资料员作业指导书
资料员作业指导书
资料员作业指导书一、任务概述资料员作为一个重要的岗位，负责收集、整理、存档和保管公司的各类资料。
本作业指导书旨在为资料员提供详细的操作步骤和标准，以确保资料的准确性、完整性和安全性。
二、资料收集1. 确定收集的资料类型：根据公司的需求和规定，明确需要收集的资料类型，如合同、报表、会议纪要等。
2. 确定收集的来源：确定资料的来源，如公司内部部门、外部合作伙伴或相关机构等。
3. 设定收集频率：根据资料的重要性和更新频率，设定资料的收集频率，如每日、每周或每月等。
三、资料整理1. 分类归档：根据资料的性质和用途，将收集到的资料进行分类归档，如按部门、按日期或按项目等。
2. 标注索引：为每个资料添加标注和索引，以便快速定位和检索，如编号、关键词或文件夹名称等。
3. 数字化处理：对于纸质资料，可以考虑进行数字化处理，如扫描或拍照，并保存在电脑或云端存储中，以便于备份和共享。
四、资料存档1. 选择存储介质：根据公司的要求和资源情况，选择适合的存储介质，如硬盘、光盘、云存储等。
2. 设定存储位置：确定资料的存储位置，并建立相应的文件夹和目录结构，以便于管理和查找。
3. 建立备份机制：为了防止资料丢失或损坏，建立定期备份的机制，并确保备份文件的安全性和可靠性。
五、资料保管1. 控制访问权限：根据资料的敏感性和机密性，设定不同的访问权限，确保只有授权人员可以查看和修改资料。
2. 定期检查和更新：定期检查资料的完整性和准确性，并及时更新和补充缺失的资料。
3. 防火防水防盗：采取相应的措施，确保资料的安全性，如安装防火墙、使用防水柜、加装监控设备等。
六、资料销毁1. 制定销毁规定：制定明确的资料销毁规定，包括销毁的时间、方式和程序等。
2. 定期销毁：根据规定的时间，对无用或过期的资料进行销毁，确保不会泄露公司的机密信息。
3. 彻底销毁：采取安全可靠的方式进行资料销毁，如碎纸机、磁盘破碎机或专业的数据销毁服务等。
七、工作记录与报告1. 工作记录：及时记录资料的收集、整理、存档和保管过程中的关键信息，如时间、地点、参与人员和操作步骤等。
资料员作业指导书
资料员作业指导书一、任务概述本文档旨在为资料员提供作业指导，包括资料整理、归档、管理等方面的要求和步骤。
资料员的工作是确保组织内部的各类资料能够被有效地管理和利用，以支持组织的运营和决策。
二、资料整理1. 收集资料：根据组织的需求，收集各类相关资料，包括但不限于文件、报告、统计数据等。
2. 分类归档：根据资料的性质、用途等进行分类，建立相应的文件夹或标签，以便于后续的查找和管理。
3. 文件命名规范：为每个文件起一个简明扼要的名称，包含关键词和日期等信息，遵循统一的命名规范，以方便查找和识别。
4. 文件编号：对于重要的文件，可以考虑进行编号，以便于跟踪和管理。
三、资料归档1. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，根据不同的部门、项目或主题进行划分，确保每个文件都有明确的归属。
2. 文件索引：建立索引表或数据库，记录每个文件的基本信息，包括文件名称、所属文件夹、创建日期等，以便于快速检索和管理。
3. 文件备份：定期进行文件备份，确保数据的安全性和可恢复性，可以选择云存储或外部存储设备进行备份。
四、资料管理1. 更新维护：定期检查和更新资料，删除过期或无效的文件，保持资料库的整洁和有效性。
2. 权限管理：根据不同人员的职责和需求，设置不同的访问权限，确保资料的保密性和安全性。
3. 版本控制：对于经常更新的文件，可以采用版本控制工具，记录文件的修改历史和版本信息，以便于追踪和管理。
4. 借阅管理：对于需要外借的资料，建立借阅制度，记录借阅人和借阅日期等信息，及时追踪和归还。
五、资料查询1. 关键词搜索：利用文件名称、关键词等进行搜索，快速定位所需的资料。
2. 索引查询：通过索引表或数据库进行查询，根据不同的条件筛选和排序，找到符合要求的资料。
3. 专业工具：根据需要，可以使用专业的资料管理软件或工具，提高查询效率和准确性。
六、其他注意事项1. 定期培训：定期组织资料员培训，提升其资料管理和技术能力，了解最新的资料管理方法和工具。
资料员作业指导书
资料员作业指导书一、任务概述资料员是负责采集、整理和管理各类资料的人员，其工作对于一个组织的运作至关重要。
本指导书旨在为资料员提供详细的作业指导，使其能够高效、准确地完成工作任务。
二、工作职责1. 采集资料：根据组织的需求，采集相关的资料，包括但不限于文件、报告、数据等。
2. 整理资料：对采集到的资料进行分类、整理和编目，确保资料的有序性和易于查找。
3. 存储资料：选择合适的存储介质和方式，将资料妥善保存，确保其安全性和可持续性。
4. 维护资料：定期检查资料的完整性和准确性，及时更新和修复损坏的资料。
5. 提供资料支持：根据需求，向相关人员提供所需的资料，并确保其及时性和准确性。
三、作业步骤1. 采集资料a. 根据组织的需求，确定所需采集的资料范围和种类。
b. 制定采集计划，包括采集时间、地点和方式等。
c. 利用各种渠道和工具，如网络搜索、调查问卷等，采集相关资料。
d. 将采集到的资料进行初步整理，筛选出符合要求的资料。
2. 整理资料a. 根据资料的性质和用途，制定分类和编目的标准。
b. 将采集到的资料按照分类和编目标准进行整理，确保资料的有序性。
c. 根据需要，对资料进行编号、标注和归档，方便后续的查找和使用。
3. 存储资料a. 选择合适的存储介质，如硬盘、云存储等，确保资料的安全性和可持续性。
b. 制定存储规范，包括命名规则、存储位置等，方便后续的管理和检索。
c. 定期备份资料，以防止意外丢失或者损坏。
4. 维护资料a. 定期检查资料的完整性和准确性，如有缺失或者错误，及时进行修复和补充。
b. 对老旧资料进行鉴定，如有需要，进行数字化处理，以延长其保存期限。
c. 建立资料维护日志，记录维护过程和结果，方便追溯和查证。
5. 提供资料支持a. 根据需求，及时向相关人员提供所需的资料，确保其及时性和准确性。
b. 建立资料借阅和归还制度，确保资料的安全性和追溯性。
c. 协助相关人员进行资料的解读和分析，提供必要的支持和匡助。
资料员作业指导书
资料员作业指导书一、任务背景随着信息时代的快速发展，各行各业都面临着大量数据的处理和管理工作。
作为资料员，你的主要职责是负责收集、整理、存档和维护相关资料，以支持公司的决策和业务运营。
为了保证工作的高效和准确性，制定一份资料员作业指导书是非常必要的。
二、任务目标本作业指导书旨在帮助资料员了解其职责和工作流程，明确工作标准和要求，提高工作效率和准确性。
三、资料收集1. 根据公司的需求，收集各类相关资料，包括但不限于市场调研报告、竞争对手分析、客户数据、销售数据等。
2. 确保收集的资料来源可靠、准确，并记录资料的来源和采集日期。
3. 将收集到的资料按照一定的分类标准进行整理，便于后续的检索和使用。
四、资料整理与存档1. 对收集到的资料进行分类整理，可以根据不同的项目、部门或主题进行分类。
2. 使用电子文档管理系统或其他指定工具，将整理好的资料进行存档。
确保文件命名规范、清晰明了，方便他人查找和使用。
3. 定期对已存档的资料进行备份，确保数据的安全性和完整性。
五、资料检索与提供1. 根据内部员工或外部合作伙伴的需求，及时检索并提供相关资料。
2. 在提供资料时，要注意核实对方的身份和权限，确保资料的安全性。
3. 记录资料的提供情况，包括提供给谁、提供的时间和方式等，以备后续查询和跟踪。
六、资料更新与维护1. 定期对已存档的资料进行更新和维护，确保资料的时效性和准确性。
2. 根据公司的要求，及时更新相关数据，并将更新后的资料替换原有的版本。
3. 对于已过时或无效的资料，及时进行清理和归档，保持资料库的整洁和高效。
七、工作流程1. 接收任务：根据上级安排，接收资料收集和整理的任务。
2. 资料收集：根据任务要求，收集相关资料，并记录来源和采集日期。
3. 资料整理与存档：对收集到的资料进行分类整理，并将其存档。
4. 资料检索与提供：根据需求，及时检索并提供相关资料。
5. 资料更新与维护：定期对已存档的资料进行更新和维护，确保资料的时效性和准确性。
资料员作业指导书
资料员作业指导书一、任务概述资料员是负责采集、整理、归档和管理相关资料的人员。
本文旨在提供资料员的作业指导，包括资料采集、整理和归档的步骤、注意事项以及相关工具的使用。
二、资料采集1.明确采集目标：根据工作需要，明确所需采集的资料类型和范围。
2.确定采集渠道：通过与相关部门或者人员沟通，确定合适的采集渠道，如调查问卷、采访、网络搜索等。
3.制定采集计划：根据采集目标和时间安排，制定详细的采集计划，包括采集方式、时间节点等。
三、资料整理1.分类归档：根据资料的性质和用途，将采集到的资料进行分类归档，如按部门、日期、项目等。
2.建立索引：为了方便查找和管理，可以建立索引表或者数据库，记录资料的基本信息和存放位置。
3.标注和编码：对于大量的资料，可以使用标签或者编码系统进行标注，以便快速定位和识别。
四、资料归档1.选择合适的存储介质：根据资料的特点和保密性要求，选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、云存储等。
2.制定归档规范：制定明确的归档规范，包括文件命名规则、文件夹结构等，以便于长期保存和管理。
3.定期备份和更新：定期对资料进行备份，并及时更新归档信息，确保资料的完整性和可用性。
五、注意事项1.保密性：对于涉及机密信息的资料，要严格遵守保密规定，确保资料的安全性。
2.准确性：在采集和整理资料时，要尽量确保资料的准确性和完整性，避免错误和遗漏。
3.及时性：根据工作需要，及时采集、整理和归档资料，以便他人查询和使用。
4.规范操作：按照规定的流程和标准操作，确保资料的一致性和可追溯性。
六、工具使用1.办公软件：熟练使用办公软件，如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint）等，用于编辑、整理和归档资料。
2.数据库管理工具：掌握数据库管理工具，如Microsoft Access、MySQL等，用于建立资料索引和管理系统。
3.扫描仪和打印机：熟练使用扫描仪和打印机，将纸质资料转换为电子文件，并打印需要的文件副本。
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资料员作业指导书一、任务描述资料员作为一个重要的职位，负责管理和维护公司的各类资料，确保信息的准确性和完整性。
本指导书旨在为资料员提供必要的工作指导，明确工作职责和操作流程，以确保工作的高效性和准确性。
二、工作职责1. 资料收集：负责收集公司所需的各类资料，包括但不限于市场调研报告、客户信息、竞争对手资料等。
2. 资料整理：对收集到的资料进行分类整理，确保资料的有序性和易于查找。
3. 资料归档：将整理好的资料按照规定的归档系统进行归档，确保资料的安全性和可追溯性。
4. 资料更新：定期检查资料的更新情况，及时更新过期或失效的资料，并确保最新的资料能够及时传达给相关人员。
5. 资料查询：根据其他部门或个人的需求，提供准确的资料查询服务，确保信息的及时性和准确性。
6. 资料备份：定期对重要的资料进行备份，以防止数据丢失或损坏。
三、操作流程1. 收集资料：根据公司的需求和要求，收集各类相关资料，可以通过网络搜索、访谈、调研等方式获取。
2. 整理资料：对收集到的资料进行分类整理，可以根据主题、时间、地区等进行分类，确保资料的有序性。
3. 归档资料：将整理好的资料按照公司规定的归档系统进行归档，可以使用文件夹、标签或数据库等方式进行归档。
4. 更新资料：定期检查资料的更新情况，对过期或失效的资料进行更新，并确保最新的资料能够及时传达给相关人员。
5. 查询资料：根据其他部门或个人的需求，提供准确的资料查询服务，可以通过电子系统或手动查询方式进行。
6. 备份资料：定期对重要的资料进行备份，可以使用外部存储设备或云存储等方式进行备份，确保数据的安全性。
四、注意事项1. 保密性：作为资料员，必须严守公司的保密政策，确保资料的机密性和安全性。
2. 准确性：在收集、整理和更新资料过程中，必须保证资料的准确性，避免错误和遗漏。
3. 及时性：对于需要更新或传达的资料，必须及时处理，确保信息的及时传递。
4. 完整性：在整理和归档资料时，必须确保资料的完整性，避免遗失或损坏。
资料员作业指导书
资料员作业指导书一、任务背景在企业或组织中，资料员是负责整理、归档和管理各类文件和资料的重要角色。
为了保证资料的准确性、完整性和可访问性，资料员需要遵循一定的工作流程和标准。
本文将为资料员提供一份作业指导书，旨在帮助他们更好地完成工作任务。
二、工作职责1. 文件整理与归档- 根据文件类型和内容，使用合适的分类方式进行整理。
- 在文件上标注必要的信息，如文件名称、日期、版本号等。
- 将文件按照规定的文件目录结构归档，确保易于查找和访问。
2. 资料管理- 负责建立和维护资料库，确保资料的完整性和可靠性。
- 定期检查资料的保存状态，确保不会出现遗失或损坏的情况。
- 根据需要，制定资料的借阅和归还流程，确保资料的安全和追溯性。
3. 信息查询与提供- 接受其他部门或员工的查询请求，并及时提供相关资料。
- 根据需要，提供必要的数据分析和报告，帮助决策者做出准确的决策。
- 保护敏感信息的安全，确保只有授权人员才能获取相关资料。
4. 协助项目管理- 在项目启动阶段，与项目团队合作，确保项目相关的文件和资料的准备工作。
- 在项目执行过程中，及时更新和维护项目相关的文件和资料。
- 在项目结束后，负责将项目资料进行整理、归档和存档。
三、工作流程1. 接收任务：资料员通过邮件、系统或口头方式接收任务，并了解任务的具体要求和截止日期。
2. 资料准备：根据任务要求，收集、整理和归档相关资料，并确保资料的准确性和完整性。
3. 资料存档：按照规定的文件目录结构，将资料进行归档，并在文件上标注必要的信息。
4. 资料查询与提供：接受其他部门或员工的查询请求，按照流程提供相关资料。
5. 资料更新与维护：定期检查资料的保存状态，确保资料的可访问性和安全性。
6. 项目协助：与项目团队合作，协助项目相关的文件和资料的准备、更新和存档。
四、工作标准1. 文件整理与归档- 文件分类：根据文件类型和内容，采用适当的分类方式，如按部门、按日期、按项目等。
试验室资料员作业指导书（五篇模版）
试验室资料员作业指导书（五篇模版）第一篇：试验室资料员作业指导书XXXXXXXXXXXX有限责任公司试验室资料员作业指导书编写：审核：批准：分发号：HT-SY-所属部门：试验室受控状态：2011年01月1日发布2011年01月10日执行试验室资料员作业指导书试验室资料员在试验室主任的领导下，遵守公司各项管理制度，负责试验室资料的填写、归档、管理工作。
其岗位职责如下：一．负责向顾客提供该批商品砼所用原材料的检验报告及配合比等质量证明文件和资料。
二．严守保密制度。
不得随意复制、散发试验报告；不得向非本部门人员或与本部门无关的人员泄露原始数据；不得做损害本部门技术发展中有待研究的非公开性事物,一旦发现后果自负。
三．负责试验室各类文件、标准规范、检验报告等技术资料的收集整理、登记、分类建档和归档管理工作。
四．负责各种试验原始记录、报告的收发、整理、归档及管理工作。
五．对资料分类应科学合理、便于查找，努力为检验人员做好技术服务工作。
六．严格执行档案管理制度，保证所有文件、技术资料、试验记录、检验报告的完整性。
七．过期资料的销毁应严格履行报批手续，并造册登记入档。
八．做好防火、防蛀、防盗工作，以免资料损坏和丢失。
九．参与试验室仪器设备的维护保养及环境卫生工作。
具体作业如下：（一）每天早晨到岗后先打扫办公室卫生。
（二）接到砼生产任务单后，必须出据砼质量保证资料。
具体做法是：接到调度室下达的生产任务通知单后，根据工地名称、施工部位、砼标号、坍落度、砂石情况编写配合比并附砂、石、水泥、粉煤灰、泵送剂复试报告及出厂检验报告。
资料一式两份（或多份），一份存档，一份交付顾客，并做到准确无误。
（三）到工地进行技术资料的发放和协调。
如果工地对资料有疑问，应及时给予解释。
（四）负责试验室文件的编写、发放并完成试验室主任安排的其他任务。
（五）协助试验室主任全面开展试验和检验工作。
具体工作范围划分：负责按岗位职责要求及时出据各工地资料并及时与工地资料员沟通，以保证资料发放的及时性和准确性；对所有资料归档整理；负责向水泥等原材料厂家索要出厂检验报告及合格证；负责所有记录文件的存档整理；保持工作区域干净整洁。
资料员作业指导书
资料员作业指导书一、任务概述资料员是负责整理和管理公司或者组织的各类资料的专业人员。
本作业指导书旨在为资料员提供详细的工作指导，包括资料整理、分类、存档以及保密措施等方面的要求和流程。
二、资料整理1. 根据公司或者组织的要求，将各类资料按照一定的规则进行整理和分类。
2. 确保资料的完整性和准确性，如有遗漏或者错误，及时与相关部门或者人员进行沟通并进行修正。
3. 使用专业的办公软件或者工具，如Microsoft Office套件，进行资料整理和归档。
三、资料分类1. 根据资料的性质、用途或者部门进行分类，建立清晰的分类体系。
2. 给每一个分类设置明确的名称和编号，以便于查找和管理。
3. 在分类过程中，根据需要进行标注和注释，以便于理解和使用。
四、资料存档1. 选择合适的存档方式，如纸质存档、电子存档或者云存储等，根据公司或者组织的要求进行存档。
2. 对于纸质存档，使用标签或者文件夹等方式进行标识和管理，确保易于查找和保管。
3. 对于电子存档，建立规范的文件夹结构，使用故意义的文件名进行命名，定期备份和清理无用文件。
4. 对于云存储，选择可靠的云服务提供商，确保数据安全和可访问性。
五、保密措施1. 对于涉及机密或者敏感信息的资料，严格按照公司或者组织的保密政策进行处理和存储。
2. 设置访问权限，只允许授权人员查看和修改相关资料。
3. 定期检查和更新访问权限，确保权限的合理性和安全性。
4. 对于纸质资料，采取物理措施，如加锁柜、封存等，确保安全性。
六、工作流程1. 接收任务：根据工作安排和要求，接收资料整理和归档的任务。
2. 资料整理：按照任务要求，对资料进行整理、分类和标注。
3. 资料存档：根据公司或者组织的规定，选择合适的存档方式进行存储。
4. 资料交接：如有需要，将整理好的资料交接给相关部门或者人员。
5. 工作记录：及时记录工作发展和遇到的问题，以备后续参考。
七、注意事项1. 严格遵守公司或者组织的相关规定和流程，确保工作的规范性和准确性。
资料员作业指导书
资料员作业指导书一、任务背景和目的资料员是负责整理、分类和管理各类资料的工作人员。
他们的工作涉及到大量的文件和数据，需要保证资料的准确性和完整性，并且能够方便地检索和使用。
本文旨在为资料员提供一份详细的作业指导书，匡助他们正确执行工作任务，提高工作效率和准确性。
二、资料整理和分类1. 资料整理要求- 根据文件的内容和用途，对资料进行分类和整理。
- 使用标准的文件夹和文件命名规范，确保文件的易读性和可维护性。
- 对于重要文件，建议进行备份，以防止文件丢失或者损坏。
- 定期检查文件夹和文件的完整性，及时补充或者更新资料。
2. 资料分类方法- 按照文件的主题或者内容进行分类，例如按照项目、部门、日期等分类。
- 在文件夹的名称中包含关键词，以便于快速查找和识别。
- 对于大量的文件，可以建立子文件夹，进一步细分和管理资料。
三、资料管理系统1. 选择合适的资料管理系统- 考虑工作需求和预算，选择适合的资料管理软件或者系统。
- 确保系统具有良好的用户界面和易用性，能够满足资料员的工作需求。
2. 资料录入和更新- 将新的资料录入系统，并确保录入的准确性和完整性。
- 定期更新系统中的资料，删除过期或者无用的文件。
- 对于重要的资料，建议进行版本控制，以便追踪和管理文件的修改历史。
3. 资料检索和使用- 熟悉资料管理系统的搜索功能，能够快速准确地检索所需的资料。
- 对于常用的资料，可以建立索引或者标签，方便快速定位和使用。
- 在使用资料时，应注意保护文件的安全性和机密性，避免泄露或者损坏。
四、资料备份和安全1. 资料备份- 定期进行资料的备份，以防止文件丢失或者损坏。
- 选择可靠的备份媒介，如云存储、外部硬盘等。
- 测试备份的可用性，确保备份文件的完整性和可恢复性。
2. 资料安全- 对于重要的资料，设定访问权限，限制非授权人员的访问。
- 定期检查系统和文件的安全性，防止病毒和恶意软件的侵入。
- 建立应急预案，以应对突发事件和数据丢失的情况。
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序号
事物名称
描 述
完成
时间
注 意 事 项
1
基建档案准备
工程进场后、由项目经理负责指定专业资料员负责基建档案工作；资料室配备必要档案管理设施、设备以及资料盒等办公用品；成立资料管理组织机构，制定资料管理制度，确定项目经理部工程资料管理目标，并分解到相关岗位，做到责任明确，流程清晰，管理有据。
工程进场后，正式施工前
资料员认真学习《中铁建设有限公司档案管理办法》《集团公司工程资料管理办法》、当地《资料管理规程》等相关文件要求，掌握档案工作要求和标准。
2
资料计划的编制、审核
项目经理部依据施工组织设计、施工图纸，结合地方、行业、集团公司及分、子公司关于工程技术资料的有关规定，编制《工程资料管理计划》工程资料管理计划的编制内容必须严格按照集团公司、分公司《工程资料管理办法》中的要求进行编制
按照当地档案馆的要求进行排序、组卷、编目、装订并及时移交当地档案馆。
19
集团公司档案室竣工资料移交
1）工程竣工验收后，项目资料室将组卷整理好的竣工资料和竣工图提交分公司档案管理部门进行审查，取得《竣工资料审核报告单》。2）在工程竣工验收后3个月内，将竣工资料移集团公司档案室。
竣工验收完
移交集团档案的范围详见分公司档案管理办法附件19的要求内容，要求是原来的应为原件，原件遗失须写相关说明并找相关领导签字确认，组卷、编目、装订办法严格按照《档案管理办法》执行。
20分公Biblioteka 档案室竣工资料移交1）在工程竣工验收后3个月内。项目资料室将组卷整理好的竣工资料和竣工图提请分公司技术管理部门进行审查，取得《竣工资料审核报告单》。2）在工程竣工验收后3个月内，将相关竣工资料移分公司档案室。
竣工验收完
按照当地资料管理规程排序以及档案管理办法中的保管期限进行分类组卷，、除删减部分不归档，其余全部移交归档，组卷、编目、装订办法严格按照《档案管理办法》执行。
工程完工竣工验收前
依据《工程资料管理办法》《档案管理办法》和当地资料管理规程的要求进行竣工资料整理、组卷。
18
城建档案竣工资料移交
1）在工程竣工验收后，项目资料室将组卷整理好的资料提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收；取得资料核档卡；2）在工程竣工验收后6个月内，将工程档案移交城建档案馆
竣工验收完
16
项目部归档资料内部审查
1）工程竣工验收前，项目经理牵头、项目总工、成本经理配合资料室进行项目内部审查；2）项目总工负责工程技术资料的审查；成本经理负责造价资料的审查。
工程完工竣工验收前
依据《工程资料管理办法》《档案管理办法》和当地资料管理规程的要求进行竣工资料审查。
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竣工资料整理、组卷
工程竣工验收前，项目经理牵头、项目总工、成本经理配合资料室按照当地和集团公司资料管理规定，完成竣工资料的整理、组卷
5、施工资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章齐全，手续完备。
施工过程中
施工资料的工程名称填写全称，与施工图纸一致。施工单位名称填写合同盖章的单位名称。
12
图纸会审\设计变更洽商\设计交底记录发放
1、资料员负责设计交底/图纸会审记录、设计变更洽商的编号、发放。 2、发放范围同图纸发放。
签字齐全后
及时
文件应分类合理、编目清晰、便于查找。
8
外部往来文件、项目内部文件发放记录建立
工程进场后，项目资料员应建立各类文件发放、接收的台账
工程进场后
资料员应熟悉程序文件中文件接收发放的要求建立。
9
施工图纸到位计划
图纸到位计划由项目总工编制，经项目经理审批后，由项目资料室发放给各专业技术负责人，同时上报甲方、监理和设计单位。
资料室收到计划后2天内
资料员及时下发图纸到位计划，并留存发放记录，原件及时归档。
10
图纸接收、发放、存档
1、施工图纸由甲方提供，且有甲方的确认，项目资料员统一接收、发放、登记。收到图之后，资料员应第一时间由项目总工确认发放对象，统一由资料室做发放登记。 2、图纸发放范围为主要为技术、工程、造价、安全部门、相关施工队。 3、资料室将发放剩余的图纸（至少一套）统一编目保存。
2、施工资料内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理待方面的技术规范、标准和规程，且内容真实、准确、与工程实际相符。
3、工程资料应随工程进度及时收集、整理，资料收集时资料员对资料形式内容进行审核，资料编制表格式样应符合国家、行业或地方有关规定。 4、工程资料实行计算机打印，手工签名。书写采用耐久性强的书写材料，如黑色或蓝黑色钢笔或签字笔签写，
6
文件传阅
1）资料室根据文件归属类别附上文件传阅学习单送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习、传阅范围和实施人员，保存传阅记录。
及时
重要文件由技术负责人或各室主任组织学习，留下学习记录。需要落实执行的文件，相关责任人组织实施。
7
文件归档
资料室负责各类文件接收、分类、编目、归档。
3
档案体系建立
项目经理部资料员应根据资料内容进行建立资料盒，资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。
工程进场后
资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。
4
重要文件扫描上传
施工过程中将“建筑工程重要文件材料”彩色扫描件上传至档案管理信息系统
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施工组织设计、施工方案发放、存档
施工组织设计、施工方案发放、归档
监理/甲方审核通过
项目总工确定发放对象，资料室发放、登记、存档、编目
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施组、方案交底、施工技术交底发放、存档
施组交底记录、施工方案交底记录、施工技术交底记录发放、归档
交底所涉及工程开工前4天
项目总工确定发放对象，资料室发放、登记、存档、编目
图纸会审/设计交底记录、设计变更洽商签字完成后进行发放并做登记，签收齐全并注明接收日期。
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施工总进度计划/月进度计划发放、存档
1）由资料室将施工总进度计划、月进度计划编号、发放，发放范围为：技术、工程、安全、造价部门、相关施工队。2）资料室将总进度计划、月进度计划原件整理归档。
监理、甲方审批完
合同、主要施工图纸到位后1个月内由项目总工编制施工总进度计划，每月30日前编制月进度计划，经监理、甲方审批后资料室及时发放。
工程开工前一周内
资料计划的内容应包括以下内容：1、编制依据。2、工程总体概况，旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。3、工程资料清单，包括资料类别、组成内容、原件份数。4、工程资料管理组织机构。5、工程资料填报、整理职责分工。6、工程资料管理制度，包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。7、竣工组卷及对外移交要求。
正工施工前
1、图纸接收时应注明接收数量、图纸编号、出图日期、接收日期。2、图纸发放时，图纸接收人应签字、接收日期齐全。3、资料员应编制图纸有效目录清单，主要包括，图纸编号、图纸内容、出图日期(多次变更的图纸应注明第一次出图时间、第二次等以此类推。
11
收集资料的基本要求
1、归档的施工资料应为原件，因各种原因不能使用原件的，应在复件件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字和注明时间。
及时
《中铁建设集团有限公司档案管理办法》附件“建筑工程重要文件材料一览表”中的要求。
5
文件接收、发放
1）项目文件包括集团公司及上级单位下发的文件、各级行政主管部门文件、与甲方、设计、监理等的来往文件、纪要等所有与工程建设有关的文件。2）项目资料室统一接收各级各类文件，编制文件接收记录
及时
资料员接收各类文件后，做好接收登记，并由总工确认发放范围。文件接收、发放登记表应采用集团公司程序文件上的表格。
21
项目部竣工资料保管
对于分公司档案室接收范围以外的资料，由项目资料室编目、整理后存于项目资料室
竣工验收完
按照档案管理办法的要求进行组卷，并存于项目资料室。
22
档案系统录入
移交集团公司、分公司竣工档案资料前应把全部卷内目录以及重要资料扫描件录入和上传到档案管理系统
竣工档案移交前
集团公司、分公司档案系统分别录入，档案系统录入内容与实际组卷资料必须一致。基建档案重要文件扫描上传附件。