河海大学有关举办国际学术会议的管理组织办法
学校对外学术交流管理制度
第一章总则第一条为加强学校对外学术交流工作，提高学术水平，促进学校与国内外高校、科研机构、企业等单位的合作与交流，特制定本制度。
第二条本制度适用于学校所有对外学术交流活动，包括学术会议、合作研究、学术访问、学术竞赛等。
第三条学校对外学术交流工作应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和学校发展规划；2. 优先支持国家重点学科、优势学科和特色学科；3. 促进学校与国内外高校、科研机构、企业等单位的互利共赢；4. 注重学术交流的质量和效益。
第二章组织与管理第四条学校成立对外学术交流工作领导小组，负责统筹规划、组织协调和监督管理学校对外学术交流工作。
第五条学校对外学术交流工作领导小组下设办公室，负责具体实施和管理以下工作：1. 制定对外学术交流工作计划；2. 组织对外学术交流活动；3. 审核对外学术交流项目；4. 管理对外学术交流经费；5. 收集、整理和发布对外学术交流信息。
第六条学校各学院、部门应积极配合对外学术交流工作领导小组开展工作，确保对外学术交流活动的顺利进行。
第三章交流项目与活动第七条学校对外学术交流项目分为以下类别：1. 学术会议：包括国际学术会议、国内学术会议、学术研讨会等；2. 合作研究：包括联合科研项目、学术合作协议等；3. 学术访问：包括国内外专家学者来校访问、学校教师出国（境）学术访问等；4. 学术竞赛：包括国内外学术竞赛、学生创新竞赛等。
第八条申报对外学术交流项目应具备以下条件：1. 项目内容具有创新性、前沿性和实用性；2. 项目团队具有较高学术水平和实践经验；3. 项目经费预算合理；4. 项目预期成果显著。
第九条对外学术交流活动的举办应遵循以下程序：1. 提前向对外学术交流工作领导小组办公室提出申请；2. 经审核批准后，由申请单位或个人组织实施；3. 活动结束后，向对外学术交流工作领导小组办公室提交活动总结报告。
第四章经费管理第十条学校设立对外学术交流专项资金，用于支持对外学术交流项目与活动的开展。
大学国际学术会议管理暂行规定
大学国际学术会议管理暂行规定本规定是根据XX省《关于印发（在鄂举办国际会议管理实施规范）的通知》等文件精神，结合我校实际情况，进行修订。
一、基本原则1.本暂行规定中的国际学术会议是指：以我校名义在校内或国内举办的、与会者来自3个或3个以上和地区（不含港、澳、台地区）的学术会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
2.举办国际学术会议要从根本利益和我校对外交往的实际需要出发，做到以我为主、目的明确，统筹协调、从严掌握，厉行节约、讲究实效。
3.国际学术会议是开展国际学术交流的重要形式。
主(承)办相关的国际学术会议不仅有助于提高本单位学科学术水平和地位，而且有助于提升学校知名度。
学校积极鼓励以学校的名义在校内或国内召开具有较高专业水平的学术性国际会议，特别是高层次、高水平的型国际学术会议。
4.以我校名义在校内或国内主(承)办国际学术会议，其会议主题和内容应与我校相关学科的教学、科研紧密结合，有利于促进我校的学科建设和发展，并不得与和上级有关政策精神相违背。
二、报批程序1.申报国际学术会议的单位，应提交举办会议的请示件。
请示件内容应包括：举办国际学术会议的必要性；主办单位及协办单位名称；会议议题和主要内容；举办时间、会期、地点，与会人员范围、总人数；拟邀请外宾人数、国别、职务等；经费来源；相关涉台和其他敏感问题及对策；有关国际学术会议情况，并附上相关背景资料。
2.申办、承办或举办国际学术会议的请示件，经本单位负责人签字确认后，应在举办国际学术会议前4个月向学校国际交流与合作处提交。
3.由学校国际交流与合作处根据有关文件精神，会同相关部门初审后，报校领导审核；经校领导审核后，由学校行文，向XX省教育厅对外合作与交流处申报；经省教育厅审核后，向省外事（侨务）办公室提交;由省外事（侨务）办公室审核后，根据审批权限向省委或省提交，经审批通过后，方可执行。
三、审批权限1.按照规定的审批权限，外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，应报、审批。
国际会议召开管理办法
国际会议召开管理办法国际会议召开管理办法随着国际交流日益频繁，各国之间的联系日益密切，国际会议的召开越来越重要。
针对国际会议的规模、形式、内容等问题，建立科学的管理办法是至关重要的。
本文将重点介绍国际会议的召开管理办法，旨在为相关管理人员提供思路和指导。
一、会议规模和形式在策划会议之前，需要根据会议主题、目的以及参会人数等因素确定会议规模和形式。
会议规模的大小一般与参会人数、场地大小、预算等有关系。
根据不同的规模和形式，可以采用不同的会议管理方式，从而实现会议的顺利召开。
1、大型国际会议大型国际会议通常有几百名与会者，涵盖多个领域，需要国际知名人士参与。
这类会议需要在策划、组织、执行等方面进行大量的准备工作。
为了保证会议的成功，需要进行充分的组织和管理，建议采取以下措施：（1）由专业团队进行策划和组织：对于大型国际会议，细节决定成败。
策划和组织这类会议需要一支专业团队。
这支团队需要做好会议内容的规划、嘉宾邀请、领域专家的评审、场地租赁、设备搭建等工作。
团队成员要有优秀的组织能力和执行能力。
（2）充分准备会场设施：会议期间，会议场所的设施和设备非常重要。
对于大型国际会议来说，场地的选择要早期确定，场地内设施要配备齐全，例如声响、灯光、会议桌、椅子、电视机等设备均要充足，一些常用工具和文具也要备好。
（3）安排酒店和交通：在国际会议期间，涉及酒店和交通的部分也很重要。
参会嘉宾的食宿安排要事先明确，订票、乘坐车辆的安排也要提前准备好，避免时间和精力上的浪费。
（4）提供会议资料和纪念品：在会议现场，参与者往往需要一些相关的材料和资料，以便随时进行参考和了解。
同时，向与会者介绍相关的纪念品，既可以增加参与者对会议的兴趣，又可以作为对会议最好的纪念。
2、小型国际会议相对于大型国际会议，小型的国际会议规模较小，一般适合于探讨某一特定领域的问题，参会者人数可控制在数十名以下。
这类会议由于规模比较小，运作较加灵活，但对管理和执行方面的要求也较高。
举办国际会议的管理办法草案
举办国际会议的管理办法（草案）为了进一步规范我校举办国际会议的相关事项，根据上级有关精神及我校相关队定，特制订本办法。
第一条定义国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）以我校名义举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
第二条举办国际会议应具备的条件一、筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础，国际国内有一定的影响；二、会议主题要符合我国改革开放、教育和科研发展的需要；三、凡属研讨性的国际会议，筹备部门应能组织一定数量和质量的学术论文；四、筹备国际会议的部门应与学校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会议场所、食宿、交通及安全等工作；五、会议经费有保证。
第三条举办国际会议申报程序一、筹备国际会议的学院部门应提前5个月，就会议的背景、主题、内容、目的、规模、日期、经费来源、会务安排、与会者人员名单等提出报告。
报告须由申办部门领导签署意见，经科研处审批后，再交国际交流处（港澳台事务办公室）审批。
二、送审报告经校国际交流处（港澳台事务办公室）审核并报请校领导批准后，由国际交流处（港澳台事务办公室）行文上报市教委、市外办。
三、举办国际会议的申请得到批准后，由国际交流处通知申办部门、校办科研处。
申办部门得到通知后，应提前3个月准备国外代表和台湾代表相关资料，并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。
四、学校校长办公室协调各个相关部门筹备会议，国际交流处寄发重要外宾的邀请信，办理国外代表入境手续，将有关台湾代表材料交台湾事务办公室报请市台办。
若市台办不同意有关台湾代表参加会议，申办部门应婉言谢绝台湾代表参加。
五、由学校承办的国际会议应提前一个月向主管校长汇报会议筹备情况，由部门承办的国际会议应提前两周向国际交流处（港澳台事务办公室）汇报会议筹备情况。
会议一般不邀请市领导和驻沪领事馆人员参加，若会议期间必须拟请上海市领导或驻沪领事人员参加，应提前三周报国际交流处，由国际交流处出面邀请。
国际会议召开管理办法
国际会议召开管理办法一、引言国际会议是促进不同国家之间合作与交流的重要平台。
为了确保国际会议的顺利召开，有效管理和协调各项工作是必要的。
本文将介绍国际会议召开的管理办法，以确保会议的高效和成功。
二、组织机构1. 主办单位：主办单位是国际会议的组织者和承办者，负责筹备、安排和执行会议的各项工作。
主办单位应具备丰富的经验和专业知识，并确保会议的目标与主题与会者的需求相一致。
2. 协办单位：协办单位是与主办单位合作，共同承担会议组织和管理的责任。
协办单位应派出具有相关专业背景和丰富经验的人员，与主办单位密切合作，共同制定和执行会议计划。
3. 会议秘书处：会议秘书处是协助主办单位和协办单位组织和执行会议工作的机构。
会议秘书处负责与与会者的沟通、注册、接待、会务等事宜，并提供支持和协助主办单位和协办单位的工作。
三、会议筹备1. 确定会议目标与主题：主办单位应明确会议的目标和主题，并根据需求确定会议议程和内容。
会议目标和主题应能够引起与会者的兴趣和关注，有助于促进各国之间的合作和交流。
2. 确定会议时间和地点：主办单位应根据与会者的方便性，确定会议的时间和地点。
会议的时间应尽可能避免与其他重要会议和节假日冲突，以便吸引更多的与会者参加。
3. 招聘与会者：主办单位和协办单位应共同制定与会者招聘方案，包括制定招聘标准和途径，开展宣传活动，邀请相关专家和学者等。
招聘与会者的方式应多样化，并充分考虑地区和文化差异。
四、会议组织1. 编制会议议程：主办单位和协办单位应共同制定会议议程，包括确定议程主题、安排演讲者和发言人、安排讨论和工作小组、确定会议交流平台等。
会议议程应合理安排时间和内容，确保与会者能够充分参与和交流。
2. 提供会议设施和服务：主办单位和协办单位应确保会议场地和设施的适应性和便利性，包括会议厅、网络连接、翻译设备、视听设备等。
同时，还需提供与会者所需的服务，如食宿安排、交通接待、资料提供等。
3. 组织交流与合作活动：除会议本身外，主办单位和协办单位还应组织与会者之间的交流与合作活动，如专题研讨会、企业洽谈会、文化交流活动等，以促进跨国界的合作和交流。
学术会议(讲座)管理办法
学术会议及学术讲座管理办法为了进一步活跃学校学术气氛，繁荣学术交流，开阔学术视野，提高学术讲座质量，使学术活动更加规范化和制度化，结合学校实际，制定本管理办法。
一、总则1、各学院、部门举（承）办学术会议（讲座）必须实行审批备案制度，未经审批不得举（承）办。
2、教师参加国内外学术会议（讲座），须向科技处报备审批，否则财务处不以予审核报销。
3、若会议（讲座）涉及意识形态领域由科技处和宣传部共同负责审批备案，涉及国际会议的则由科技处和国际合作交流处共同负责审批备案。
二、关于学术会议管理（一）举(承)办学术会议1、会议申报各学院每年12月份集中申报下一年度举(承)办学术会议计划，经科技处审批、学校审核，确定会议是否纳入年度计划。
一旦纳入计划，学校根据会议的规格及规模给予一定的经费资助，否则不予以资助。
2、会议经费资助标准举（承）办学术会议的经费，原则上由承办单位自行解决，学校不另行资助。
如因举（承）办单位经费困难且规模大、影响广的学术会议，学校将予以一定资助。
资助上限为：国际、港澳台学术会议，国内国家级学术会议资助最高人民币10000元（有院士、全国学会的主委等参加的学会，可以提高到15000元）；省级学术会议最高资助5000元；市级学术会议最高资助3000元。
资助费用用于讲课费（专家讲学、讲座费发放的标准以学校出台的相关文件为准）、会议就餐、住宿及其它会务开支费用，会议结束后，票据经科技处审核签字后再交财务处核销。
3、举（承）办流程（1）会议申报流程：填写申报表（申请学校资助填附件1、自行承担经费填附件2）→学院（部门）签章→科技处签章（遇有涉及其他部门职权的事项，则转呈其他部门签审）→分管校领导→科技处备案。
（2）会议举（承）办前1周，举（承）办单位将会议日程安排报科技处审核，科技处报校党政办审核备案；（3）会议结束后一周内，举（承）办单位将以下材料交科技处存档：①会议通知（红章原件）；②会议日程安排；③纸质专家讲义（以院外专家为主）；④签到册复印件；⑤会议总结。
大学举办学术会议等学术活动管理办法
大学举办学术会议等学术活动管理办法1. 引言为了加强学术交流，促进学术研究，提高学术水平，大学制定了本管理办法。
本办法旨在规范大学举办学术会议等学术活动的流程和要求，确保学术活动的质量和效果。
2. 学术会议等学术活动的主体和类型2.1 主体学术会议等学术活动的主体包括学术委员会、组织单位和参与单位。
2.2 类型学术会议等学术活动的类型包括学术会议、学术报告会、学术交流会等。
3. 学术会议等学术活动的组织与筹备3.1 学术委员会的成立学术委员会由大学根据学术领域的特点组建，负责学术会议等学术活动的组织和筹备工作，由大学领导担任主任，学术界知名人士担任副主任和委员。
3.2 组织单位的确定根据学术活动的主题和目的，大学确定相应的组织单位，负责学术活动的具体组织工作。
组织单位应当具有相关的学术背景和经验，并做好活动筹备工作。
3.3 参与单位的邀请组织单位负责根据学术活动的需要，邀请相关的学术机构、专家学者、研究人员等作为参与单位。
参与单位需要提供有关的研究成果和学术报告，并参与学术交流。
3.4 学术会议等学术活动的组织计划组织单位根据学术活动的要求，制定相应的组织计划，包括活动的时间、地点、议程安排等。
组织计划需提前向学术委员会报备并获得批准。
4. 学术会议等学术活动的开展和评估4.1 学术活动的开展学术活动按照组织计划的安排进行。
组织单位需要提供相应的活动场地、设备和材料，并保证活动的顺利进行。
4.2 学术活动的评估学术委员会负责对学术活动进行评估。
评估内容包括学术活动的组织和实施情况、参与单位的贡献和反馈等。
评估结果将作为改进学术活动的参考依据。
5. 学术会议等学术活动的宣传和推广大学应当充分发挥自身的平台和资源优势，通过多种渠道宣传和推广学术会议等学术活动。
宣传内容包括活动的主题、时间、地点、参与单位等信息，并注重在学术界和相关领域广泛传播。
6. 附则本管理办法自发布之日起生效，并适用于大学举办的所有学术会议等学术活动。
学院关于举办涉外学术交流活动的规定制度
学院关于举办涉外学术交流活动的规定制度为了进一步规范我院涉外学术交流活动的开展，根据国家教育部、财政部以及人民政府等上级部门制定的有关文件精神，结合我院的实际，制定本规定。
一、总则1．涉外学术交流活动是指外国和港澳台专家、学者、教师和艺术家（以下简称访问学者）由我院主请或经其他途径，前来我院讲学、讲座、座谈、合作科研、举办展览和召开国际会议等学术交流活动（来我院按照本科生、研究生教学计划直接授课的不属此类）。
2．涉外学术交流活动需有利于我院在教育理念、目标、教学、科研、管理、接纳国际惯例等方面的全面改革和创新，有利于学习和借鉴国外著名高等美术、设计院校的现代办学理念，以及科学治校的长处，以弥补我院的不足。
3．学院任何单位和个人联系的访问学者来我院进行学术交流活动，均须事先将交流意向报告学院外事办公室，并初步商定方案。
在此之前，任何单位和个人不得对外作出承诺，更不得擅自以本单位或学院的名义进行任何涉外学术交流活动。
4．访问学者来我院进行学术交流活动可分为三类：由学院单独举办；由学院和学院各单位联合举办；由学院各单位举办。
5．各有关单位必须认真做好接待工作，不损国家和学院的对外形象，必要时学院外事办公室派员参加。
6．各有关单位要加强对我院教师和工作人员的爱国主义和外事纪律等方面的教育，提高保密意识，注意内外有别。
二、在我院进行学术交流活动的访问学者必须具备的条件1．对中国态度友好，遵守中国的法律、法规，尊重中国的宗教政策、道德规范和风俗习惯，不从事与专家、学者身份不符的活动。
2．在艺术、设计、或其他学科方面有一定的造诣，交流内容符合我院需要，并且不含有反华、影响我国安定团结和统一以及色情、暴力等成份。
3．身体健康。
三、来我院学术交流的访问学者的待遇标准及经费来源访问学者来我院进行的学术交流活动，凡符合上述条件,经学院批准，可由学院引进智力领导小组审核其资格，参照以下标准给予访问学者相应的工作和生活待遇：第一类：在世界美术、设计、艺术史论界或其他领域造诣深厚，享有盛誉的著名专家、教授；曾在某一学科领域取得重大成就，获得国际学术界公认的奖项；担任国际专业学术组织或团体的负责人；来校交流能有利于学院创建新学科、新专业、新课程，促进重点学科、专业和课程的发展；能协助学院与国际专业学术组织建立友好关系。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
河海大学关于举办国际学术会议的管理办法为了做好我校举办国际学术会议的管理，规范申办程序，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部有关文件精神，结合我校实际，制定本管理办法。
一、申请举办国际会议应具备的条件
（一）申请举办国际会议的单位在相关的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研研究水平较高，一般应在国内处于领先地位。
（二）能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议。
（三）得到有关主管部门的同意和支持。
（四）会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。
二、预报、申报和审批举办国际会议的程序
（一）预报
预计在上半年对外承诺或召开的国际会议，应在前1年9月份预报会议计划；预计在下半年对外承诺或召开的国际会议，应在当年的2月份前预报会议计划。
预报国际会议的年份是指学校和单位拟对外宣传或承诺的年份，不是会议召开的具体年份。
各具体召开国际会议的单位，报计划至国际合作处后，由国际合作处统一报教育部。
（二）正式申报
经过预报后，会议举办单位须在对外宣布至少4个月前提交书面申请（不得先对外宣布或承诺后再申报）。
（三）经国际合作处初步审核后，报教育部审批；待有关教育部正式批准下
文后，承办单位方可对外承诺并积极开展各项筹备工作。
三、国际会议总结
（一）会议结束后，承办单位要认真总结经验，按要求写书面总结，送国际合作处。
（二）承办单位必须将有关会议始末的材料搜集整理完毕后，送国际合作处归档。
（三）会议结束后一个月内，向教育部《国际学术动态》投递学术性总结。
（地址：华中科技大学图书馆《国际学术动态》编辑部，邮编：430074）会议总结报告的主要内容包括：（1）会议名称、时间、地点、与会人员、主题、协办单位和学术牵头人；（2）详写会议学术内容，包括：国际上本学科的动向、趋势、水平介绍和评价、与会国内外著名学者的最新研究成果和动向等，结合会议交流信息，突出重点，侧重创新，述评结合；（3）会议反映出来的我国在该学科领域与国际水平的差距，存在的问题和建议、感受等；（4）可附上图表，将其中的外文尽量译成中文；（5）会议论文集的出版情况；（6）篇幅以3000-8000字为宜。
四、举办国际会议的注意事项
（一）会议所需经费主要由承办单位自筹解决，需要学校资助的，按学校有关文件执行。
经费使用应有专人负责，会议结束后应及时进行财务决算。
（二）对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待：如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。
（三）原则上不邀请未建交国家人员出席会议。
如有特殊需要，须事先通过
国际合作处报江苏省外办审批。
（四）原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则需专案报批。
（五）确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。
（六）一切涉外事宜，均应事先与国际合作处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。