公文流转系统培训PPT
合集下载
《公文流转与归档》课件
公文流转中的注意事项
确保公文的完 整性和准确性
遵循公文流转 的流程和规定
及时处理公文， 保密处理，防
避免延误
止信息泄露
归档时，按照 规定进行分类 和整理
定期检查和更 新公文流转系 统，确保其正 常运行
公文流转的常见问题及解决方案
问题：公文流转速度慢 解决方案：优化公文流转流程， 提高工作效率 解决方案：优化公文流转流程，提高工作效率
问题：公文流转过程中信息泄露 解决方案：加强信息 安全管理，确保信息安全 解决方案：加强信息安全管理，确保信息安全
问题：公文流转过程中责任不明确 解决方案：明确公 文流转过程中的责任，确保公文流转的顺利进行 解决方案：明确公文流转过程中的责任，确保公文流转的顺 利进行
问题：公文流转过程中出现错误 解决方案：加强公文 审核，确保公文内容的准确性和完整性 解决方案：加强公文审核，确保公文内容的准确性和完整性
公文流转的效率提升方法
建立电子化公文流转系统，实现无纸化办公 优化公文流转流程，减少不必要的环节 提高公文处理速度，重要性
确保公文的完整性和准确性 便于查找和利用公文信息 提高公文管理效率 保障公文的安全性和保密性
公文归档的标准和规范
归档范围：包括公文的起草、审核、签发、传递、办理、归档等环节 归档时间：公文形成后，应在一个月内完成归档 归档要求：公文应按照其性质、内容、时间等进行分类、整理、编号、装订 归档管理：应建立档案管理制度，明确归档职责，定期检查归档情况，确保档案的安全和完整。
公文归档的方法和步骤
确定归档范 围：确定需 要归档的公 文类型和范
和可用性
归档文件查 询：提供归 档文件的查 询服务，方 便用户快速 找到所需文
件
公文流转总体设计图ppt课件
B
左侧操作功能
C
右侧显示新邮件
D 新邮件
E
F
进入新
邮件界面 G
H 发送
I
2024/4/16
审批请示 返回上层
选择一个邮件
收件箱 查询 新邮件 右侧显示 结果
选择左侧 操作功能
阅读
进入 阅读界面
阅读内容
审批
返回上层
删除 删除 选择的邮件
2
工作联络单分发处理流程
开始
A
临时
联络单
检查临时工作
联络单库 A
A
开始
B
查询工作联络单库中
所有记录
A
C
否
收件人= B
D
当前用户
是
E
取出数据按定
制格式显示 C
F
G
结束
H
I
2024/4/16
8
阅读处理流程
A
开始
B
选定工作联络单，启
动阅读命令
A
C
判断工作联络单类型，
D
选用相应的模版并显示
B
E
改写工作联络单状
态跟踪记录
F
C
G
结束
H
I
2024/4/16
9
A B C D E F G H I
A
B
请示信息显示部分
C
D
领导批示部分可以输入
E
F
G
H
I
2024/4/16
20
物理结构设计
A
B
数据库1
数据库2
C
D
E
F
数据库n
G
H
I
公文处理工作交流(规则流转)ppt
北京国税局要求
公文是机关的门面，代表机关的形象。 公文处理水平的高低，反映一个单位 的管理水平和个人的综合素质。会起 草、拟制公文是对公务员最基本的要 求。规范、准确、高质量的公文，应 该是我们追求的目标。每一位同志， 都要有强烈的责任意识，把自己办理 公文的环节作为最后一道关口，只有 人人把好自己这道关，才能最大限度 降低出现错误的概率，才能全面提高 公文的质量。
从上ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ要求层面
中华人民共和国国家标准《党政机 关公文格式》（GB/T 9704-2012）
2012年10月26日发布了《国家税务 总局关于印发,<全国税务关公文处 理办法>的通知》（国税发〔2012〕 92号）
北京市国家税务局关于印发《北京 市国家税务局机关公文处理办法》 的通知（京国税发〔2013〕171号 ）
❖ 决定范文：
❖ 1.
三、公 文 种 类
❖ 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。各级国税机关
应当依照有关法律、法规、规章向国内外公布税收规范性文件和其他 重要税收事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。 ❖ 基本框架： ❖ 是什么——为什么——怎么办； 背景——意义——内容——号召
❖ 公告范文： ❖ 1.
请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位
。若请示的问题具有普遍性，可使用“通知”或其他文种行文，不再
单独批复请示单位。
❖ 上级机关针对下级机关有关特定税务行政相对人的特定事项如何适 用税收法律、法规、规章或税收规范性文件的答复或者解释，需要普
遍执行的，应当按照《税收规范性文件制定管理办法》的规定制定税 收规范性文件。
❖ 基本框架： ❖ 陈述基本情况——指明存在问题 ——提出解决对策； ❖ 是什么——为什么——怎么办； ❖ 背景与内涵——重要性与必要性——重要举措； ❖ 目的——理由——打算。
聊城市电子公文传输系统教程幻灯片PPT
聊城市电子公文传输系统 教程幻灯片PPT
本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使
• 公文下发和上报管理 • 资料下发和上报管理 • 会议通知发布和签收 • 公文签收情况管理
• 公告管理（高级用户）
各用户只能管理自己发布的公告，可对公告修改重 新发布、删除公告；
谢谢！
后台管理
• 公文管理（普通用户）
各用户只能管理自己发布的公文，可对文件修改 重新发布、删除公文、查看签收情况；
• 资料管理（普通用户）
各用户只能管理自己发布的资料，可对资料修改 重新发布、删除资料、查看签收情况；
后台管理
• 会议管理（高级用户）
各用户只能管理自己发布的通知，可对通知修改 重新发布、删除通知、查看签收情况；
公文管理
上报公文
1. 发布公文 2. 签收公文 3. 下载打印公文 4. 查看公文签收情况
公文管理
下发公文
1. 发布公文 2. 签收公文 3. 下载打印公文 4. 查看公文签收情况
资料管理
• 发布资料 • 签收资料 • 下载打印 • 查看签收情况
会议通知
• 发布会议通知 • 签收会议通知 • 会议通知信息反馈 • 查看签收情况、反馈情况
本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使
• 公文下发和上报管理 • 资料下发和上报管理 • 会议通知发布和签收 • 公文签收情况管理
• 公告管理（高级用户）
各用户只能管理自己发布的公告，可对公告修改重 新发布、删除公告；
谢谢！
后台管理
• 公文管理（普通用户）
各用户只能管理自己发布的公文，可对文件修改 重新发布、删除公文、查看签收情况；
• 资料管理（普通用户）
各用户只能管理自己发布的资料，可对资料修改 重新发布、删除资料、查看签收情况；
后台管理
• 会议管理（高级用户）
各用户只能管理自己发布的通知，可对通知修改 重新发布、删除通知、查看签收情况；
公文管理
上报公文
1. 发布公文 2. 签收公文 3. 下载打印公文 4. 查看公文签收情况
公文管理
下发公文
1. 发布公文 2. 签收公文 3. 下载打印公文 4. 查看公文签收情况
资料管理
• 发布资料 • 签收资料 • 下载打印 • 查看签收情况
会议通知
• 发布会议通知 • 签收会议通知 • 会议通知信息反馈 • 查看签收情况、反馈情况
公文流转与归档PPT课件
（2）本企业经营管理活动中形成的在维护 国家、企业和职工权益等方面具有凭证 价值的文件材料；
37
（3）本企业需要贯彻执行的政府部门和上 级单位的文件材料，非隶属关系单位发 来的需要执行或查考的文件材料；社会 中介机构出具的与本企业有关的文件材 料；所属和控股企业报送的重要文件材 料；
（4）其他对本企业具有查考价值的文件材 料。
试制、试验、鉴定、小批生产、批量生产、 评优、认证等过程中的重要文件材料；
45
（12）本企业科学技术开发、研究、试验、 总结、鉴定、成果申报等阶段的重要文件 材料；
（13）本企业建设项目立项、建设用地、征 地、拆迁、勘察、测绘、设计及审批的重 要文件材料；项目建设各阶段的重要文件 材料；竣工图，竣工验收文件材料；
权限移交档案部门后，档案部门要做几 件工作：（1）对照文件归档范围对电子文 件进行界定；（2）按照有关规定，对查询 电子文件进行授权；（3）对接收的电子文 件进行备份，安全保护。
28
物理归档: 是指把电子文件集中下载到可 脱机保存的载体上，向档案部门移交的 过程。
29
6、音像、实物等载体形式的文件归档时 间：应在工作结束后及时归档，或与相 应内容的纸质载体归档时间一致。
公文的基本功能 公文的具体作用
3
公文的基本功能
公务管理的工具 社会沟通的手段
4
公文的具体作用
策令作用
规范作用
宣传作用
联系作用
凭证作用
5
二、公文处理
公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案 的过程，就是公文办理的过程。公文办 理和公文保管组成了公文处理。
公文处理通常包括收文处理、发文处理 和办毕文书的处置等具体过程。
5、归档文件一般一式一份。重要的、利用 频繁的和有专门需要的可是当增加份数。 （如电子文件）
37
（3）本企业需要贯彻执行的政府部门和上 级单位的文件材料，非隶属关系单位发 来的需要执行或查考的文件材料；社会 中介机构出具的与本企业有关的文件材 料；所属和控股企业报送的重要文件材 料；
（4）其他对本企业具有查考价值的文件材 料。
试制、试验、鉴定、小批生产、批量生产、 评优、认证等过程中的重要文件材料；
45
（12）本企业科学技术开发、研究、试验、 总结、鉴定、成果申报等阶段的重要文件 材料；
（13）本企业建设项目立项、建设用地、征 地、拆迁、勘察、测绘、设计及审批的重 要文件材料；项目建设各阶段的重要文件 材料；竣工图，竣工验收文件材料；
权限移交档案部门后，档案部门要做几 件工作：（1）对照文件归档范围对电子文 件进行界定；（2）按照有关规定，对查询 电子文件进行授权；（3）对接收的电子文 件进行备份，安全保护。
28
物理归档: 是指把电子文件集中下载到可 脱机保存的载体上，向档案部门移交的 过程。
29
6、音像、实物等载体形式的文件归档时 间：应在工作结束后及时归档，或与相 应内容的纸质载体归档时间一致。
公文的基本功能 公文的具体作用
3
公文的基本功能
公务管理的工具 社会沟通的手段
4
公文的具体作用
策令作用
规范作用
宣传作用
联系作用
凭证作用
5
二、公文处理
公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案 的过程，就是公文办理的过程。公文办 理和公文保管组成了公文处理。
公文处理通常包括收文处理、发文处理 和办毕文书的处置等具体过程。
5、归档文件一般一式一份。重要的、利用 频繁的和有专门需要的可是当增加份数。 （如电子文件）
党政机关公文处理(培训版)ppt课件
ppt课件
28
5.发文机关署名、成文日期和印章（较为复杂，简单了解即 可）
1、加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现
空白印章。
单一机关行文：一般在成文日期之上、以成文日期为准
居中编排发文机关署名，印章端中、居中下压发文机关署名
和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位
位置。
ppt课件
22
标题存在问题（很多单位普遍存在的一个问题）
标题是“门面”，看文先看标题，重要性不言而喻。 一、标题语句不通，结构杂糅，冗长拖沓。如关于落实区
领导在成都市人民政府办公厅《政务信息第234期》“青羊 区蝉联第3届全国教育改革创新特别奖”信息上批示情况 的报告；“关于落实区委领导批示交办事项”整改情况的 报告等 二、断行不规范，不美观。
件”居右侧，上下居中排布ppt。课件
14
ppt课件
15
ppt课件
16
5.发文字号（很多单位发文字号不规范，如机关代字过简过长，“发”、 “报”、“函”混用） 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文
顺序号用阿拉伯数字标注；年份应全称，用六角括号〔〕括入； 发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯 数字后加“号”字。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也
可以使用发文机关全称或者规范化简称
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm,推
荐使用小标宋体字，颜色为红色。
联合行文时，如需标注联署发文机关名称，一般应当将
主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机 关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。也可单独
公文流转系统PPT
传统的办公模式
网络化办公模式
政府公文流转系统概述
公文就是各部门实施领导,处理公务的具有 特定效力和规范格式的文书,一般分为内部公文 和外来公文,而公文流转就是指从公文起草、请 办、批办、传阅、签办、办理、催办、会签、 下发、归档、查询、一直到统计这一系列流动 过程。一般的公文流转流程主要分为四个公文 处理过程。它们分别是：收文管理、发文管理、 公文审阅、文件处理统计。而公文流转系统又 主要分为两个版本的，分别是企业版和政府版。
感谢各位老师的指导！
专业： 班级： 姓名： 指导教师：
界面介绍
发文操作流程
核稿（政府办主任） 会稿（部门领导）
拟稿 审稿 登记 转交
签示（政府领导） 修改（拟稿人）
（部门工作人员 （部门领导) （机要秘书） （机要秘书） 或部门领导）
校对
正式发文
（拟稿人） （机要秘书）
结论
公文流转系统的开发从开始的调研、需求分析到后来的总体设计、 详细设计以及调试历经了三个月的时间。在这期间是一个不断学习 不断进步的过程。调研期间学习掌握电子政务和办公自动化的相关 知识，结合实际中已经成形的公文流转系统并且对系统需求进行分 析，制定了本系统的基本功能模块。在详细设计中学习了目前软件 开发中流行的开发架构PetShop4.0软件开发架构，在此架构下开发的 系统其优点在于开发人员可以只关注整个结构中的其中某一层，并 且可以很容易的用新的实现来替换原有层次的实现，降低层与层之 间的依赖，有利于标准化并且利于各层逻辑的复用。其新的特性大 大提高了开发者的工作效率。在模块详细设计中，开发者依照 PetShop4.0开发架构，逐层进行程序设计，对于各层次的依赖关系以 及数据库存储过程进行了深入的研究与设计，达到开发目标。最后 经过测试阶段的分析，系统对主要功能模块进行测试，基本实现了 开题中所要实现的基本功能。
《公文流转与归档》课件
定期对公文档案进行检查，确保文件的完整性和安全性。
定期检查
根据公文性质、部门等进行分类管理，方便查找和使用。
分类管理
逐步实现公文档案的信息化管理，提高管理效率和利用价值。
信息化管理
对于不再需要的公文档案进行定期销毁，避免占用空间和造成安全隐患。
定期销毁
06
CHAPTER
公文流转与归档的未来发展
01
02
公文归档是机关、企事业单位等组织在行政管理、业务活动中形成的重要历史记录，具有重要的保存价值。
公文归档是指将办理完毕的公文，按照规定的程序和要求进行分类、整理、立卷、移交和保管等操作，以便于查阅和利用。
移交
将立卷好的案卷移交给档案部门或相关机构进行保管。
立卷
将整理好的公文按照一定的逻辑关系进行组卷，形成完整的案卷。
准确性
公文应保持完整性，不得随意涂改或遗漏内容。
完整性
05
CHAPTER
公文归档的规范与要求
归档顺序
按照发文时间、编号等有序排列，方便查找和整理。
公文归档范围
明确规定需要归档的公文种类和范围，确保重要文件得到妥善保存。
归档格式
统一规定归档公文的格式，包括纸张大小、字体、字号等，确保文件的一致性和规范性。
根据工作需要，由相关人员起草公文。
公文起草
对起草的公文进行审核，确保内容准确、格式规范。
审核
审核通过后，由相关负责人签发公文。
签发
通过机要交换、邮寄等方式，将公文传递给收件人。
传递
收件人对公文进行处理，按照要求办理相关事项。
办理
办理完毕后，将公文进行归档保存。
归档
02
CHAPTER
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
注意事项
1
呈报公文时必须固化流程；
2
3 4
呈报至海航集团总部的公文，必须勾选“公文呈报至集团总部”；
公文签批人不得在不确定的情况下错误改动公文流转节点和方向； 各单位机要秘书和签批人不得将未勾选“公文呈报至集团总部”的公文呈报 至海航集团总部； 各单位机要秘书和签批人不得将未固化流程的公文继续流转呈报； 固化公文流转路径时，必须在会签节点前设置机要秘书节点；
公文呈报—2.流程快速定义
自动分发流程号码 公文呈报—2. 流程快速定义
点击添加节点
公文呈报—2. 流程快速定义
点击完成，即 完成流程快速 定义
公文呈报—2. 流程快速定义
在系统生成路径 后补充后续呈报 路径。
公文呈报—2. 流程快速定义
在系统生成路径 后补充后续呈报 路径。
—海航 旅业人力资源部—海航旅业首席人事培训官—海航旅业副董事长兼总裁—海航旅业执行董事长兼首 席执行官—海航集团
3.若公文有误必须退回重 报，请此处选择机要秘书 结束。
公文签批——2. 需呈报至集团总的公文
勾选“公文呈报 至集团总部”
公文签批—2. 公文增删节点 显示“公文呈报 至集团总部”
审批者发现路径不正确，应点击此处进行调整。
公文签批—2. 公文删除节点
删除节点， 点击此处。
公文签批—2. 公文增加节点 添加节点， 点击此处。
5
6
7
8 9
固化公文流转路径时，必须在公文审结领导后设置机要秘书节点；
各单位机要秘书要根据本单位领导实际变化情况，及时更新本单位参考流程 和参考文档；
公文呈报人必须在建议路径将公文呈报路径补充，至少细化到部门，不得 存在公文呈报路径错误、领导姓名或职位书写错误的现象。
常见错误
• 1、会签节点部门名称填写错误。应在机要秘书节点发起会签，并只 填写第一个会签节点即可，由第一节点审批者转给下一位审批者， 最后点给机要秘书结束会签。 • 2、没有补充呈报路径。需呈报至其他公司的公文，应在填写完审批 节点树后，在生成的建议路径中将其他公司的审批路径补充完整。 • 3、应该发起会签的公文没有发起会签。 • 4、公司总部审批节点没有控制在4个节点内，分子公司内部节点没 有控制在2个节点内（财务类、人事类除外）。
功能简介
固定工作流公文变更节点
A
B B
A
C C C1
签批人C，在实例化主流程中 添加一个节点C1，C1就为该流程 中主要节点之一。公文在流转案例 中，将由C提交给C1，然后C1继 续流转给D。
D
D E E F F
提纲
1 2 3 4
一、建设目标
二、功能简介
三、系统简介 四、注意事项
系统简介
一、公文呈报 1)、参考文档 2)、流程快速定义 3)、选择流程 4)、新建流程 5)、会签管理
海航易生
新版公文流转系统操作培训
2011年6月
提纲
1 2 3 4
一、建设目标
二、功能简介
三、系统简介 四、注意事项
建设目标
总体建设目标
通过工作流技术改进和优化业务流程，有 效地减少中间环节，提高公文流转效率。
提纲
1 2 3 4
一、建设目标
二、功能简介
三、系统演示 四、注意事项
功能简介
原公文流转方式 原来公文流转的签批方式是由签批人通过选择收 件人向下一个节点进行签批流转。
公文呈报—5. 会签管理
发送会签前，应添加 机要秘书节点，并选 择不显示。
在最终审结领导后 应添加机要秘书节点， 并选择不显示。
系统功能
公文签批—1. 正常签批
点 击 进 行 签 批
公文签批—1. 正常签批
2. 审批者发现路径 不正确，应点击此 处进行调整。
此处隐藏了非 常用功能，点 击可见
1.若对公文 无异议，此 处填写意见， 点击提交即 可
功能简介
新版公文流转方式 公文在呈报时，由呈报者选择流程。公文将根据呈 报者选择的流程的呈报路径进行自动流转，签批人在正 常的流程中只需给出意见即可。 引入工作流引擎后，可以规范呈报路径和简化签批 操作，进一步提高工作效率。
功能简介
新版公文多级呈报方式
公文签批过程中，公文默认接收人为流程中定义的人员， 签批时直接填写意见即可。公文流程结束后，秘书结束公文 或选择新的流程继续流转或中转给其他单位秘书。
在呈报页面中点击“选择流程”— 点击参考流程—根据关键字选择流 程后—点击收藏
公文呈报—3. 选择流程
根据参考流程，调整路径修订为本单位 需要流程，点击保持后，回到我的流程 页面，点击选择即可
公文呈报—3. 选择流程
公文呈报—4. 新建流程
可针对自己业务设 计流程
点此依次添加签批人
公文呈报—4. 新建流程
• 5、没有固化路径。
THANKS
二、公文签批 1)、正常签批 2)、需呈报至集团总部的公文 3)、增加节点、删除节点
系统简介
公文呈报—1. 参考文档 点击选择 流程
点击参考文档
公文呈报—1. 参考文档
参考文档进入页面，根据单位、关 键字选择需要流程
公文呈报—1. 参考文档
点击需要文档，查找路径
公文呈报—1. 参考文档
系统简介