公文管理制度(试行)

公文管理制度（试行）为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。

公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。

第一条公文的种类一、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。

2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

二、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。

2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。

三、报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。

其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。

四、公函类对外商洽工作、询问和答复，用“函”。

五、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。

第二条公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。

一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。

如：公司××部关于××××的通知。

二、发文字号。

（一）发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

（二）公司级文件。

1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。

2、使用“上（*）发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。

3、使用“上（*）发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。

如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为：（三）部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。

部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件；涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。

三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。

如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。

四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。

五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。

六、公文应注明发送范围和印数。

上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。

轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。

上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。

有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。

七、密级公文应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。

八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。

九、文件页面标准格式（附件1-1、1-2、1-3）。

第三条 行文规则一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。

二、公司各部门可以联合行文。

三、公司所属各部门不得越级请示。

四、请示的公文一般应一文一事。

第四条 部门申请“上（*）发”公文办理程序第五条起草公文要求。

一、起草必须使用办公室统一的文件格式。

二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。

涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。

如涉及其他部门，以公司级文件下发。

三、凡以“上（*）发”字号发出的公文，必须报办公室审核。

审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。

各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。

四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。

部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。

五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第六条收文处理程序。

一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。

二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。

承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。

三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。

四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其处理程序见“第六条收文处理程序”。

第七条公文立卷、销毁。

一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。

二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。

三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。

四、没有存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。

对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以上）监销，监销人应在销毁文件清册上签名。

附件1-1：公司级文件格式秘密等级紧急程度########有限公司文件上发[年份]××号签发人：×××[标题字号：小初号黑体字，红色。

发文字号：4号仿宋－GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。

如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。

] [空一行]关于××××××的决定[公文标题：用3号仿宋－GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

标题中除引号“”和书名号《》外，一般不使用其它标点符号。

][空一行]××××××、×××××：[主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋－GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（空一行）附件：1.2.（空一行）××××年××月××日[时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全] （加盖公章）[公文正文：为小4号仿宋－GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

][页码：阿拉伯数字1、2、3，居中。

][公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。

如无附件，在正文下空一行，标注日期，加盖公章。

公章必须加盖在正文页上。

距最后一行正文不超过2mm-4mm，用印必须清晰、端正。

]（此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm）主题词[小4号黑体字]：××××××[小4号仿宋体字，词目之间空1字]发送：×××、×××[小4号仿宋－GB2312字，词目间顿号]校对：×××[小4号仿宋－GB2312字]########有限公司××××年××月××日印发[小4号仿宋－GB2312字制文时间，数字小写]附件1-2：部门主办的公司级文件格式秘密等级紧急程度########有限公司文件上（*）发[年份]××号审签人：签发人：[标题字号：小初号黑体字，红色。