公司档案管理制度及档案员职责(最新版)
公司档案管理制度(5篇)
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
档案室管理制度及职责模版(3篇)
档案室管理制度及职责模版一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档工作。
二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内。
三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设施效能。
档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导批准，要注意关好门、窗、锁、灯。
四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。
五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档案清单，并做好整理、分类、保管和统计工作。
六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合基础教育管理要求。
七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。
八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。
九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定时间内收回。
十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销毁相关档案。
档案管理员岗位职责1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档案机关和学校领导的业务指导。
2、完整、规范接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。
3、对各类档案进行科学分类、编号、登记、上架、并定期清点核对，发现问题及时报告主管领导，妥善处理。
4、增强工作责任感，提高保密意识。
5、严格执行学院《档案管理办法》，做好档案资料的检查、修补和科学管理工作。
6、有计划编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便。
7、接待阅档人员要热情周到，主动提供优质高效服务。
8、对全校各产生档案部门进行档案业务指导。
9、完成有关领导交办的其它工作。
档案室管理制度及职责模版（2）档案室是一个组织内非常重要的部门，负责管理和维护组织的各类档案资料。
为了确保档案室的管理工作能够得到有效的执行和监督，制定一套完善的档案室管理制度和明确的职责模版是非常必要的。
档案管理人员职责范文(3篇)
档案管理人员职责范文一、制定并实施档案管理制度1. 负责编制和修订档案管理制度，确保其符合相关法律法规和组织管理要求。
2. 积极推行和宣传档案管理制度，确保全体员工了解并遵守相关规定。
3. 定期对档案管理制度进行评估和调整，保持其与组织管理需求的一致性。
二、组织和管理档案库房1. 负责档案库房的选址、设计和装修工作，确保其安全、便捷和高效。
2. 制定并实施档案调度计划，确保档案的及时调取和返还，以满足各部门的需求。
3. 组织安排档案库房的巡检和维护，保证档案的完整性和安全性。
三、负责档案归档和整理工作1. 制定并实施档案归档规范和流程，确保档案的统一管理和标准化存放。
2. 负责对新收到的档案进行分类、编号和归档，确保档案的有序存放和检索。
3. 定期对档案进行整理和清理，剔除不需要保留的档案，提高档案库存容量利用率。
四、组织和实施档案查询和借阅服务1. 提供档案查询和借阅服务，满足各部门和个人的需求。
2. 制定并实施档案查询和借阅规范，确保档案的安全和机密性。
3. 组织对档案查询和借阅情况进行统计和分析，为组织决策提供参考依据。
五、档案安全保密管理1. 负责制定并实施档案安全保密制度，确保档案的安全和机密性。
2. 组织对档案安全设施和措施的审核和检查，及时发现和解决安全隐患。
3. 进行档案安全培训和宣传，提高全体员工的安全意识和保密意识。
六、档案编研和利用1. 进行档案编研工作，提供档案利用的基础准备。
2. 组织对档案资料进行索引和归档，提高档案检索的效率和准确性。
3. 组织和开展档案资料的利用和研究，为组织发展提供参考和支持。
七、档案评估和鉴定1. 负责对档案进行评估和鉴定，确定其保存时限和价值等级。
2. 组织对档案的永久保存和转移工作，确保重要档案的长期保存和传承。
3. 积极参与档案鉴定和认定工作，为组织权益的维护提供证据和支持。
八、档案数字化管理1. 推动档案数字化管理工作，提高档案管理的效率和便捷性。
档案管理人员岗位责任制(3篇)
档案管理人员岗位责任制主要包括以下内容：1. 负责档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。
2. 根据规定的文件分类系统，进行文件的编目和索引，确保档案信息的检索便捷。
3. 负责档案的借阅管理，根据需要提供档案借阅服务，并确保档案的安全和保密。
4. 参与档案的数字化管理工作，进行档案的电子化存储和管理，提高档案管理的效率和便捷性。
5. 负责档案的销毁和报废工作，按照规定的程序和标准进行档案的销毁处理。
6. 协助相关部门进行档案的调阅和复制工作，确保档案信息的提供及时和准确。
7. 参与档案管理制度和流程的制定和修订工作，做好档案管理工作的规范和指导。
8. 参与档案管理系统的建设和维护工作，保证档案管理系统的正常运行和数据的安全。
9. 参与档案管理培训和教育工作，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。
10. 定期进行档案管理工作的检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。
11. 配合上级指示和相关部门的工作安排，完成其他与档案管理相关的工作任务。
以上就是档案管理人员岗位责任制的主要内容，不同企业和机构可能会根据实际情况进行一定的调整和补充。
档案管理人员岗位责任制（2）(一)档案员必须热爱档案工作，具有较高的政治觉悟。
并具备高中以上文化程度和一定业务能力。
(二)认真学习、宣传、贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，执行档案业务建设规范和规章制度，切实搞好档案的管理、保护和利用。
(三)档案管理人员应参加工程竣工验收、设备开箱，做好工程建设和设备文件材料的收集、整理、归档，保证基建、设备档案的完整与齐全。
(四)集中统一管理本单位全部档案，做好本单位档案的收集、整理、鉴定、编目、编纂等项工作，为档案的利用打下良好基础。
(五)加强档案保管工作，做好以防火、防潮、防高温、防盗、防虫为主的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
(六)严守档案机密，防止档案丢失及失、泄密。
(七)执行档案的利用借阅制度，积极开发档案信息资源，为本单位两个文明建设服务。
2024年档案管理员的职责工作职责范文（五篇）
2024年档案管理员的职责工作职责范文1、承担各类档案资料的登记职责，确保各类档案资料的接收、整理、保管及统计工作的有序进行；2、负责档案资料的借阅服务，根据需求编制检索工具及参考资料，为公司各部门提供便捷的档案查阅服务，并详细记录借阅情况；3、及时收集各类档案，定期汇总各部门应归档的文件材料，进行整理、修复、装订及归档工作，确保档案的完整性与规范性；4、负责档案文件的移交验收工作，确保归档文件完整、签署齐全、装订规范、分类科学，便于后续查找；5、定期清查档案资料，及时催还借出的档案，确保档案资料与档案目录的一致性；6、定期向领导汇报档案工作情况，并认真完成领导交办的其他工作任务。
2024年档案管理员的职责工作职责范文（二）1. 负责签收、登记、分发及归档管理送达的机要文件；2. 制订并完善集团各类档案管理制度，指导各控股控制企业完善档案管理工作；3. 负责印章的刻印、保管、销毁、使用、借用管理工作，并建立印章管理台账，及时进行维护更新；4. 负责公司各种类型档案的管理，包括接收、分类、整理、归档、借阅、销毁等全流程工作；5. 负责档案数据库的维护以及档案信息化管理体系的搭建；6. 组织公司保密工作会议记录，收发保密工作文件，管理保密工作档案及涉密载体；7. 负责应急管理与安全保卫工作，制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作，并安排节假日的值班；8. 完成领导交办的其他任务。
2024年档案管理员的职责工作职责范文（三）1. 负责全面管理各类档案资料的登记工作，确保各类档案资料的接收、整理、保管及统计工作的有序进行。
2. 负责档案资料的借阅服务，根据实际需求编制相应的检索工具和参考资料，以便利公司各部门进行档案查阅，并严格记录借阅情况。
3. 积极主动收集各类档案，并定期对各部门应归档的文件材料进行收集，随后进行整理、修复、装订及归档，确保档案资料的完整性和系统性。
4. 负责对移交的档案文件进行严格的验收，确保归档文件的完整性、签署的齐全性、装订的规范性、分类的科学性，以便于后续查找。
档案管理人员岗位责任制范文（四篇）
档案管理人员岗位责任制范文1. 协助建立公司档案管理制度，制定相应的档案管理政策和规章制度，并负责执行和监督。
2. 负责公司档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案的安全性、完整性和准确性。
3. 组织档案的分类、编目和归档工作，确保档案的有序化和便于检索。
4. 定期对公司档案进行审查和清理，及时更新档案材料，保证档案的时效性。
5. 维护和管理公司电子档案系统，包括档案的存储、备份和恢复工作，确保系统的稳定性和安全性。
6. 协助其他部门进行档案的查询和检索工作，提供及时有效的支持和帮助。
7. 参与公司的档案培训和知识普及工作，提高档案管理人员的专业素质和能力。
8. 定期与公司领导进行档案管理工作的汇报和沟通，及时反馈工作中的问题和需求。
9. 参与公司档案管理工作的改进和优化，提出合理化建议和措施，提高档案管理的效率和质量。
10. 维护公司档案管理工作的机密性和保密性，防止档案信息的泄露和滥用。
11. 合理安排自身工作时间，提高工作效率和效益，完成上级领导交办的其他相关工作任务。
（提示：以上仅为范文，具体岗位职责应根据实际情况和公司的要求进行调整和补充。
）档案管理人员岗位责任制范文（二）岗位名称：档案管理人员岗位职责：1. 负责档案管理系统的建设与维护，包括系统的安装、升级、备份和数据恢复。
2. 负责编制和实施档案管理制度，保证档案管理工作规范、有序进行。
3. 负责对档案进行分类、归档和整理，保证档案的完整性、准确性和及时性。
4. 负责档案的借阅、归还和销毁，确保档案的安全性和保密性。
5. 负责档案的数字化处理和电子化管理，提高档案管理的效率和便捷性。
6. 协助上级进行档案的调查、检索和整理，提供相关档案信息和资料。
7. 组织和参与档案管理培训和宣传，提高全公司员工的档案管理素质。
8. 定期报告档案管理工作情况，提出改进档案管理工作的建议。
岗位要求：1. 具备大专以上学历，专业为档案学、图书情报或相关专业。
档案管理员的具体职责(4篇)
档案管理员的具体职责职责：1.贯彻关于档案工作的国家法规及公司规定;2.按照档案管理工作规范条例，负责对各类的档案接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理，确保档案齐全完整;____对档案借阅进行科学，有效的管理;4.定期检查旧档案，确保档案材料安全;5.积极开展档案知识宣传工作，增强各部门员工的档案意识;6.树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作;岗位要求：1.大专及大专以上学历，有无工作经验均可;可接受应届毕业生，提供实习证明;2.工作心细，品行端正，原则性强;3.熟悉档案管理相关法规，流程，认真负责，细致，耐心;档案管理员的具体职责（2）可以分为以下几个方面：1. 档案管理：档案管理员是负责设计和执行档案管理系统的人员。
他们负责创建和维护档案分类和标识系统，确保档案能够被快速准确地检索和归档。
档案管理员还需要开发并实施档案管理政策和程序，以确保档案的合规性和完整性。
他们还负责协调和监督档案的传输、存储和销毁工作。
2. 档案收集：档案管理员需要负责收集组织内部产生的各类档案。
这包括文件、合同、报告、会议记录等。
收集档案的过程需要与各个部门进行沟通和协调，确保及时收集到相关档案，并按照既定的流程进行归档和分类。
3. 档案整理和归类：档案管理员需要对收集到的档案进行整理和归类。
他们需要根据档案的内容、形式和重要性等因素，将其分门别类地存放在档案库中。
这需要档案管理员具备良好的组织和分类能力，以确保档案能够被快速准确地检索和使用。
4. 档案检索和提供：档案管理员需要根据需求定期或不定期地提供档案给组织内部的员工或外部合作伙伴。
他们需要根据申请者提供的信息，准确找到所需的档案，并按照规定的程序提供给申请者。
同时，他们需要记录档案的借阅和归还情况，以确保档案的安全和完整性。
5. 档案安全和保护：档案管理员需要负责保护档案的安全和完整性。
他们需要确保档案库的安全门禁措施的设置和执行，以防止未经授权的人员进入档案库。
档案员职责及档案管理制度范本(4篇)
档案员职责及档案管理制度范本一、档案员职责档案员作为企业中负责档案管理的专业人员，其职责主要包括以下几个方面：1. 档案收集：负责收集企业内部各类档案资料，包括纸质档案、电子档案等，确保资料的完整性和及时性。
2. 档案整理：对收集到的档案资料进行整理归档，分类存放，建立科学的档案目录和档案编号系统，便于检索和利用。
3. 档案管理：制定和落实档案管理制度，包括档案的存储、保管、防火防潮防虫等措施，确保档案资料的安全性和完整性。
4. 档案检索和利用：根据各个部门的需要，提供及时准确的档案检索和利用服务，包括档案资料的复制、传递等。
5. 档案销毁：按照相关规定和要求，负责档案的定期清理和销毁，并做好相应的销毁记录和报告。
6. 档案保密：严格遵守档案的保密要求，确保档案信息的安全性和保密性。
7. 档案培训：负责组织档案知识的培训和教育，提高员工的档案管理水平和意识。
8. 档案管理工作报告：按照要求，定期向上级主管部门或领导汇报档案管理工作的情况和进展。
二、档案管理制度范本下面是一个基本的档案管理制度范本，仅供参考：制度名称：档案管理制度一、总则1. 为了加强企业档案管理工作，提高档案管理水平，科学规范地管理企业档案资料，根据相关法律法规和企业的实际情况，制定本制度。
2. 本制度适用于企业内部的所有档案资料管理，包括纸质档案、电子档案等。
二、档案管理职责1. 档案员是档案管理的责任人，负责档案的收集、整理、管理、存档、销毁等工作。
2. 各部门负责档案的合理利用和准确归档，确保档案的安全性和完整性。
三、档案收集与整理1. 档案员按照统一要求，定期收集各部门的档案资料。
2. 档案员对收集到的档案资料进行整理和归类，建立科学的档案目录，并进行编码和记录。
四、档案存档与保管1. 档案员负责对整理好的档案资料进行存档和保管。
2. 档案存放采用专门的档案柜、档案架等设施。
3. 不同档案类别采取不同的存放位置和保管措施，保证档案的安全性和完整性。
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公司档案管理制度及档案员职责（最新版）
一、工作总则
1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
2、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二）各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三、档案归类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。
破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。
（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、公司档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等
（五）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。
定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）股东名册
（3）组织规程及办事细则
（4）董事会及股东会记录
（5）财务报表
（6）政府机关核准文件
（7）不动产所有权及其他债权凭证
（8）工程设计图
（9）公司规章制度
（10）其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
（4）其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书
4、1年以下暂时保存：
（1）结案后无长期保存必要者。
（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。
全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。
5、借阅人应于规定期限内归还。
如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
（二）销毁
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。
《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。
应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。
任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。
附表
档案员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。
纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。