿费（特殊情况除外，如当日5:00以前达到）。到其他城市出差需乘坐飞机的，应尽量提前预定机票并享受折扣价，特别紧急事项除外；

5.2.2公司各部门出差人员应主动与前往城市的异地公司（指主城以外的所属公司）联系，落实公司的签约协议酒店；但所签约的酒店的住宿标准均不得突破公司制度规定，同时所签约的协议酒店应实行就近原则。若所到城市没有所属公司的，则由出差人员根据所规定的住宿标准自行解决；

5.2.3员工随同分管领导级以上领导出差，可选择与领导相同的交通工具及接待用餐。

5.3出差预约

5.3.1出差流程审批完毕，出差人应至少提前3天订机票（特殊情况除外），机票预订由各公司人事行政部负责购买；

5.3.2火车票、大巴车票由出差人自行购买。

5.4出差人员的考勤

5.4.1人事行政部每月底根据出差人员《出差申请单》上所注明的时间在OA系统里对出差人员进行考勤，按正常出勤视之。若实际出差时间超过了申请的时间，出差人员应通过征得上级领导同意后，再告知所在公司人事行政部考勤管理人员，返回公司后需在1个工作日补办超出时间的出差申请单。凡未办理补办手续的，所超出时间一律按旷工处理。

5.5出差费用标准

5.5.1为了有效控制成本，公司将出差的住宿费、伙食补助等费用实行包干，以天数进行核算，交通费据实报实销。具体标准如下：

5.5.2住宿费的标准为：

5.5.3伙食补助费的标准为：

注：原则上要求在所在地公司食堂用餐，凡在公司食堂用餐的不享受上述补助。因出差需要在外用午、晚餐的，按一天标准报销；只需用其中一餐的，按半天标准报销。如需招待客户或接受客户招待的，不予报销伙食补助费。出差报销伙食补助的，公司不再支付误餐补助；

5.5.4一线城市：指直辖市及经济发达城市。如北京、天津、上海、、、、、、、、等；

5.5.5二线城市：除一线城市外的其他省会城市及经济较发达城市。如、、、、、、、、、江阴、、、、等；

5.5.6三、四线城市：除一、二线城市外的地级市、区县城市。如、阆中、璧山、红河等地区；

5.5.7公司所属人员出差，必须按上述报销标准格执行，确因特殊原因而超标的，超标部分必须经董事长审批后能报销；

5.5.8公司人员因公到异地公司临时出差，由异地公司安排出差人员的住宿，费用标准按本办法标准执行；

5.5.9公司人员因公出差，若出差的事项与异地公司业务经营无关的，则相关费用出差人在财务部按规定报销，但异地公司应协助安排食宿等；

5.5.10相关部门陪同特别重要客人住宿时，可选择主陪人一名陪客人住宿，其余人员应格按本标准执行；

5.5.11因公到本人家庭所在地出差的，不予报销差旅费；

5.5.12住宿费标准指每天每间，除分管领导级以上人员外，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报销。伙食补助按个人计算；

5.6交通费规定

5.6.1员工出差，公司应进行统筹安排，尽量减少出差频率，在不影响工作的前提下，合理选用交通工具（如火车和大巴车等经济型交通工具），并有效整合和控制出差人数；

5.6.2自驾车出差

5.6.2.1自驾车出差原则：主城区不得自驾车，主城区在公司无车辆安排的情况下（公司用车以紧急事件、财务优先的原则），选择公共交通出行，事情紧急的经部门负责人同意后可选择出租车前往；边区县出差必须在OA中填写《自驾车出差申请单》，并填写驾驶车辆信息及驾车人信息，经批准后可自驾车出差。

5.6.2.2自驾车出差条件：

5.6.2.2.1需要自驾车出差的，先由申请自驾车出差前驾车人必须将自驾车辆的当年度车险原件提供