采购档案管理办法
局采购档案管理制度
第一章总则第一条为加强我局采购档案管理，确保采购档案的完整、准确、安全，提高采购工作效率，依据国家有关法律法规和《档案法》，结合我局实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我局所有采购活动产生的档案资料的管理。
第三条采购档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：采购档案必须真实反映采购活动的全过程。
（二）完整性原则：采购档案应包含采购活动的所有相关资料。
（三）安全性原则：确保采购档案在保存、使用、传输等环节的安全。
（四）规范性原则：采购档案的收集、整理、归档、保管、销毁等环节应符合国家及行业规范。
第二章采购档案的收集与整理第四条采购档案的收集应做到全面、准确、及时。
第五条采购档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据采购活动类型、文件性质、内容等进行分类整理。
（二）编目归档：编制采购档案目录，确保档案编号准确、规范。
（三）归档装订：按顺序装订，保证档案整洁、美观。
第三章采购档案的保管与使用第六条采购档案的保管应遵循以下要求：（一）设置专兼职档案员，负责采购档案的日常管理工作。
（二）采购档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防尘、防盗的档案柜中。
（三）定期对采购档案进行清点、检查，确保档案完整无缺。
（四）严格执行档案借阅制度，确保档案安全。
第七条采购档案的使用应遵循以下要求：（一）使用档案时，需填写借阅单，明确借阅目的、时间、归还期限。
（二）借阅档案时，应爱护档案，不得损坏、涂改、折损。
（三）借阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、转发。
第四章采购档案的销毁第八条采购档案的销毁应遵循以下要求：（一）销毁档案前，需经档案管理部门审批。
（二）销毁档案时，应由两名以上工作人员在场监督。
（三）销毁后的档案应做好记录，并存档备查。
第五章责任与考核第九条各部门应明确采购档案管理责任人，确保采购档案管理工作落实到位。
第十条对采购档案管理工作进行定期检查、考核，对表现优秀的单位和个人给予表彰和奖励，对工作不力的单位和个人进行批评和处罚。
档案管理规定采购(3篇)
第1篇一、引言档案管理规定采购是指为实现档案管理工作的规范化、科学化、现代化，提高档案管理效率和质量，确保档案安全，依据国家有关法律法规和政策，对档案管理所需设备、材料、服务等进行采购的行为。
为规范档案管理规定采购工作，提高采购效率，确保采购质量，特制定本规定。
二、采购原则1. 合法原则：严格按照国家有关法律法规和政策进行采购。
2. 公平原则：公开、公正、公平地进行采购。
3. 效率原则：提高采购效率，缩短采购周期。
4. 质量原则：确保采购设备、材料、服务符合档案管理要求。
5. 经济原则：在保证质量的前提下，降低采购成本。
三、采购范围1. 档案保管设备：档案柜、密集架、档案架、档案盒、档案袋等。
2. 档案保护设备：防潮、防霉、防火、防盗、防虫等设备。
3. 档案数字化设备：扫描仪、扫描软件、服务器、存储设备等。
4. 档案管理软件：档案管理系统、电子档案管理系统等。
5. 档案服务：档案整理、档案数字化、档案咨询等。
四、采购程序1. 需求调查：根据档案管理工作需要，制定采购计划，明确采购范围、数量、质量、价格等要求。
2. 招标公告：在指定媒体发布招标公告，明确招标条件、时间、地点等。
3. 投标：符合招标条件的供应商按照要求提交投标文件。
4. 开标、评标：成立评标委员会，对投标文件进行评审，确定中标供应商。
5. 签订合同：中标供应商与采购单位签订采购合同。
6. 交付：中标供应商按照合同约定交付设备、材料、服务。
7. 验收：采购单位对交付的设备、材料、服务进行验收，确认合格后支付货款。
8. 退换货：如发现设备、材料、服务存在问题，可按照合同约定进行退换货。
五、采购要求1. 设备、材料、服务应满足档案管理要求，具有合格的质量认证。
2. 设备、材料、服务应具有较好的性能、稳定性和耐用性。
3. 设备、材料、服务应具备良好的售后服务保障。
4. 设备、材料、服务价格应合理，符合市场行情。
5. 设备、材料、服务供应商应具备合法的经营资格。
采购中心档案管理制度
第一章总则第一条为了加强采购中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合采购中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于采购中心所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条采购中心档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，方便利用；（三）安全保密，确保档案完整；（四）规范有序，提高工作效率。
第二章档案分类与归档第四条采购中心档案分为以下类别：（一）采购合同档案；（二）采购文件档案；（三）供应商档案；（四）采购项目档案；（五）采购管理档案；（六）其他相关档案。
第五条档案归档应遵循以下规定：（一）归档档案应当真实、准确、完整；（二）归档档案应当符合档案保管要求，便于查阅；（三）归档档案应当按类别、年份、顺序号等分类存放；（四）归档档案应当及时归档，不得拖延。
第三章档案保管与维护第六条采购中心应设立专门的档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案保管应遵守以下规定：（一）档案室应保持清洁、通风、防潮、防虫、防霉、防火、防盗；（二）档案柜应分类摆放，标签清晰；（三）档案柜应定期检查，发现问题及时修复；（四）档案应定期整理，保持档案的整洁、有序；（五）档案应按照国家档案局规定的档案保管期限进行保管。
第八条档案维护应遵守以下规定：（一）档案应定期进行消毒，防止病毒感染；（二）档案应定期进行翻晒，防止档案褪色、变形；（三）档案应定期进行修复，保持档案的完整性和可读性；（四）档案应定期进行备份，防止档案丢失。
第四章档案查阅与利用第九条档案查阅应遵循以下规定：（一）查阅档案需填写查阅申请表，经档案管理员审核批准后方可查阅；（二）查阅档案应在档案室进行，不得将档案带出档案室；（三）查阅档案时应爱护档案，不得随意折叠、涂改、损毁档案；（四）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
第十条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应遵循国家法律法规和档案保密规定；（二）档案利用应确保档案的完整性和准确性；（三）档案利用应尊重档案的原貌，不得随意修改、删减档案内容；（四）档案利用应提高档案利用效率，为采购中心工作提供有力支持。
公司采购部档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司采购部档案管理，确保采购档案的完整、准确、系统和安全，提高采购工作效率，根据国家档案管理的有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司采购部所有采购档案的管理，包括采购计划、采购合同、供应商信息、采购订单、验收报告、付款凭证等。
第三条采购档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保采购档案的全面、真实、准确。
2. 准确性原则：采购档案内容准确无误，符合国家法律法规和公司规章制度。
3. 系统性原则：采购档案分类科学，便于查阅和利用。
4. 安全性原则：确保采购档案的保密性、完整性和可用性。
第二章档案分类与编号第四条采购档案分为以下类别：1. 采购计划类：包括年度采购计划、月度采购计划等。
2. 采购合同类：包括采购合同、补充协议、变更协议等。
3. 供应商信息类：包括供应商资质证明、评价报告等。
4. 采购订单类：包括采购订单、订单变更等。
5. 验收报告类：包括验收报告、验收记录等。
6. 付款凭证类：包括发票、收据、付款凭证等。
第五条采购档案编号采用分类编号法，具体如下：1. 类别编号：以采购档案类别代码作为第一级编号。
2. 顺序编号：在同一类别内，按档案形成时间顺序编号。
3. 流水编号：在顺序编号的基础上，按档案接收顺序进行流水编号。
第三章档案收集与整理第六条采购档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：按照采购档案分类，全面收集各类采购档案。
2. 收集时间：及时收集采购过程中形成的各类档案。
3. 收集方式：采用电子文档和纸质文档相结合的方式。
第七条采购档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案类别进行分类整理。
2. 编号归档：按照档案编号规则进行归档。
3. 确保完整：确保档案内容完整、准确、无误。
第四章档案保管与利用第八条采购档案的保管应遵循以下要求：1. 安全存放：将档案存放在安全、防潮、防虫、防尘的档案柜中。
2. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案安全。
采购文件档案管理办法
采购文件档案管理办法一、引言采购文件是指在采购过程中形成的各类文件和资料，包括采购计划、采购公告、招标文件、投标文件、中标通知书、合同文件等。
采购文件的管理对于保障采购活动的合法性、规范性和透明度具有重要意义。
本文档旨在规范采购文件的管理，确保采购文件的完整性、安全性和可追溯性。
二、采购文件的归档2.1 采购文件的分类根据采购文件的性质和用途，将采购文件分为常规文件和重要文件两类。
•常规文件：包括采购计划、采购公告、招标文件、投标文件等。
•重要文件：包括中标通知书、合同文件、结算文件等具有重要法律效力的文件。
2.2 归档责任人归档责任人是指负责采购文件的组织、归档和管理工作的具体人员。
根据不同的归档阶段和职责，归档责任人分为以下几类：•采购文件的制定者：负责采购文件的编制和初次归档工作。
•归档管理员：负责采购文件的整理、归档和管理工作。
•档案管理员：负责采购文件的存储、检索和借阅工作。
2.3 归档程序采购文件的归档程序主要包括以下几个环节：1.采购文件的整理：采购文件的制定者根据已有的采购文件和资料进行整理，确保文件的完整性和准确性。
2.归档编号：对每个采购文件进行编号，便于后续的存储、检索和管理。
3.归档分类：将采购文件按照不同的分类标准进行归类，如按采购类型、时间顺序、采购程序等分类。
4.归档存储：将归档好的文件按照一定的存储规范进行存放，确保文件的安全性和可追溯性。
5.归档管理：归档管理员负责对归档文件的管理工作，包括定期检查、维护和修整档案。
三、归档文件的保管和使用3.1 文件保管归档文件的保管是指对已归档文件的妥善存放和保管。
主要包括以下几个方面：•存储环境：归档文件应存放在干燥、通风、防火的环境中，避免阳光直射和潮湿。
•存储设备：采用专用的文件柜、文件箱等设备进行存放，保证文件的整齐有序。
•存储位置：根据文件的重要性和查阅频率，设置合适的存储位置，便于日常管理和检索。
3.2 文件使用归档文件的使用是指在需要时能够及时查阅和使用已归档的文件。
学校采购工作档案管理规定
学校采购工作档案管理规定一、总则为了规范学校采购工作，保障采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率和管理水平，特制定本学校采购工作档案管理规定。
二、档案归档原则1.采购工作档案按照项目进行归档，每个项目设立一个档案；2.档案应按照时间顺序归档，确保档案的完整性和连续性；3.档案应按照分类编制目录，便于查询和管理。
三、档案管理职责1.采购部门负责档案管理工作，具体工作由档案管理员负责执行；2.档案管理员负责档案的整理、寄存、检索和销毁等工作；3.采购部门负责向档案管理员提供采购文件和资料。
四、档案管理流程1.档案录入–采购部门将完成的采购项目文件和资料移交给档案管理员；–档案管理员按照项目编号和时间顺序进行档案整理，编制档案目录。
2.档案寄存–档案管理员将整理好的档案按照项目编号寄存于档案库；–档案库应保持干燥、通风、安全，防止档案受损。
3.档案检索–档案管理员负责根据需要提供档案检索服务，确保及时准确；–档案检索应记录借阅人员、借阅时间以及借阅目的。
4.档案销毁–档案管理员应按照学校相关规定执行档案销毁工作；–档案销毁应经过审批，并进行书面记录，确保销毁工作合法合规。
五、档案存储要求1.档案应采用纸质原件进行存储，禁止使用复印件、电子文件等形式存储；2.档案应存放在专门的档案柜或档案库，不得与其他文件混存；3.档案柜或档案库应设立智能门禁系统，限制非相关人员进入。
六、档案保密要求1.采购工作档案要严格保密，不得随意泄露、复印或外借；2.档案管理员、采购部门及相关人员应签署保密协议，承担保密责任；3.档案销毁前必须彻底清除涉密信息，确保不留后患。
七、档案备份与恢复1.为确保档案的安全性，应定期进行档案备份工作；2.档案备份应存放在安全的地方，防止丢失或损坏；3.在档案损坏或丢失的情况下，可进行档案恢复工作，确保档案的完整性。
八、档案定期审查1.采购部门应定期进行档案的审查，确保档案的准确性和及时性；2.审查结果应记录并进行整改，发现问题及时解决。
采购档案的管理制度
采购档案的管理制度一、总则为规范和加强采购档案的管理，确保采购活动的合规性、规范性和有效性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有涉及采购活动的人员和部门。
三、档案种类1. 采购计划档案：包括相关文件、资料、备忘录等。
2. 采购标准文件档案：包括产品标准、供应商资质等。
3. 采购合同档案：包括合同文件、协议、变更通知等。
4. 采购凭证档案：包括采购订单、发票、付款凭证等。
5. 采购验收档案：包括验收记录、质量检测报告等。
四、档案管理流程1. 采购部门提出采购需求，填写相应的采购计划档案，并报经部门负责人审批。
2. 采购部门编制采购标准文件档案，确定供应商及合作条件，报经领导审批。
3. 采购部门与供应商或服务商签订采购合同，确保合同的合法性和有效性，并建立相应的档案。
4. 采购部门制作采购凭证档案，记录采购过程和相关信息，确保采购流程的透明性和规范性。
5. 采购部门对采购的货物或服务进行验收，记录验收结果和质量检测报告，建立相应的验收档案。
五、档案管理要求1. 档案应按照采购活动的时间顺序进行分类和归档，确保档案的完整性和真实性。
2. 档案应采用防伪技术，防止篡改和损坏，并在一定时间内保留备份。
3. 档案应定期进行清理和整理，及时处理过期和无效的档案，避免档案堆积和混乱。
4. 档案管理人员应经过专业培训，熟悉档案管理相关规定和要求，提高档案管理的效率和质量。
5. 档案管理人员应定期进行档案检查和审计，确保档案的完整性和准确性，并及时发现和纠正问题。
六、档案管理责任1. 采购部门负责人应对采购档案的管理负责，确保档案的完整性和安全性。
2. 档案管理人员应认真履行档案管理职责，严格按照规定操作和管理档案。
3. 所有涉及采购活动的员工应以诚信和责任心管理和使用档案，严禁私自篡改和销毁档案。
七、违规处理对违反采购档案管理制度的行为，公司将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、记过、记大过、辞退等处罚。
采购供应商档案管理制度
一、目的为规范采购供应商档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全，提高采购工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有采购供应商档案的管理。
三、档案管理职责1. 采购部负责采购供应商档案的收集、整理、归档、保管和利用。
2. 采购部档案管理员负责采购供应商档案的日常管理工作。
3. 各部门应积极配合采购部做好采购供应商档案的收集和提供。
四、档案收集与整理1. 采购供应商档案包括：供应商基本信息、资质证明、合作协议、验收报告、绩效评估报告、沟通记录等。
2. 供应商基本信息包括：供应商名称、法定代表人、注册地址、联系方式、经营范围、主要产品或服务等。
3. 资质证明包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、食品卫生许可证、质量管理体系认证等。
4. 合作协议包括：采购合同、供应协议、保密协议等。
5. 验收报告包括：产品质量检验报告、服务验收报告等。
6. 绩效评估报告包括：供应商绩效评估表、供应商质量评估报告等。
7. 沟通记录包括：会议纪要、邮件往来、电话录音等。
五、档案归档与保管1. 采购供应商档案应按照档案管理要求进行分类、编目、装订。
2. 档案归档时，应确保档案资料的完整、准确、真实。
3. 档案保管应遵循以下原则：（1）安全：确保档案资料在存放、使用过程中不受损害。
（2）保密：对涉及商业秘密的档案资料，应采取保密措施。
（3）便于查找：档案资料应分类清晰，便于查找。
六、档案利用与查阅1. 采购供应商档案的查阅，需经采购部档案管理员批准。
2. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）不得随意翻阅、涂改、损坏档案资料。
（2）查阅档案后，应及时归还原位。
（3）未经允许，不得复制、摘抄档案资料。
七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规执行。
2. 档案销毁前，需经采购部档案管理员审核，并报相关部门批准。
3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
八、附则1. 本制度由采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
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采购档案管理办法
一、归档管理的档案内容：
（一）应归档的基本资料有：
1、公开招标文件及审批。
2、竞争性谈判采购文件。
3、询价采购文件。
4、采购合同及审批表。
5、已经审批的采购订单。
6、验收单或验收报告、文件。
7、书面询问或质疑和询问答复、质疑处理决定。
8、业务往来重要E-mail，供应商资质文件）。
9、请购单。
10、质量评估报告。
11、采购统计、分析资料。
12、供应商评估资料。
13、设备安装调试合格单。
14、其它应保存的有关资料。
（二）、公开招标文件包括如下具体文件：
1、《招标公告》及审批表。
2、招标书、修改文件及审批表。
3、评标办法及审批表。
4、开标会议记录。
记录内容包括开标参与人员、开标时间、开标地点、
以及开标程序等。
5、评标记录。
记录内容包括评标参与人员、评标时间、评标地点、评标
程序、评标结果。
6、评标小组签字确认的评标报告。
7、评标工作表格。
包括投标报价统计标、商务、符合性、技术审查表、
评审小组质疑表。
8、监督部门签字的监督表。
9、中标（成交）通知书
10、《中标公告》及其审批表。
（三）、竞争性谈判采购以上所列基本资料外，还应包括：
1、面谈记录表。
2、会谈纪要。
（四）、询价采购文件除以上所列基本资料外，还应包括：
1、询价文件。
2、询价采购记录。
包括参加采购的人员、询价采购过程、供应商报价和
询价采购结果。
二、档案管理归口
1、合同及其他采购资料由采购部自行归档。
2、除合同以外的其他采购资料原件的归档、管理、借阅、保密、销毁参照以下要求执行。
三、档案收集制度
1、采购人员在采购活动过程中，应注意采购活动资料的收集与整理，避免出现
资料遗失现象。
采购活动各环节工作移交时，要核对上一环节有关资料
是否齐全。
每一项目完成后，负责人应主动将收集完毕的业务资料移交
档案管理人员存档。
2、采购合同和订单复印件要与验收报告、相关图纸等一同归档。
采购合同原件
交由行政部归档。
3、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4、采购及售后服务过程中与供应商之间业务往来的传真、资质文件、重要E-mail
等资料要收集整理存档，且传真件必须加盖公章方可生效。
5、招标工作已经结束的采购项目，招标文件交由采购部归档保管。
四、档案管理制度
1、应归档的文件收集齐全、完整，按照文件材料的类别、时间先后或其它有机
联系分类、有序存放，要求符合规范，便于保管和查阅利用。
2、档案由专人保管。
档案管理人员必须随时提高警惕，增强工作责任感，尽心尽责，认真做好档案管理工作，确保档案资料安全。
3、档案柜要随时关好加锁，不准在档案柜近旁存放易燃易爆的危险品。
4、采取有效措施做好档案柜防盗、防潮、防虫等工作，保持档案柜清洁卫生。
5、档案柜内文件摆放要整齐，排列科学、合理、便于查找。
6、档案管理人员负责档案的归档、保管、借出登记、催促归还等工作。
7、档案管理人员要定期检查档案的保管状况，发现破损和字迹不清的，要及时
进行修补、复制；发现问题及时汇报、及时处理。
8、档案柜钥匙应妥善保管，不能随便交于他人。
五、档案借阅使用制度
1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，熟悉档案内容和利用规律，及时准确
地为部门及公司提供利用工作。
2、借阅档案应随借随还，需延长时间者应说明理由，可延长借阅，一般不可超
过三天。
档案管理人员有责任和权利催促归还，归还时必须查看文件是
否完整。
3、借阅档案必须注意保密，不得遗失。
要爱护档案，保持档案完整清洁，不得
勾画、涂改、乱加批语，不得拆散、撕页、抽出。
未经同意，不得摘抄、
复印。
4、对损坏、泄密、丢失档案者，要按情节轻重给予处分，责令赔偿损失，追究
责任。
六、档案保密制度
1、档案管理人员及调阅档案者，都要带头资料保密制度。
不准与无关人员谈论
所阅档案的具体内容。
2、档案资料要及时入柜，不准在不利于保密的地方存放。
3、档案借出或还未归档时，不得在无关人员在场时翻阅，妥善保管，不得随意
放在桌面等不安全的地方。
4、档案要严格保管，不得擅自翻阅散发和扩大阅知范围，严防失、泄密事故发
生。
5、违反保密规定造成泄密者，要给予批评处分，后果严重者要承担损失和责任。
七、档案销毁制度
1、常规档案需保存3年，重要档案长期保存。
2、档案需要销毁时，需报行政部、法务部、审计部审批后方可销毁清册。
3、纸质档案销毁需采用碎纸机粉碎，电子档案销毁采用格式化的方式。
严禁将档案卖给旧物资部门或收购人员。