有效沟通技巧
有效的沟通技巧
要诀1：找出人我的共同点
一般人喜欢和自己相像的朋友.因此好的沟通者会尽一切可能找出自己和对方的共同点并加以强调,这有助于得到他人的信任.
要诀2:表达对人的关怀
懂得关怀的沟通者比较能够得到他人的信任.当别人受到伤害的时候,你要让他觉得你是感同身受.
要诀3:表现良好的合作意愿
要建立起自己的信用口碑,首先必须让人感受到你凡事是尽力而为,这样的合作意愿是争取他人信任的重要手段.别人或许能原谅你的判断错误,但却很难原谅你不把他当回事.
要诀4:避免前言不对后语
除了说话要前后一致之外, 言行一致也是非常要的.
要诀5:展现自己的能力
一般人对于学者专家以及手风奇顺的赢家总是有种崇拜心理,并且趋之若骛.相反地,他们不屑和所谓的"全额交割股”打交道.所以要得到别人的信任与追随,最好的方式就是适当地展现自己的能力.值得注意的是,如果你己经有不少傲人的成就,保持谦虚但却自信的态度可能效果更好.否则容易让人觉得你气势凌人.
要诀6:保持言语的正确性
很少有人会以传播错误的信息为乐.一般人多是因为消息来源不正确或是过份自信才讲错话.所以不管谈话对方是否在意,你最好先说明自己的消息来源.此外你最好查证这个消息来源是否可靠.否则话出如风,说错话将使你的信用大受打击.
要诀7:知之为知之,不知为不知
信口开河是要不得的.在日常对话里,“大概两三千块钱吧”与“或许吧”这类模棱两可的话应尽量避免.你的伙伴很有可能会打破砂锅问到底,甚至一举拆穿你.这个要诀不难记住,但却很难贯彻.读者千万要记住“不知为不知”的磊落态度最有助于建立信用.
要诀8:提出完整的说明
讲话只讲一半很容易让人误解你的意思.这样即使你无意说谎,别人却会有受骗的感觉.例如有人在爽朗的笑声后陷入长时间的沉默,这会给予谈话对方很不好的感受,甚至认为你的性格有问题.
要诀9:要能跟上潮流
避免过时的数据与陈腔滥调.在知识爆炸的今天,即使是两三年前的资料也不足以支持你的论点与决定.搜集新的信息是非常重要的事.
要诀10:观念要清楚
许多时候我们对一件事越是熟悉,反而越难给予它清楚的解释.这是因为我们将它视为当然,因此忽略了对它的界定与描述.要避免类似的错误,当事人应该时时注意他人的反应,看看自己的表达是否清楚.
要诀11:避免重复
重复累赘的说明不仅令人感到厌烦,同时还可能因为不相干信息的加入让人越听越糊涂.
要诀12避免夸大其词
有的人只要等上两分钟就会夸大成半个钟头.这只会让人感到好笑,但却会对自己的信用造成严重伤害.
要诀13:衡量他人的批评与反对是否有道理
容不得丝毫批评与反对声音的人很快就会丧失信用.这种态度会使得人缺乏反省能力,导致言语和行为出现偏差.
要诀14:为自己的决定负责
当我们说:“这不是我们所能决定.”的时候,一定要再三斟酌,一味地推卸责任会使信用破产.
要诀15:保持自信
有的人稍遇挫折就不知所措,甚至逢人就大吐苦水,这是叫人不敢恭维的.相对地,如果你能在困难的情况下保持冷静与自信,别人会相信你能担当大事.
要诀16:不要当面撒谎
有的人认为在自己人的面前对第三者说谎没什么大不了.事实正好相反,因为所谓的“自己人”从此便会处处提防你.他的想法是你既然能对别人说谎,当也可以对他不老实.
要诀17:保持诚恳的态度
要让人体会到你的诚意是件不容易的事.而要想破坏这种印象是容易之至.在这方面,待人以真是唯一的选择.
要诀18:愿意承担风险
承担风险是建立互信的基础,过份地小心谨慎难免引起对方的同样反应.
要诀19:维持优雅的风度与外表
想象自己躺在急诊室的手术台上,如果迎面走来的主治医师只穿汗衫与球鞋,你的第一个念头很可能是拔腿逃命.人的外表的确非常重要.
要诀20:认清那些比你弱势的人很想得到你善意的响应
你应当从这个角度判断他们的语言和行动.如果你是公司的老板员工必然会注意你的喜好,满足你的要求与赞同你的主张,然而千万不要就此认为自己是优秀的沟通者.相反地,你必须花更大的力气去找出别人的真正想法.
要诀21:做为一个大人物,你必须先摆脱地位与权力的象征才能与他人建立扎实的关系在现代社会中,权力是个多样化的现象.除了奖励和惩罚之外,地位与专家学者的权威乃至于社会的标竿地位都是权力的一种表现.为了得到别人诚实的对待,有时你必须褪下权力的外衣.例如你可以坐在别人的旁边,而不是坐在他的对面.这些小动作可以松懈对方的提防心理.
要诀22:正确地评估他人的知识与经验
不要高估对方的知识;在乡下人面前大谈巴黎高层社会的种种会叫人自觉缈小,甚至听得“云里雾里”.但是也不要低估别人;详细对一位博士说明“一加一等于二”的道理会让他觉得你是在侮辱他的智商.
要诀23:在平等的地位上进行沟通
在进行沟通之前,最好先检查自己使用的词句是否会予人盛气凌人的感觉.例如在提到自己部属的时候不妨以同事称之.这样就会减少许多不必要的优越感.
要诀24:避免做单向的沟通
有些人一打开话匣子就无法关上,他们不留给对方任何切入与回答的机会.这种沟通方式是绝对要避免的.
要诀25:避免予人巧言令色的印象
许多人有着圆滑的形象,他们运用各种手段来达成目的.有的时候他们摇尾乞怜,有时候又一副慷慨激昂的模样.这种沟通策略就长期来看是会得不偿失的.
要诀26:不要只当娱人的小丑,要能深入对方的思想
偶而自娱娱人是沟通的高招,因为每个人都喜欢找点乐子轻松一下,但是扮小丑就大可不必.一来它让你显得太没有深度,二则没有人喜欢与小丑为伍.真正重要的是显示我们关心和了解对方的生活世界,这会使得沟通的工作轻松许多.
要诀27:适当的放低姿态
在与人交往的时候,适当地放低姿态是项重要的原则.这样比较能够得到对方的认同.
要诀28:使用强有力的语言来巩固自己的领导地位
客气得看场合,如果希望别人改变原来的方向跟随我们,那就必须有效地运用强势语言.
要诀29:使用戏剧化的手法进行沟通
记得如何怂恿朋友去看恐怖电影吗夸大的肢体动作是成功的要件.因此,尽可能的利用图表与幻灯片等辅助工具.那会有很好的沟通效果.
要诀30:学习如何接纳别人
接纳他人是建立友谊的重要基础,而要接纳他人就必须与对方分享自己工作以外和生活.有人认为这样会使自己比较容易受伤,事实正好相反.朋友会体谅你的难处,疏离则会导致心病,越能接纳朋友的人心理就越健康.
要诀31:承认自己的弱点
要让自己变得容易亲近,最好的办法是叫人觉得自己也是凡夫俗子.你必须让人看清你也是有缺点的平凡人,这样的话你等于是告诉别人要保守你的秘密,双方的友谊才能维持长久.在多数的情况下,对方也会敞开他的心胸,告诉你他的弱点.
要诀32:记住,合乎逻辑的话未必能打动别人的心
沟通是兼具理性和感性的事.理性有时不一定产生效用,感性的话语却经常能够打动别人的心.
要诀33:先预想结局再构思达成目的的办法
先想好你希望听者会有怎样的反应.如果你希望鼓励听众的情绪,那么就多说些有煽动性的小故事.如果你希望他们得到理性的结论,那么就得加强说话的逻辑性.
要诀34:留意他人说话的弦外之音
就这点而言,说话的语调和时机都很重要.如果你的朋友在他家举行的家庭聚会中显的得有些疲倦,那就可能是他送客的暗示.
要诀35:别指望光是用言词敷衍别人
言语在人际关系当中只扮演一部份的角色所以别指望光靠言语就打发别人.当妻子问丈夫晚上几点回家的时候,他很可能是希望丈夫回家吃饭.如果丈夫回答说:“九、十点吧”就想打混过去,那么他们之间的沟通肯定会越来越糟.
要诀36:语调和语意要能配合
心理学家和语言学家都曾试图将语调分成赞美与谴责等不同类型.当你说话的时候务必要将语调及语意加以配合.
要诀37:避免使用支配性的语调
优越感只会带来他人的质疑.多数情况下这还会引起为抬杠而抬杠的对话,因此最好加以避免.
要诀38:不要将别人当成傻瓜,即使是未成年的小孩也是蛮聪明的
许多电器品的使用手册简直将使用者当成白痴,问题是如果他们真的是白痴那就完全用不到使用手册了.诸如“要将插头插入插座”与“意外经常发生”等废话就用不着多说了.
要诀39:避免说教
我们都想学些东西,但却讨厌别人用说教的口吻来教我们事情.像“你就是这么不小心”的埋怨往往引起别人的反感.
要诀40: 当对方陷入沉默的时候,请记住他是有意的
有句老话说“沉默代表同意”.如果你信以为真那肯定要蒙受很大的失望.如果对方在你说完话后陷入沉默,他这么做可能是基于以下的原因:
(1)他在思索你话中的含意.
(2)他完全同意你的看法,并且认为没有回答的必要.
(3)对方自认已经了解你话中的意思.
(4)他除了表示同意之外还将立即付诸行动.
(5)他虽然同意你的意见,但不打算按你的意思去做.
(6)对方已经气得说不出话来.
(7)对方在思考如何反驳你的论点.
(8)对方一时被你的气势压倒,无力反击.
(9)对方试图以沉默向你表示抗议.
(10)对方根本没在听你的讲话.他只是无意识地点头.
(11)对方根本不知道你在讲些什么.但是他怕说出来让你觉得他很无知.
(12)对方根本不知道你在讲些什么,也不知道如何让你做进一步的说明.
(13)对方处于极度震惊的状态,因此说不出话来.
(14)对方感到非常沮丧,不想说话.
(15)对方认为说话也不是,不说话也不是.因此干脆闭紧嘴巴.
(16)对方有着无力感,觉得再怎么和你讨论也说不出什么名堂.为了了解对方沉默所代表
的意义,你应当继续原先的话题,并且辅导以其他的肢体语言来进一步确定对方的态
度.好的沟通者懂得做好这点,以免遭到意想不到的反弹.
要诀41:了解什么叫做意在言表
当你的老板称赞你这个月的表现良好的时候,请不要高兴得太早.他可能是暗示你上个月的绩效一塌糊涂.当你称赞某人的时候,也请看看其他在场者的反应.有位企业主管告诉他再也不会称赞女同事的发型.有一次他在其他四十三位女同事面前做了这样的壮举后,立即遭到严重的抵制.
要诀42:利用沉默做为有效的沟通武器
当你不想回答的时候,不妨利用沉默来掩饰真正的意见或情感.例如你可以等上一会功夫再重新开口,这时候其他人更加注意你的意见.如果你坚持不说话,别人会暂时忘了你的存在.此外沉默是亲密的表示,只有局外人的沉默会让我们感到不安.而在保持沉默的时候,我们可以在心中打算好.这是相当宝贵的空档.
要诀43:消除自相矛盾的言语和肢体语言
在日常生活中有太多这样的例子.当老编问你是否能在今晚上以前交稿,你可能一边皱着眉头一边说好.这种自相矛盾的举动是要避免的.
要诀44:在追打对方破绽之前先找出不对劲的地方
当对方言语中出现破绽的时候,仔细想想有没有什么不对劲的地方.首先你应该先思考对方过去的言行记录;如果对方一向谨言慎行,那么其中很可能有诈.其次你应该看看对方的生理是否发生变化,如手心冒汗或胃部打结等等.如果有,那就要特别小心.
要诀45:肢体语言较口头语言更为可信
我们可以用肢体语言来掩饰口头语言,却不可能用口头语言来推翻肢体语言.除非演技特别高超,否则肢体语言所表达的将最接近事实.
要诀46:不要用二分法来为别人分类
有些人很喜欢做这种事情,这经常将一个原本高高兴兴的酒会弄得不欢而散.而始作俑者则会自食恶果.
要诀47:先问清楚他人主张背后的真正原因再提出自己的反对意见
如果别人一开口你就表示反对,那么你就是自陷于“双输”的局面.表示意见的人会认为你故意找碴,非和你杠上不行.比较保险的做法是问清楚当事人为何表示这样的意见再做主张,这才是制造“双赢”之道.双方各自陈述自己的意见与去支持证据,.比较不会有抬杠的感觉.同时双方也有较充裕的时间真正了解对方的看法.
要诀48:如果要讨论敏感的问题必须先提出警告
你可以用“我知道这不很恰当,但是……”这类的话做开场白.否则如果贸然地提出敏感问题将使在座的其他人大感困窘.
要诀49:先旁敲侧击再进入正题
当你碰到棘手问题的时候,先时行旁敲侧击来摸清别人的态度.之后你再决定进入正题的方式,避免对方过份难堪.
要诀50:避免情绪性的字眼
像“你是疯子不成”和“这么做一点好处也没有”这类的话只会使朋友变成敌人.
要诀51:适当地用“我”来说明一件事,以松懈对方的提防心理
如果说:“你的合约内容有问题.”对方很可能立刻提高警觉并采取自我防卫的动作.这时候你不如说:“我觉得这份合约的内容有问题.”那么对方的反应很可能是:“真的吗请你告诉我问题出在哪里.”因此使用第一人称和第二人称往往有着重大的差别.
要诀52:用“在另外一方面”来取代“但是”
以后的话语,至于你在前半段说些什么将无人理会.与其说:“我知道你的意思,但是我不同意.”倒不如说:“我知道你的意思,在另一方面我有不同的看法.”
要诀53:用审慎的回答取代鲁莽的反应
这个要诀是告诉我们好的沟通者永远会考虑后果.如此他才能顺利地达成目标.
要诀54:维护自己的理念而非维护自己
这两者有很大的差别;前者是用道理说服别人接受你的看法,后者则是情绪化地反控对方.过份维护自己会使得他人认为你不可理喻.
要诀55:不要将个人好恶加入在理性的讨论中
一旦你将个人好恶加入讨论,就无法继续听取别人的说明,因为你一心只想到如何去反击对方.这无助于澄清你的观点,也让你看来固执得无法改变.
要诀56:在小争执当中找出大问题
当业务代表向买主解释他为什么无法按照预定的时间和买主联络的时候,买主可能表示已经将订单下给别的公司.这显示有否准时联络或许是件小事,但在小事的背后存在更大的问题.好的沟通者会试着找出真正问题.
要诀57:态度要坚定,但是不要显得毫无弹性
态度坚定是为了不让别人认为你好讲话,并且因此屡屡和你讨价还价.然而千万不要让人觉得你为达到目的不择手段,甚至到了不在意他人感觉的地步.因此在坚定之余一定要保留若干弹性.
要诀58:提出问题前要先有解决的腹案
当你准备告诉妻子一个不好消息的时候,先在心里盘算是否还有补救的办法.避免在失望之余再加深对方的挫折感.
要诀59:从合作而非兖争的角度界定事情
在草拟计划或目标的时候要多注意合作的可能性,不要将注意力集中在人我的歧羿上.换言之,达成目标才是最重要的.争是非则比较没有那么重要.
要诀60:认清有些问题是没有答案的
许多学者、专家和领袖觉得自己必须有问必答.但是在这个世界上有很多问题是没有答案的.了解这点就能够减少我们不必要的挫折感.
要诀61:不要随便泼别人冷水
有些人一辈子都在告诉别人事情怎样是行不通的.问题是怀有梦想的人,他需要的是支持而非提醒.所以在泼别人冷水之前要三思后行.
要诀62:找出正面的切入角度
从正面的角度切入是重要的沟通技巧.例如,你应该说赞成甲的意见,这需要较多、较为困难的思考.然而它经常能让沟通各方都能心平气和,因此是非常值得的.
要诀63:多使用肯定句,少使用否定句
根据临床心理学的研究显示,一般人比较会注意聆听和记得肯定句.这在下达指令的时候尤其明显.例如,有些人在门口挂上“请勿在此倒垃圾”的告示牌,而拿着垃圾袋的左邻右舍的第一个反应是“不倒这里倒那里”.比较有效的方式是将告示牌的内容改成“请向前二十公尺,那里有垃圾集散箱可供倒垃圾.”
要诀64:先提出肯定的说法,再表示保留的态度
有位先生非常讨厌是虾米的味道,不幸的是,她的太太还是一时疏忽在炒白菜的时候加了些虾米.于是先生说:“你是不是又在白菜里加虾米?”太太则不甘示弱地说“没错..如果你不喜欢的话那下次你自己做饭好了”结果是两人大吵一架.其实这种情形是很容易避免的.先生可以说:“这菜的味道真好,但你是不是又在里头放了虾米?”
要诀65:在陈述意见的时候,要知道这只是你的个人意见,不是不可动摇的事实
你不是很肯定的时候,避免说:“期限就要到,了我们绝对来不及交出草图.”你应该说:“如果我没有记错的话,期限应该是要到了.我怕我们是来不及交出草图.”如此不仅对方比较不会有激烈的反应,同时,万一你说错的话也不会太失面子.
要诀66:用陈述句非疑问句来表达看法
如果你说:“这家餐厅是否太贵一些?”对方的答案将是:“还好啦.”于是继续坚持到这家餐厅用餐,而你则会觉得自己的意见不受重视,你应该说:“我觉得这家餐厅太贵我们还是到别
家吧.”不管对方是否同意,但是最起码他知道必须认真考虑你的意见.
要诀67:表现出自己的情感、需要与意见,如此对方才能这么做
有的人经常压抑自己的情感,不敢将想要说的说出来,他们认为这样才能维持人际关系的和谐.事实并非如此.一昧地乡愿会使得你无法判断别人话中的真正含意,对方很有可能也不说真话.要试着表达自己的真正情感,去影响对方也这么做.
要诀68:强调所说的是自己的意见
在陈述意见的时候应该避免:“这道菜真难吃”之类的表达方式,你应该说:“我觉得这道菜所用的芥茉并非上货”.当你表达有理时,别人会尊重你的意见.
要诀69:明确表达自己的不悦,但是不要使用威胁性的口吻
当你感到快要气炸的时候,请先深呼吸一口.你的声调应该降低,不要拉高.除了突显出自己的立场坚定之外,它能够避免让人以为你是无理取闹.
要诀70:当你谈及自己感觉的时候,避免用“他们”来取代
当我们使用“你”、“我”和“他们”的时候必须力求符合现实.用“他们”来取代“我”并非明智之举,这会让他人觉得你缺乏担当.
要诀71:不要告诉别人该如何思考或感觉
自以为了解别人看法的人往往是不受欢迎的.如果你说:“你一定很喜欢隔壁的女生吧?”对方的回答八成是:“才不呢”,不要自找白眼.
要诀72:让他人宣泄情感,如此对方才能仔细听你接下来的说话
当对方在说气话的时候,你最好先听对方说完.如果你硬生生地将对方话头打断,那么不管的解释再好,对方也不会加以理会.相反地,你应该让对方尽量宣泄情绪,以便心平气和地听你解释.
要诀73:找出对方行为背后的动机
每当问题发生的时候,一般人总习惯问东问西,其实最要紧的是找出行为背后的真正动机.这使得你能够采取预防措施,避免误会加深.
要诀74:适时提出相反的意见.它可以建立自己的信用,可以娱乐别人,还可以帮别人的忙.
对于那些唯唯诺诺的应声虫一般人都会逐渐感到厌烦.所以在人际关系中,适时地以相反意见点起火花是很重要的.除非你充满敌意,否则并不会让人感到难堪.
要诀75:用圆滑的态度进行沟通,避免冒犯或忽视他人的感受
举例来说,你的说话应当简短有礼.即使你的言词犀利,也应当面带微笑.如果你不同意对方的说话,反驳的言语应当先选择外交辞令.总之你应当时时保持警觉,顾及别人的自尊.当然这没有很好的机智是办不到的.
要诀76:不要寄望别人替你收拾善后
能干的秘书或助理可以帮企业主管招呼客人.但是如果企业主管太麻木不,导致对方自尊
心受创,那么再能干的秘书或助理也无法补救这局面.
要诀77:考虑当好人的代价
有的人喜欢当好人,问题是这可能给你或你周遭的人造成严重伤害.因为别人会以为你好期负.等到你受不了想要反击的时候,别人又会认为你反应过度,小题大作.
要诀78:查证自己和对方的假设是否正确
我先生曾经对我说他习惯早餐吃很多.有次他很早要出差,于是我四点钟就替他准备丰盛的早餐,结果他只吃了两口炒蛋就不吃了.我问他不是说习惯早餐吃很多吗?我先生回答说:“是的,但不是在清晨四点钟.”我们通常会以为别人看事情的角度和我们一样,这使我们的思考受到局限甚至得出错误的结论.
要诀79:推敲别人的意思要格外谨慎
我们在听完别人的说话后必须做成判断.判断的依据包括对方使用的字眼、声调与肢体语言等等.当企业主管说:“我还没看到你的报告.”这个“还”字很可能是暗示他在生气.
要诀80:引导对方说出真正意图
有些时候别人不好直接告诉你若干事情,他们会拿不相干的人的遭遇做个引子.这时你虽然听得一头雾水,但却应该以“那你认为如何呢?”之类的话引导对方说出真正意图.
要诀81:从事情发生的背景判断对方意图
人经常在不知不觉的时候说出真心话.如果你一定要直接去问,对方就会变得非常敏感并且不肯讲真话.这时候你必须拿对方先前说过的话“钓”他说出来真正意图.
要诀82:驳斥“一竿子打翻一船人”的说话
对于他人“一竿子打翻一船人”的说法,你应当举出实际的相反例证加以驳诉.
要诀83:不要轻信传统的格言
过份相信前人智慧是非常危险的事.这就是“尽信书不如无书”的道理.此外,所谓的格言经常相互抵触.例如西谚有云:“当断不断必受其害.”但是也有人说:“三思而后行.”因此当你面对新形势的时候一定要摆脱陈腔滥调的束缚.
要诀84:听话要详尽,说话时则要避免提到不相干的事情
当你听别人说话的时候要假设自己是老板先听取大义之后就必须尽量发掘细节.相反地,当你说话的时候只须满足听者的需求即可,不必多加一字.
要诀85:分别礼貌和服从之间的差羿
这是态度上的问题.所谓服从是指接受他人的优越和指挥,礼貌则是在不损及自身权益的情况下表示对别人的尊敬,避免让对方下不了台.
要诀86:避免假客气
像“我能插句话吗?”之类的假客套应多避免.它不是真正的礼貌,而是代表欲盖弥彰的敌意.
要诀87:如果要让别人听你说话就得先设法引起他们的注意力
人每天都要说上许多话,但却很少注意自己或别人在说什么.为了让对方重视你的某些说话,你可以利用以下四种方法吸引注意力.
(1)突发性动作:当你在医院候诊的时候,如果身旁的男士突然站起来或坐下,你一
定会看他一眼.这就是突发性动作的功效.
(2)重复话中的重点.
(3)说话要有新意:一般人的注意力要能维持二十秒钟就很不错.如果要延长这个时
间就必须在话中加上笑话等新鲜的事物.
(4)加入情感:有些人的说话语调很平,就像在背书一样.这不但不能吸引别人的注
意力,反而会成为最好的催眠曲.
要诀88:如果别人一再插话,你应该突然中止说话,让对方感到不好意思.如果你对
插话者说:“对不起.我还没讲完.”对方很可能会勃然大怒.但是如果你突然不讲话,
对方多半会不好意思.
要诀89:不要随便插话
不是每个人都有很好的涵养.冒失的插嘴很可能吃不了兜着走.
要诀90:向对方表示你已经收到他的讯息
许多时候不回答是最伤人的反应方式.对于投入感情很深的人来说,这种伤害尤其巨大.
要诀91:避免学习导游的说话方式
许多人在说话的时候一直问人家好不好或对不对,这等于把说话的主导权交给对方.
要诀92:省掉虚情假意的保证
“你放心好了”这类的话最叫人不放心.它不仅让对方认为你不够诚恳,同时也觉得你根本不在乎他说些什么.
要诀93:培养自己的记忆力,忘记他人说话的内容是令人气愤的
的确,你可以用“年纪大了”这样的话来为自己解围.但这正显示随着年纪的增长,我们应该加强记忆的技巧.在这方面,我们应该学着记住事情的重点,辨别清楚事情的重要性以及利用笔记与计算机等工具加以辅助.
要诀94:别人已经知道的事不需要重复告知
强调重点是必要的.但是不要说“电风扇插上插头才能运转”这样的话,否则对方会认为你他当成是白痴.
要诀95:不要将过多的信息塞进自己的脑袋里头
的确,人脑的构造非常奥妙,但是它不可能替你记住所有事情.如果你硬要记住厚厚一本的会议记录,很快你就会什么也不记得.
要诀96:不要提供过多的原始数据
你不必将原始的生产数据一一提供给公司总裁,他并不需要这些东西,他所要的是
你的分析检讨.
要诀97:提供他人比较容易评估的数据
如果你想打动母亲给你买四八六的计算机来取代旧代旧的计算机,不要说:“这是最新的.”这类废话.重要的是你得让她了解有了新的计算机,你写作业的效率可以提高50%.
要诀98:减少传话的中间人
我们都有过同样的经验,一句话在转过几次手以后就变得完全不是那么回事.所以要让别人了解你的意思,最好是减少传话中间人.
要诀99:要用朮语必须先确定它的正确含意
用术语和圈内人交谈可以拉近彼此的距离,问题是要用就得用对.如果用错,别人就会把你当成大傻瓜.
要诀100:避免用术语来装派头
有些人专门用术语来表示自己的优越感,其实这只显示他不确定自己能够像一般人那样的沟通.今天是专业时代,每个人都熟悉若干术语的使用,因此光用术语是吓不倒人的.
要诀101:避免用“你也知道”这类的话迫使对方同意你的看法
有时候即使我们知道对方并不知情也会尽这类的话.除了优越感外,这句话的言下之意是你懂得比对方多.如果你让对方觉得自己是乡下人,他必定会找机会回敬.
要诀102: 说话力求简练
越是聪明的人越常用长篇大论解非常简单的概念,他们这所以这么做部分是为了突显自己的教育程度高人一等,此外,他们或许是想丰富周遭每个人的词汇.然而简练通俗是沟通的最高指导原则之一.马克．吐温曾说:“我从来不用‘都会’这个晦涩的字眼.我用的字是‘城市’.”而在林肯著名的盖茨堡演说当中,全文二百八十六个单字有一百九十个是单一音节.
要诀103:不要使用自己无法说清楚的字
每个人多少有些字发音不是很清楚.为了藏掘起见,平常就要想好替代的字眼.例如在英文的“错误”这个字上,我总是发不准error的音.于是我每次都用mistake.
要诀104:选择有力的动词词汇
这类词能够加强你说话的份量,所以应当适时的加以运用.例如你可以说:“我不知道这次试验结果能够带给我们任何结论.”但更有力的说法是:“我怀疑这次试验有任何效力可言.”
要诀105:形容词能省则省
这包括副词在内.名词和动词能够加强说话的份量,形容词则使语句显得累赘.例如“你应该仔细考虑各种可能方案”就不如“考虑你有哪些选择”来得简洁有力.
要诀106:不要因为偷懒而使用“诸如此类”的表达方式
当你列出一连串的事情或目标的时候,清楚明确是最基本的考虑.除非事情简音到数数字的程度,否则使用“诸如此类”等于是叫谈话对方猜谜.
要诀107:去掉废话
像“你知道我的意思”就是废话中的废话,它显示说话的人无法运用正确的字词表达看法.
要诀108:意思要明确
即使再亲密的朋友也无法百分之百地了解对方的心意,一般人就更不用说了.不明确的意思表达经常导致工作无法完成,问题得不到答案以及承诺无法实现.在交易纠纷的案例当中,意思不明确比货品瑕疵更常是其中的主因.例如企业主管经常交代部属:“你好好研究这个问题,并且在月底以前告诉我如何解决.”问题是他没有告诉部属他希望怎么做.他或许希望透过问卷调查得知员工的态度,结果部属却去找顾问想办法.因此与其说:“你似乎已经不在乎做好份内的工作.”不如说:“你这个月已经有四次没在期限前准时完成工作”.
要诀109:促使对方明确地表达意见
唯有如此你才能真正了解对方的意思.“你能否说得更清楚一些”这样的话会让你发现对方前后说话的差距有多大.
要诀110:选择明确的用语
“明确”是值得专业人士追求的理想;药剂师在调剂的时候是以克做为衡量的基础.然而许多人相信沟通是种“艺术”,要做到完全的确与没有错误是不可能的.我的建议是先别这么快就下结论.说话以前先想想看用最明确的字眼表达意思,你会发现这是投资少而收效大的事.
要诀111:用具体的字眼替代抽象的词汇
具体的事物是显而易见的,这包括汽车和洋房等等.而抽象的语言则可以指太多不同,甚至完全相反的事物.例如何谓“有意义的结果”就没有客观的定义.许多时候谈话双方明明同意彼此的意见.却因为坚持用抽象的语言而陷入激烈的争吵.有对新婚夫妇不到一个月就为了想买房子的“大小”和想要子女的“多少”吵得不可开交.经过双方交线的安抚,这才发现其实他们心目中理想住家都是一百来平方米,理想的子女数目都是两到三个.
要诀112:注意使用具有引伸意义的词以免误导他人
有些字有许多的引申意义,有的字则比较中性.“便宜”的引伸意义要比“低成本”来得大.当你试图避免价值判断的时候应该先引伸意义较小的字词.
要诀113:注意遣词用字
许多人认为不值得在字上下功夫,事实上遣词用字乃至于语句结构都会影响所要表达的意思.例如“张三今天要去见他的律师”和“张三律师今天和张三有个约会”意思就不一样,至于将员工称为“工人”或“作业员”意义就更不相同.所以对于遣词用字绝不能等闲视之.
要诀114:记住个人经验会影响当事人对言语的诠释
当你使用“储存设施”的时候,休斯顿的油田老板会立即联想到油槽,而硅谷的计算机专家则想到他的磁盘.
要诀115:记住环境决定了字词的真正意义
当一位精神病患者说他想“回家”时,周遭的人不会因此急着帮他真写出院表格.然而如果是离家就学的学生表示想回家过年,同学多半会鼓励他这么做.可见同样的话会因为不事人与场合时机的不同而有不同的意义与结果.
要诀116:不要为他人的无心之言钻牛角尖
当你太太唠叨:“讨厌鬼,总是将公事带回家处理”时,千万不要因为“讨厌鬼”这三个字而耿耿于怀.要注意事情是否真得很严重.如果不是,那就不妨一笑置之.
要诀117:用字要诚实
许多人常在读完某些饭店的宣传后兴奋不已,但是等到真正住进去时却憋足了一肚子气.他们最后才了解到所谓的“悠闲气氛”指的是得不到饭店服务,所谓的“收费低廉”则是指用具破破烂烂.这充其量只能骗人一时不能骗人一世,因此再提醒一次用字一定要诚实.
要诀118:千万避免“绝不”,“每次”和“全部”这类的字眼
如果你使用这样的字眼,对方一定会找出例外来加以反驳.例如一位母亲指责他的孩子“从不回家和家人一起用晚餐”.孩子的回答则是:“才不,我上星期四就一整天待在家.”结果话题的焦点便转到他上星期四晚上是否有家吃晚饭上头.即使如此它也只是特例,然而母亲原来的说话重点完全模糊掉.