3.3总账系统日常账务处理
总账系统流程及功能讲解
总账系统流程及功能讲解总账系统（General Ledger System）是一种财务管理软件系统，用于记录和跟踪企业的财务交易和账务信息。
它是一个核心的财务模块，可以支持企业的财务管理和决策制定。
总账系统的流程主要包括账务数据的收集、分析、处理和报告。
具体功能包括账务科目的设置、日常记账、凭证录入、科目余额调整和年度结账等。
1.账务科目设置：总账系统允许用户根据企业的财务分类系统，设置各种账务科目。
这些科目包括资产、负债、所有者权益、收入和费用等，在系统内被分配了唯一的科目编号。
2.日常记账：企业的日常财务交易，如采购、销售、付款、收款等，都需要通过总账系统进行记账。
用户只需选择相应的科目和金额，系统就会自动将交易信息记录到总账中。
3.凭证录入：在总账系统中，用户可以按照时间顺序录入凭证。
凭证中包括多个账务科目的借贷方金额和附加说明。
通过录入凭证，用户可以准确地记录企业的财务交易。
4.科目余额调整：有时候，企业可能需要对账务科目的余额进行调整。
总账系统提供了科目余额调整的功能，用户可以通过输入调整金额来纠正科目余额。
5.年度结账：每个会计周期结束后，总账系统可以进行年度结账。
这包括计算损益表、资产负债表和现金流量表等财务报表，并进行年末调整项的处理。
年度结账后，系统会自动将账务数据准备好供下个会计期间的使用。
总账系统的功能丰富而全面，可以为企业提供以下几方面的好处：1.提高财务数据的准确性：总账系统通过自动化的数据录入和处理，减少了人为错误的可能性。
同时，它也提供了各种校验和审核机制，确保财务数据的准确性和完整性。
2.加快决策制定：总账系统可以实时记录和汇总企业的财务交易信息，为管理层提供及时和准确的财务数据。
这样，他们可以更快地做出决策，并及时进行财务规划和预测。
3.提高工作效率：总账系统的自动化功能可以大大减少繁琐的手工操作和数据录入。
这极大地提高了工作效率，使财务人员有更多的时间和精力进行财务分析和战略规划。
用友总账子系统日常业务处理【会计实务操作教程】
按 F5键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上。
1．凭证头内容 （1）凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。 （2）凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证
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每月都从 0001号开始。对于网络用户，如果是几个人同时制单，系统先 提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证保存时才给出；如果 只有一个人制中或使用单用户版制单时凭证号即是正在填制的凭证的编 号。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当 某号凭证不只一页，系统将自动在凭证号后标上分单号，如收－000l号 0002／0003表示为收款凭证第 0001号凭证共有三张分单，当前光标所在 分录在第二张分单上。如果在启用账套时或在“账簿选项” 中，设置凭 证编号方式为“手工编号” ，则用户可在此处手工录入凭证编号。 （3）制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务前输入的业 务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输 入。 （4）附单据数。即输入原始单据张数。 （5）凭证自定义项。凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。 用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保 存。 2．凭证内容 （1）摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。 （2）科目。必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名 称、英文科目名称或助记码。
（3）辅助信息。当科目具有辅助核算时，系统提示输入相应的辅助信
息。如果需要对所有录入的辅助项进行修改时，可双击所要修改的项， 系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。 对于要进行数量核算的科目，屏幕提示用户输入“数量” 、“单价” 。
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总账系统初始化处理与日常操作
总账系统初始化处理与日常操作总账系统是企业用来记录和跟踪财务信息的重要工具，它能够帮助企业实现准确、高效、及时地处理财务信息。
总账系统的初始化处理与日常操作是确保总账系统正常运行的基础。
下面将详细介绍总账系统的初始化处理和日常操作。
一、总账系统的初始化处理总账系统的初始化处理是指在开始使用总账系统之前，进行的一系列设置和操作，以确保系统能够正常运行，并准确地反映企业的财务状况。
2.设定会计科目：会计科目是总账系统中的基本单位，用于记录企业的财务交易。
在总账系统中，需要设定各个会计科目的编号、名称和类型，并确定其分类及科目关系。
合理的会计科目设定有助于编制财务报表和进行财务分析。
3.登录初始余额：在初始化处理阶段，需要对各个会计科目的初始余额进行录入。
这些初始余额通常来自于上一期末的财务报表或其他渠道，录入后应该经过核对确保准确无误。
4.设定凭证模板和凭证字号：凭证是总账系统中的一个重要组成部分，用于记录企业的财务交易。
在总账系统初始化处理中，需要设定凭证模板和凭证字号，以便后续的凭证录入。
5.设定报表样式和报表周期：总账系统能够生成各种财务报表，包括资产负债表、利润表和现金流量表等。
在初始化处理中，需要设定报表样式和报表周期，确定报表格式和生成频率，以满足企业的报表需求。
二、总账系统的日常操作总账系统的日常操作是指在企业日常运营过程中，对总账系统进行的各种操作和处理，包括凭证录入、凭证审核、科目余额调整、报表生成等。
1.凭证录入：企业的财务交易发生后，需要将其记录在总账系统中。
凭证录入是指根据实际交易情况，按照事前设定的凭证模板和凭证字号，将每笔交易的借贷金额、会计科目和摘要等信息录入到总账系统中。
3.科目余额调整：在企业运营过程中，可能会出现一些需要调整的情况，如坏账准备、存货跌价准备等。
这些调整需要通过科目余额调整来进行处理，即对特定的会计科目进行调整，并记录在总账系统中。
4.报表生成：总账系统能够根据设定的报表样式和报表周期，自动生成各种财务报表。
总账账务系统日常业务处理之凭证处理
银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业
务的凭证。
凭证必无
？？？
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想一想：涉及现金与银行存款之间的转 账业务，属于收款凭证、付款凭证还是转 账凭证？
付款凭证
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凭证编号：一般由系统分类按月自动编号， 即每类凭证每月都是从0001号凭证开始。 制单日期：填制凭证的日期,设置了序时控 制时凭证制单日期应大于等于启用日期， 不能超过机内系统日期。 附单据数：输入原始单据张数
借：其他应收款——赵一山 500 贷：库存现金——人民币 500
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步骤： 总账-凭证-填制凭证-单击增加按钮-选择凭 证类型（付）-输入制单日期（2011.1.5） -输入附单据数（1张）-输入摘要-输入科目 名称-输入辅助核算的部门和人员-借方金 额—回车自动跳到下一行-输入科目名称贷方金额。 注意：该题涉及个人往来的辅助业务核算
在结账之前要做下列检查：
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1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结 账；
2）月末结账必须全部生成并记账，否则本月不能结账；
3）检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记 账
4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与 其他子系统数据是否一致，不一致不能结账；
5）损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账；
名称或代码。
录入的辅助核算信息将在凭证下方显示。
凭证正文部分
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4.凭证的保存
输入完凭证后，可对凭证进行保存操作（直接点击保存 按钮 即可）。但出现以下问题时，将拒绝保存凭证
1.凭证日期滞后系统日期； 2.凭证类型与凭证内容不一致； 3.凭证借贷金额不平衡
操作
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总账管理系统日常业务处理
总账管理系统的应用范围
适用于各种规模的企业，包括大型集团公司、中小型企业以 及个人企业。
适用于财务管理、会计、审计等多个领域，为企业内部的财 务管理和外部的审计工作提供强有力的支持。
总账管理系统的基本功能
凭证管理
支持录入、修改、删除等操作 ，确保凭证信息的准确性和完 整性。
用户界面改进
根据用户反馈和实际使用情况，对系 统的用户界面进行改进，提高用户体 验。
数据安全保障
加强系统的数据安全保障措施，确保 总账管理系统的数据安全和完整性。
未来发展趋势及展望
云计算
随着云计算技术的发展，未来的总据分析
通过大数据技术，对总账管理系统中的数据进行深入挖掘和分析 ，为企业提供决策支持和预测未来发展趋势。
总账管理系统日常业务处理
2023-11-08
目录
• 总账管理系统概述 • 日常业务处理流程 • 核心业务模块介绍 • 总账管理系统与其他系统的集成 • 总账管理系统的实施与优化建议 • 总账管理系统日常业务处理案例分享
01
总账管理系统概述
定义与特点
总账管理系统是一种基于计算机技术的财务管理系统，用于帮助企业进行财务核 算、报表生成、凭证管理、账簿查询等业务的自动化处理。
3. 实施过程
经过市场调研，该公司在众多总账管理系 统中选择了一家国内知名品牌。
4. 效果评估
系统安装、配置、培训等环节均按计划顺 利进行，成功实现了从手工记账到系统自 动处理的转变。
总账管理系统运行稳定，大幅提高了财务 核算效率和准确性，降低了人工成本。
案例二：某集团公司的总账管理系统集成应用
总账--日常账务处理
错误凭证的“无痕迹”修改（自学） 一是对已经输入但尚未审核的凭证可由本 人通过凭证的编辑输入功能直接进行修改 或删除。 二是已经通过审核但还未记帐的凭证不能 直接修改，可以先通过凭证审核功能取消 后，再通过凭证的编辑输入功能进行直接 修改。
凭证类型、凭证编号不能修改！
错误凭证的“有痕迹”修改 一是红字冲销凭证 在填制凭证时，单击【冲销凭证】制作 红字冲销凭证。输入要冲销凭证的所在月 份、凭证类别和凭证号，系统自动制作一 张红字冲销凭证，本功能的作用是自动冲 销某张已记账的凭证。 二是补充登记凭证
凭证头部分 （1）凭证类别。输入设置时已定义的凭证类 别编号或名称； （2）凭证编号。一般总账系统中，凭证号由 系统自动产生，并对连续性进行控制。编号由 凭证类别编号和凭证顺序号组成。 （3）凭证日期。凭证日期包括年、月、日， 由于日期的正确性将影响经济业务在明细帐和 日记帐中的顺序，所以日期应随凭证号递增而 递增，日期不能超过日历日期； （4）附件张数。本张凭证所附原始凭证张数。
电算化会计的日常账务处理是从填制会计凭证开始，经 过已输入凭证的处理，将有关数据自动记入各种账簿， 具体包括如下内容。 (1)凭证处理：根据原始单据填制记账凭证，对错误的 凭证进行修改和删除，对填制 的凭证进行审核，并根据业务需要查询、汇总和打印已 填制的凭证。 (2)记账：将经过审核的凭证进行记账处理，形成日记 账、明细账、总分类账等。 (3)账簿输出：按照设置的输出条件查询各种正式的日记 账、明细账和总分类账。 (4)出纳管理：对有关出纳业务的收付款凭证进行审核 签字，对现金支票和转账支票进行支票登记和报销管理 。
凭证正文部分：
（1）摘要。本张凭证反映经济业务内容的说明。 （2）科目名称。必须输入最末级科目。可以输入科目编码。也 可以利用系统的参照功能输入科目。 （3）方向。第一个科目的发生额均应有它的方向，即借方或贷 方。可以按空格键调整余额方向。 （4）金额。金额不能为零，红字以“-”号表示，会计科目借贷 双方金额必须相等。 当输入借方或贷方中某方的金额后，可以用 等号键直接输入另一方金额。 （5）合计。自动计算机借方科目和贷方科目的金额合计数。 （6）制单人签字。系统根据当前进行本功能时的操作员姓名自 动输入。 （7）辅助信息。系统会根据该科目的辅助核算提示自动要求用 户输入不同的辅助核算数据。主要包括：支票登记中结算方式和 支票号、辅助核算的具体说明、数量等。
会计信息系统课件：总账系统
《会计信息系统》
3.4 总账系统账簿查询
3.4.2辅助账簿查询1.个人往来账2.客户往来账3.供应商往来账4.部门辅助账5.项目辅助账
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《会计信息系统》
3.5 总账系统期末处理
3.5.1自动转账1.自动转账的分类：内部转账与外部转账2.使用自动转账的步骤（1）定义转账模板（2）转账生成凭证
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《会计信息系统》
3.5 总账系统期末处理
3．使用自动转账应该注意的问题（1）相关凭证需要记账（2）不同自动转账凭证的生成顺序（3）自动转账生成的凭证需要复核记账4.自动转账的类型（1）销售成本结转（2）汇兑损益结转
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《会计信息系统》
3.5 总账系统期末处理
（3）期间损益结转（4）对应结转（5）自定义转账3.5.2对账及试算平衡3.5.3结账（1）当月有未记账凭证时不能结账。（2）上月未结账则本月不能结账。
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《会计信息系统》
思考题
7.假定现有同一月份的三张尚未审核的转账凭证，第1号凭证日期为2021年11月10日，第2张为2021年11月15日，第3张为2021年2月20日，当前系统日期为2021年2月25日。现需要修改第2张凭证的日期，在序时控制的情况下，修改后的日期应满足什么条件？8.某企业当月收到银行利息10 000元，填制记账凭证时借记“银行存款”、贷记“财务费用”各10 000元，期间损益结转时是否会导致本年利润账户金额错误？是否会导致利润表中的利润计算错误？请说明理由。
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《会计信息系统》
3.2 总账系统初始化
6.是否对制单权限进行限制7.凭证审核是否控制到操作员8.是否进行赤字控制9.记账汇率方式10.是否对支票进行控制3.2.2期初数据录入 （1）期初数据包括年初余额、累计借方发生额、累计贷方发生额和期初余额。
总账系统初始化和日常账务处理的主要内容
总账系统初始化和日常账务处理是会计工作中的两个重要环节。
下面是它们的主要内容：
总账系统初始化：
1. 创建总账账户：根据公司的组织结构和需要，设置总账账户，包括各部门、资产、负债、所有者权益等账户。
2. 设定初始余额：将上期末的财务报表信息导入总账系统，并设定各账户的初始余额。
3. 设定核算口径：根据公司实际情况，确定需要进行核算的项目，如成本中心、项目账户等。
4. 配置科目结构：建立合适的科目结构，设计适合公司业务特点的科目代码和科目名称体系。
5. 设定凭证编号规则：设定凭证编号的生成规则，确保每个凭证都能被唯一标识和追踪。
日常账务处理：
1. 生成凭证：根据日常业务发生的核算事件和信息，生成相应的会计凭证，包括借贷方金额、科目信息和附属票据等。
2. 登记凭证：将生成的凭证登记到总账系统中，包括录入凭证号、日期、摘要、借贷金额等。
3. 进行科目分录：根据凭证的借贷金额信息，进行相应的科目分录，确保会计等式平衡。
4. 进行业务分类：将凭证按照业务分类，如销售收入、采购成本等，方便后续的财务分析和报表生成。
5. 进行总账调整：根据需要，进行总账调整操作，如计提折旧、调整无形资产等。
6. 进行月末结账：在月末或年末，根据公司的结账期限，进行总账的结账操作，包括汇总、核对和审核凭证，确保账务的准确性和完整性。
7. 生成财务报表：根据总账系统中的数据，生成各类财务报表，如资产负债表、利润表和现金流量表等，提供给管理层和外部利益相关者参考。
注意，总账系统初始化和日常账务处理的具体内容可能会因不同公司和行业的要求而有所差异，需要根据实际情况进行具体设置和操作。
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§3.3总账系统日常账务处理
（二）记账的种类 ：有三种形式 1.模拟记账：又叫预记账，凭证不论是否审核都可进行 模拟记账，记账结果只供浏览查看，而不予以保存。 2.正式记账：把“临时凭证库文件”中的凭证进行真正记 账，从而实现凭证数据的转移、传递和更新功能。 3.恢复记账：把已经正式记账的凭证及其数据恢复到记 账前的状态，即将凭证从“已记账”状态还原到“未记账” 状态。 注意：只有由账套主管来操加凭证的方法 （1）调用常用凭证：还可补充和修改。 （2）同账套复制凭证：一次只能复制一张。 （3）异账套复制凭证：能够成批复制 3.新增凭证的保存 （1）凭证保存检查：凭证类型、借贷平衡。 （2）凭证保存结果：临时凭证库文件。
§3.3总账系统日常账务处理
§3.3总账系统日常账务处理
日常账务处理工作主要包括：
1 2 3
凭证处理 凭证记账 证账输出
§3.3总账系统日常账务处理
一. 凭证处理 凭证处理是总账系统数据处理的起点。 （一）凭证处理的数据流程
§3.3总账系统日常账务处理
（二）凭证输入 1.凭证输入的基本内容 （1）凭证号：按月、分类、连续编号。 （2）制单日期：有要求，如不能早于业务发生日 期；不能滞后于计算机系统日期；不能逆序制单等。 （3）附件：可有可无，如实录入。 （4）摘要：有科目和金额的行必须有摘要；有直接输入、调 用常用摘要和复制上行摘要三种输入方法。 （5）会计科目：要求：已有的末级；方法：四种。 （6）金额：要求：借贷要平衡、红字用负数输入； 来源：直接输入、自动生成。 （7）辅助信息项目：如数量与单价、外币与汇率、银行结算 种类与结算号等。
（三）凭证审核 1.凭证审核方式：自动审核、人工审核。
指标 权限 对象 作用 内容 处理 模块 方式 自动审核 系统自动完成 新增凭证 防止错误的凭证进入系统 凭证类别、借贷平衡、内容完整 等基本内容 通过后系统保存、错误时不接收 填制凭证 逐张 人工审核 有权限的操作员才能进行 临时凭证库文件中的凭证 防止错误的凭证被记账 金额大小、科目选用、辅助信息 等实质内容 正确时签字，否则不签字或者标错 审核凭证 既可逐张，又可成批
§3.3总账系统日常账务处理
（三）证账表联查 总账系统就为用户提供了证账表联查的功能。 1.从表经账到证：在“账表”功能中，先输出一级科目的“余额 表”，即所有一级科目的总账；然后从中选择某一科目（出 纳专管科目除外），双击或单击“专项”按钮，就可查询当前 科目的明细账；再在明细账中选择某一业务发生额行，双击 或单击“凭证”按钮，就可查询凭证当前行的记账凭证。 2.从证到账：在当前记账凭证中，单击“明细”按钮，即可查询光 标所在行科目（不一定是原选科目，也可以是其他科目）的 明细账，在明细账中，单击“总账”按钮，即可返回显示当前 科目的总账信息。
§3.3总账系统日常账务处理
（二）账簿输出 1. 账簿输出的原理
噢！电子账套原来是虚 拟的、临时生成的。
§3.3总账系统日常账务处理
2. 账簿输出的主要内容： （1）日记账：一般、出纳专管（1001、1002） （2）总 账：科目余额表、一般三栏式
（3）明细账：外币式、数金式 （4）多栏式：非末级科目、先设置，后输出。 3. 账簿输出的形式：主要采用以下两种形式 （1）显示输出:方便、快捷、直观和形式多样（如联查、筛 选、查找） 等特点。 （2）打印输出：对于日记账，天天打印或按旬打印；对于明 细账一般在月末或季末打印输出；总账通常在年末打印输出。
§3.3总账系统日常账务处理
二．记账 （一）记账的功能：能够实现三项功能。 1.转移凭证：能将存放在“临时凭证库文件”中的审核凭 证转移到“正式凭证库文件”中，变成了不能直接修改的 正式会计档案。 2.传递数据：还能把“临时凭证库文件”中已审核的凭证 数据传递到有关账表库文件中去。 3.更新数据：还能用传递的会计数据对有关库文件中的 原数据进行计算更新，产生本期最新的发生额和余额等。
太方便了！ 本节结束
§3.3总账系统日常账务处理
（三）正式记账的条件 1.期初数据要试算平衡 2.凭证必须完成的有关签字 （四）正式记账的要求 1.专人负责记账 2.不能跨月记账 3.每月可多次记账 4.保护记账前数据
老师：这么简单，知道了！
§3.3总账系统日常账务处理
三. 证账输出 （一）记账凭证输出 1.未记账凭证输出：存储在“临时凭证文件” 之中， 主要用于查询、修改、删除和审核等屏幕显示输出。 2.已记账凭证输出：存储在“正式凭证文件”之中， 是会计账簿和会计报表的主要数据源，打印的已记 账凭证作为正式会计档案来归档保存。
§3.3总账系统日常账务处理
（四）凭证修改
老师：我们理解 并记住啦！
§3.3总账系统日常账务处理
（五）凭证删除：有两种删除方式 1.只能删除该类最后一张凭证：只允许删除某类最 后一张未审核的凭证，而不能删除中间编号的凭证。 2.只能删除已作废的凭证：只有作废的凭证才能删 除，为了避免凭证删除后出现断号现象，对系统内 剩余的未记账凭证可以重新整理编号。
原来如此！
§3.3总账系统日常账务处理
2. 人工审核权限：两个层次。 （1）功能授权：（2）数据权限 3. 人工审核要求：有以下两个方面。 （1）一张凭证的审核人与制单人不能是同一个人。 （2）凭证的审核签名只能由审核本人来取消。 4. 凭证签字类型：有以下三类签字。 （1）审核签字：所有的记账凭证都必须由审核员进行签字。 （2）出纳签字：对收付款的出纳凭证由出纳员签字 （3）主管签字：所有的记账凭证都由账套主管进行签字。 5. 审核结果处理： （1）正确凭证：应办理“签名”手续， （2）错误凭证：不能签名，也不能修改，可作错误标识。 （3）存放库文件：返回到“临时凭证库文件”中。