文件材料归档范围及保管期限划分方法(文书档案)
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(8号令)
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(8号令)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定2006年12月18日XXX令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四）其他对本构造工作具有覆按价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；二）本构造文件材料中的重份文件，无覆按利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊储存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、德律风记录，构造内部互相抄送的文件材料，本构造负责人兼任外单元职务构成的与本构造无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括：一）本构造制定的法规政策性文件材料；二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；三）本构造职能活动中构成的重要业务文件材料；四）本构造关于重要问题的请示与下级构造的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；五）本构造机构演化、人事任免等文件材料；六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；八）同级构造、下级构造关于重要业务问题的来函、请示与本构造的复函、批复等文件材料。
文书档案收集范围、保管期限和排列顺序
文书档案收集范围、保管期限和排列顺序一、收集范围为方便理解和操作，我们将本单位一年的应归档文件材料分为两类：收到外单位的文件材料和本单位自己制发的文件材料，简称收文类和发文类。
现以2023年为例详列如下，其它年度以此类推。
1.收文类。
即收到外单位且落款时间为2023年1月1日至12月31日的文件材料，数量较大，但不是每份都需要归档，清理后保留以下6个方面的文件材料:①有关本单位机构设置、编制增减、奖惩及本单位工作人员任免、职称、退休、奖惩等方面的文件材料；②上级单位有关本单位请示报告的批复、县委或县政府研究本单位工作的会议纪要、本单位起草以上级单位名义的发文；③上级单位下发的有关本单位主要职能工作的普发性、政策规范性文件；④上级单位下发的有关本单位职能工作的一般性文件材料，上级、同级单位印发的非本单位职能工作但需贯彻执行的政策规范性文件，本单位评为“合格”等次的文件，下属单位报送的年度总结、重要情况汇报等。
⑤同级或不相隶属单位商洽工作的函件或各类信访来函等。
⑥其它应归档的文件材料。
2.发文类。
即本单位2023年产生，落款时间为2023年1月1日至12月31日的各类文件材料。
这是整理收集的重点，包括:①会议材料类（各类会议的记录本、会议纪要，党代会和人代会材料、召开现场大会讲话稿等材料)；②综合材料类（工作计划、年度总结、绩效责任状、综合统计报表、规章制度、大事记、组织沿革、人大建议和政协提案的答复等）；③组织人事材料类（机构、编制、法人年度报告书、任免、职称评聘、退休、考核、奖惩、调资、社保、招录、岗位设置、辞职、调动、名册、统计报表等类，先按类别进行清理，再按时间先后排列);④发文（先分字号，每一字号内再按序号排列并补充齐全，完整的一份发文应该是按正本+签发单+定稿的先后顺序排列)；⑤各科室或各专干工作中产生的应归档材料（含绩效考核材料）；⑥各类合同协议（按时间先后排列)；⑦举办的重大活动和上级领导视察产生的材料;⑧其它应归档文件材料。
文件材料归档范围及保管期限划分方法文书档案
文件材料归档范围及保管期限划分方法（文书档案）一、永久保管期限（一）本单位文件材料1、总结类（记录反映单位一年工作情况历史凭证）：⑴年度工作总结（每年县委办政府办及上级主管部门都要求报）。
⑵党（委、组、总）支部工作总结（每年都报组织部、机关党委）。
⑶本单位几个主要业务工作的方案和总结汇报（每开展活动后上级主管部门都要求汇报）。
⑷年鉴（每年都报县志办）。
⑸单位大事记、历史沿革（每年县委办和档案局都要求撰写）。
⑹领导班子及成员述职述廉报告（每年组织部和纪委都要求报）。
⑺年度统计报表（业务主管部门每年都要求报送）。
2、花名册类（涉及人的历史身份证明之用）：⑴干部职工花名册（每年都报县人事局和组织部），⑵党团员工会花名册（每年都报机关党委、团县委）。
⑶干部任免审批表（每年都报组织部）。
3、重要会议材料类：⑴会议纪录、会议纪要（反映单位是否开展思想政治业务学习教育、是否执行民主集中制度问题，每年绩效考评都检查的项目）。
⑵单位主要会议及县委县政府召开属于主管业务的领导讲话稿、会议方案、议程日程安排、会议总结等会议材料。
4、重要活动材料。
年内开展几个重要活动方案、总结。
5、本单位下发重要红头文件（部署主要业务、领导工作分工、任免下级干部等）。
6、向县委县政府及上级主管部门报送的主要业务请示及批复。
7、对下级重要问题请示的批复。
8、与外单位鉴定重要协议（合同）书。
9、与下级签订业务责任书。
10、给相关单位出具相关证明及意见等重要问题的复函。
（二）平级单位文件材料1、年度考核结果文件（县委组织部和人事局每年都下发，涉及优秀称职不称职档次人员的增资权益问题）。
2、年度预算通知文件（县财政局每年都下发）。
3、新录用、调入干部职工的调令，党团组织关系转移介绍信（涉及人的身份资格权益问题）。
4、县发改局、住建局、国土局、环保、审计等部门关于项目立项、土地、规划、验收、审计等相关材料。
（三）上级单位文件材料1、县委（办）县政府（办）县纪委及上级业务主管部门下发编制、任免、表彰、处分本单位和个人的通知文件、通报（为日后查证单位人员的职务职级等身份证明需要）。
文书类档案保管期限的划分
二、各类型文书档案保管期限的划分（一）会议文件材料保管期限的划分：一是本机关党组（或实行党委制的党委）会、党组党委扩大会和行政办公会的纪要、会议记录为永久。
二是本机关单独召开的工作会、专题会的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等重要文件材料划为永久；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等一般性材料划为30年；小组会议记录、参考材料划为10年。
三是本机关与其他机关联合召开会议中本机关为主办的重要文件材料为永久，一般文件材料为30年；本机关为协办的重要文件材料为30年，一般的文件材料为10年。
该套会议文件材料中的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。
这种作法既避免了协办机关这类档案的重复进馆，又不影响其利用。
确定主办机关的方法，一般是看会议的通知文号用哪个机关的，那个机关就是主办单位；以党委（办公厅室）、政府（办公厅室）名义召开的会议，会议通知往往用党委（办公厅室）文号，此时要根据会议内容归口党委或政府来确定主办单位，如某县以“两办”名义召开的商贸工作会议，由于商贸工作归口政府，政府办公室就是主办机关。
四是本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会中的重要文件材料为永久；代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等一般性材料为30年；委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排材料为10年。
五是上级业务主管机关召开的重要会议（如省档案局参加的全国档案工作会）的重要文件材料为30年；其他材料为10年。
六是本级党代会、人代会、政协会、工青妇代会及党委、人大、政协、纪委、工青妇的常委会、执委会、主席团会、全委会，政府常委会、办公会的重要文件材料为永久，一般材料为30年，讨论未通过的文件为10年。
七是本机关参加同级机关召开的非本机关主管业务的会议（如县档案局参加的县统计局统计工作会议）文件材料一般不归档；参加的同级机关属本机关主管业务的重要会议（如市档案局参加的市统计局召开的统计档案工作会议）文件材料，根据重要性划分为30年或10年。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。
适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。
归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。
保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。
归档文件材料的来源内部形成的文件材料。
执行、办理的外来文件材料。
所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
引进项目、外购设备等带回的文件材料。
投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。
参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。
归档要求整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4:文书档案归档范围及保管期限管理规定(征求意见稿）1 总则1.1 目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务,制定本办法。
1.2 适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号2。
1 文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
2.2 案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
2。
3 保管期限(retention period)档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限.2.4 归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定3.1 职责3。
1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。
3。
1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责.3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档.3。
3 保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容4.1 归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”.4。
2 归档文件材料的来源4。
2.1 内部形成的文件材料。
4.2。
2 执行、办理的外来文件材料.4。
2。
3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
4。
2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。
xx卫生计生局文件材料归档范围和文书档案保管期限
XX卫生计生局文件材料归档范围和文书档案保管期限按照集中统一管理档案的原则，卫计局档案室对本单位的党、政、工、团等在工作中形成的文书档案和业务档案均进行集中统一管理，确保档案完整、准确、安全和有效利用。
包括文书档案和业务档案（医政、疾控、妇幼保健、卫生应急、药品器械和计划生育）等均属本单位档案管理范围。
一、归档范围的文件材料（一）文书档案归档的范围1、各级党、政部门关于卫生计生工作的指示、决定、命令、规定、办法、通知等。
2、各级党、政部门颁发的非卫生计生部门主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知。
3、卫生计生部、省厅、市局颁发的命令、制度、办法、指示、通知文件。
4、党组、机关党委或以单位名义向上级部门及各级党政领导机关的请示、报告、批复、批示。
5、本单位党组、机关党委、班子会议记录、纪要，局务会议记录、纪要及各类会议纪要。
6、本单位各科室召开的专业会议记录(重要的)通知、报告、办法、典型材料。
7、本单位编辑的年鉴、大事记、组织沿革、各类基础数字汇编。
8、本单位召开各项会议的通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导的批示以及会议讨论和参阅的文件。
9、参加有关会议的文件材料。
10、本单位颁布的规定、办法、通知等的定稿和有本单位领导修改的重要修改稿。
11、关于机构调整、成立、合并、撤销、更改名称及启用印章的通知。
12、综合性报告、专题调查、工作总结和转发的重要文件等。
13、长远规划、年度计划、会计决算报表、年报等。
14、关于干部的晋级、定级、调动、任免、退职、离休、奖惩的报告、规定、通知等文件。
15、本单位主编的简报、信息和各种汇编资料。
16、本单位与有关单位联合下达的指示、规定、办法、通知以及联合向上级的报告、请示及上级部门领导的批复、批示。
17、本单位党、团、工会组织的年度工作计划、总结和统计年报等文件材料。
18、重要的群众来信来访、处理中形成的材料。
19、人事部门介绍信存根。
文件材料归档范围和文书档案保管期限表
屯溪区机关事务局文件材料归档范围和文书档案保管期限表根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施方案》及区委办［2010］61号文件的规定，便于正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，提高档案资料的利用价值，保障机关工作高效有序地开展，制定《屯溪区机关事务管理局文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（一下简称《范围和期限表》）。
第一条本《范围和期限表》中的机关文件材料是指机关在其公务活动过程中形成的各种门类的资料和载体，是机关工作历程的真实记录。
第二条机关文件材料归档范围是:(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重分文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第四条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的行政管理性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关批复、批示、重要的报告、总结、综合和单项统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）涉及本机关相关事项，具有法律效力的协议书、合同书、产权登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的公函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
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文件材料归档范围及保管期限划分方法（文书档案）
一、永久保管期限
（一）本单位文件材料
1、总结类（记录反映单位一年工作情况历史凭证）：
⑴年度工作总结（每年县委办政府办及上级主管部门都要求报）。
⑵党（委、组、总）支部工作总结（每年都报组织部、机关党委）。
⑶本单位几个主要业务工作的方案和总结汇报（每开展活动后上级主管部门都要求汇报）。
⑷年鉴（每年都报县志办）。
⑸单位大事记、历史沿革（每年县委办和档案局都要求撰写）。
⑹领导班子及成员述职述廉报告（每年组织部和纪委都要求报）。
⑺年度统计报表（业务主管部门每年都要求报送）。
2、花名册类（涉及人的历史身份证明之用）：
⑴干部职工花名册（每年都报县人事局和组织部），
⑵党团员工会花名册（每年都报机关党委、团县委）。
⑶干部任免审批表（每年都报组织部）。
3、重要会议材料类：
⑴会议纪录、会议纪要（反映单位是否开展思想政治业务学习教育、是否执行民主集中制度问题，每年绩效考评都检查的项目）。
⑵单位主要会议及县委县政府召开属于主管业务的领导讲话稿、会议方案、议程日程安排、会议总结等会议材料。
4、重要活动材料。
年内开展几个重要活动方案、总结。
5、本单位下发重要红头文件（部署主要业务、领导工作分工、任免下级干部等）。
6、向县委县政府及上级主管部门报送的主要业务请示及批复。
7、对下级重要问题请示的批复。
8、与外单位鉴定重要协议（合同）书。
9、与下级签订业务责任书。
10、给相关单位出具相关证明及意见等重要问题的复函。
（二）平级单位文件材料
1、年度考核结果文件（县委组织部和人事局每年都下发，涉及优秀称职不称职档次人员的增资权益问题）。
2、年度预算通知文件（县财政局每年都下发）。
3、新录用、调入干部职工的调令，党团组织关系转移介绍信（涉及人的身份资格权益问题）。
4、县发改局、住建局、国土局、环保、审计等部门关于项目立项、土地、规划、验收、审计等相关材料。
（三）上级单位文件材料
1、县委（办）县政府（办）县纪委及上级业务主管部门下发编制、任免、表彰、处分本单位和个人的通知文件、通报（为日后查证单位人员的职务职级等身份证明需要）。
2、上级党委政府和业务主管部门部署工作重要文件，下达项目通知文件，下达任务指标文件。
3、以县委县政府名义下发属于主管业务的文件。
二、30年保管期限
本单位文件材料
1、半年工作总结汇报。
2、股室年度工作总结、报表。
3、编发简报。
4、单位一般行政审批、行政执法、案件查处等行政管理业务材料。
5、作为协办单位下发文件。
如工会、妇联、团委、科协等单位联合下发文件，排在第二位以后就是协办单位。
6、年度考核干部职工上报的相关材料。
7、重要问题调研报告。
8、向上级报送的一般业务问题请示及批复。
9、答复人大代表议案和政协委员提案。
10、给相关单位出具相关证明及意见等一般问题的复函。
下级单位文件材料
1、下级报送任免处分文件。
2、下级报送重要问题材料。
上级单位文件材料
1、上级业务主管部门下发的法规政策性文件材料（在10年以上可能贯彻
执行的规定。
如关于****规定、管理办法、验收办法等）。
2、上级业务主管部门下发涉及本单位工作进度的通报。
3、中共中央、国务院，自治党委政府、市委市政府、县委县政府关于就单位主管业务下达的常规性工作部署文件。
三、10年保管期限
本单位文件材料
1、季度、月总结汇报，月报表（特殊行业例外，如计生月报表为永久）。
2、单位日常工作安排、工作方案、通知等。
3、单位请假条、考勤登记表。
4、不属于本单位主管业务情况汇报，如县委县政府安排中心工作、各部门要求报送的工作汇报。
5、普通问题的请示（资金量少的向县政府经费请示等）。
下级单位文件材料
1、下属上报年度总结汇报。
2、下级有关重要问题调研报告、情况反映。
3、有领导指示和办理的群众来信来访件。
上级单位文件材料
1、上级业务主管部门下发一般性、临时性工作安排的文件。
2、上级业务主管部门召开的会议材料。
3、上级业务主管部门下发的会议培训通知。
（要求报送总结、调研材料的
通知不保存）。