Access篇使用技巧(推荐)

Access篇

6.1 基本应用技巧

6.1.1 在表格中自动输入月份和年份

在制作表格过程中，常常需要输入系统当前的日期或时间，如果直接输入的话，特别麻烦。有什么更快更好的方法吗？

答：可以利用快捷键来输入。

输入当前日期：选中需输入当前日期的单元格，直接按下“Ctrl+；”键可输入当前日期。

输入当前时间：选中需输入当前时间的单元格，直接按下“Ctrl+Shift+；”键即可。使用上述方法插入的日期和时间的类型是标准格式的文本类型，所以不能在其他非文本格式的单元格中用这种方法。

6.1.2 执行单一条件筛选

系统的筛选功能还是很不错的。但是它总是自作聪明地自动保存前一次筛选的条件，这给执行独立条件筛选带来很多不便。请问可以更改系统这一默认设置吗？答：其实这主要是因为系统在选择内容上实行的是继承选择机制，所以导致筛选条件的继承。要实现独立条件的筛选，可以执行如下操作：首先在“数据透视表视图”或“数据透视图”操作窗口打开数据表。移动鼠标至“数据透视表”或“数据透视图”工具栏上，单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“属性”命令，再选择“筛选和分组”选项卡。单击取消选择“在筛选区内允许选择多个项目”复选框，如图

6-1所示。

图6-1 设置单一条件筛选

这样就可以根据独立条件来进行筛选了。

6.1.3 打印数据库关系图

数据库之间的关系多而复杂，为了更好分析，希望能将它们的关系图直接打印出来，可是系统好像没有提供这样的操作命令。请问该如何才能打印出关系图呢？

答：在系统中是无法直接打印出关系图的，但只要生成图形化关系报告，然后打印该报告就可以得到关系图了。生成关系报告的操作如下：打开数据库文件，然后执行“工具”菜单中的“关系”命令，调出“关系”窗口。再单击“文件”菜单中的“打印关系”命令，这时系统会自动生成一份显示各种关系的报告。再单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“打印”命令来打印该关系报告。也可以执行“另存为”命令来保存该关系报告。

6.1.4 自定义数据表的背景

创建的数据报表都是一个样式，想改变一下数据表的显示背景，该如何操作？

文字处理实战正文

答：要更改数据报表的背景，可以执行如下操作：首先打开该数据报表，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“属性”命令，接着会弹出一个报表属性对话框，如图6-2所示。

图6-2 “报表”对话框

在“格式”选项卡中选择“图片”项，再单击后面的“省略号”按钮图标，这时会弹出一个“插入图片”对话框，可以通过它来设置要设为背景的图片。同时还可以利用“图片缩放模式”项，以及“图片对齐方式”等其他项来调整图片的大小和其他属性。

6.1.5 隐藏工作表

请问如何在数据库窗口隐藏数据表？

答：要隐藏数据表是很简单的。可以执行如下操作：在数据库窗口，选择该数据表，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“属性”命令，在弹出的对话框中单击选择“隐藏”复选框即可。

其实除了上面的方法外，还可以将数据表设置为系统对象，来达到隐藏的目的，因为系统对象的属性都是隐藏的。只要在该数据库的名字前加上“usys”就可以将它设置为系统对象。

6.1.6 显示隐藏的对象

请问如何查看隐藏的数据表或其他对象？

答：可以通过下面的设置来显示隐藏的对象：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“视图”选项卡，然后单击选择“隐藏对象”和“系统对象”两个复选框，如图6-3所示。

图6-3 显示隐藏对象

最后单击“确定”按钮完成即可。

6.1.7 以单击方式打开数据窗口

请问如何设置可以直接单击就能打开对象？

答：可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“视图”选项卡，最后单击选择“单击打开”单选按钮即可，如图6-4所示。

文字处理实战正文

图6-4 以单击方式打开窗口

6.1.8 在数据表中插入图片或声音信息

请问用什么办法可以将图片或声音等其他类型的信息插入数据表中？

答：一般的数据表中都是文本信息，如果要插入其他类型的信息，可以以OLE对象的形式来实现。具体步骤如下：首先在数据库窗口选择该数据表，然后单击“设计”按钮，为该数据表增加一个字段，并将其“数据类型”项设置为“OLE对象”。然后再打开该数据表，选择刚才添加的字段下要插入信息的记录单元格，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入对象”选项，再在弹出的对话框中选择“由文件创建”单选按钮（如果选择“新建”单选按钮，就可以调用系统已有的应用软件来编辑对象），然后单击“浏览”按钮，选择要插入的图片或声音文件，如图6-5所示。

图6-5 插入图片成声音文件

如果要使插入的图片和源文件保持自动更新，可以选择“链接”复选框；还可以选

择“显示为图标”复选框来使该对象以图标显示。最后单击“确定”按钮完成添加。

6.2 数据处理技巧

6.2.1 数据库格式转换的必要性

听说各个版本的Access之间的数据库格式有些不兼容。请问能具体说说吗？

答：现在常用的Access版本一般有三个，即97版、2000版和2002版。它们基本上是向下兼容的，即高版本一般可以兼容低版本的数据文件，而低版本的一般无法打开高版本的数据文件。所以在2002版本中一般可以直接打开和编辑任何的2000版本的数据库文件或项目，即使是有安全措施的数据库也是如此。

虽然Access版本有向下兼容的特点，但是如果要在2002版本中使用97版本的数据文件却是有一定的局限性。只能打开数据文件，但无法进行必要的编辑或修改（比如无法修改或编辑数据文件中的对象和设计等），所以必须将其转换到更高版本。但是一旦将低级版本的数据库文件转换为高级版本的数据文件格式后，该数据文件就无法在低级版本中再执行或打开了。

6.2.2 建立关系子表来统计数据

请问如何在一个数据表建立关系子表进行统计？

答：要建立关系子表进行统计可以执行如下操作：先打开该数据表，然后单击“插入”菜单上的“子数据表”命令，在弹出的“插入子数据表”的对话框中，选择“表”选项卡，再在下面的对话框中选中该数据表。然后分别在“链接子字段”框和“链