3.科技档案管理课程
科技档案管理
主讲：王莉敏
科技档案是科学技术档案的简称。科技档 案是档案中的一大门类，与其他档案相比，它 无论是在内容构成与形成规律上，还是在管理 与作用特征上，均有自己的显著特点。为了做 好档案管理工作，我们首先应认识这一管理对 象。因为科技档案的前身是科技文件材料。所 以，在这一讲里我们主要讲述什么是科技文件 材料、科技档案，科技文件材料与区别、基本 形式、作用与特点、及科技档案的基本种类和 内容构成等几方面的问题，主要目的是给大家 讲清科技档案的概念。
第二讲
科技档案的前期管理
一、科技文件材料的形成与积累
这里将重点讲一下对科技文件材料的编号、更改、审签。 1.科技文件材料编号 科技文件材料的编号，就是根据科技文件材料的形成规律，按照一定 的要求和方法，用字母和数字组成一组代号，用来表示科技文件材料的内 容与特征的一种“技术语言”。 （1）科技文件材料编号的要求。 （2）科技文件材料编号方法。 （3）科技文件材料编号与科技档案编号的区别和联系。 2.科技文件材料更改方法 科技文件材料的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方式 和方法，改变科技文件材料某些内容的一项工作。 3.科技文件材料审签程序 介绍一般和几种主要科技文件材料的审签程序。 （1）一般科技文件材料的审签程序。 （2）主要科技文件材料的审签程序。
二、科技文件材料的鉴定、整理
科技文件材料鉴定与整理，是指归档科技 文件材料的鉴定、组卷与案卷编目。
（一）科技文件材料的鉴定工作
在科技文件材料整理工作中，首先应对科 技文件材料进行鉴定工作，其内容主要包括： 1.完整性鉴定 2.准确性鉴定
（二）科技文件材料组卷
案卷是科技档案管理和利用的基本单元。 1.组卷要求 按GB／T11822－2000《科学技术档案案卷构成一 般要求》术语定义： 案卷：由相互联系的若干文件组合而成的档案保管 单位。 组卷原则：组卷要遵循科技文件材料的形成规律， 保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管 和利用。 组卷原则的具体含义有以下几个方面： （1） 遵循科技文件材料的形成规律。 （2）保持卷内文件的有机联系。 （3）便于档案的保管与利用。
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科技档案的超前控制
n （三）科技文件的管理措施
n 4.设备开箱验收制度
n 设备开箱验收制度是保障设备文件及时完整 归档的可靠措施。各单位档案部门应参加设 备开箱验收活动，负责清点设备随机文件， 形成设备开箱验收记录，履行签字手续。设 备开箱验收记录原件归入档案室，以便设备 安装调试结束归档时核对应归档的设备随机 文件。
n （3）确保积累质量。主要是在积累过程中维护和确保科技 文件的完整、准确、系统和安全。
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科技档案的超前控制
n 二、科技文件的积累
n 2. 科技文件积累的方法
n 开展科技文件积累工作，一般由档案部门预 先制发“科技文件积累袋”，供负责积累工 作的人员使用，在“积累袋”封面上印制文 件材料目录表，以便积累登记。科技文件积 累的具体方法有以下三种：一是由科技人员 个人积累；二是由专兼职资料员积累；三是 由档案部门代为积累。
或主管领导批复和准购批示，招标投标文件，定购合同，进口设备过 程中有关的谈判记录、技术商务文件等。 n （2）开箱验收阶段。主要形成设备开箱记录及装箱单，验收报告及文 件材料，索赔来往函件及结果文件，设备说明书及全套随机文件材料 等。 n （3）安装调试阶段。主要形成安装、调试记录和双方签字移交文件、 保修单等。 n （4）使用维护阶段。主要形成使用、检修、故障事故记录(设备履历 书)，重大事故的调查分析及处理意见，技术改造和开发过程中形成的 技术文件材料等。
科技档案
（三）现实性 科技档案的现实性，是指科技档案同科技活动关系密切，具有较强的现 实使用性。如对于建设项目使用单位，归档的竣工图是项目使用过程中不可 或缺的依据；对于生产单位，归档的设备档案是设备使用、维护必不可少的 文件材料。 科技档案现实性的特点，要求科技档案必须准确地记述和反映科技活动对象 的状况，失真、失准的科技档案无法满足其现行使用功能。 （四）通用性 科技活动中各学科、专业相互依赖性的不断增强和标准化工作的不断发 展，奠定了科技档案通用性的基础。如在设计单位归档保存的底图、蓝图在 现行设计中可以重复、多次地应用于新的设计项目之中。科技档案在行业、 专业之间进行的交流、互相借鉴和使用，充分体现了科技档案的通用性特点。
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（二）天文档案 天文档案是在天文观测、研究活动形成的科技档案。 天文观测档案主要内容包括三种：一是在天文观测活动中形成的各种原 始记录、图表和照片；二是根据原始记录，经过综合、分析整理的各种定期 报表和图件；三是观测规范和仪器设备的常数记载文件。 （三）水文档案 水文档案，是指在水文观测（测验）和水情预报等活动中形成的档案。 水文档案的主要内容有：一是站网规划和测站文件，包括地方的和流域的站 网规划、设站查勘和测站考证文件，水文测站的任务书和鉴定书，测站各种 流域特征量算成果和测站特征分析成果，经审定启用的水位——流量单值化 成果文件，以及水文测站志等；二是水文测验文件，包括各项水文测验记录 和报表，各类水文查勘调查记录、照片和图表，各项水文特征值统计文件、 曲线图和分析成果，以及水文年鉴、图集、手册等；三是水情预报文件，包 括各种水文预报方案，应用计算机编制的各种水文预报程序，水情简报和水 情总结，年度抗旱总结，水文规律分析成果等。
科技档案与专门档案管理实务
科技档案与专门档案管理实务一、科技档案（一）科技档案的概念及种类划分1.科技档案的概念《科学技术档案案卷构成的一般要求》对科技档案的定义进行了如下表述：“科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建、设备及其管理形成的对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。
”2.科技档案的种类结合我院实际，科技档案主要有以下三个方面：科研档案，基建档案，设备档案。
（1）科研档案它是指在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
科研档案的基本特点是以课题成套。
（2）基建档案全称是基本建设档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。
基建档案的基本特点是以工程项目成套。
（3）设备档案全称是设备仪器档案，是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。
设备按其构造和使用形式划分为两种：一种是同土建工程联系在一起的，如化工装置、冶炼设备、石油管道、线路等，这种设备档案一般同基建档案难以截然分开，因此可以作为基建档案的一个组成部分。
另一种是各种机械加工、运输、采掘、起重设备以及某些仪器、仪表等档案，我们通常所说的设备档案就是这类设备档案。
设备档案的基本特点是以型号成套。
（二）科技档案的归档要求1.归档时间上级要求的归档时间为科研档案在课题鉴定验收后两个月内归档，基建档案在项目验收后两个月内归档，设备档案在验收完毕投入使用后两个月内归档。
结合我院实际情况，暂定为以上项目验收后两个月内归入相关负责部门，由负责部门积累并在学院统一的归档时间，即次年6月底前整理好统一移交到学院档案室。
2.归档范围（1）参照《沈阳体育学院档案管理办法》附件1（2）不归档的文件材料第一，上级有关科技档案的普发的(非专指高校)、不办的文件;第二，上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书;正式施工前的草图，未定型图纸；仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品；第三，未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;第四，重份文件;第五，无查考利用价值的事务性、临时性文件;第六，非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件;第七，校内其他单位发来的文件;第八，与校外单位交换来的材料。
102130《文书与档案管理》课程标准(已审核)
《文书与档案管理》课程标准课程代码： 102130参考学时： 64学分： 4课程类型：专业课程2013年1月编一、适用专业该课程适用计算机应用技术专业(办公自动化方向)。
二、开课时间第 3 学期。
三、课程定位1．课程性质本课程是计算机应用技术专业（办公自动化方向）的专业课程。
2．教学任务主要针对企事业单位文书、档案人员等岗位开设，主要任务是培养学生在文书、档案等工作岗位的文书与档案管理能力,要求学生掌握发文处理、收文处理、文件归档、档案整理以及档案保管利用的基本技能。
四、课程培养目标1、方法能力目标（1）独立学习能力；（2）职业生涯规划能力；（3）分析问题和解决问题的能力；（4）获取新知识的能力和信息搜索能力；（5）决策能力。
2、社会能力目标（1）具有良好的思想品德、法制观念和职业道德，具有吃苦耐劳的精神；（2）具有爱岗敬业、诚信、务实、豁达、勤奋、谦虚好学的品质；（3）具有较强的现场管理和组织能力，能较好的处理公共关系；（4）具有人际交流能力，能有效地进行人际沟通；（5）具有健康的体魄、美好的心灵和良好的心理素质，形成良好的行为习惯、健康的人格和健康的个性；（6）具有较强的劳动组织能力、集体意识和社会责任心；（7）具有与人沟通合作的团队协作能力；具有很强的时间观念。
3、专业能力目标（1）能运用有效手段进行文书档案管理前的资料准备、查询和提供利用等工作；（2）能熟练的运用计算机等现代文书档案管理工具；（3）根据实际需要熟练地对各类文书档案进行维护、利用；五、课程衔接在课程设置上，前导课程有应用文写作、计算机应用基础、办公软件高级应用、文秘基础等课程，后续课程有公共关系与社交礼仪等课程。
六、教学内容与学时分配教学学时数分配见表6.1所示表6.1教学内容与学时分配七、教学内容和进程1.认知文书档案工作表7.1“认知文书档案工作”2.公文（文书的主体）7.2“公文（文书的主体）”3.发文处理表7.3“发文处理”4.收文处理表7.4“收文处理”5.文件归档表7.5“文件归档”6.档案整理表7.6“档案整理”7.档案保管利用表7.7“档案保管利用”8.纸质档案管理表7.8“纸质档案管理”9.新型载体档案管理表7.9“新型载体档案管理”八、考核方式课程考核方式见表8.18.1课程考核方式九、课程资源的选用1.教材选用选用教材《企业文书与档案管理》，华中科技大学出版社，虞巧灵、石磊主编，保证优质课程教学资源进入课堂。
科技档案管理及科技档案整理方法
序号：指该份文字材料或图样在案卷内的排列序 号，从1起依次标注。 文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图 号、设备代号、项目代号等。 责任者：填写科技文件材料的形成部门或主要责 任者。 文件材料题名：填写该份文字材料或图样的标题 （全称）。 日期：填写该份文字材料、图样的形成日期。 页号：填写每份科技文件材料首尾页上标注的页 号。 备注：填写对科技文件材料需要说明的事项。
某公司大厦基建文件材料立卷示意表（分类号J1﹒1）
建设程序 内 容
工程准备阶段 文件 监理文件
立项文件、建设用地征地拆迁文件、勘察测绘设计文件、有关行政主管部门批准文件（消防、环保、卫 生等）、招投标 文件、开工审批文件、财务文件（设计概算、施工预算）等。 监理规划、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知、合同管理、监理总结等
第三步：案卷组织与排列 案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保 管单位。组卷要遵循科技文件材料的形成规律， 保持案卷内文件的有机联系，便于档案的保管和 利用。 科技案卷的排列方法：
产品类：按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、 工装、加工制造、生产定型等工作程序排列，或按产品系列、 结构排列。产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科 技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。 科研类：按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶 段、成果申报阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。 基建（项目）类：按项目依据性材料、基础性材料、工程设 计（合初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工 程监理、工程竣工验收等排列。 设备类：按设备依据性材料、外购设备的开箱验收（含自制 设备的设计、制造、验收）、设备的安装调试、随机文件、 设备运行维护等排列。 一、组卷方法：如基建档案1、按工程项目—单位工程，先 区分单位工程（具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥 生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部 分）。2、按建设程序（阶段）分为5个部分文件：工程准备 阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。
科技档案管理课程练习题及正确答案
科技档案管理课程练习题及正确答案一、单选题1、（），是归档制度的主体与首要内容。
A、归档范围2、按相关规定，在项目正式通过竣工验收后，（）向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。
B、三个月内3、产品档案的动态性特点贯穿了产品研发的整个周期。
（）A、对4、不同专业目录式文件的编制有统一的规范。
B、错5、（）是鉴定科技档案价值的主要方法。
A、直接鉴定法6、“高龄原则”是科技档案鉴定中要坚持的重要原则之一，这是因为（）也是科技档案价值的影响因素之一。
C、时间因素7、《重大建设项目档案验收办法》确立了建设项目档案验收的（）。
C、一票否决制二、多选题（共6 小题，每题 5 分）1、通过图样标题栏的内容，可以了解到图样的（）B、编号C、专业2、机械产品设计阶段的工作步骤（）。
A、初步设计B、技术设计C、工作图设计3、监理单位对项目施工文件的质量进行审核把关，主要依靠（）。
A、设备材料报验制度B、工序交接验收制度C、信息管理同步进行制度4、对于造船厂来说，其研制的船舶形成的档案应归入（），对于航运企业来说，其使用的船舶形成的档案应归入（）。
B、产品类D、设备类5、房屋建筑图的图种主要有（）。
B、平面图C、剖面图6、按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（2008）的规定，案卷目录应登录的项目包括以下（）。
A、序号B、档号C、案卷题名D、总页数7、房屋建筑图的图种主要有（）。
B、平面图C、剖面图8、对于造船厂来说，其研制的船舶形成的档案应归入（），对于航运企业来说，其使用的船舶形成的档案应归入（）。
B、产品类D、设备类9、通过图样标题栏的内容，可以了解到图样的（）B、编号C、专业三、判断题（共8 小题，每题 5 分）1、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
对2、建设项目文件主要由原材料供应单位形成。
错3、对于卷内已有页号的文件，我们必须重新进行页码的统一编写。
错4、归档的文件材料应符合档案保管要求。
档案专业人员岗位培训课程作业-广东省新南方职业培训学院
档案岗位培训课程（一）：档案工作概论[2023]-课后作业【单选题】以下哪项不属于档案工作的主要性质特点？(5分)A:管理性B:文化性C:技术性D:经济性标准答案：D【单选题】《中华人民共和国档案法》首次正式施行的时间是？(5分)A:1949年B:1958年C:1988年D:1991年标准答案：C【单选题】以下哪个不属于档案信息化建设的概念内涵？(5分)A:实现档案信息的数字化和网络化B:实现档案信息的严格控制C:实现档案信息接收、传递、存储和利用的一体化D:实现档案信息高度共享标准答案：B【单选题】以下哪项不属于档案主管部门的基本任务？(5分)A:参与档案馆的档案接收整理工作B:掌管同级档案事务C:开展档案事业统计工作D:对档案工作进行指导标准答案：A【多选题】我国新《档案法》（2020年通过）之中对“档案”的定义包含哪些属性？(5分) A:在实践活动中直接形成B:对国家和社会具有保存价值C:不同形式的历史记录D:作为一种社会记忆标准答案：ABC【多选题】档案鉴定包括：(5分)A:归档鉴定B:销毁鉴定C:移交鉴定D:开放鉴定标准答案：ABCD【多选题】档案业务“六环节”包括：(5分)A:编研B:整理C:统计D:利用标准答案：BCD【多选题】主要的档案制度包括：(5分)A:文件材料归档制度B:档案保密制度C:档案统计制度D:档案销毁制度标准答案：ABCD【多选题】档案工作人员的主要任务包括：(5分)A:档案整理B:档案规划C:改正档案中的文字错误D:提供档案利用服务标准答案：ABD【多选题】档案馆的职责包括：(5分)A:为社会服务B:监督指导档案形成单位的档案业务工作C:政府公开信息查阅场所D:爱国主义教育基地标准答案：ACD【判断题】我国历史档案和现行档案的区分以新中国成立为分界线。
(5分)标准答案：对【判断题】“档案”一词的出现迄今已有一千多年历史。
(5分)标准答案：错【判断题】历史档案可分为明清以前的古代历史档案、明清档案、中华民国档案、革命历史档案几类。
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科技档案管理课程
一、单选题（共6 小题，每题5 分）
1.案卷内科技文件，以（）的页面编写页号，一页一号。
B、有效内容
2.案卷的脊背一般应填写保管期限、案卷题名以及（）。
D、档号
3.《重大建设项目档案验收办法》确立了建设项目档案验收的（）。
C、一票否决制
4.（），是归档制度的主体与首要内容。
A、归档范围
5.不同专业目录式文件的编制有统一的规范。
A、对
6.不论科技档案的分类层次设置几个，其中必须有（）这一层次。
C、项目
7.按相关规定，在项目正式通过竣工验收后，（）向生产使用单位及其他有关单位办理
档案移交。
B三个月内
8.（）是鉴定科技档案价值的主要方法。
A直接鉴定法
9.（）的科研档案管理，要求课题下达方与课题承担方在签订的课题合同中，明确提出
档案管理的有关要求及课题档案材料的归属和利用权限，同时，在课题验收时对档案材料进行检查验收，以保证课题档案的完整、准确、真实。
A、课题制
10.编写（）的目的，是为了巩固卷内科技文件排列顺序，便于保管、利用和统计卷内文
件材料的数量。
A、卷内科技文件页号
11.产品档案的动态性特点贯穿了产品研发的整个周期。
（）A、对
12.案卷封面主要是对案卷内科技文件的基本情况进行揭示，一般应填写的项目有档号、立
卷单位、起止日期、保管期限、密级还有（）。
C、案卷题名
13.“高龄原则”是科技档案鉴定中要坚持的重要原则之一，这是因为（）也是科技档案
价值的影响因素之一。
C.时间因素
14.（）是科技文件所独有的特点。
B.技术通用性
15.案卷内科技文件，以（）的页面编写页号，一页一号。
B.有效内容
16.《重大建设项目档案验收办法》确立了建设项目档案验收的（）。
C.一票否决制
17.）必须带头督促参建各方，建立项目文件归档管理的质量控制体系。
A、建设单位
二、多选题（共6 小题，每题5 分）
1.机械产品设计阶段的工作步骤（）。
A、初步设计B、技术设计C、工作图设计
2.房屋建筑图的图种主要有（）。
B、平面图C、剖面图
3.对于造船厂来说，其研制的船舶形成的档案应归入（），对于航运企业来说，其使用
的船舶形成的档案应归入（）。
B.产品类 D.设备类
4.从档案材料的形式来说，科技档案案卷有（）类型。
A、文字材料型
B、图样材料型
C、图文混合型
D、声像材料型
5.底图、原图是按（）划分图样材料。
B、使用目的D、绘制方法
6.编目是科技文件立卷工作的一道工序，其内容包括（）。
A、编写卷内科技文件页号
B、编制卷内目录
C、填写卷内备考表
D、编制案卷封面
7.监理单位对项目施工文件的质量进行审核把关，主要依靠（）
A、设备材料报验制度
B、工序交接验收制度
C、信息管理同步进行制度
8.非工业企业，业务项目的归档范围，主要侧重于（）
A、项目的筹备与形成文件材料
B、项目运行文件材料
C、项目的保障与监督文件材料等
9.（）是科技档案鉴定工作的各组成环节，缺一不可。
A、鉴定
B、到期鉴定
C、销毁
D、善后
10.办理项目档案移交手续时，要明确档案移交的下面那些要点（）。
A、移交的内容
B、案卷数
C、图纸张数
D、移交人签名
11.按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（2008）的规定，案卷目录应登录的项目包
括以下（）。
A、序号B、档号C、案卷题名D、总页数
12.（）属于文字型科技文件。
A、可行性研究报告C、设计任务书
13.通过图样标题栏的内容，可以了解到图样的（）B、编号C、专业
14.（）属于科技档案的种类。
B、科研课题类C、产品营销类D、测绘类
15.产品项目文件材料的归档范围，主要包括; A.产品计划准备文件B.产品设计与开发文件
C.产品试制与鉴定文件和产品生产文件
D.产品销售文件
16.监理单位对项目施工文件的质量进行审核把关，主要依靠（）
A.设备材料报验制度
B.工序交接验收制度
C.信息管理同步进行制度
17.非工业企业，业务项目的归档范围，主要侧重于
A.项目的筹备与形成文件材料
B.项目运行文件材料
C.项目的保障与监督文件材料等
三、判断题（共8 小题，每题5 分）
1、建设、科研、设备、产品等不同性质科技项目，其科技文件归档范围各不相同。
对
2、将征地拆迁工作委托地方政府国土或拆迁管理部门实施的建设项目，应按照谁投资、谁存档的原则，及时接收该部分文件原件的归档。
对
3、归档的文件材料应符合档案保管要求。
要求制成材料和书写材料应有利于档案的长久保存，不符合档案保管要求的文件材料应先修复后归档。
对
4、建设项目档案管理和文书档案管理的归档原则一样，谁形成谁归档，文件形成单位不需要向其他单位移交。
错
5、对科技文件中图样文件的整理，对于有图样目录的图纸，可以直接按图样目录的顺序进行排列。
对
6、竣工图不需要编制竣工说明。
错
7、计算机软件产品研发企业，做好了售后服务，就可以不建立产品项目档案。
错
8、建设项目大型设备采购过程中形成的报价询价等文件归文书档案。
错
9、对于卷内已有页号的文件，我们必须重新进行页码的统一编写。
错
10、归档的科技文件必须准确反映单位科技活动的真实内容和过程。
归档的文件材料应真实可靠，除非经过合法的手续，否则不能进行更改和抽换。
对
11、监理文件不属于建设项目文件归档范围。
错
12、竣工图是反映项目真实面貌的图纸。
对
13、竣工图的编制必须与工程进度同步。
对
14、计算机软件产品研发企业，做好了售后服务，就可以不建立产品项目档案。
错
15、（）是鉴定科技档案价值的主要方法。
16、科技档案“综合类”与“其他类”的设置与归类大同小异。
错
17、建设项目文件主要由原材料供应单位形成。
错
18、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
对。