成本档案管理制度
成本资料管理制度
成本资料管理制度一、总则为规范企业内部成本数据的管理和使用，提高成本数据的准确性和可信度，保障企业的经营决策和管理活动的科学性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于企业内部各类成本资料的管理和使用。
三、成本资料的分类和档案管理1.按照成本的性质和种类，将成本资料分为直接成本、间接成本和固定成本等，按照不同的要求进行分类管理。
2.成本档案管理应根据成本管理的需要，建立成本档案管理制度，建立完整的成本档案和档案索引，保证成本资料的完整性和及时性。
3.对于重要的成本资料，应该进行备份和加密处理，确保成本资料的安全性和可靠性。
四、成本资料的采集1.采集成本资料必须严格按照财务会计制度的规定进行，保证成本数据的准确性和真实性。
2.对于成本的采集方式，应该采用先进的信息化手段，将成本数据直接从相关系统中提取，减少人为因素的干扰和误差。
3.在采集成本数据的过程中，应该加强对成本数据的审核和监控，确保成本数据的准确性和可信度。
五、成本资料的录入与处理1.在成本资料的录入和处理过程中，必须按照规定的程序和流程进行，保证成本数据的准确性和一致性。
2.对于录入和处理成本数据的人员，应该进行严格的培训和考核，提高其对成本数据录入和处理的认识和技能。
3.在成本数据的处理过程中，应该注意排除各类错误，及时纠正和处理成本数据中的异常情况。
六、成本资料的分析和报告1.对于成本数据的分析和报告，应该充分利用先进的信息化手段，提高成本数据的分析和报告的效率，确保成本数据的及时性和准确性。
2.成本数据的分析和报告应该结合企业的经营和管理实际，提供科学的决策支持和管理建议。
3.对于成本数据的分析和报告人员，应该加强其对企业的管理知识和经验的积累，提高其对成本数据的分析和报告的理解和把握。
七、成本资料的审计和检查1.对于成本数据的审计和检查，应该加强对成本数据的真实性和准确性的审计监督，保障成本数据的可信度和科学性。
2.对于成本数据的审计和检查人员，应该严格依照相关法规和企业制度进行审计和检查，保证审计工作的客观性和公正性。
成本部档案管理制度
第一章总则第一条为规范成本部档案管理工作，确保成本档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高成本管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司成本部在项目开发、运营过程中产生的各类成本档案的管理。
第三条成本档案管理应遵循以下原则：1. 依法合规：遵守国家有关档案管理的法律法规。
2. 实事求是：确保档案内容的真实性和准确性。
3. 安全保密：加强档案保密工作，防止档案信息泄露。
4. 效率优先：提高档案管理效率，确保档案利用便捷。
第二章档案分类与归档第四条成本档案分为以下类别：1. 可研成本档案：包括可行性研究报告、项目建议书等。
2. 目标成本档案：包括目标成本编制依据、目标成本执行情况等。
3. 动态成本档案：包括成本变化原因、成本控制措施等。
4. 招投标档案：包括招标文件、投标文件、中标通知书等。
5. 预结算档案：包括工程预结算、竣工结算等。
6. 设计变更与现场签证档案：包括设计变更通知单、现场签证单等。
7. 合同档案：包括合同文本、合同附件等。
8. 分析研究成果档案：包括成本分析报告、成本控制建议等。
第五条成本档案归档要求：1. 归档材料必须真实、完整、准确。
2. 归档材料需分类整理，按档案类别建立目录。
3. 归档材料需编号，并注明归档时间、归档人等信息。
第三章档案保管与利用第六条成本档案保管要求：1. 档案库房应保持通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀。
2. 档案资料应定期检查，发现问题及时处理。
3. 档案资料应按照档案类别存放，便于查阅。
第七条成本档案利用要求：1. 严格审批制度，确保档案资料安全。
2. 申请人需填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。
3. 查阅档案时，需遵守档案保管规定，不得随意涂改、损坏或遗失档案资料。
第四章职责与奖惩第八条成本部档案管理人员职责：1. 负责成本档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 负责档案资料的保密工作。
3. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
工程造价档案控制制度
工程造价档案控制制度一、总则1. 本制度旨在规范工程项目的造价管理，确保工程成本的合理性、透明性和可控性，提高资金使用效率。
2. 本制度适用于所有参与工程项目建设的单位和个人，包括但不限于业主、设计单位、施工单位、监理单位及造价咨询机构。
3. 工程造价档案应真实、完整、准确，反映工程全过程的造价信息。
二、组织机构与职责1. 业主单位应设立专门的造价管理部门，负责制定和执行工程造价档案控制制度。
2. 设计单位应在设计阶段提供准确的工程量清单和预算书，作为后续造价控制的依据。
3. 施工单位应建立健全成本核算体系，确保工程实施过程中的成本数据真实可靠。
4. 监理单位应对施工过程中的变更、索赔等影响造价的因素进行监督和管理。
5. 造价咨询机构应提供专业的造价审核服务，确保工程造价的公正性。
三、工程造价档案的建立与管理1. 工程造价档案应包括以下内容：初步设计概算、施工图预算、合同价款、变更洽商记录、进度款支付凭证、竣工结算书等。
2. 各参建单位应根据合同约定，及时编制和提交相应的造价文件。
3. 业主单位应建立统一的工程造价档案管理系统，对所有造价文件进行归档、编号、存储和保管。
4. 任何对工程造价档案的查询、借阅或复制，都应有严格的权限管理和审批流程。
四、工程造价的控制与审计1. 业主单位应定期对工程造价进行监控和分析，及时发现和解决成本超支的问题。
2. 对于超出预算的变更和索赔，应严格按照变更管理程序进行审批和处理。
3. 工程竣工后，应组织有关单位进行竣工结算，确保结算结果的准确性和合法性。
4. 业主单位应聘请独立的审计机构，对整个项目的造价管理进行审计，以评价制度的执行情况和效果。
五、违规处理与法律责任1. 对于违反本制度的单位和个人，业主单位应根据情节轻重，给予警告、罚款或其他相应的处罚。
2. 如果违规行为导致经济损失，相关责任方应依法承担赔偿责任。
3. 对于严重违反国家法律法规的行为，应依法追究刑事责任。
成本合约部档案管理制度范文(五篇)
成本合约部档案管理制度范文一、工作职责(一)参与工程招、投标工作，编制送达投标书。
(二)根据施工图编制施工概、预算，施工主要机具、设备、材料数量、并提出产值计划。
(三)参预各项工程承包、发包订货及增补类的合同文书，并在合同批准生效后监督其执行情况。
(四)配合有关部门增补洽商合同事宜。
(五)对经营文件、台帐单据及原始资料的归档管理。
(六)竣工后，负责与建设单位、审计单位决算审核工作。
(七)在公司的领导下探索新的经营渠道、运行机制和发展新的经营理念，努力拓展建筑市场。
二、工程招、投标管理(一)接到招投标文件后预算部门应依据招标文件的要求，认真审图。
(二)切实加强对招标工作的领导，根据概、预算人员提供数据，认真讨论、分析、提出报价方案，由公司领导____进一步研究报价决策，使之最后定案。
(三)报价和误差率(定额、缺项、新工艺、新材料和设备价，招标文件未注明外)不得低于标底____%，不得高于标底。
(四)按招标文件的时间，准时送报招标单位。
(五)投标书字迹要工整(用仿宋体)，填写内容齐全，加盖公章；投标文件要有目录，封袋要规范，要盖齐缝章，并派专人送达在招标文书规定时间之前办理完毕。
(六)工程接到中标通知书后由成本合约部起草工程承包范围，合同条款应内容齐全，措辞严谨，合同经总经理批准后方可对外办理签订。
(七)合同签字生效后，在主管和总经理的主持下，向各部门及履行合同单位进行全面交底。
三、承包合同管理(一)工程承包合同的基本条件和内容：1.工程名称和地点。
2.承包方式，范围和内容。
3.开竣工日期。
4.工程质量、保修期和保修条件。
5.工程价款的支付、结算方式和竣工验收办法。
6.工程造价。
7.设计文件及概、预算技术资料提供的日期。
8.材料、设备供应方式。
9.双方协作的事项。
10.奖惩条款。
11.其它。
(二)工程中特殊情况需要明确的问题，应在承包合同中明确以利双方共同履行。
(三)承包合同必须采取书面形式(合同的附件)，合同的附件主要包括：1.工程概算和中标通知书。
成本审计档案管理制度范本
**第一章总则**第一条为加强成本审计档案的管理工作，确保成本审计工作的质量和效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》及相关法律法规，结合我单位实际，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有成本审计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计和销毁等工作。
第三条成本审计档案是成本审计工作的重要成果，是反映成本审计过程和结果的重要依据，具有凭证性、真实性和完整性。
**第二章档案管理职责**第四条成本审计档案管理部门负责本制度的组织实施和监督执行。
第五条成本审计档案管理人员应具备以下职责：（一）负责成本审计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计和销毁等工作；（二）制定成本审计档案管理的相关制度和操作规程；（三）对成本审计档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和安全性；（四）对成本审计档案进行分类、编号、登记，确保档案的规范化管理；（五）提供成本审计档案的查阅服务，并做好相关记录。
**第三章档案收集与整理**第六条成本审计档案的收集范围包括：（一）成本审计计划、方案、报告等；（二）审计底稿、工作记录、会议纪要等；（三）被审计单位提供的财务报表、凭证、合同等；（四）其他与成本审计相关的资料。
第七条成本审计档案的整理应遵循以下原则：（一）按照时间顺序进行排列；（二）按照类别进行分类；（三）按照重要程度进行排序；（四）确保档案的完整性和连续性。
**第四章档案保管与利用**第八条成本审计档案的保管应遵循以下要求：（一）采用防潮、防霉、防虫、防鼠、防尘、防火、防盗等措施，确保档案的安全；（二）对档案进行定期检查，发现问题及时处理；（三）建立健全档案库房管理制度，确保档案库房的安全。
第九条成本审计档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅档案应办理借阅手续，并填写借阅登记表；（二）查阅者应爱护档案，不得损坏、丢失或擅自复制；（三）查阅者应按期归还档案，并办理归还手续。
**第五章档案销毁**第十条成本审计档案的销毁应遵循以下程序：（一）由成本审计档案管理部门提出销毁意见；（二）经单位领导批准后，由成本审计档案管理部门组织实施；（三）销毁前应进行核实，确保档案的完整性；（四）销毁档案应采用符合国家规定的销毁方法。
工程造价档案管理制度
工程造价档案管理制度一、制度背景：随着建设工程项目的日益复杂和规模化，工程造价管理变得尤为重要。
在工程项目的整个过程中，工程造价档案记录了各个环节的成本核算、合同签约、支付结算等信息，是工程造价管理的重要组成部分。
因此，建立一套科学的工程造价档案管理制度，不仅可以提高工程造价管理的效率和质量，还能够对后续工程项目提供有益的借鉴经验。
二、制度目标：1.实现造价文件材料的规范化管理，确保其真实性和准确性；2.提高工程造价管理的效率，降低管理成本；3.为工程项目的决策提供必要的信息支持和依据；4.保护工程造价资料的安全性和完整性。
三、制度内容：1.档案建设与管理部门的职责：负责组织制定、修订和执行工程造价档案管理制度，并对工程造价档案进行全面管理和监督；2.档案管理的范围和分类：明确工程造价档案的范围和分类，包括成本预算、招投标文件、合同协议、支付结算、审计报告等；3.档案的整理和建档：规定档案的整理、建档和编码原则，并制定相应的档案管理手册；4.档案的保存和保管：明确档案的保存期限和保管要求，并制定相应的档案保管制度；5.档案的查询和使用：规定档案的查询和使用程序，明确查询权限和使用范围；6.档案的借阅和归还：制定档案借阅和归还制度，明确借阅权限、借阅期限和归还程序；7.档案的销毁和报废：明确档案销毁和报废的条件和程序，确保档案的安全销毁和废弃。
四、制度执行：1.成立档案管理委员会，负责制定和监督工程造价档案管理制度的执行情况；2.对档案管理人员进行培训和考核，提高他们的专业素质和管理能力；3.定期组织档案整理和检查工作，确保档案的准确性和完整性；4.建立档案管理信息系统，实现档案管理的电子化和信息化。
五、制度效益：1.提高工程造价管理的效率，减少人力和物力资源的浪费；2.加强工程造价资料的安全性和完整性，规范工程造价管理的行为；3.为工程项目的决策提供必要的信息支持和依据，提高项目的管理水平；4.为后续工程项目的发展提供有益的借鉴经验和教训。
档案制度建设成本核算方法
档案制度建设成本核算方法一、前言随着信息技术的快速发展和信息化建设的不断深入，各企业机构对档案制度建设的需求也越来越强烈，越来越多的企业开始陆续建立各项档案规章制度和档案管理体系等，以确保档案的全面、准确、完整和安全保存。
但是，档案制度建设也需要一定的成本。
如何合理地核算档案制度建设的成本，是企业在制定档案制度建设计划时必须要考虑到的问题。
二、档案制度建设成本核算的必要性档案制度建设的成本核算是档案建设工作的基础，通过核算可以掌握档案建设的成本和效益，明确投资回报，为后续档案工作提供数据支持，科学规划和评估档案制度建设项目的可行性和优化方案。
三、档案制度建设成本核算方法档案制度建设成本核算的方法有很多种，下面简要介绍几种较为常用的方法：1. 直接成本核算法直接成本核算法是指直接计算出档案制度建设的一切成本，包括人工成本、装备成本、材料成本等，然后计算其总和得出档案制度建设成本的方法。
2. 生产性成本核算法生产性成本核算法是指根据档案制度建设的生产过程中用到的各种生产要素（如人力、原材料、设备等）的成本，计算档案制度建设总成本的方法。
该方法考虑到了档案制度建设中各项生产要素的成本，因此比较全面、准确。
3. 经验法经验法是指通过历史数据和经验，预估出档案制度建设总成本的方法。
该方法相对简单，适用于档案制度建设前期无法精确估算成本时使用。
4. 比较法比较法是指通过对多个类似的档案制度建设项目进行比较，对档案制度建设成本进行估算的方法。
该方法虽然不是直接计算档案制度建设成本的方法，但能够为档案制度建设提供参考和前期准备。
四、档案制度建设成本核算中需注意的问题在档案制度建设成本核算中，需要注意以下问题：1.全面考虑档案制度建设中各项人员和物资成本。
2.对重要的档案制度建设，应采用完全成本核算法进行核算，以便更好地评估其投资回报。
3.应采用多种核算方法，进行多方面、细致地核算，以便保证核算的全面性和准确性。
档案管理制度及措施造价
一、引言档案是组织或个人在活动过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
档案管理是组织或个人对档案进行收集、整理、保管、利用和销毁等一系列活动的总和。
档案管理制度是确保档案工作规范化、科学化、系统化的基本规范。
本文将从档案管理制度及措施造价的角度，对档案管理工作进行探讨。
二、档案管理制度1. 档案收集制度（1）档案收集范围：根据组织或个人需求，确定档案收集范围，包括各类文书、声像、电子等档案。
（2）档案收集方式：采取主动收集和被动收集相结合的方式，确保档案收集的全面性。
（3）档案收集时限：明确档案收集的时限，确保档案的时效性。
2. 档案整理制度（1）档案分类：按照档案的性质、内容、时间等因素进行分类，便于档案的保管和利用。
（2）档案编号：为每份档案编制唯一编号，方便查询和管理。
（3）档案装订：按照规定格式进行装订，确保档案的整洁和美观。
3. 档案保管制度（1）档案库房：设置专用档案库房，确保档案安全。
（2）档案保管条件：严格控制档案库房温湿度，确保档案的物理状态稳定。
（3）档案防盗：加强库房安全管理，配备必要的防盗设施。
4. 档案利用制度（1）档案查阅：实行档案查阅登记制度，明确查阅范围和时限。
（2）档案复制：根据需要，提供档案复制服务。
（3）档案咨询：为用户提供档案咨询服务。
5. 档案销毁制度（1）档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
（2）档案销毁：对无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。
三、档案管理措施造价1. 档案收集措施造价（1）人力成本：档案收集工作需要投入大量人力，包括档案管理人员、整理人员等。
（2）设备成本：购置档案收集设备，如扫描仪、打印机等。
（3）培训成本：对档案管理人员进行专业培训。
2. 档案整理措施造价（1）人力成本：档案整理工作需要投入大量人力，包括档案管理人员、整理人员等。
（2）设备成本：购置档案整理设备，如档案柜、装订机等。
（3）软件成本：购买档案管理软件，提高档案整理效率。
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成本档案管理制度一、目的为规范成本档案管理，现结合成本管理的实际情况，制定本管理办法。
二、范围本管理办法适用于XX地产天津区域事业部下属各开发项目成本管理部。
三、职责3．1事业部经济合同部负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。
3．2项目成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。
四、方法与过程控制4．1总则4.1.1成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
4.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。
成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
4.1.3成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目、以及不同的建设项目开发期数进行区分。
4.1.4成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。
首先，对于每份《工程合同本》，必须把其《定标签报》（或《采购委员会会议纪要》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。
4.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。
成本档案实行统一归档、集中存放、不得将集团公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义私自外借（复印或邮件发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。
4.1.6成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。
4.1.7成本管理应设一兼职档案管理员，该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。
4．2主要成本档案的组成及其管理办法4.2.1工程合同资料4.2.1.1资料组成A已竣工项目的完整的合同文本，包括前期类合同、建安类合同、基础设施类合同、配套设施类合同。
B正在开发项目的合同文本。
C成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。
4.2.1.2资料管理A使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单。
B对每项工程，以合同为主线进行存档，每项工程的《工程合同文本》必须把其《定标签报》（或《采购委员会会议纪要》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便于工作快速复查。
C《工程合同审批表》统一采用NC审批打印稿。
D合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由公司办公室保管，成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖办公室的专用章以示确认）。
E其他有关规定，结合《合同管理办法》执行。
4.2.2工程预结算资料4.2.2.1资料组成A已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、项目后评估报告等。
B正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。
C成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。
4.2.2.2资料管理A以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
B《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式（可手写复印的），一式三联，第一联办公室存档，第二联成本管理部存档，第三联工程管理部存档。
C一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。
D其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。
E编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。
F使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。
G不同载体（各局面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容数据等必须完全一致。
H对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档该录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器，以方便保存与使用。
I其他有相关规定，结合《工程预、结算管理办法》执行4.2.3工程变更与现场签证资料4.2.3.1资料组成A已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。
B正在开发项目的工程变更、现场签证资料。
C成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。
4.2.3.2资料管理A以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
B《工程变更通知单》、《现场签证单》统一印制成固定格式（可手写复印的），一式四联，第一联项目部存档，第二联施工单位存档，第三联成本管理部存档，第四工程管理部联存档（四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章）；《工程变更通知单》、《现场签证单》统一进行编号。
C使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
4.2.3.3其他有关规定，结合《工程变更与现场签证管理办法》执行。
4.2.4工程招投标资料4.2.4.1资料组成A已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）、工程投标资料（主要是中标单位的）。
B正在开发项目的工程招投标资料。
C成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。
4.2.4.2资料管理A以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档，即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
B《定标签报》及《采购委员会会议纪要》统一从EIP办公平台打印，办公室、成本管理部及工程管理部各存一份。
C项目招投标资料（评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。
D但评定标评审表（或议标及直接委托审批表）、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料，成本管理部则应每项皆保存其原件或复印件。
E其他有关规定，结合《工程招标管理办法》执行4.2.5制度类文件4.2.5.1文件组成A国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料。
B集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。
C本公司及本部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。
4.2.5.2文件管理A成本管理制度要求在公司网站的相应“管理制度”栏中或网络驱动器中存放（政府有关部门颁发的法规文件可除外），以便网上查询。
B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份，装订成册（活页形式，可及时更新），以便书面查询、使用。
4.2.6其他文件资料其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书强等。
这类文件资料也是实行资料管理员专人负责，分类保管。
4．3成本档案管理的其他规定4.3.1归档与立卷4.3.1.1项目立项后，资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。
4.3.1.2对工程造价影响较大的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
4.3.1.3在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。
4.3.1.4对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。
4.3.1.5卷内文件资料的排列次序为；开发前拥准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。
4.3.1.6每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。
4.3.1.7对立好的案卷，成本档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工4.3.2编目与装订4.3.2.1卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写。
第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的著名者，即对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录：没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”以示区别：第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。
4.3.2.2档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订；己竣工工程的档案做固定页装订。
装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补成复制；文件资料应使用A4大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的A4纸上；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。