第七章 会展场馆配套服务及现场管理
会展场馆配套服务及现场管理教材PPT课件
小型会议：小于100人 规模分 中型会议：100~1000人
大型会议：1000~10000人 特大型会议：大于10000人 国际会议：国际会议相关组 织及各国会议协会对国际会 议有不同的定义和评定标准。
形式分
有会有议：年会、专业 学术会议、论坛、研讨 会、新闻发布会、文化 交流会洽谈会等等。
会而不议：报告会、传 达会、表彰会、签字仪 式、运动大会
CONTENTS
目
录
7.1展览项目现场管理及流程
“
• 7.1.1 基本概念 • 指场馆工作人员依照办展单位与场馆双方签订的合同，在实施布展，展出，
撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。
”
7.1.2现场服务的特点
“
时间紧 对象多 内容杂 要求高 硬件相对固定，软件尤为重要
”
撤展
“
• 总服务台、商务中心、美工室整理展会期间开出的单据及各种物品；现场服 务人员协助撤展；会议接待组人员整理会议室；展场经营部进行收尾工作； 保安控制出入口。对参展商进行放行；工程部依旧保证水、电、空调、运转， 并针对些租用的水源、电源线路管道进行拆除，并对设备和器材进行维修； 场地部拆除展架，全面清洁展具、展厅。
• 会议接待组：根据展会规模、形式 及要求备料，布置各岗位的人员。
• 场地部：搭建摊位、清洁展具、备 齐展馆清洁物料。
”
”
布展及务台，为展商提供租赁、咨询、解决投诉等服务；现场服务人员进入各厅 就位，确保参展商的正常操作，并第一时间了解、解决现场出现的问题。 • 商务中心：提供打字、复印、传真等服务。 • 美工室：楣板的改动修正以及参展商的美工制作业等。 • 展场经营部：开始启动相关项目。 • 保卫部：保安人员在各个出入口进行巡视，维护现场的秩序，确保参展商及展品的安全。 • 工程部：保证水、电、空调、等工程设备的正常运转。 • 场地部：确保布展、展出期间展厅内的清洁卫生。 ”
会展现场服务与管理
第四阶段：危机的控制
• 安排专项人员从事危机的处 理和控制工作，将危机损失 降至最小的基础。 • 及时、准确地与自己的组织 成员及客户通报相关信息 • 指定一个人作为展览会主办 方的发言人
四、会展危机管理与关系恢复
会展危机预防措施
1．建立会展 危机管理预警 机制
（1）成立会展危机管理委员会，对会展危机 进行预测分析； （2）制定会展危机应急计划/方案； （3）事先和媒体建立联系； （4）确定会展危机组织对外发言人； （5）建立处理会展危机关系网； （6）做好会展组织内部人员培训工作。
一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
1．展览会的开幕式组织工作 （1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。 （2）确定邀请参展企业的记者名录。 （3）开幕式的场地搭建要求。 （4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。 （5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安 排工作。
2．展会专题 会议策划
三、展览期间相关活动策划
2．展会专题 会议策划
（4）产品发布会 1.明确目的。 2.确定口径和发布方式。 3.选择时机。 4.确定对象。 5.发出邀请和接受报名。 6.确定主持人和发言人。 7.准备有关材料。 8.布臵会场。 9.安排翻译。 10.收集媒体的报道。
（3）行业会议 行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。 行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。
一、展会现场管理工作安排
展前布臵阶段
3．场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 （2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 （3）为企业协调现场租赁业务。 （4）根据企业报名表，布臵安排会场外的广告宣传（一般为参展企业 根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。 （2）搬运工作协调。
会展现场服务与管理方案
会展现场服务与管理方案展会现场服务与管理方案一、展会现场服务与管理机构设置展览办公室全面负责展览会现场的相关事宜，包括展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。
客户服务中心负责展台搭建、改建、展品装卸、现场广告、物品租赁、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等。
证件服务中心负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜。
保卫办公室负责制定现场安全保卫方案，维护现场秩序，开展防火、防盗等安全保卫工作，处理各类治安和突发事件。
接待办公室负责接待领导和个团组参观大会事宜，负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作。
宣传中心负责展会宣传及新闻工作。
公众服务办公室负责展会餐饮供应，负责办公物资的供应，以及现场邮政、银行、通信设施等的落实。
二、观众现场服务与管理在展览前，我们需要结合本次展览会的实际情况，设计最合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。
针对预注册观众调查问卷进行统计分析，从而使我们获得准确的观众反应。
对确定的调查问卷进行排版制作及印刷，包括观众胸卡及挂绳的设计、入场券、广告印刷、宣传册印刷等。
注册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。
提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。
为展览配置统一着装，规范服务人员礼仪。
在展览中，我们需要设置足够的登记台和填表台，注册和登记处应有显着标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。
观众登记信息的及时收集、汇总。
在展览出入口配置手持无线数据采集器，识别观众信息。
在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向。
处理展览现场采集的观众的信息数据，调查问卷内容的录入和通过与观众信息的结合，对调查问卷的内容进行统计，及意见提取，可以了解观众的需要。
通过数据库存储和分析，为展览组织者提供观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。
在展览后，我们需要向展览组织者提供完整的买家信息数据库，确定展览的效果并做出更准确的判断，同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。
第七章 会展场馆现场管理
● 会展场馆现场管理的实施对象
会展场馆现场管理主要是服务主办方等一系列服务对象。
会展场馆现场管理的基本原则
1
系统性原则
2
不确定性原则
3
预案原则
具体实施会展场馆现场管理要点
1
尽量利用服务链外包服务
2
对于必须由场馆方自己处理的事务，应尽量指定专人在
专门时间负责专项工作，以简化组织结构、明确分工、
分清职责、责任到人
● 特别的酒水和饮料服务
专门的酒类品尝会，或者酒水饮料的产品发布会。
会议餐饮
6
餐饮定价
食物通常采取人数定价方式，根据代表的数量和事先统一 的菜单来定价。
无论哪种定价方式，菜单的价格都必须涵盖一定的利润、 食物成本、工资以及其他固定和变动成本。
思考题
1
简述会展场馆现场管理的重要性。
2
简述会展场馆现场管理的基本原则。
会议现场注册
1
清晰的注册分类
● 预注册
● 现场注册
● 社交和旅游活动注册
2
明确的注册标示
3
及时的数据处理
会议餐饮
1
会议餐饮的类型
2
会议餐饮的服务类型
3
菜单的选择
4
员工
5
酒水饮料
6
餐饮定价
会议餐饮
1
会议餐饮的类型
● 早餐
会议早餐服务主要的对象是各种公司会议。
● 茶歇
茶歇的主要功能是使与会代表能在紧张的会议间隙得到一些放松， 同时也给他们提供了和其他代表沟通的机会。
● 剧场型
一般适应于大型讲座式的会议、 开（闭）幕式的会议和全体会议。
● 教室型
一般适应于需要作笔记的小型讲 座和演示会。
会展策划与管理之会展现场服务策划与管理
第七单元 会展现场服务策划与管理
第四节 会展现场的风险与安全管理
二、会展风险管理
（一）对场地进行安全分析 （二）同当地相关部门建立良好的工作关系。 （三）确定会展活动的利益相关者具有相应的风险 意识 （四）制作安全小册子/标牌以及其他交流方式 （五）制定一个媒体管理计划 （六）预防“闹展”
二、VIP（very important person) 接待
对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达酒店到出席 开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，对于重要贵宾 还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审 定后执行。
第七单元 会展现场服务策划与管理
第一节 会展开幕现场策划与管理
三、媒体的接待和管理
第七单元 会展现场服务策划与管理
第二节 会展布展与现场服务
一、办展机构现场管理
二、参展商的现场管理工作
三、撤展管理
第七单元 会展现场服务策划与管理
第二节 会展布展与现场服务
一、办展机构现场管理
（一）展会现场布置 （二）展会注册及入场管理 （三）展会证件与门票管理 （四）展会设备设施管理 （五）展会现场的安全管理 （六）展会现场的知识产权保护工作 （七）展会现场的相关活动管理 （八）展会现场的其他服务
第七单元 会展现场服务策划与管理
第三节 参展观众类型与统计
三、建立目标观众数据库 1、收集目标观众的信息渠道 2、收集的信息内容 3、注意事项
第七单元 会展现场服务策划与管理
第三节 参展观众类型与统计
四、参展观众人数的统计
（一）依据观众办理登记手续的内容进行统计 （二）根据门票进行统计 （三）参展商的客户统计
第七单元 会展现场服务策划与管理
第二节 会展布展与现场服务
会展服务与现场管理全书电子教案正本书课件全套ppt最全教学教程电子讲义
1．2 会展服务与现场管理的类别
1．2．1 会展服务的种类
1）广告宣传类 2）信息咨询类 3）秘书礼仪类 4）设计安装类 5）运输仓储类 6）设备租赁类 7）休闲娱乐类 8）观光考察类 9）后勤保障类
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1．2．2 会展现场管理的分类与内容
1）分类
按照会展活动所包含的内容，我们可以将会展现场管理分为会议的现场 管理；展览的现场管理以（3）承包代理。 （4）排他代理。
2．2．2 招展方案的拟定
1）行业信息分析 2）客户信息分析 3）展区与展位的划分 4）招展价格的制定 5）招展函的制作与发送 6）招展宣传推广 7）招展预算 8）招展工作进度计划
2．2．3 招展艺术与技术
1）会展招展函的设计
（1）任命新闻发布会负责人或开始联系委托代理，收集、整理、更新目标新闻 媒体和人员名单。
（2）制定新闻发布会工作计划。 （3）举办记者招待会、发布展会基本信息。 （4）收集媒体报道情况，如果在展会期间对记者作过许诺，一定要尽快予以办
理或告知合适办理。 （5）向未能参会的记者寄发资料。 （6）向出席招待会的记者发感谢信，向所有记者寄展会新闻工作报告。 （7）迅速、充分地回答新闻报道引起的读者来信。 （8）与媒体保持联系。
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[答案提示]
1． “服务”一词中的S、E、R、V、I、C、E分别被赋予怎样的解释？ 参见教材P15-16页
会展现场服务与管理
会展现场服务与管理会展是一种重要的商业活动形式，是企业展示自身实力和产品的重要渠道。
而会展现场服务与管理则是会展活动成功举办的关键，它包括会展展位的设计与布置、接待与导引、信息传递与宣传、安全与维护等方面。
本文将从以上几个方面探讨会展现场服务与管理的重要性及技巧。
首先，会展展位的设计与布置是会展现场服务与管理的重要环节。
会展展位的设计能够直接影响到参观者的第一印象，因此需要注重细节和创意。
展位的布置要整齐、美观，能够吸引人们的目光，并且能够展示企业的特色和优势。
此外，展位的设计还需要考虑与展品的搭配，以及与整个会展主题的协调。
通过精心设计和布置，可以提升展品的展示效果，吸引更多的参观者以及潜在客户。
再次，信息传递与宣传是会展现场服务与管理的重要环节。
会展现场通过各种方式传递企业的信息和宣传信息，包括展板、宣传册、视频等。
这些信息要简洁明了，能够吸引参观者的注意力，并能够准确地传达所需的信息。
此外，还可以通过举办专题演讲、研讨会等方式，向参观者介绍行业的最新动态和企业的最新成果。
通过有效地信息传递和宣传，可以帮助企业提升形象和知名度，吸引更多的潜在客户。
最后，安全与维护是会展现场服务与管理的重要环节。
会展现场存在一定的安全隐患，如火灾、人员密集引发的意外等。
因此，需要加强安全意识，制定相应的安全管理制度，并妥善安排安全巡查和应急预案。
此外，还需要保持展馆的整洁与卫生，定期检查和保养设施设备，确保其正常运行。
通过有效地安全与维护工作，能够保证会展活动的顺利进行，并保障参展企业和参观者的安全。
综上所述，会展现场服务与管理对于会展活动的成功举办至关重要。
通过精心设计和布置展位、提供专业的接待与导引、有效地传递信息和宣传、加强安全与维护等措施，可以提升参观者的体验和满意度，帮助企业提升形象和知名度。
因此，会展现场服务与管理需要注重细节、注重专业化，以创造良好的会展环境和氛围，最终实现会展活动的成功。
试析会展现场服务与管理
试析会展现场服务与管理会展现场服务与管理是指在会展活动进行过程中，对参展商和观众提供各种服务，并通过有效的管理手段来保障会展活动的顺利进行和取得预期效果的过程。
会展现场服务包括多个方面，主要包括：1.参展商服务：会展现场服务的核心是为参展商提供各种服务，包括展位布置、电力供应、网络接入、物流运输、安全保障等。
通过提供便利的服务，满足参展商的需求，提升参展商的参展体验，达到参展商满意的目标。
2.观众服务：会展的目的是为了向观众展示最新的产品、技术和服务，因此观众服务是十分重要的。
观众服务包括提供导览手册、指示牌、信息查询、导览服务等，帮助观众更好地了解展会，找到感兴趣的展品，提升观众的参与度和体验感。
3.活动组织服务：会展现场通常会有一系列的配套活动，如开幕式、嘉宾演讲、专题研讨、产品发布会等。
活动组织服务包括活动策划、场地布置、嘉宾接待、现场指导等，保证活动的顺利进行和达到预期效果。
4.安全管理：会展现场安全管理是非常重要的一环。
包括在展馆内设置紧急通道、安全出口，并配备灭火设施、医疗救助点等，保障人员的安全。
应加强物品的保护措施，对贵重物品进行管理和监控，预防意外事故的发生。
5.综合支持服务：综合支持服务主要包括接待服务、交通出行、餐饮住宿、展示器材租赁等多方面。
通过提供综合支持服务，为参展商和观众提供便利，提升整个会展活动的参与度和体验感。
会展现场服务与管理的重要性主要有以下几点：1.提升参展商和观众的体验：好的会展现场服务能够为参展商和观众提供更好的展示和观展环境，提升他们的参展和观展体验，使他们更愿意参加和参观会展活动。
2.促进商业交流与合作：会展是一个商业交流与合作的平台，通过提供有效的会展现场服务，有助于参展商和观众之间的交流沟通和商业合作的产生，促进商业发展。
3.提供全方位的服务支持：会展现场服务涵盖了多个方面，通过提供全方位的服务支持，满足参展商和观众的各种需求，提高整个会展活动的效果和参与度。
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• 接待会议的流程 • 会前准备 • 制定会议通知书 • 制定会议具体活动工作单 • 会中 • 会后结算 • 感谢会议组织者 • 建立客史档案
• 会议服务工作标准
• • • • • • • （1）、会议室基本台型 戏院式 教学式 U字型 回字型 会见型 签字仪式型
• • • • • • • • • • •
• 1、展览现场服务的特点？展览期间现场服 务点有哪些主要工作？ • 2、画出3种会议室基本台型图并指出各有 哪些不同特点？ • 3、做一份某展览会的开幕式程序表 • 4、参观某会展场馆后，合理规划该场馆的 固定和临时广告位
（2）、摆台用品 （3）、听众（席）布置 （4）、提示牌、舞台布置 （5）、花草布置 （6）、主席台布置 （7）、签到桌布置 （8）、检查程序 （9）、备品要求 （10）、会议现场服务标准 （11）、茶杯茶具清洗消毒 （12）、托盘服务标准
• • • • • •
会议音响设备服务工作规范 （1）、服务规范 （2）、操作规范 扩音系统 投影系统 同声传译系统
本章小结
• （1）、懂得会议、展览项目现场服务工作程序和 标准，以及相关各项现场配套服务工作。 • （2）、能够对会展场馆配套现场服务点的设置及 服务项目进行规划实施。 • （3）、进行参展参会人员的现场登记、进出和各 类票证管理工作。 • （4）、展览和会议的布展、预展、开幕仪式、展 期、撤展的现场管理工作。 • （5）、广告招租、合同起草管理
7.1 展览项目现场管理及流程
• 展览项目现场管理 通常指场馆工作人员依照办展单位与 场馆双方签订的合同，在实施布展、展出、撤展过程中， 对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。 • 其目的是：保证参展商和参观者在完成其目标的过程中提 供硬件设施和软件服务。 • 主要包括：场地、展位、安全、物流、水电气、展具租用、 商务、公共广播、餐饮、保洁、广告位、展示工程、咨询、 特殊服务等 • 现场服务的特点： 1、时间紧 2、对象多 3、内容杂 4、要求高 5、硬件相对固定，软件尤为重要
7.2会议项目现场管理及流程
• 会议项目现场管理 • 通常指会议场馆工作人员依照会议主办单 位与场馆双方签订的合同约定，实施会前、 会中、会后的现场服务管理，以确保项目 圆满成功的过程。 • 目的：保证与会者在完成其目标的过程中 提供硬件设施和软件服务。 • 主要包括：场地、会前布置、设备使用和 保障、安全、物流、电、空调、餐饮（茶 点）、保洁、广告位、咨询、特殊服务等
• 布置：
• 展览广告的布置，一般在展览场所的范围内，大型展览广告招牌设置在展 览场所的大门口，或悬挂在场馆建筑物上。
7.7、合同的起草、执行与管理
• 合同、协议、意向书管理制度
• 1）、权限 • 2）、审批程序
• 起草 • 审批 • 批准和执行 • 备份
• 3）、监督执行
• 合同的归档 • 意见书的管理
会展场馆配套服务及 现场管理
2009 • • • • • •
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7
展览项目现场管理及流程 会议项目现场管理及流程 展览会的开幕式 展览工程服务 参会人员的登记、进入和各类证件管理 会展场馆广告位的管理 合同的起草、执行与管理
• • • • • •
3）布展期间管理规程 4）展览期间的管理规程 （1）展览期间管理规范 （2）展厅现场服务规范 （3）租赁服务管理规范 （4）服务项目的退组/更换管理规范
• 5）撤展期间管理规程
• 展品搬运服务工作规范
• • • • • • • • • • • • 1）布展前 （1）接运提前到达展品 （2）境外展品的处理 （3）展品运输 （4）综合服务部职责 （5)展会运输服务的准备 2）布展期间 （1）提前到达展品的领取发放 （2）现场运输服务与管理 （3）运输展品的管理 4）撤展期间 5）展览结束
• 7.3、展览会的开幕式
• 预展
• 预展是只展览布置完毕后，在正式开馆钱进行的内部展出，由主办单 位邀请有关专家，领导，技术人员，新闻界认识到场参观，依照办展 宗旨和计划进行检查和验收。
• 开幕与开幕式
• 开幕式是展览会真实展出开始缩举行的仪式，其目的是扩大影响，书 里展览会在社会和公众中的形象，一英气更多的社会关注，吸引跟多 的观众参观。
• 展览现场服务点的设置及提供的服务： • 展厅现场服务点 • 展品仓储、搬运、运输现场服务点 • 门票销售（发放）服务点 • 餐饮服务点 • 花卉租售点
• 展览项目现场服务工作规范
• • • • • • • • • • 1）餐厅服务人员岗位职责 （1）厅长岗位职责 （2）展厅工作人员岗位职责 2）展会前准备工作规程 （1）展位搭建 （2）预约租赁服务项目管理 （3）提前到达货物的管理和运输准备工作 （4）保洁管理 （5）绿色植物租摆准备工作 （6）租赁物品管理
• 承接：
• 在我国，承接广告业务的单位大体有三种：专营单位、兼营单位、代理单 位 • 承接展览公告的单位必须具备的条件：（1）具有独立承办广告业务的手 段、资金、场所和制作设备，或有直接刊登、播放广告的手段（2）具有 一定政策水品和业务水品的编审人员和管理人员（3）具有一定设计、编 作公告的技术力量 • 展览广告承接的程序一般是：1）由承接单位与办展单位洽谈，了解对方 所做广告的内容、质量、规模、范围、方式及其他特殊要求；2）认真进 行成本核算，定好价格，签订合同；3）由承接部门交给设计部门，设计 部门设计出小样交给办展单位审查通过后，才能进行施工制作；4）广告 要在规定时间内高质量完成，一般要在开展前制作完毕，经检查合乎要求， 方可张挂或播映。
• 证件种类：车辆证件、人员证件、物品出馆证、
其他主办单位和场馆认为有必要的证件
• 证件的发放与使用：通常由主办或承办单位根
据需要制作和发放，场馆工作人员（主要是门卫） 根据事先承办单位提供的各类证件样本和这些证 件的有效期，对持证人进行资格认可和放行。
7.6、会展场馆广告位的管理
• 会展场馆广告业务的承接和布展
• 会议的规模和种类
• 1）会议种类 • 根据会议规模分为：小型会议（<100人）、中型 会议（100~1000人）、大型会议（1000~10000 人）、特大型会议（>10000人） • 按照会议形式分为：年会、专业学术会议、论坛、 研讨会、专题讨论会、文化交流会、新闻发布会、 产品推介会、洽谈会等，会而不议：报告会、传 达会、表彰会、签字仪式、动员大会。 • 2）客户的需求
• 开幕仪式准备工作及现场管理
• • • • • • 合同签订后现场服务提供之前的准备工作 开幕式现场服务准备工作 开幕式期间工作 开幕式结束服务工作 三级检查保障工作 开幕式结束后工作
7.4 展览工程服务
• 展览工程服务工作规范
• 展前准备工作程序 • 展览期间工作程序
• • • 1）展厅现场服务 2）展览的保障服务 3）客户投诉服务
• 基本流程： • 展览服务管理总流程
• 注：图中箭头所指向为被服务对象。
• 2）展览现场服务管理流程分图
• • • • • • • • •
承接展览业务服务要点： 开展前10-15天（各部门制定具体的接待方案、准备工作） 开战前7-10天（各部门具体开始实施） 布展及展出 撤展 总台服务 商务中心 美工服务 仓储与运输
• 撤展期间工作程序
• 展览施工管理规定（以《中国国际展览中心展览施
工管理规定》）
•
•
目的：为了加强对中国国际展览中心院内的展览施工管理，维护施 工秩序，保证服务质量和展览会的安全 • 适用范围：所有在中国国际展览中心进行展览施工的单位。
规定
7.5、参会人员的登记、进出和各类 证件管理
• 1）、现场登记 • 2）、证件