文书档目录数据交换格式与著录细则

福建省地方标准

DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则

2002-01-25发布 2002-03-01实施

福建省质量技术监督局发布

前言

本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。

本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。

本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。

本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。

本标准从2002年3月1日开始实施。

本标准由福建省档案局提出。

本标准由福建省质量技术监督局批准。

本标准由福建省档案局负责起草。

本标准主要起草人：刘虹黄建峰。

文书档案目录数据交换格式与著录细则

1 范围

本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。

本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为

编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其

他专门档案目录数据库的参考。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／了1988—1989 信息处理信息交换用7位编码字符集

CB 2312—1980 信息交换用汉字编码字符集基本集

GB／T 3469—1983 文献类型与文献载体代码

GB／T 7156—1987 文献保密等级代码

CB／T 7408—1994 数据元和交换格式信层、交换日期和时间表示法

GB／T15418—1994 档案分类标引规则

DA／T1—1992 档案工作基本术语

DA／T13—1994 档号编制规则

DA／T19—1999 档案主题标引规则

DA／T 22—2000 归档文件整理规则

档案出版社中国档案分类法(1997年)

档案出版社中国档案主题词表

国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发[1991]20号)

国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则(国挡发[198714号]

3 定义

本标准采用DA／T1和下列定义。

3．1 档案著录

建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。

3．2 文件级著录

著录对象为一件或多件文件的档案著录。

3．3 案卷级著录

著录对象为记述同一事物或同一问题或同一工作的多份文件的档案著录。

3. 4 件和多件

3．4．1 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录本、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册(本)的为一件；来文与复文可各为一件，重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。

3．4．2 多件

未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议记要、工作简报、呈阅件、非讼诉案件等可作为多件文件。

3．5 著录项目和数据字段

3．5．1 著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、文件时间、保管期限等等。

3．5．2 数据字段

．DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集3．6 著录条目和数据记录

3．6．1 著录条目

档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。

3. 6．2 数据记录

．DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或几份文件著录信息的数据集合，由

若干数据字段组成。

3．7 ．DBF数据库文件

按一定次序排列、相互关联的数据记录的集合。本标准规定扩展名为．DBF的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。

3．8 字段类型

在．DBF数据库文件中p字段类型规定数据字段的基本届性。本标准涉及两种：字符型(C)和数字型(N)。

3．9 文字类别

当数据字段类型为字符型时，文字类别分为“字符”和“汉字”两类。字符是指GB／T1988所规定的西文字母、数字及符号的图形字符，每个“字符”在内存中占一个字节。“汉字”是指CB 2312所规定的图形字符。每个“汉字”在内存中占二个字节。

3．10 字段长度

在.DBF数据库文件中，字段长度规定字段所包容字符的最大个数。

3．11 交换格式

用于档案目录数据交换的数据库文件格式。

3．12 数据交换

指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘作为载体所进行的数据交换。

4 数据交换格式

4．1 文书档案目录数据进行交换的文件格式是．DBF数据库文件，并分为文件级和案卷级两种。

4．2 文件级．DBF数据库结构见表1。

表1 文件级．DBF数据库结构