电子文档存储规则管理文件(A)
电子文档管理
电子文档管理电子文件归档与电子档案管理办法1．总则1．1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2．电子文件的收集与积累2．1 收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2．2 收集积累要求2．2．1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2．2．3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2．2．4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2．2．5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
电子文档存档管理规定
各位员工，根据档案管理要求，现对电子档存档提出以下要求：
1、在C 盘以外的盘内按下列要求建立文件夹：技术文件/工艺/客户/图号 技术文件/工装/车间/图号 技术文件/锻件图/客户/图号
2、每份技术文件完成后，电子档必须清除不必要的图层、图线，以及与文件无关的信息，保证文件排版整齐，清洁、有效。
（CAD 文件可输入PU 命令，清除不必要的图层、图线）
3、纸质文档校审完毕后，必须将电子档与纸质文档一起交于档案室保存，并登记转交手续。
（除特殊情况，第一次下发的纸质文档不允许出现手改字迹）
4、档案管理人员接收文件时，必须确认电子文档是否交接，否则有权拒收纸质文档，由此造成的计划延期由个人负责。
电子文档的管理制度
电子文档的管理制度一、总则为规范电子文档管理工作，提高信息化管理水平，保障机构信息资源的安全和有效利用，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有机构内的电子文档管理工作，包括电子文件的创建、存储、传递、利用、共享、保护、归档等全过程管理。
三、主要内容1. 电子文档的创建和管理1.1 机构各部门应统一规范电子文档的创建格式，确保文档内容清晰、准确，格式统一，便于管理和查找。
1.2 电子文档的创建应遵循信息化管理规范，确保文档的真实性和完整性。
1.3 机构应建立电子文档的档案号和索引号管理制度，便于文档的查找和归档。
2. 电子文档的存储和传递2.1 机构应建立完善的电子文档存储系统，确保文档的安全性和可靠性。
2.2 传递电子文档时，应采取安全可靠的传输方式，确保文档内容不泄漏或被篡改。
2.3 机构应定期对电子文档进行备份和归档，防止文档丢失或损坏。
3. 电子文档的利用和共享3.1 机构通过内部网络建立电子文档共享平台，方便各部门之间的文档共享和协同工作。
3.2 电子文档的利用应遵循权限管理原则，确保各级别人员仅能访问其需要的文档内容。
3.3 机构应建立文档利用和共享的审核机制，防止文档内容被滥用。
4. 电子文档的保护和归档4.1 机构应加强对重要电子文档的保护，采取加密、防火墙等措施，防止文档被非法获取。
4.2 电子文档的归档应按照规定的时间和流程进行，确保文档能够长期保存并便于查找。
4.3 机构应建立电子文档的销毁管理制度，定期清理无用文档，避免文档冗杂影响管理效率。
四、责任制度1. 机构领导应重视电子文档管理工作，指导各部门做好文档管理工作。
2. 各部门主管负责对本部门内的电子文档管理工作负责，确保文档管理规范。
3. 机构相关人员应按照规定的流程操作电子文档，保证文档管理的便捷和高效。
五、监督机制1. 机构应建立电子文档管理的监督机制，定期对文档管理情况进行检查和评估。
2. 机构应设立专门的文档管理岗位，负责文档管理工作的执行和监督。
电子文档管理制度
电子文档管理制度电子文档管理制度一、概述电子文档管理制度是为了规范和管理公司内部电子文档的创建、存储、归档、备份、传输和销毁等各个环节的制度。
它的目的是确保电子文档的完整性、可靠性、可访问性和安全性，提高工作效率，保护公司的信息资产和知识产权。
二、文档创建与命名规范1. 所有的电子文档应当使用统一的格式，如.docx、.xlsx等，并且必须使用公司的标准模板。
2. 对于新创建的电子文档，应当使用规定的命名规范，包括项目名称、文档名称、版本号和作者等信息。
命名应简洁明了，便于管理和查找。
三、文档存储与归档1. 所有的电子文档必须存储在公司指定的共享文件夹或云存储平台中。
个人电脑上的文档应及时复制到共享文件夹中，以免丢失或遗漏。
2. 归档的文档应按照分类建立文件夹，每个文件夹应设有说明文档或索引界面，便于查找和使用。
3. 已归档的文档应当定期备份，并进行相关信息的记录和管理。
四、文档的传输与共享1. 对于需要传输的电子文档，应使用加密传输通道，如HTTPS或SFTP等，以确保数据的安全性。
2. 临时共享的电子文档，应通过加密压缩包或密码保护的方式进行共享，并设置有效期，过期后自动删除或禁用。
五、文档的销毁与保护1. 对于不再需要的电子文档，应根据公司的文档保留期限进行销毁，确保数据的安全性和隐私保护。
2. 删除电子文档时应使用可靠的数据擦除工具，以防止数据被恢复。
3. 需要特殊保护的电子文档，如商业机密、合同文件等，应设有访问权限限制，并进行定期的安全审计和风险评估。
六、文档管理的培训与监督1. 公司应对员工进行电子文档管理的培训，确保每个员工都了解管理制度的具体要求和操作流程。
2. 监督部门应对电子文档管理的执行情况进行定期检查，发现问题及时纠正并提出改进意见。
七、文档管理的责任与义务1. 各部门负责人应对本部门的电子文档管理负责，并确保全体员工严格遵守相关制度。
2. 所有员工对自己创建的电子文档负有责任，应保证文档的准确性、完整性和可靠性。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言随着信息技术的发展，电子文件的管理已经成为现代组织不可或缺的一部分。
为了确保电子文件的安全、可靠和高效管理，制定一套电子文件管理规范是非常必要的。
本文将详细介绍电子文件管理规范的要求和标准，以确保组织能够有效地管理和利用电子文件。
二、定义1. 电子文件：指以电子形式存在的各种文书、档案和资料，包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片等。
2. 电子文件管理：指对电子文件进行组织、存储、检索、保护和销毁的一系列活动。
三、电子文件管理的原则1. 法律合规原则：电子文件管理必须符合国家相关法律法规的要求，包括但不限于《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等。
2. 信息安全原则：电子文件管理必须确保电子文件的机密性、完整性和可用性，采取适当的安全措施，防止电子文件被非法访问、篡改或丢失。
3. 统一标准原则：电子文件管理应遵循统一的标准和规范，确保电子文件的格式、命名、存储和检索方式统一规范，便于管理和利用。
4. 生命周期管理原则：电子文件应按照其生命周期进行管理，包括电子文件的创建、存储、检索、归档和销毁等各个环节。
5. 便捷利用原则：电子文件管理应提供便捷的检索和利用方式，确保用户能够方便地获取所需信息。
四、电子文件管理的要求1. 电子文件的创建a. 电子文件应使用标准的电子文档格式，如PDF、DOCX等，以确保文件的可读性和可编辑性。
b. 电子文件的创建应采用合法合规的方式，包括合法的电子签名和时间戳等。
c. 电子文件应具备明确的文件属性，包括文件名称、创建者、创建日期、文件大小等信息。
2. 电子文件的存储a. 电子文件应存储在安全可靠的存储设备中，如服务器、网络硬盘等，确保文件不会丢失或损坏。
b. 电子文件的存储应具备备份和恢复机制，以防止意外情况导致文件丢失或损坏。
c. 电子文件的存储应采用合适的存储结构和目录管理方式，便于文件的组织和检索。
3. 电子文件的检索a. 电子文件应具备良好的检索功能，包括按文件名称、文件属性、文件内容等进行检索。
我国档案馆电子文档长期存取的格式选择
我国档案馆电子文档长期存取的格式选择作者：张江珊来源：《档案管理》2011年第01期摘要：PDF/A于2009年底正式成为我国的电子文件格式标准，这种国际通用的格式标准，在档案馆有极大的应用价值。
有利于档案部门对电子文档的长期存取与利用，保证了系统的独立性并节约了电子文档长期存取的成本。
同时，具有良好的技术支持，是我国档案馆电子文档长期存取策略的较佳格式选择。
关键词：电子文档；长期存取；PDF/A1、我国档案馆电子文档存取格式现状据学者张宁对我国电子文件管理现状的调查，“当电子文件移交并进入档案馆长期保管之后，有44.8％的档案馆保存的电子文件格式遵循了国内外相关标准，其中，有7％的机构参照了国际标准，这表明我国的电子文件管理尚未与国际接轨，标准化程度较低。
10.3％的档案馆已经出现电子文件无法读取的问题，62.1％的档案馆未出现电子文件无法读取的问题，27.6％的档案馆尚未考虑此问题”11]。
没有采用电子文件保存格式的档案馆，其电子文档的长期存取已经受到很大的威胁；已经采取电子文档保存格式的档案馆，因保存格式的选择众多，例如PDF、TXT、PPT、WORD、ODF、DOC，等等，给电子文档的保存和转换工作带来诸多不便，大大影响了我国档案馆电子文档的长期存取。
我国一些档案馆为了应对数字环境下软硬件过时及介质过时等问题所带来的长期存取问题，也提出了一些应对的措施，如仿真、迁移等，但这些方法都存在一定的缺陷。
如迁移技术，虽然可以保证被迁移的电子文件的可再利用性，但无法保证原有文件的特征和数据全部迁移，甚至有可能改变电子文件的再次呈现、结构和含义；另一方面，迁移针对单份电子文件效率较高，而当针对大量电子文件时，转换就变成“密集型”劳动，成本也大大增加。
这些问题，都使得档案界需要寻求一种较佳的电子文档格式标准以便长期存取。
2、我国档案馆电子文件长期存取的格式选择2.1选择标准。
各种电子文件保存格式，适应的数据类型不同，很难形成大家共同认可的格式选择标准。
电子文档管理规范
电子文档管理规范一、引言随着信息技术的不断发展，电子文档的使用和管理在各个领域得到广泛应用。
为了提高工作效率、确保信息安全以及提供便捷的文档管理服务，制定电子文档管理规范势在必行。
本文旨在规范电子文档的创建、保存、访问、传输和销毁等各个环节，确保电子文档管理的高效性和合规性。
二、文档创建1. 文档命名为了方便分类和检索，电子文档应采用有意义的命名方式，包括相关信息，如文档主题、制作者、创建日期等。
2. 文档格式根据不同需求，选择合适的文档格式，如.docx、.pdf、.xlsx等，并确保文档的内容准确、完整、清晰易读。
三、文档保存1. 存储位置电子文档应储存在指定的网络文件服务器或云存储平台中，确保存储位置安全可靠。
2. 文件夹分类根据不同的业务分类，设立相应的文件夹进行文档管理，可以采用多级分类方式，方便快速定位和检索。
3. 权限管理为了确保信息的安全性，对每个文件夹和文档设置访问权限，仅授权人员可查看和编辑，防止未经授权的人员获取敏感信息。
四、文档访问1. 权限审批访问电子文档需要经过权限审批，涉及文档内容敏感或高级权限的，需经过上级主管审核和授权。
2. 文档预览为了提高工作效率，对于无需编辑的文档，应提供快速预览功能，方便用户查阅文档内容。
3. 文档检索提供全文检索功能，以关键词搜索文档，快速定位所需文档。
五、文档传输1. 内部传输内部传输采用安全的内部通信网络，如局域网或VPN等，确保数据传输的保密性和完整性。
2. 外部传输对于需要外部传输的文档，采用加密的方式进行传输，如加密压缩文件、加密邮件附件等，防止数据泄露和篡改。
六、文档备份为了防止意外数据丢失和灾害损坏，对电子文档进行定期备份，存储在独立的备份设备或云服务器中，并确保备份数据的可靠性和完整性。
七、文档归档和销毁1. 文档归档根据法规和组织规定，对一定时间范围内不再需要访问的电子文档进行归档处理，归档后的文档需要进行备份存储。
2. 文档销毁对于已经归档的电子文档，根据法规和组织规定的保留期限，确定销毁时间，并采取安全可靠的方式对文档进行销毁，如物理破坏或数据擦除。
适合于长期保存的电子文档格式PDF_A
２００５年１０月，国际标准化组织正式颁布ＩＳＯ １９００５－１标准，全称为“文档管理－适合于长期保存的电子文档格式－第一部分：使用ＰＤＦ １．４（ＰＤＦ／Ａ－１）”。
其中的Ａ取自英文单词Ａｒｃｈｉｖｉｎｇ的首字母，可见ＰＤＦ／Ａ服务于归档或存档。
表面上，存档格式似乎与印刷毫无关系，但仔细想想却不然，至少有两点值得注意：首先，文件归档并不意味着它的使用历史已经结束了，文件之所以要长期保存，正是在于它的重复使用价值，而通过印刷工艺转换成印刷品是体现重复使用价值的主要方式；其次，既然存档文件可能以印刷品的方式重复使用，那么与印刷有关的高端功能应该在ＰＤＦ／Ａ格式中有所体现，这就牵涉到生成ＰＤＦ／Ａ文件时与印前工作流程的关系。
一、缘起电子文档保存正受到人们越来越多的重视，完全有可能替代现今广泛使用的纸质文件保管方式。
理由很简单，纸质文件的保存时间越长，则质量退化越严重。
电子文件即数字文件，文档内容已经转换成了数字“０”和“１”的组合，不会因保存时间的增加而导致质量降低或退化。
电子文档保存的开始阶段注重于文件的组织与管理，例如文件命名的唯一性、文件的存档路径、重复调用的方便性以及文件保存效率等，在文件的长期时效性、文档格式的标准化和文件的可阅读性等方面考虑不多，因而数字时代呼唤新的存档标准。
早在２００２年春天，来自美国司法管理处、国会图书馆和美国国家税务局等几家不同团体的有关人员一起讨论文件存档问题，与会者都意识到ＰＤＦ已经变得越来越重要，无论在电子文档保存还是文档交换方面，都已经成为占支配地位的文件格式。
以首次交换意见取得共识为基础，很快就成立了一个工作组（命名为ＰＤＦ／Ａ工作组），其活动受到了美国信息与图像管理协会（ＡＩＩＭ）以及美国印刷、出版和纸制品加工技术联合会（ＮＰＥＳ）的资助，工作目标定位于对ＰＤＦ文档的长时期保存方法提出建议，确保ＰＤＦ文档在未来能正确再现，产生一致而可以预测的结果。
ＰＤＦ／Ａ工作组的资助者在开展ＰＤＦ存档标准化方面有各自的优势，ＡＩＩＭ在文档存储和调阅方面积累了长期的历史经验，而作为美国印刷适合于长期保存的姚海根技术标准委员会和国际标准化组织ＴＣ１３０第二工作组秘书处的ＮＰＥＳ，事实上已经成为ＰＤＦ／Ｘ格式开发的领导者，负责制定针对印刷业的ＰＤＦ／Ｘ格式标准。
关于批准GB／T23286.1—2009《文献管理长期保存的电子文档文件格式第1部分：PDFI.4(PDF／A-1)的使
全 国 文 献 影像 技 术 标 准 化 技 术 委 员 会 ：
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长期 保 存 的 电子 文 档 文 件 格 式
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1目的
规范本企业的电子文档存储路径、顶层文件夹，及图纸的电子存储命名方式。
2范围
适用于本企业技术部电子文档。
3职责
技术部负责本部门的电子文档的存储。
4内容
4.1所有电子文档均保存在公司云盘“Y”根目录内。
4.2二级路径，一般是“D”盘，电脑的使用者自行决定。
4.3三级路径，为自定义路径，电脑的使用者自行决定，一般是使用者名字的汉语拼音全拼字母。
4.4四级文件夹命名模式见图1：
4.4.1文件夹的命名：产品-关键字，必须建立的文件夹：产品-包装；产品-技术文件；产品-图纸。
4.4.2跟产品特性直接有关系的，必须以汉字“产品”前缀。
无关的可以直接以特性或者关键字建立文件夹。
4.5五级路径文件夹如图2所示：
4.5.1文件夹的命名规则：
注：不明确的编号使用XX来代替！
4.6六级以下路径文件夹由电脑使用者自行设定，但是要考虑以下原则。
4.6.1文件夹名称要一目了然，体现出关键字，看到名称就知道内部是什么类型的文件。
4.6.2文件夹名称要简洁，不要太繁琐。
4.6.3同一类的文件需要建立文件夹，分类要清晰明确。
4.7图纸的电子文档存储名称的命名
4.7.1三维设计软件产生的电子文档的存储名称的命名方式如下：
a)依据产品特性进行命名，不能有重复。
b)文件名后缀版本号，区分同一产品的不同版本。
首次设计不需要有版本号。
4.7.2二维设计软件产生的电子文档的存储名称的命名方式如下：
a)存储名称的注成：图号“–”文件名“–”日期+版本
b)图号的命名方式在《DI-04-05 图纸编码规则管理文件（A）》文件中规定。
c)文件名依据产品特性进行命名。
d)日期格式例如2016年2月17日，在存储名称中的日期：20160117。
e)版本命名方式：大写英文+阿拉伯数字。
例如：B2，表示B版第二次修订。
1。