会展现场服务与管理共21页
试析会展现场服务与管理
试析会展现场服务与管理会展是企业展示和推销产品、与客户建立联系、拓展市场的重要方式之一。
会展现场服务与管理是指在会展活动中为参展企业和参展观众提供全方位的服务和管理工作。
它承载着展商与观众之间的沟通桥梁，是保证会展顺利进行和取得成功的关键因素之一。
下面从服务和管理两个方面对会展现场服务与管理进行详细的分析。
1. 参展商服务：会展现场服务人员要为参展商提供全方位的服务，包括展位布置、设备租赁、物流运输、人员安排等。
与展位布置相关的服务包括搭建展架、摆放展品、安装灯具等。
与设备租赁相关的服务包括提供展示设备、音响设备等。
物流运输相关的服务包括协助参展商将展品运输到展馆，以及运输到目的地的手续办理。
人员安排相关的服务包括协助参展商招募展会人员，指导他们展示产品等。
2. 观众服务：会展现场服务人员要为观众提供全方位的服务，包括导览服务、咨询服务、住宿安排等。
导览服务包括为观众提供展馆平面图、展馆导览等。
咨询服务包括解答观众关于参展企业、展品信息等问题。
住宿安排包括为观众提供酒店预订服务，协助他们解决住宿问题。
3. 活动服务：会展活动通常伴随着各种形式的活动，会展现场服务人员要为活动提供全方位的服务，包括活动策划、活动执行、活动后勤等。
活动策划包括确定活动目标、确定活动内容、制定活动计划等。
活动执行包括活动前准备、活动期间协助活动进行、活动后整理等。
活动后勤包括场地布置、设备准备、人员调度等。
1. 展览管理：会展现场管理人员要负责展览的整体管理工作，包括展览设计、展览布局、展品陈列等。
展览设计是指根据展品特点和展位情况进行展览场地的布置，并决定陈列方案。
展览布局是指根据展品的种类和展位的大小，合理安排展品的陈列位置。
展品陈列是指将展品以合理的方式摆放出来，使观众可以清楚地看到展品的展示效果。
2. 安保管理：会展现场管理人员要负责会展现场的安保工作，包括安保人员的招聘、培训、调度等。
安保人员的招聘是指根据会展规模和安保需求招募合适的安保人员。
会展现场服务与管理
第四阶段：危机的控制
• 安排专项人员从事危机的处 理和控制工作，将危机损失 降至最小的基础。 • 及时、准确地与自己的组织 成员及客户通报相关信息 • 指定一个人作为展览会主办 方的发言人
四、会展危机管理与关系恢复
会展危机预防措施
1．建立会展 危机管理预警 机制
（1）成立会展危机管理委员会，对会展危机 进行预测分析； （2）制定会展危机应急计划/方案； （3）事先和媒体建立联系； （4）确定会展危机组织对外发言人； （5）建立处理会展危机关系网； （6）做好会展组织内部人员培训工作。
一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
1．展览会的开幕式组织工作 （1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。 （2）确定邀请参展企业的记者名录。 （3）开幕式的场地搭建要求。 （4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。 （5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安 排工作。
2．展会专题 会议策划
三、展览期间相关活动策划
2．展会专题 会议策划
（4）产品发布会 1.明确目的。 2.确定口径和发布方式。 3.选择时机。 4.确定对象。 5.发出邀请和接受报名。 6.确定主持人和发言人。 7.准备有关材料。 8.布臵会场。 9.安排翻译。 10.收集媒体的报道。
（3）行业会议 行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。 行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。
一、展会现场管理工作安排
展前布臵阶段
3．场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 （2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 （3）为企业协调现场租赁业务。 （4）根据企业报名表，布臵安排会场外的广告宣传（一般为参展企业 根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。 （2）搬运工作协调。
会展现场服务与管理方案
会展现场服务与管理方案展会现场服务与管理方案一、展会现场服务与管理机构设置展览办公室全面负责展览会现场的相关事宜，包括展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。
客户服务中心负责展台搭建、改建、展品装卸、现场广告、物品租赁、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等。
证件服务中心负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜。
保卫办公室负责制定现场安全保卫方案，维护现场秩序，开展防火、防盗等安全保卫工作，处理各类治安和突发事件。
接待办公室负责接待领导和个团组参观大会事宜，负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作。
宣传中心负责展会宣传及新闻工作。
公众服务办公室负责展会餐饮供应，负责办公物资的供应，以及现场邮政、银行、通信设施等的落实。
二、观众现场服务与管理在展览前，我们需要结合本次展览会的实际情况，设计最合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。
针对预注册观众调查问卷进行统计分析，从而使我们获得准确的观众反应。
对确定的调查问卷进行排版制作及印刷，包括观众胸卡及挂绳的设计、入场券、广告印刷、宣传册印刷等。
注册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。
提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。
为展览配置统一着装，规范服务人员礼仪。
在展览中，我们需要设置足够的登记台和填表台，注册和登记处应有显着标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。
观众登记信息的及时收集、汇总。
在展览出入口配置手持无线数据采集器，识别观众信息。
在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向。
处理展览现场采集的观众的信息数据，调查问卷内容的录入和通过与观众信息的结合，对调查问卷的内容进行统计，及意见提取，可以了解观众的需要。
通过数据库存储和分析，为展览组织者提供观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。
在展览后，我们需要向展览组织者提供完整的买家信息数据库，确定展览的效果并做出更准确的判断，同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。
会展场馆配套服务及现场管理
会展场馆配套服务及现场管理会展场馆是举办各类展览、会议和活动的重要场所，为了顺利进行和成功举办各类活动，会展场馆需要提供全面的配套服务和进行有效的现场管理。
本文将重点介绍会展场馆的配套服务和现场管理方面的内容。
一、配套服务1. 基础设施：会展场馆需要提供完善的基础设施，包括电力、水源、通风、照明等，以供展商和参观者使用。
此外，场馆还需要配备可移动的展台、展柜，以满足不同展商的需求。
2. 会议设施：为了举办各种规模的会议，会展场馆需要提供会议室和配套设施，包括投影仪、音响设备、演讲台等。
这些设施需要保证良好的运行状态，以确保会议的顺利进行。
3. 餐饮服务：会展活动通常需要提供餐饮服务，供参展商和观众就餐。
会展场馆可以设置多个餐饮区域，提供各式各样的餐饮选择，以满足不同人群的需求。
4. 交通服务：会展场馆需要提供良好的交通服务，包括停车场、出租车服务和公共交通接驳等。
此外，场馆还可以与当地交通公司合作，提供专门的班车服务，方便参展商和观众的出行。
5. 安保服务：会展场馆需要提供安全服务，确保活动的顺利进行。
为了保持场内的安全和秩序，场馆可以雇佣专业的保安人员，设置检查口岸，对进入场馆的人员进行安全检查。
6. 客户服务：为了提供更好的服务，会展场馆可以设置客户服务中心，为参展商和观众提供咨询、导览、投诉处理和信息查询等服务。
客户服务人员需要具备专业知识和良好的服务意识，以保证参展商和观众的满意度。
二、现场管理1. 安全管理：会展场馆需要制定详细的安全管理规定，包括火灾防范、紧急疏散、物品保管等措施。
此外，场馆需要定期进行安全隐患检查和演练，以确保活动的顺利进行和参与者的安全。
2. 环境管理：会展场馆需要保持良好的环境卫生，定期进行场地清洁和消毒。
同时，场馆还可以设置绿化带和花坛，提供美观的环境，增加参展商和观众的舒适感。
3. 竞争管理：会展场馆需要与其他竞争对手进行竞争管理，提高场馆的知名度和影响力。
会展现场服务与管理ppt课件
4．3 展会期间的现场任务
4．3．1 会议现场效力管理 普通说来，会议现场效力管理包括以下根本内容： 场所布置 1、剧场型 2、中空型 3、U字型 4、课堂型 5、宴会型
例计算〕
4．3 展会期间的现场任务
4．3．1 会议现场效力管理 普通说来，会议现场效力管理包括以下根本内容： 会议场所的租赁 会议场所的对接与布置 报到与接待 会议组织与管理 会务效力 资讯效力 餐饮效力
1〕会议场所 2〕会场规划 3〕报到接待 4〕议程和主持人 5〕会务效力
4．3 展会期间的现场任务
❖ 展会效力与展会现场管理、展会招展与展会招商一同 构成展会任务最为中心的三个环节。
❖ 展会效力贯穿于展会的一直，且在展会的现场表现得 最为明显。展会现场管理是对展会期间的各种任务的 方Hale Waihona Puke 与管理，是展会能否举行胜利的重要保证。
您留个名片吧。 3〕猎奇心强的人——不找边沿提问的回绝方法：对不起，您的
问题我们暂时无法回答，属于公司研发，我们需求请示总公 司。 4〕求职者——谢绝方式：留下个联络方式吧，回头需求的话， 可以联络他。
4．2 展会观众类型与统计
4．2．1 展会观众的分类 会展的生存依托参展商，参展商的生存依托观众。 区分：我能帮您什么？多听多问。 5〕赠品搜集者——分辨：您对于这款产品〔赠品〕有什么意见？ 6〕纸张搜集者——分辨：所在公司，留个名片 7〕兜售者——回绝：对不起，我们曾经在展会预定了这些方面
第八讲展会现场服务策划与现场管理-PowerPoint
9、静夜四无邻，荒居旧业贫。。23.4.2423.4.24Monday, April 24, 2023
10、雨中黄叶树，灯下白头人。。23:31:0123:31:0123:314/24/2023 11:31:01 PM
开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很 好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的 关系。办展机构要事先筹划安排好就会举办的地点、时间、 酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。
开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟 通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的 。
16、业余生活要有意义，不要越轨。2023年4月24日星期一11时31分1秒23:31:0124 April 2023
17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。下午11时31分1秒下午11时31分23:31:0123.4.24
看
专家告诉
第二节 会展布展与现场服务
四、 参展观众的统计
1、依据观众办理登记手续的内容进行统计 2、根据门票进行统计 3、参展商的客户统计
第八章 会展现场服务筹划与管理
第二节 会展布展与现场服务
练习题：
试分析ISPO在布展三环节中，如何表达 服务的理念？
第四节 会展现场的风险与安全管理
一、会展现场的风险类型 二、会展风险管理
第四节 会展现场的风险与安全管理
一、会展现场的风险类型
〔一〕从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人 为威胁
〔二〕从风险的内容可分为物质损失风险、财务损 失风险、法律责任风险、人员损失风险四类
第四节 会展现场的风险与安全管理
第五章展会服务与现场管理
一、展会服务
1、展会服务的内容 （4）展会服务方式
承诺服务 展会事先对自己拟向客户提供的服务方式和服务质量向客户 提出承诺，并于展会时履行
标准化服务 向客户提供统一的服务标准
个性化服务 对不同的客户提供适合其需求的有差别的服务
专业服务 由经过培训的专业员工，以专业的手段和方式，为客户提供 的各种服务
4、在会展业（展馆）率先提出“延伸服务” 的理念。在展会服务中不断创新会展服务体 系，服务理念从最初的“以市场为导向，以 客户为中心”，发展延伸到各个服务层面， 即从办展单位延伸到参展商和观众，例如便 民药箱和保安文明岗的设立。在客户服务中 心设立了“党员服务示范岗”；开展积极创 建济南市青年文明号等活动。
用服务有形化来克服其不利的一面，服务专业 化来发扬其有利的一面。
服务有形化
向参展商和观众提供展位分布图、参观指南、招展函和参 展商手册等有形线索，使其能形象地了解展会中的相关服 务；重视员工仪表、态度举止；从服务承诺化、服务品牌 化、服务展示化和服务便利化体现
服务专业化
为参展商和观众提供符合行业需求的专业服务，服务人员 的服务技能、服务知识和服务态度均达到专业水准；从服
为更全面地了解顾客情况及遇到问题，“华中热线” 工作人员都随身携带笔记本和笔，随时记录顾客所需。 2003年世界旅游大会布展期间一位埃及客人来到服务 台表明自己在布展过程中遇到的困难：宣传板无法平 整地挂在展板上。当时是现场服务部李春林经理接待 的这位埃及客人，李经理得知情况后，立即联系采购 人员买来合适的PC板，亲自帮客人将双面胶一点一 点贴在宣传画上，再固定在展板上，得到埃及客人极 大好评。2004年“五一”期间，“华中热线”负责人 张华中接到野生动物园人员的电话，要租用展馆桁架， 尽管张华中正在家中休假，但立即拨打展馆相关工作 人员电话，组织人力为顾客按时保质完成了搭建工作， 也为展馆营利1700元。
第五章展会服务与现场管理
2、积极引入星级饭店〝纤细效劳〞理念，积极推 行〝项目经理担任制〞，对展会停止综合协调，全 程效劳。客户效劳中心推行〝首问担任制〞，提高 办事效率，并积极尝试展会VIP效劳，全力打造具 有舜耕特征的自己的管理形式。例如，由于会展行 业的特殊性质，参展商普通为当天抵达、当天布展、 次日展开，时间紧张、任务紧凑，而大部格外地参 展商并不熟习济南的交通路途，在夜晚运送展品的 大型车辆往往难以按时抵达展馆，经常出现误展的 现象，为参展商带来诸多方便。为了更好地处置这 一效果，项目经理自动绘制了从济南市各大入口抵 达展馆的线路图及途经会展中心的公交车辆一览表， 编制了包括工商、税务、交管等方面内容的明白纸， 在每个展会前夕邮寄发放给组委会和外地参展商， 并为参展商提供〝一站式〞效劳。
一、展会效劳
2、展会效劳的基本特征 〔1〕有形性 看不见、摸不着，但却是可以感受于身心的 〔2〕差异性 效劳人员、被效劳人群的差异而发生的动摇 〔3〕不可联系性 效劳的消费、消费与买卖是同时同地停止的 〔4〕不可贮存性 过时不候，过时作废
一、展会效劳
3、展会效劳的战略 〔1〕针对展会效劳〝有形性〞所采取的效劳战
效劳等 信息咨询效劳 有关行业开展、贸易需求、行业静态、市场剖析等商务信息及
其咨询效劳 商旅效劳 对外地公司企业的商务调查 旅游活动
一、展会效劳
1、展会效劳的内容 〔4〕展会效劳方式 承诺效劳 展会事前对自己拟向客户提供的效劳方式和效劳质量
向客户提出承诺，并于展会时实行 规范化效劳 向客户提供一致的效劳规范 特性化效劳 对不同的客户提供适宜其需求的有差异的效劳 专业效劳 由经过培训的专业员工，以专业的手腕和方式，为客
3、〝华中热线〞2003年守旧，三年来，共接听顾 客 300余个，为顾客处置困难近百个；收到各方 表扬信几十封。2006年终，更由原来的手机单一 效劳，延伸在效劳台设立了一部固定 ，效劳台
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会展现场服务与管理
46、法律有权打破平静。——马·格林 47、在一千磅法律里，没有一盎司仁 爱。— —英国
48、法律一多，公正就少。——托·富 勒 49、犯罪总是以惩罚相补偿；只有处 罚才能 使犯罪 得到偿 还。— —达雷 尔50、弱者比源自者更能得到法律的保护 。—— 威·厄尔
31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克