文书学复习重要知识点梳理

文书学复习重要知识点梳理

文件、公文、文书的概念及关系（Ｐ４）

▲含义：文件是指社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录；公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录；文书有两层含义，一是在清代以前通指文件，二是引申为文书的一种职业称谓。

▲关系：从内涵来看，它们在许多情况下通用，具有同一性。文书的主体部分是公务文书，即公文；公文既包括18种法定公文，也包括机关常用应用文，而18种法定公文即通常所指称的“红头文件”。行政机关习惯上将公务文书称为“公文”，党的机关则称“文件”。文件可分为公务文件（公文）和私人文件两类。

2、公文的特点P7▲老师的课件：公文作用的策令性；特有的严密程式性；公文撰拟的专任性；严格的时间性；作者与阅者的特定性。▲书本上要点：由法定的作者制发；据有法定的权威性和现行效用；具有规范的体式和特定的处理程序。

3、公文种类（多选题）P9

▲分类目的：对大量的文件进行分门别类，以便准确、恰当的使用每一种文件，把握不同种类文件的撰写、处理和处置要求，从而提高文件工作的质量和效率，加速文件工作规范和科学化的进程，使其发挥更大的效益。

▲不同标准的分类方法：

①从物质载体的角度分类 1.纸质文件 2.感光介质文件 3.磁介质文件 4.电子文件

②从内容性质的角度分类

1.规范类文件

2.领导指导类文件

3.报请类文件

4.知照类文件

5.契约类文件

6.会议文件

③从涉密程度的角度分类

绝密级文件 2.机密级文件 3.秘密级文件 4.内部文件 5.限国内公开的文件 6.对外公开的文件

④从办理时限的角度分类 1.特急件 2.急件 3.平件

⑤从行文方向的角度分类 1.上行文 2.平行文 3.下行文

⑥从机关授受公文的角度分类 1.发文 2.收文

4、文中及其选用规则P12

▲如何正确选用文种的规则：据发文目的选择；据行文关系选择；据发文机关的权限选择；据国家有关规定而选择。

▲通用文种及其用途（五类）

①规范类文件：条例、规定、办法②领导指导类文件：命令、决定、批复

③报请类文件：议案、报告、请示④知照类文件：公告、通稿、通知、通报、公函⑤会议文件：会议纪要此外，还有如意见等文种

上述五类按行文关系可分为：

①上行文种：请示、报告、意见、议案

②下行文种：批复（批示）、指示、决定、决议、通知、通报、会议纪要、意见

③平行文种：函、意见(具平行行文功能) ④公布类文种：公告、通告、公报

5、公文的稿本P16

草稿；定稿；正本（还有试行本、暂行本、修订本三种特殊形式）；副本；不同文字的稿本6、电子文件P17

▲概念：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载

体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

▲电子文件的主要种类

从信息表现形式和存储格式的角度来看，对电子文件可作如下划分:文本文件（Text）、图形文件（Graphic）、图像文件（Image）、影像文件（Video）、声音文件（Audio）、多媒体文件（Multimedia）、超文本文件（Hypertext）、程序文件（Program、数据文件（data）等。

▲电子文件的技术特性

编码形式特性

1.非人工识读性

2.对系统的依赖性

3.多媒体集成性

4.信息的集散性

5.信息的易更改性（二）载体特性 1.信息的可转载性 2.载体的不稳定性

▲电子文件的管理目标：真实性、完整性、可读性、效率提高、方便使用（课件）

▲电子文件的着录：通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景和管理过程的信息，准确描述电子文件的过程及结果。

7、文件生命周期理论P20

文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。

一、文件生命周期理论

▲基本内容

①关于文件生命阶段的划分：较权威的是现行、半现行和非现行三阶段式划分法；

②建立文件周期理论的依据：主要依据是文件价值形态及其有规律的转化；

③核心内容可归纳为三要点：文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程；价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；不同阶段的文件和各要素之间存在着内在对应关系。二、文件连续体理论

▲形成背景：信息技术革命的影响，电子文件对纸质文件的冲击，引起了人们对电子文件的生命周期的概念、阶段划分、各阶段对应关系的重新理解与思考。

▲主要内容：四个坐标轴：保管形式轴；价值表现轴；业务活动轴；形成者轴。（多选）

▲文件连续体实质：是对文件生命周期理论的修正和补充，而非变革和突破。（详见P30）三、对文件管理的启示

文件生命周期理论表明，从文件阶段到档案阶段是一个连续统一、前后衔接的运动过程，必须把从文件到档案的管理看作一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点但却始终相互关联和前后衔接的整体过程。

电子文件的产生和连续体理论的出现又提出了前端控制、全程控制等思想体系和方法。

8、文件工作的涵义和任务P43

▲一般而言，文件工作是指应机构开展各类业务活动的需要，酝酿生成文件直至办理完毕可以有效管理的全部活动，包括文件的撰制、传递、运转、整理编目、检索查阅、归档保存等项工作环节。

▲文件工作的任务，即文件工作所应担负的职责和使命，它是文件工作的性质和作用的具体体现。具体表现为发文处理；收文处理；文件处理过程中的管理活动；办毕公文的处置；文件的保管、借阅工作；文件的组织和有效控制等。

9、古代文件工作制度要点（术语解释）P35

▲用印制度。始于春秋后期，到战国时期已形成一种制度，要求各国相互往来的文件均要用印，一是表示权威，二是作为凭证。

▲贴黄制度。贴黄，也称押黄，是唐代首创的公文改错制度。唐代的效书用黄纸书写，当公文有错误需要改正时，使用同样的黄纸，覆盖住有错误的地方。