Excel表格数据如何拆分与合并

Excel表格数据如何拆分与合并

OfficeExcel是由微软公司开发的一种电子表格程序，是微软Office系列核心组件之一，可提供对于XML的支持以及可使分析和共享信息更加方便的新功能。

下面一起看学习Excel知识。

一、数据的拆分与提取

学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理，他在记录客户的通讯

地址和邮政编码时，将它们放在了一个单元格中(如图1)，到了年底想利用Word中的“邮件合并”功能给每位客户发送贺卡邮件时，

看着三四千条客户信息，才发现这样的记录方式有问题，赶紧发邮

件向我求助。幸运的是，这个Excel文档中填写地址和邮政编码数据的中间有一个空格，所以可以在10秒钟之内轻松搞定。

(1)数据拆分操作

由于数据量较大，所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数

据→分列”命令，选择默认的“分隔符号”选项，单击“下一步”

按钮。然后将中间“空格”的选项选中，会在下方看到分列的预览。

再进入“下一步”，单击“完成”按钮，好了，大功告成。

如果中间没空格，前面的客户地址信息文本长度又不一致呢?也不难，15秒即可完成。无法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函数常用的有3种：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分别从“左”、“右”和“中间”提取

单元格中的文本字符。本例中，分别使用“LEFT”和“RIGHT”来提取客户地址信息和邮政编码。

(2)文本提取函数的操作

先来看看右侧“邮政编码”数据的提取。将光标定在B2单元格中，输入公式“=RIGHT(A2，6)”，回车后，就能自动提取出数据源

A2单元格右侧第6位文本字符，也就是邮政编码数据信息，最后填

充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息。

下面再来看看左侧“客户地址”数据的提取。将光标定在第1个客户地址单元格后面C2单元格中，然后在单元格中输入公式

“=LEFT(A2，LEN(A2)-6)”。回车，再用填充柄向下填充所有客户

地址信息。

小提示：由于左侧的文本字符长度不一致，所以要在“LEFT函数”的第2个参数中嵌套一个“LEN函数”。“LEN函数”的作用是

计算出A2单元格的总字符个数，然后用总的字符数减去6位邮政编码，计算出地址的文本字符数。

二、数据的合并

除了把数据进行拆分或提取，数据常常需要合并，有两种常用方

法。

下面来看一个例子，客户所在的“城市”和“地址”信息分别记

录在了两个单元格中，现在需要将它们合并到一起，生成一个“通

讯地址”，如何实现?

将光标定在C2单元格中，然后在其中输入公式“=A2&"市

"&B2”(这个公式说明有3个文本相加，分别是城市名称、“市”字

符和客户地址信息，见图5)。回车后，销售城市地区和客户地址信

息就合并到了一起，最后用填充柄向下填充。如果使用

，"

函数”，在B2单元格中输入“=CONCATENATE(A2“CONCATENATE

市"，B2)”，也可以把多个文本进行合并，大家可根据个人喜好自

由选择。

很多公司或人员都把Excel当作小型数据库来使用，数据查询工

作必不可少。这些查询功能有一个相同的前提，就是尽可能地将数

据按照不同的内容分类，把数据拆分成信息单一的“字段”表的形

式。例如，为通讯地址信息分别建立“城市”和“地址”２个字段，为电话信息分别建立区号”、“总机”和“分机”３个字段。这样

才能按照字段进行排序、筛选、数据透视表、甚至使用一些查找函

数来查询和检索数据。

在使用或查看数据信息时，有时又需要较完整的数据信息，那么就需要将数据进行合并。无论拆分还合并只是一种操作手段，目的是利用Excel将数据信息管理好，让它为我们的应用提供便利，成为我们办公中的得力助手。