办公室工作务实培训演示课件(69张)

归档案卷内的基本排列方法：
一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后； 二、来文和复文，复文在前，来文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。
应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，
对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政人员的日常工作（2）
工作
具体内容
档案工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
行政事务工 作
上司交办的 其他工作
包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、 食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。
行政管理中的沟通
沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解
信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、 见解和价值观的一种双向的途径
沟通的理解
沟通是一种管理 沟通是一种态度 沟通也就是通沟
管理沟通的要诀
工作沟通要诀：
上行：理解为主 下行：说服为先 横向：协调为上 斜向：借权为用
沟通的五大原则(基础)
辅助决策 信息工作 文书工作 会务工作
公关工作
具体内容
决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决 策过程中，要发挥辅助作用。
行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必 须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、 利用和储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是行政管理重要的经常性工作。
●真诚：●信任： ●理解： ●自制： ●宽容：
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❖ 包括机关、企事业、团体等 内部负责管理、服务工作的行 政人员、后勤人员、文秘人员 等
理行政管理的基本原则
法制原则 服务原则 责任原则 效率原则 透明原则
辅助决策工作 文书工作 文书立卷和档案管理工作 行政事务工作
信息工作 会务工作 查办工作 上司交办的其他工作
行政人员的日常工作（1）
工作
行政管理人员日常工作的三大特征
如何获取快速成长的能量
能量来源 能力能量 职位能量 能力能量获得模式
一般 20
80
优秀 50 50
卓越 80 20
1：累加式：学习，学习，学习…… 2：裂变式：学习，实践，反思……
释放
我们认识自己吗？
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
文档的归档方法：
1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷
选择开会地点 制定会议议事日程 会议的通知 会议经费
❖ 会议签到 ❖ 会场服务 ❖ 会议记录
❖ 会议简报 ❖ 会务总结 ❖ 会议纪要 ❖ 会议文件资料的收退 ❖ 会后的检查催办
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边
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主席坐在长桌 的顶端
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
A（态度）德
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❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
资历最浅者 坐在离主席 最远处
显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在 长方桌子的顶端，其他与会者座位 按资历递降顺序就坐
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
❖ 有效——能集思广益，达成目标； ❖ 和谐——信任、认同、畅所欲言； ❖ 参与——参与的人全神贯注； ❖ 效率——能在预定的时间内达成会议的目的； ❖ 学习——参与者有更多的学习机会；
效
低投入 低效能
能C
投入
高投入 低效能 D
如何提升会议价值？
情感收益
会议收益 认识收益
任务收益
会议价值＝
人力成本
会议成本 物料成本
机会成本
会议弊端与防治
会议问题
•参加人员过多 •会议目的不明确 •简单问题复杂化 •议题讨论失控
•控制会议规模 •简化会议程序 •缩短会议时间 •提升会议水准
会议控制
❖ 明确参会人员 ❖ 选择会议时间 ❖ 会议现场布置 ❖ 会前的审核
LOGO
行政管理的技能需求
处事 为人
发现问题、解决问题 通过别人完成的一项艺术
管理自己的六力
组织、控制 创新 教导、感召 凝聚
行政管理： ❖ 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就
机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管 理。
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企业行政管理的内容
❖ 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理 、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关 制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办 公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管 理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生 等。
❖ 程序图：
签收
拆封 分文 请办 批示 备注 归档
登记
传阅
发文处理程序 相关工作
归档
校对 登记编号
公文处理方法和程序
❖ 三大环节： ❖ 1、发文处理： 拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发 ❖ 2、收文处理： 签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督