第三章 会展项目的组织管理

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第3章
（二）组织规划考虑的问题
1、从项目环境的层次
▪ 应该立足于项目的环境，可从三种层次三大因素去分析 ▪ 三种层次：
➢ 项目决策层（项目建设的最高层次） ➢ 项目管理层（最为关键的一个组织层次） ➢ 项目实施层
▪ 三大因素：
➢ 有一些与项目利益相关者的关系是项目经理不能改变的； ➢ 对于设计单位、咨询单位和施工单位等委托的项目实施单位，
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第3章
（1）矩阵型会展项目的组织特征 （2）适用范围
▪ 适用于同时承担多个会展项目的企业和大型复杂项目。
（3）优缺点 （4）矩阵型组织结构的分类
▪ 分为强矩阵型、平衡矩阵型、弱矩阵型三种类型。 ▪ 三种矩阵型组织结构如下图所示。
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（5）会展项目组织结构的选择
▪ 如P83表3-1所示。
1、项目管理学知识 2、信息技术与外语知识 3、经济学等相关知识 4、法律学科相关知识
▪ 也可归纳为：专业知识的深度 、综合知识的 广度 、管理知识的水平。
（五）身体素质
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第3章
四、会展项目经理的技能
（一）项目管理技能
1、熟悉五大项目管理过程 2、掌握九大项目管理内容 3、学会相关管理软件
3、选择方法
▪ 有招聘上岗制、领导委任制、基层推荐制。
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第3章
（二）会展项目经理的发展（培养）
会展项目经理业务能力的提高与发展途径有：
1、自我学习 2、培训学习 3、技能实操 4、职位晋升（轮岗）
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第3章
▪ 案例：项目经理的素质与角色 ▪ 案例分析：会展项目经理胜任力模型研究
能型组织的特征又具项目型组织的特征。
▪ 采用矩阵型组织结构，应充分考虑专业职能部门永 久性以及会展项目组织临时性，设立专门的项目责 任部门——项目经理部，如图3-3所示。
执行主管
项目部经理
项目经理1 项目经理2 项目经理3
部门主管1
2 1 3
部门主管2
1/2 4
1/4
部门主管3
3 1½ 1
图3-3 矩实用阵文型档 组织结构
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第3章
（四）控制会展项目过程
▪ 会展项目经理的控制职能包括以下几点为：
1、确定项目活动的优先级 2、对项目的范围及其他变更进行评价 3、控制成本、进度和质量进展
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第3章
二、会展项目经理的权利
（一）职位权利
1、资源支配权利 2、决策权力 3、工作鉴定权利
（二）非职务权利
1、经验或专业技术方面的权利 2、人格权利（魅力）
（8）人力资源部
▪ 人力资源部负责会展项目所需人员的招聘、培训、 考核、奖罚等工作，保证项目所需的人力资源。
（9）保安部
▪ 保安部的主要职责是维护展览现场的良好秩序，确 保展会环境安全。
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第3章
案例：广交会的组织机构
▪ 大会秘书处
▪ 业务办公室
▪ 外事办公室
▪ 政治工作办公室
▪ 保卫办公室
适用范围：同时进行多个会展项目或大型市场化项目。
总经理
项目经理
市场经理
研发经理
销售经理
A 市场部
项
研发部 销售部
目 ……
实图用3文-档1 纯项目组织结构
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第3章
（2）职能型组织结构
▪ 基本特征：按职能原则建立会展项目组织，把会展项目 委托给某一职能部门，由职能部门主管负责。
▪ 缺点：项目成员受双重管理约束，不适应大会展项目。 ▪ 适用范围：只适用于小型的、专业性较强，无须涉及众
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第3章
第一节 会展项目的组织
组织是一切管理活动取得成功的基本要素，会展项 目组织的目的是充分发挥会展项目管理的功能，提 高会展项目管理的整体功效率，以达到会展项目管 理的目的。
会展项目组织管理主要包括组织规划与设计、会展 项目经理的遴选、团队组建以及团队的人力资源管 理等问题。其中，会展项目的组织规划与设计问题 时首要的基本问题。
1、组建会展项目小组 2、确立会展项目管理机构 3、制订会展项目管理责任矩阵 4、促进内外部有效沟通 5、配备各种资源
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第3章
（三）指导会展项目活动
▪ 会展项目经理的指导职能具体体现为：
1、指导会展项目计划的各项活动 2、提供阶段性的进度报告及相关信息 3、定期评价项目进展，调整组织结构 4、处理冲突，化解矛盾，减少风险 5、促进项目团队建设 6、协调解决职能部门与项目小组之间的问题
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会展项目组织结构的选择
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会展项目常用组织结构
▪ 以展会项目为例介绍组织机构设置。
（1）策划部
▪ 策划部是会展组织的主要基础部门，它的主要工作是 企业策划与展出策划两部分。
（2）业务部
▪ 业务部是会展组织的重要部门之一，企业赢利与否直 接取决于业务部的招商业绩。
（二）人际关系技能
1、熟悉项目的人际关系网络 2、掌握人际关系技能 3、建立良好的客户关系
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第3章
（三）情境领导能力
如P99图3-4所示，横轴表示指导程度，纵轴表示 支持程度。包括四种领导形态：
1、指令 2、授权 3、教练 4、支持
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第3章
（四）谈判和沟通技能
这种技巧具体要求包括以下几点：
（3）市场部
▪ 市场部主要负责新闻宣传、广告策划实施，协调与各 社会团体或政府的关系等。
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（4）信息部
▪ 信息部负责展览会的通信、网络数据的租赁业务， 以及会展企业信息系统的规划、建设与维护，应用 软件及办公电脑、耗材的采购与管理，同时还负责 组织内部通信系统及网络的建设与保障工作等。
（5）管理部
会展项目组织建设包括从组织设计、组织运行、组 织更新到组织终结这样一个生命周期。
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第3章
一、会展项目的组织及其类型
（一）会展项目的组织
会展项目的组织或组织机构包含两层含义：
➢一是举办会展项目的组织（机构），如2008年 北京奥运会举办机构中国政府；
➢二是具体负责实施会展项目的管理团队组织（机 构），如北京奥运会的具体实施组织机构北京奥 组委。
（4）注重沟通和协调
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第3章
（二）会展项目组织结构设置的原则
1、管理跨度原则 2、精干高效原则 3、目的性原则 4、及时更新原则 5、与企业组织一体化原则
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第3章
（三）会展项目组织结构的类型
▪ 会展项目管理的组织结构实质上决定了会展 项目组织实施项目获得所需资源的可能方法 与相应的权利。
▪组织规划还要能提供反映和支持项目的控制、决策和信 息沟通网络。
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第3章
项目组织设计（规划）
依据：目标的分析、WBS、环境分析 内容：组织结构设计和组织流程设计 三种组织结构适用的范围
2、组织规划的原则
▪ 部门契约约束的原则 ▪ 角色和责任明确的原则 ▪ 报告结构简明的原则
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第三章 会展项目的组织管理
第一节 会展项目的组织 第二节 会展项目经理 第三节 会展项目团队 第四节 会展项目人力资源管理
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【本章导读】
▪ 会展项目管理为什么需要设立组织？那是由 会展项目的特点决定的。大型会展项目若不 依靠有共同目标且相互协调的一群人，很难 想象个人如何完成如此复杂的任务。
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第3章
1、定义
会展项目组织是为完成会展项目而建立的组织，一般 也称为会展项目班子等。
会展项目组织的具体职责、组织结构、人员构成和人 数配备等会因项目性质、复杂程度、规模大小和持续 时间长短等有所不同。
会展项目组织的一般职责：是会展项目规划、组 织 、指挥、协调和控制。
会展项目组织管理内容：对会展项目的范围、费 用 、时间、质量、风险、人力资源和沟通等多 方面进 行管理。
项目经理必须有能力对他们进行控制和协调，进行界面管理； ➢ 要注意考虑一些不具有合同关系组织也存在指令关系。
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第3章
1、从项目环境的层次
▪ 表3-2说明了企业中存在的项目经历与上层管理者和职 能经理间的协商机制。
▪ 对于成功的项目管理来说，以下三点是很重要的。
➢ 项目经理的授权和定位问题；
➢ 项目经理和控制项目资源的职能经理之间良好的工作关系；
➢ 项目成员的双重领导和回报问题。
3、从项目实施的层次
▪ 要有利于项目组织管理对实用其文控档 制和协调。
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第3章
（三）项目组织设计的内容
1、组织结构
▪组织是硬件和软件共同构成的关系网络。
2、组织结构设计要素
▪一是工作部门的设置。做到任务与权力要一致，见P89 表3-3； ▪二是工作部门的等级； ▪三是管理层次和管理幅度。
▪ 新闻中心
▪ 卫生保健办公室
▪ 证件服务中心
▪ 广交会客户联系中心
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第3章
二、会展项目的组织规划
（一）总则
1、组织规划的概念
▪项目的组织规划是根据会展项目工作结构分解（WBS） ，确定其组织结构及其形式，选择适合的人员，并分派责 任、任务和报告关系的一系列筹划活动的总称。
▪会展组织规划是根据会展项目的目标和任务，确定适当 的组织结构，划分组织的有关部门，并使这些部门有机地 相互联系和相互协调，共同为实现项目目标而各司其职又 相互协作。
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