提高工作效率的有效方法分析

提高工作效率的有效方法分析
在我们周围，有这么一些人，他们不经常加班，却能很好的完成工作，获得领导和同事的一致认可，升职加薪也比一般人要快。

还有那么一部分人，天天努力工作，别人下班了还在忙碌，甚至节假日也要抽出一部分时间来完成任务，但是呢，任务完成率却很低，经常受到领导批评。

上面两种人的本质区别就在于工作效率的不同，工作效率高的人自然能够又快又好的完成任务，工作效率低的人只能靠加班来弥补。

今天我们就来聊聊如何提高职场人的工作效率。

工作效率，是指工作投入与产出之比，通俗地讲就是在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。

产出大于投入，就是正效率；产出小于投入，就是负效率。

工作效率是评定工作能力的重要指标，一个人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。

而且，工作效率的高低也直接影响着我们的生活质量。

对单位来说，团队能否高效的工作，决定着公司能否盈利，是否具有市场竞争力。

总结起来，提高工作效率有下面4个好处：在这里，给你提供3种方法：一：利用“二八法则”，将主要精力放在重要的事情上，提高时间利用率1897年，意大利经济学家帕累托通过对19世纪英国各社会阶层的财富和收益统计研究发现：社会上有80%的财富掌握在20%的人手里，而另外80%的人却只拥有社会财富的20%，这就是最初的“二八法则”。

“二八法则”反映了一种不平衡性，在社会、经济及生活中这一平衡性普遍存在。

没有任何一种活动不受“二八法则”的影响，“二八法则”认为：原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间也存在着无法解释的不平衡性。

这就告诉我们，提高工作效率就要避免将时间和精力花费在琐事上，要学会抓主要矛盾。

我们经常听到周围的同事抱怨，说每天有干不完的事，一周有一半以上的时间在加班，没有时间去运动，身体处于亚健康状态。

也有人说，社会变化太快，因为工作都没时间充电了。

其实，大家缺少的不是时间，而是没有有效的利用时间。

美国麻省理工学院的研究者在调查了3000名职业经理人后发现，那些成功的经理人有两个特点：一是对自己的工作范围有设定，不会把手伸的太长，尽最大努力做好自己的工作；二是对自己时间每一分每一秒都合理安排，最大限度的节约时间。

休格·布莱克进入美国议会前，并未受过高等教育。

他平时工作也很忙，但是他每天还要挤出一小时到国会图书馆去博览群书，包括政治、历史、哲学、诗歌等方面的书。

如此数十年如一日，就是在议会工作最忙的日子里也从未间断过。

后来他被任命为美国最高法院的法官，他也是最高法院中知识最渊博的人士之一。

马思纯是时下当红演员，漂亮的外表加上完美的身形让她圈粉无数，但是大家是否知道，她以前是一个体重120斤，高高壮壮的女孩，她就是通过高效的利用时间才达到现在的完美身形的。

在拍摄电影《左耳》的时候，条件很艰苦，平时拍摄任务也非常重，其他人一般完成拍摄就会躺在床上休息，或者跟朋友聚餐。

但是，她依然坚持每天一小时的训练，如果白天有时间她就去跑步，晚上有时间她就在房间里做瑜伽。

等到《左耳》拍完的时候，马思纯减重25斤，完全颠覆了以前高高壮壮的形象。

瘦了之后，她的戏路变宽了，人也自信了很多。

《左耳》上映之后，马思纯片约不断，后来又凭借在电影《七月与安生》当中出色的表现，拿下了金马影后的桂冠。

人的时间和精力都是非常有限的，要在一定的时间内把所有的事情都处理好是非常困难的。

所以，要学会合理分配时间和精力，要想面面俱到还不如重点突破。

把80%的资源花在能够产生效益的20%上面，让这20%去带动其余80%的发展。

这就要求我们在问题面前明确态度，排定先后顺序，定出远期和近阶段目标；重新审视工作时间表，分出事情的轻重缓急，毫不留情地抛弃低价值的活动，永远先做最重要的事情。

第二：运用“WBS”任务分解法，将困难的问题步骤化、阶段化，提高解决问题的效率职场上，我们经常面临很多困难复杂的任务，很多时候，问题不能一蹴而就的解决，我们需要制订一个清晰而有条理的计划，以确保我们能够直线达到目标。

在我们通过逻辑思考判断出问题的本质之后，就要学会将问题进行分解，也就是将问题步骤化、阶段化。

任务分解法又叫做工作分解结构（Work Breakdown Structure），简称“WBS”，指的是“目标→任务→工作→活动”的流程体现。

它跟因数分解是一个原理，就是把一个任务分解成若干项子工作，这若干项子工作一起构成了完整的可量化的步骤，再把一项项工作细分到每一天的日常当中。

每一个具体的工作步骤规定了具体的时间和期限，因为比较大型的任务往往周期比较长，通常不会及时收到反馈额激励，特别不容易坚持下去。

所以，必须设置较短的周期作为阶段性的目标，让自己在执行的过程当中看得清楚结果，每做一件事情，每过一天，都有接近目标的成就感。

最后，要坚决执行分解后的任务，最好把分解后的任务写下来，注明任务开始和结束的时间，并且标注进度过程，以最直观的方式把握整个任务的进展情况，不断培养你对事物的掌控感。

这也是对抗拖延症的有效方法之一。

任务分解法就是把复杂抽象的任务分解成具体的、可执行的、可操作的事项，让后依次各个击破，逐个完成。

当然，任务分解法里面最重要的一点就是分解任务，这里给你提供两种具体可操作的方法。

① 剥洋葱式分解
像剥洋葱一样，现将你想要完成的大目标分解成若干小目标，再将每个小目标分解成若干更小的目标。

一直分解下去，直到你清楚该怎么做。

②多树杈式
用树干代表大目标，直接连着树干的树枝代表小目标，树枝上长出的小树枝代表更小的目标，而树枝上的叶子则代表了即时的目标，也就是你现在要去做的事情。

完成小目标是完成大目标的必要条件，而完成大目标则是完成小目标的结果，能够把每个小目标实现，你就一定能够实现更大的目标，大目标就是小目标的和。

你可以按照如下步骤去做：
在面临困难的问题时，不要烦躁，要学会任务分解，将问题步骤化、阶段化，按照这条逻辑线走下去，我们就会每一步解决一个问题，而问题也会被最终解决。

第三：用好“头脑风暴法”，克服“群体思维”，创造性决策解决问题，提高团队工作的效率“头脑风暴”原本是精神病理学上的一个词语，专门用来形容精神病患者或者精神错乱状态。

现在指无限制的自由联想和讨论，其目的在于产生新的观念或激发创新设想。

“头脑风暴法”又称智力激励法、BS法、自由思考法，是由美国创造学家A·F奥斯本提出的。

职场上，解决问题往往以团队的方式，而非个人，因此进行团队会议非常重要，在团队会议中，由于团队成员心理作用的相互影响，人们容易屈服于权威或绝大多数人的意见，形成所谓的“群体思维”。

群体思维虽然能获得大多数人的认可，但损害了创造性思维，降低了决策质量，为很多创造性解决问题的方法的出现设置了障碍。

因此，为了保证群体决策的创造性、提高决策质量和效率，引入了“头脑风暴法”。

“头脑风暴法”是麦肯锡公司思考问题的最常见方式，也是提高团队工作效率的有效方法。

在运用“头脑风暴法”的过过程中，要特别注意以下3点：
①了解问题和预设方案
对某些人而言，头脑风暴有空想、清谈的成分，但它其实是有思路和设想方案的，绝不是让头脑像浮云一样在空中随意飘动。

因此在头脑风暴开始之前，团队必须了解所面临的问题，知道风暴的总体框架。

②清空一切已有信息
头脑风暴法的意义是为问题寻找新的解决方法，或者得到创造性的理念。

所以头脑风暴应从一无所有开始，而不能建立在已有的讨论或者共识的基础上。

为了保证这一点，在进入讨论之前，团队的每一个成员都应该把预先的想法清空，只带入一些既定的事实和资料。

③放弃等级观念
头脑风暴重要的是思考，而思考是不分等级和职位的。

在小组会议的时候，职位和等级较高的的人往往具有影响他人的能力，但在进行头脑风暴的时候，要极力避免任何一个人受他人的影响，因此这要求所有人放弃等级观念。

假如所有的团队成员经过头脑风暴之后，讨论的依然是同样的内容，仍然围着一个领导，仍然彼此随声附和，那么头脑风暴肯定什么也得不到，不过是在浪费时间而已。

而更糟糕的一种局面是，职位或等级较高的人，一进来就把自己的观点强加于人，那么团队就失去了一个形成更有创造性的解决方案的机会。

此外，在进行“头脑风暴”的过程中，还应坚持下面5点：
今天，我们主要讲了提高工作效率的重要性，以及如何有效的提高工作效率，总结起来，有3种方法：
第一：利用“二八法则”，将主要精力放在重要的事情上，提高时间利用率；
第二：运用“WBS”任务分解法，将困难的问题步骤化、阶段化，提高解决问题的效率；
第三：用好“头脑风暴法”，克服“群体思维”，创造性决策解决问题，提高团队工作的效率。