行政部档案标准目录库

集团、各公司 的分年度立 卷；项目的不 分年度
短期
2、4
实时
行政部
06 车辆 管理
/001 车辆管理 Nhomakorabea短期
实时
行政部
行政事务 （HQ）
07 办公 固定资 产实物 管理
/
001 办公固定资 产实物管理
普通
短期
实时
行政部
08 物品 订购
/
001 物品订购
短期
实时
行政部
09 办公 物业管 理
/
001 办公物业管 理
短期
实时
行政部
10 办公 现场管 理 11 通讯 业务管 理 12 电子 设备管 理 13 前台 管理 14 销售 后勤配 合
/
001 办公现场管 理 001 通讯业务管 理 001 电子设备管 理
短期
实时
行政部
/
短期
实时
行政部
/
短期
实时
行政部
/ /
001 前台管理 001 销售后勤配 合 001专题会议、 会谈类 002领导讲话， 领导人接见类 003签订重要的 协议类
实时 实时 实时
行政部 行政部 行政部
集团/公司
2、4
05 会议 管理
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会务管理：会议通知、会议 议程、会议资料、会议纪要 、会议方案策划、会场布置 、会议物资、会议设备、会 议接待（吃住行安排）、会 后清理结算 车辆购置、车辆租赁、车辆 保管、车辆调度、车辆保养 、车辆维修、车辆盘点、车 辆年检、车辆报废、车辆转 让、变卖、交通事故处理 年度预算内办公资产购置、 办公固定资产费用报销、办 公固定资产保管、办公固定 资产借用、办公固定资产维 修、办公固定资产赔偿、办 公固定资产调配、办公固定 资产盘点、办公固定资产报 废、办公固定资产转让、变 卖及报废资产遗弃 名片订制、报刊订阅、礼品 订购、印刷品、办公用品、 铭牌、工卡、座位牌、饮用 水等订制及订购 办公场地租赁、搬迁、办公 场地装修、员工宿舍/饭堂自 建、租赁、装修、员工宿舍 管理、员工饭堂管理 会议室管理、办公座位、办 公室管理、维修、装饰、零 星修缮、零星搬迁、卫生清 洁、绿化租摆、节日装饰、 员工着装检查 办公电话业务、移动电话业 务、无线上网业务 办公电子设备安装维护、计 算机软、硬件安装维护、视 频会议调度及设备管理、电 话会议调度及话费充值、电 话会议设备管理 前台来访接待、电话接听、 信息传达、报刊邮件收发 售楼部日常后勤配合、营销 活动后勤配合、重大销售活 动后勤配合 专题会议、会谈类 领导讲话，领导人接见类 签订重要的协议类 开工、竣工等仪式类
普通
实时
档案室
实时
07信息 化工程
/
002 IT资产管理 003 IT系统管理
01 资讯 管理
/
001 资讯管理
短期
实时
行政部
02 图书 管理 03 公共 事务 04 安全 保卫
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001 图书管理 001 公共事务 001 安全保卫
短期 短期 短期 集团、各公司 的分年度立 卷；项目的不 分年度
的声像 档案于 五个工 作日内 向所属 档案室 归档一 次，由 档案室 统一立 档案室 (各部门 档案员 整理 好，将 重要的
五个工 作日内
五个工 作日内
短期 短期 永久 永久 永久 普通 永久 2、4
实时 实时
行政部 行政部 档案室 (各部门 档案管 理员整 理好， 将重要 的声像 档案于 五个工 作日内 向所属 档案室 归档一
声像档案(年 度〃SX)
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/
004开工、竣工 等仪式类
实时
五个工 作日内
声像档案(年 度〃SX)
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/ 005重大事件现 场、重要的技术 、业务活动 006培训照片档 案 007企业宣传活 动照片 008年度总结大 会 001荣誉奖项 重大事件现场、重要的技术 、业务活动 培训照片档案 企业宣传活动照片 年度总结大会 荣誉奖项 捐赠纪念品 名人字画 证书 其他
次年三 月份
2、4
02资产 管理类 文件
/
001资产分配、 供应计划、采购 计划、指标 002资产档案 （包括资产档案 卡、使用说明书 、保修卡、办公 设备的驱动程序 等） 003库房管理 （含清仓查库） 材料 004修旧利废、
资产分配、供应计划、采购 计划、指标
长期
2、4
资产档案（包括资产档案卡 、使用说明书、保修卡、办 公设备的驱动程序等） 库房管理（含清仓查库）材 料 修旧利废、物资回收有关材 料 捐赠台帐 业务单位参考资料 其他参考文件 上报资料备份 中心工作台帐 部门工作台账 个人工作台帐 归档文件登记表；归档电子 文件迁移登记表 温湿度登记表；档案室资产 登记表；档案存放地索引 文件借阅审批表；档案利用 情况登记表；档案查阅登记 表；借阅台账 档案移交清单；文件移交清 单；档案移交审批表 档案销毁清册、档案销毁审 批表 档案管理监控资料 规划方案 采购计划、采购申请、资产 档案 采购立项、招标文件、投标 文件、合同文本、操作说明 资讯收集、整理、上报、发 布；内部资讯：OA 公告、 公司简介、大事记、重大事 件、常用短信库等；外部资 讯：时事资讯、专业资讯 等；行政短信平台、外网信 息发布 图书购置、图书整理、图书 保管、图书借阅、图书移交 、图书销毁 公关接待、危机管理、差旅 管理 消防管理、门禁管理、办公 锁匙管理
一级分类
二级分 类
三级分 类
四级分类（案 卷）
五级明细、清单
档号示例（结 构：全宗号—目 组卷原则： 录号(项目.部门) 按项目/分年 —类别号（年 度/分公司 度.类别）—件 号“1~N”）
保管期限（档 案保管期限指 档案保存的时 间期限，按长 短应分为永久 、长期和短期 密级 三种。永久就 是无限期地尽 可能长远地保 存下去，长期 为16年—50 年，短期为15 年及以下。）
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物资回收有关材 料 001捐赠台帐 001业务单位参 考资料 002其他参考文 件 003上报资料备 份 001中心工作台 帐 002部门工作台 账 003个人工作台 帐 001 档案收集归 档 002 档案保管
/
/
普通
实时
行政部
06 档案 管理
/
003 档案借阅 004 档案移交 005 档案销毁 006 档案管理监 控 001 信息规划
第一经 立卷部 办责任 门 岗位
归入 （地 区）档 案室时 限
所属档案室 （集团和各 公司同时存 在档案类型 按档案产生 地归入相应 档案室）
标准库(BZ)
01 行政 制度类
/
001 管理制度
注册公司证 照类（zz）
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001注册公司证 照（范围：关于 注册公司的专业 管理文件，比 如：证照、法定 代表人证明文件 002注册公司文 件等 003注册变更台 001外部收文 002内部收文 003通知 004报告、请示 005函 006批复 007收发文登记 薄、文件清退移 交单
1、公文标准管理细则 2、公文办理管理细则 3、档案管理细则 4、保密管理细则 5、会议管理细则 6、办公场所管理细则 7、行政检查管理细则 8、行政资产管理细则 9、接待工作管理细则 10、办公用品管理细则 11、通讯网络管理细则 12、集团网站信息管理 13、业务费管理细则 14、车辆管理细则 15、信息化制度 营业执照 组织机构代码证、IC卡 外商投资企业批准证书 房地产开发企业资质证书 法定代表人证明 授权书 注册公司报告（注册资本金 等）、批复、董事会决议、 股东会决议、章程 通知、报告、函、批复 通知、报告、函、批复 通知 报告、请示 函 批复 收发文登记薄、文件清退移 交单
不分年，随时 普通 补充卷内文件
永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
1
实时
档案室/ 行政部
次年三 月份
集团
按公司立卷
秘密
3、9
实时
行政部
实时
01公文
/
普通
办理完 毕五个 档案室/ 工作日 行政部 内
行政部档案目录库
在档案保管过程中开 放程度(例如：1、向 全集团公开；2、向集 团总部本部门所有员 工公开；3、向集团总 部本部门经理及以上 岗位公开；4、向各公 司本部门所有员工公 开；5、向各公司本部 归入部 门经理以上岗位公 开；6、向本公司某几 门时限 个部门公开；7、各项 目本部门公开；8、各 项目员工间共享；9、 本部门指定岗位。以 上可多选，或增加， 如需向其它部门/指定 岗位公开的，需列明 指定的部门/岗位名 称）
普通
长期
办理完 毕五个 档案室/ 工作日 行政部 内
次年三 月份
长期 长期 秘密 永久 长期 普通 长期 长期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 实时 行政部 3、9 实时 档案室 次年三 月份 次年三 月份 次年三 月份
行政文档 （年度〃 WD)
03捐赠 台帐 04各类 参考资 料 05工作 台账
普通 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久
2、4
实时
实物档案 (SW)
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002捐赠纪念品 003名人字画 04证书 05其他
普通
2、4
实时
备注： 密级： 普通级：是指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成。 秘密级：是公司的一般秘密，泄露会在一定程度上使公司权益遭受损害。 机密级：是公司的重要秘密，泄露会使公司遭到严重的损害。 绝密级：是公司的绝对秘密，泄露会使公司遭到重大的损害。