当前我国档案管理问题及对策分析

２ ０ １ ２ 年第 ６ 期 总第 ４ 第１ ２ 卷（ ８ 期）
淮 南 职 业 技 术 学 院 学 报
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ＮＯ． ６， ２ ０ １ ２ Ｓ ｅ ｒ ｉ ａ ｌ Ｎ ｏ ． ４ ８ ＶＯ Ｌ． １ ２，
同时 ， 对于档案管理工作的忽视直接体现在档案管理工作方面的投入明显不足 ， 导致档案管理设 备与技术的落后 、 档案室建设不规范 、 优秀档案管理人才的不足等 。 尤其是档案管理技术与设备 的落后 、 档案保管条件简陋等直接影响到档案管理工作的顺利和有序开展 ， 管理效益低下 。 （ 二） 档案管理规范性低 一方面 ， 档案管理基础差 。 我国许 多 组 织 在 进 行 档 案 管 理 的 时 候 对 于 国 家 档 案 管 理 的 相 关规定 ， 尤其是标准化原则等缺乏足够的认识和重视 ， 导致组织内档案基础工作欠缺 规 范 性 和 标准化 ， 档案卷宗整体质量不高 。 档 案 标 准 化 建 设 不 到 位 ， 直接影响档案管理后续所有工作， 包括整理 、 归档与分析等阶段 ； 另一方 面 ， 制度化建设不足对于档案管理工作的开展缺乏明确 尤其是管理程序的不规范 ， 导致档案收集 、 整理 、 利用等各个环节都无据可依 。 的制度安排 ，

当前我国档案管理问题及对策分析
秦爱华
（ ） 郑州市农林科学研究所 ， ５ ０ ０ １ ５ 郑州 ４ 摘 要］ 管理规范性低 、 利用率低及档案管理人才队伍 ［ 针对当前我国档案管理意识薄弱 、 要进一步转变观念 ， 提高重视 ； 推进和实现档案管理的规范化 ； 积极应用现代化 建设滞后的问题 ， 管理手段 ； 加强档案管理人员队伍建设等 ， 才能有效改善我国档案管理工作 、 提高档案管理效益 。 ［ 关键词 ］ 档案管理 ； 问题 ； 对策 ［ （ ） 中图分类号 ］ 文献标识码 ］ 文章编号 ］ Ｇ ２ ７ ３ Ｂ ［ １ ６ ７ １ － ４ ７ ３ ３ ２ ０ １ ２ ０ ６ － ０ ０ ２ ０ － ０ ３ ［ ： ／ Ｄ Ｏ Ｉ １ ０ ． ３ ９ ６ ９ ． ｉ ｓ ｓ ｎ ． １ ６ ７ １ － ４ ７ ３ ３ ． ２ ０ １ ２ ． ０ ６ ． ０ ０ ６ ｊ
档案是在人类活动中直接产生 ， 是对具有保存价值的信息的记录 ， 通过档案可以 更 好 地 了 解过去 、 把握现在及预测未来 ， 对于社会的发展具有不可忽视的积极作用 。 档案管理 工 作 从 一 既是一项管理性的工作 ， 同时也 是 一 项 极 定程度上来讲是各个组织管理工作的重要组成部分 ， 具服务性的工作 ， 属于基层基础建设 的 重 要 内 容 ， 主要包括对档案的收集、 整 理、 保 管、 统计和 提供利用等几个环节 ， 对于组 织 发 展 具 有 积 极 的 促 进 作 用 和 现 实 、 长 远 意 义 。２ １世纪是以知 识和信息为其主要特征的新时期 ， 一定程度上来讲 ， 谁掌握了信息也就占据了更为有 利 的 发 展 条件和把握了更好的发展机遇 ， 积极推进档案管理工作的改善具有重要意义 。
］ ５ 。 另一方面 ， 有机联系 ［ 广大档案管理工作人员要认识到档案管理的本质在其为社会和组织提
供的 信 息 服 务 ， 要树立大服务的理念， 更加自觉和主动地提升自身素质和技能， 满足新时期下 档案管理工作的需求 。 如为进一步提升档案服务的针对性 、 及时性 、 主动性和有效性 ， 需加大对 于档案资源使用者的调查与研究 ， 最大限度地满足当前 、 潜在利用的现有及未来需求 ， 提高档案 当前随着信息化浪潮的推进 ， 对于我国各种形式的组织信息化都提出了 利用者的满意度 。 其次 ， 迫切要求 ， 为适应现代信息社会发展的需求 ， 积极推进组织信息化建设成为重要的管理内容 。 因 此在信息化的推进过程中 ， 不可避免地对档案管理工作提出了更高水平的要求 ， 尤其是一些相关 管理系统 ， 如信息管理系统 、 要求档案管理人 Ｅ Ｒ Ｐ 系统等的运用过程中档案管理新问题的出现 ， 员要不断地充实自我 、 不断学习 ， 吸取新知识和提高管理能力以有效处理新情况 、 新问题 。
二 提高我国档案管理工作水平的对策
（ 一） 提高重视 转变观念 ， 档案管理工作的重要性不言而喻 。 当前要认清形式 ， 进一步解放思想 ， 彻底转变 对 于 档 案 管理原先存在的片面和错误认识 ， 重新和全面审视档案管理工作的必要性 ， 从思想和 观 念 上 重 视档案管理工作 。 首先 ， 要充分认识到改善与加强档案管理工作对于组织的重要促进作用。 这要求进一步提高对于档案管理工作 的 重 视 程 度 ， 尤其是各级领导要做好组织内档案管理工 作的使用感和责任感 ， 积极推进档案管理工作的改善 ， 加快我国档案事业的持续健 康 发 展 。 其 次， 尤其是随着信息化 、 数字化及网络 化 的 深 入 ， 档案本身发生的巨大转变也对于档案管理的 流程 、 手段等提出了新要求 ， 这要求在 重 视 档 案 管 理 工 作 的 同 时 ， 只有积极推进档案管理工作
］ ３ 。 的现代化建设 ， 加大档案管理工 作 的 创 新 力 度 ， 才 能 真 正 地 提 高 我 国 档 案 管 理 能 力 和 水 平［
其中 ， 思想观念上的创新是档案管理创新和提高管理效益的前提 ， 要从各个渠道和途径改变重 更 加 自 觉 地 将 创 新、 服 务、 知 识 等 全 新 理 念 贯 穿 于 档 案 管 理 的 全 过 程 中。 藏轻用的落后观念 ， 最后 ， 要正确把握档案管理与组织发展两者间的关系 ， 实现档案管理 工 作 与 组 织 的 发 展 紧 密 结 合， 通过档案管理工作效率的提高 、 更为准确地把握档案管理的方向 和 实 现 对 档 案 资 源 的 充 分 开发利用 ， 从而为组织的发展提供重要支持的同时实现档案管理的持续健康发展 。 （ 二） 实现档案管理的规范化 建立健全档案管理的规章制度体系 ， 实现档案管理的制度化 、 规范化是保证档案 管 理 工 作 得以有序开展的重要保障 ， 也是逐步 提 高 档 案 管 理 科 学 化 和 效 率 的 关 键 所 在 。 针 对 信 息 时 代 档案管理手段 、 方式等的变化对档案 管 理 提 出 的 新 要 求 ， 要 及 时 更 新、 修改及完善组织原有的 既要明确当前档案管理工作职能和责任 ， 通过工作责任 的 明 确 和 档案管理制度安排 。 一方面 ， 强化 ， 职责清楚 ， 奖惩分明 ， 使 各 个 门 类、 不同部门的档案管理工作能在统一的领导下有序开 展； 另一方面 ， 要保障档案管理制度安 排 的 完 整 性 ， 对档案管理的各个层面和所有环节都要给 予可操作化的规定 ， 使档案管理工作 的 开 展 有 据 可 依 ， 杜绝无章可循带来的重复、 繁杂的混乱 局面 。 尤其是要根据我国档案工作相 关 法 律 规 章 制 度 的 规 定 及 涉 取 相 关 科 学 知 识 ， 做好档案 管理标准化的规定 ， 包括规格 、 程序等 。 另外 ， 要做好相关规章制度的宣传 ， 促进档案 法 制 意 识 的提高和加强 。
一 当前我国档案管理中存在的问题分析
（ 一） 档案管理意识薄弱 当前社会上对于 “ 档案 ” 及“ 档案管 理 ” 的认识还处于较低层面， 尤其是对重视档案管理和 提高档案管理能力的必要性远远还未认识到 ， 领导重视与参与建设程度都偏低 ， 甚至 存 在 着 将
］ １ 。 档案管理工作看成是可有可无的 片 面 认 识 ， 档 案 工 作 明 显 缺 乏 长 期 性、 连 续 性 的 整 体 规 则［
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（ 三） 积极应用现代化管理手段 为提高档案管理的效率和效益 ， 首先 ， 要广泛和积极应用现代化管理手段积极推 进 档 案 管 知识化和社会化 ， 积极推 进 组 织 档 案 管 理 的 信 息 化 建 设 进 程 ， 利用电子手段来实 理的现代化 、 现对档案资料的存取 、 保管及利用 ， 使档案管理成为信息化建设不可或缺的组成部分， 保障档 相互促进和共同发展 。 其次 ， 加大 资 金 的 投 案的现代化能与组织的信息化进程实现有机结合 ， 入力度 ， 解决档案工作中的资金瓶颈问题 ， 如及时配备档案管理所需的包括计算机 、 扫描仪、 光 盘刻录机等在内的硬件设施 ， 实现档案管理装备与技术的现代化和科学化 ， 提高对于 档 案 信 息
］ ２ 。 效果 ［
（ 四） 档案管理人才队伍建设滞后 现代档案管理是一项具有较强专 业 性 的 工 作 ， 要求档案管理人员不仅要具备先进的理论 同时要具备相应的 管 理 技 能 。 从 当 前 我 国 档 案 管 理 人 员 队 伍 的 具 体 情 况 来 基础和文化素养 ， 看， 大部分档案管理人员的工作仍只 是 简 单 地 局 限 于 收 集 、 查 找 阶 段， 不论是在文化程度还是 专业素质方面都难以满足信息时代下 档 案 管 理 工 作 开 展 的 需 求 ， 无法发挥档案管理的应有作 但受档案管理人员自 用 。 如部分单位在先进档案管理工作 设 备 引 进 方 面 投 入 了 大 量 的 财 力 ， 身水平的限制 ， 先进的设备无法发挥 其 先 进 作 用 ， 档案管理的手工化现象仍普遍存在， 更谈不 上熟悉档案内容 、 能够对档案信息进行深入分析 、 研究的专业性人才 。
［ 收稿日期 ］ ２ ０ １ ２ － ０ ８ － ２ ５ ［ ， 。 作者简介 ］ 秦爱华 （ 女， 河南郑州人 ， 馆员 ， 研究方向为档案管理 ， 电话 ： １ ９ ６ ６ －） １ ３ ６ ８ ３ ８ １ ２ ６ １ ０
第６期
秦爱华 ： 当前我国档案管理问题及对策分析
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（ 三） 档案利用率低 档案管理效果最终体现在对档案 信 息 的 利 用 ， 而档案信息资源的科学合理有效使用往往 档案检索 效 率 不 高 ， 能给组织带来巨大的综合效益 。 当前受档案质量及档案检索工具的影响 ， 直接影响到档案管理工作的服务质量 ， 加上长 期 以 来 重 “ 藏” 轻“ 用” 及对档案利用效益认识的 缺乏 ， 都使得档案信息资源的开发力 度 不 高 ， 档 案 利 用 率 低， 难以真正地凸显档案管理的真正