办公应用文写作

深圳××××××公司 2015年×月×日
会议纪要
概念：记载、传达会议情况和议定事项的文体。 会议纪要不同于会议记录。前者是经过整理的会议 上达成一致的认识，是会议内容的要点；后者是会 议发言的原始记录。 特点：内容概括、条理清晰；内容纪实、不能 增减、添加、更改；语言简练。 格式：多种格式。标题，“（会议名称）+会议 纪要”；文号和制文时间，[2015]2号或第×期；正 文，“开头、逐个事项的缘由和共同决定（一致意 见）”；结尾，主持、出席、列席、请假、记录。
工作总结
概念：对过去一定时期的工作进行回顾并做出 评价的书面材料。 特点：来自于实践，实事求是，用数据或实例 说明成绩或不足；对工作要有体会，要进行评价； 内容要概括，主次要分明，陈述时详略要得当，重 点要突出；切勿将工作罗列成篇。一般是下级单位 写给上级单位。 格式：标题，“单位名称+时间+文种”；正文， “开头（概述基本情况）、主体（成绩、做法、经 验、存在的问题、今后打算，层次要分明、条理要 清晰）”；结尾，表明决心、明确方向。
办公应用文写作
——公司内部培训授课资料
前言
工作中经常需要通过书面文字材料向上级请示、 报告有关事项，或与相关部门沟通工作、反映情况。 这些文字材料统称为公文，有特定的格式，政府机 关、事业单位或国企中常用。 结合我们的实际情况，这里主要介绍在日常办 公中需要用到的公文种类，格式上虽然没有正式公 文规范，但也要基本符合公文要求，因此称为“办 公应用文写作”。
合同
概念：当事人双方之间设立、变更、终止民事 权利、义务关系的协议。合同种类繁多。 特点：订立合同的双方平等；以设立、变更、 终止民事权利、义务关系为目的；受法律保护，有 很强的法律约束力。合同的语言要严谨。 格式：标题，“双方适用对象+文种”；正文， “当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质 量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约 责任、解决争议的方法”；结尾，“双方签名、日 期”；附件，对正式合同的补充说明，有同等法律 效力。
范例
关于出席××××技术研讨会的邀请函 ×××教授：
我公司组织技术人员自2014年×月至2015年×月进行了××××技术的攻关， 经过一年的努力，开发研制完成了××××技术，并在试运行中取得了显著效果。 为了对该项技术进行全面检验，进一步提升该项技术水平，我们将于2015年×月 ×日至×日举办××××技术研讨会。会议安排如下： 一、会议报到时间：2015年×月×日； 二、会议地点：深圳市福田区×××路××大厦； 三：会议议程：×××××××××，×××××××××； 四、联系人及电话：×××，×××××××××。 特邀请您届时出席。
深圳市×××××公司 2015年×月×日
邀请函
概念：邀请有关人士、专家、相关单位参加某 项活动所发出的请约性书信。也称邀请书。 特点：正式的书面函件；与被邀方关系友好； 语言得体、诚挚。 格式：标题，“（活动名称）+文种”；正文， “统称或敬语、举办活动的缘由、目的、事项、时 间、地点、日程安排、联系人、电话”；结尾，写 诚挚的邀请语或“敬请光临”、“欢迎光临”等惯 用语。落款，主办单位和日期。回执，最好是书面 表格形式，便于主办方统计、安排。
范例
××公司2013年工作总结
2013年，在全体员工的共同努力下，公司顺利完成了各项工作任务， 取得了较好的工作业绩。现将一年来的工作总结如下。 一、回顾一年的主要业绩 （一）加强经营管理，圆满的完成了承接工程项目合同产值任务。 签订项目合同共××项，合同造价××××万元，超额完成年度工作计 划目标。 （二）加强安全质量管理，确保安全质量双达标。争创了三个百分 百，实现了年度安全质量管理目标。 二、工作特点和措施 （一）为完成2013年工作任务和责任目标，全面加强企业管理。1、 增强发展意识，××××××××。 2、增强管理意识， ××××××××。3、增强技能意识，××××××××。4、增强责 任意识，××××××××。 （二）加强组织领导，提高整体管理效能。主要体现在“三个到 位”：1、××××××××，2×××××××、3、××××××××。 （三）坚持以人为本，创造和谐的工作氛围。 ××××××××××××××××。
文体种类及编排格式
一 、工作中经常涉及到的实用文体： （一）请示 （二）报告 （三）函 （四）邀请函 （五）会议纪要 （六）合同 （七）总结 二、需要注意的编排格式
请示
概念：下级请求上级对某项工作、问题作出指 示、答复的请求性文体。 特点：事前请示；一事一请示；逐级请示，不 越级；主送一个单位，不多头主送；请示的事项有 几种方案，必须有明确的倾向性意见；上报要及时； 如有附件，需在正文中简要归纳、叙述。 格式：标题，“（主送单位）+事由+文种”； 正文，“收文单位或分管领导、理由、内容、要 求”，理由要充分，措施要可行；发文单位，即 “发出请示的部门”，部门负责人需签名；日期， 即上报请示的时间。
范例
采购合同
甲方： 乙方： 经甲、乙双方友好协商，本着平等互利的原则，根据《中华人民共 和国合同法》及相关法律法规的规定，现就甲方向乙方订购 事宜，达 成一致意见，为明确双方权利和义务，特订立本合同： 一、订购产品名称及数量：×××××××，×××××。 二、产品规格及价格：××××××，××××××。 三、产品包装要求及规格：×××××××××， ×××××××××××。 四、质量标准： 乙方供应的货物须符合国家质量标准、地方质量标准和甲方的生产 要求。 五、付款方式： 乙方将货物送到甲方处并经甲方检验合格且卸货后 日内付款。 六、交货时间和地点： 2015年 月 日前乙方将货物送至 。运费由乙方负担。 运输过程中货物毁损、灭失等各种风险均由乙方承担责任。
三、存在的问题 （一）队伍的整体素质和管理水平有待提高，工作作风纪律不严，有 待进一步提高。 ××××××××,××××××××。 （二）生产管理水平有待进一步规范。一是制度不健全；二是管理执 行和手段不够；三是技术档案资料监管力度不够。××××，××××。 四、2014年的工作思路 1、抓生产，保增长：力争实现2014年比2013年增长30%。 2、 抓质量，保生存：在质量中要注重保合格保精品，以质量谋求 企业的长期生存。 3、抓管理，求实效：求真务实，创新管理理念，进一步理顺工作 关系，探索新的管理路子，解决新问题，真抓实干，扎实工作。 2014年，我们要以新的工作姿态、新的工作要求、新的挑战，全身 投入，努力工作，为把公司做大做强，而努力奋斗。
函
概念：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问 和答复问题，或向有关主管部门请求批准事项的文 体。包括发函和复函两种。 特点：单一性，一份函只写一件事；单位之间 不相隶属，属平行文；行文、格式灵活；语言要平 和、礼貌、诚恳，切忌使用生硬、命令性的语言。 格式：标题，“（发文单位）+事由+文种”； 正文，“主送单位、发函缘由、主体（致函事 项）”；结尾，礼貌性地提出请求；结语，事项不 同，用语不一样，“特此函告”、“请即函复”、 “特此函复”；落款，发文单位和日期。
范例
会议纪要
时间：2015年×月×日 地点：公司三楼会议室 主持：××× 出席：××× ××× ××× ××× ××× 记录：××× 主要内容： 一、会议研究了组织和流程的优化调整，同意撤销×××部，将 ×××部与×××部合并，成立×××部；调整审批权限，×万元以下 的合同由副总经理审批，以进一步提高工作效率。 二、会议研究了×××部提出的参加广州电子产品展事项，同意由 ×××副总经理负责参展事宜，费用控制在××××元以下。
范例
关于尽快交付冲床设备的函
深圳××××公司： 贵公司今年1月与我公司签订了研制两台冲床设备的合同，约定于3 月30日交付我公司，可是至今乃未研制完成。为此，我公司曾多次电话 催贵公司尽快交付，但贵公司一直没有明确回复。由于冲床设备不能按 时到位，导致我公司的生产业务受到影响，产生了经济损失。为此，请 贵公司尽快交付两台冲床设备，以免造成更大的经济损失。 特此函告。
范例
关于××××××的报告
公司领导： 根据××××项目计划，我们抓好了××××××××，目前已 完成了第一阶段的工作任务，现将有关情况报告如下： 一、××××××××。 二、××××××××。 下一步，我们将××××××××，确保在规定的时间里，保质 保量完成项目各项工作。 专此报告。
××××部 2015年×月×日
七、双方权利和义务： 1、乙方必须××××××××××××。 2、如乙方提供的货物不符合要求， ××××××××××××××××。 3、甲方应在乙方所送的货物到达后及时进行质量检测， ××××××××。 4、如乙方未按照本合同第六条规定的时间送货、送货迟延或货物的 数量与合同约定不符，应赔偿甲方违约金 元。 八、特别声明条款： 。 九、本合同一式两份，甲乙双方各持一份，具有同等法律效力，双 方签字盖章后立即生效。双方发生争议时，协商解决订地： 甲方（盖章）： 乙方（盖章）： 代表人签字： 代表人签字： 电话： 电话： 传真： 传真： 开户行： 开户行： 账号： 账号： 日期：2015年 月 日 日期：2015年 月 日
范例
总经理办公会议纪要
[2014]×号 2014年×月×日，×××在公司906会议室主持召开总经理办公会议， 研究2015年度工作计划和授权××公司独家代理销售×××产品事项。 会议纪要如下： 一、会议认为，2015年要立足市场，细分市场情况，狠抓产品质量， 重点做好以下主要工作，×××××，×××××，完成销售 ×××××万元的目标。会议一致同意通过2015年度工作计划。 二、会议认为，××公司是我公司多年的合作伙伴，具有良好的市 场开发能力，×××相关产品占有一定的市场份额。会议一致同意授权 ××公司独家代理销售×××产品。 主持：××× 出席：××× ××× ××× ××× 记录：×××
范例
关于参加工业设计培训的请示
公司领导： 我部门的主要职责是负责公司自主产品的设计。随着客户对产品外观要求的 提高，产品的功能、结构、形态等也需要不断创新。为持续提升我公司产品的设 计水平，我们建议安排×××、×××、××等3名设计人员参加工业设计培训， 学习最领先的工业设计知识。 经了解，目前深圳满足我们需求的培训机构有两家：一家是深圳市×××公 司，培训时间为24个课时，培训费约4800元/人；另一家是深圳市××××公司， 培训费时间为20个课时，培训费约4600元/人。 妥否，请批示。 附件：1.×××公司培训介绍 2.××××公司培训介绍