会展工作计划表
会展工作计划安排
一、前言为推动我国会展业高质量发展，提升我国会展品牌影响力，根据我国会展业发展趋势和市场需求，结合公司实际情况，特制定本年度会展工作计划。
二、目标1. 提升公司会展品牌知名度，扩大市场份额。
2. 优化展会结构，提高展会品质。
3. 加强会展人才队伍建设，提升服务水平。
4. 深化与国际会展业的交流与合作。
三、工作安排1. 展会策划与组织（1）根据市场需求和公司发展战略，策划年度展会主题和内容。
（2）明确展会目标、规模、时间、地点等要素。
（3）制定展会宣传推广方案，包括线上线下宣传、媒体合作等。
（4）协调各方资源，确保展会顺利举办。
2. 展会招商与招展（1）制定招商策略，明确招商目标、对象和渠道。
（2）与参展商、赞助商、合作伙伴建立良好关系，拓展合作领域。
（3）组织招商团队，开展招商工作，确保招商任务完成。
3. 展会宣传与推广（1）制定宣传推广方案，包括线上线下宣传、媒体合作等。
（2）利用公司资源，扩大展会影响力，提升展会知名度。
（3）加强与行业媒体、专业机构的合作，提升展会品牌形象。
4. 会展服务与保障（1）组建专业的会展服务团队，提供优质的现场服务。
（2）加强展会现场管理，确保展会顺利进行。
（3）做好展会安全保障工作，确保参展人员、观众的生命财产安全。
5. 人才队伍建设（1）加强会展人才引进，优化人才结构。
（2）开展内部培训，提升员工专业素养和服务水平。
（3）建立激励机制，激发员工工作积极性。
6. 国际交流与合作（1）积极参加国际会展活动，拓展国际市场。
（2）加强与国外会展机构的合作，引进先进理念和技术。
（3）组织国内企业参加国际展会，提升我国企业在国际市场的竞争力。
四、进度安排1. 第一季度：完成年度展会策划，启动招商工作。
2. 第二季度：开展展会宣传推广，落实招商任务。
3. 第三季度：筹备展会现场，确保展会顺利进行。
4. 第四季度：总结年度工作，规划下一年度工作。
五、总结本年度会展工作计划旨在提升公司会展品牌知名度，优化展会结构，加强人才队伍建设，深化国际交流与合作。
会展年初工作计划
一、计划概述2023年，我国会展行业将继续保持稳健发展的态势。
本年度，我单位将紧紧围绕国家战略和市场需求，以提高会展服务质量、提升品牌形象、拓展市场份额为目标，全面开展各项工作。
以下是2023年度会展工作计划：二、工作目标1. 提升品牌形象，打造具有影响力的会展品牌。
2. 拓展市场份额，实现会展业务收入增长。
3. 优化服务质量，提高参展商和观众的满意度。
4. 加强行业交流与合作，提升行业整体水平。
三、具体措施1. 优化展会策划与组织（1）根据市场需求，策划举办具有特色和竞争力的展会项目。
（2）加强展会宣传推广，提高展会知名度。
（3）邀请知名企业和专家学者参展，提升展会品质。
2. 提高服务质量（1）加强展会现场管理，确保展会顺利进行。
（2）提升参展商和观众的服务水平，提供个性化、专业化的服务。
（3）完善展会配套设施，为参展商和观众提供便利。
3. 拓展市场份额（1）加强与行业协会、企业、媒体等合作，拓展展会资源。
（2）积极参加国内外展会，提升品牌知名度。
（3）加强与政府部门的沟通与协作，争取政策支持。
4. 加强行业交流与合作（1）举办行业论坛、研讨会等活动，促进行业交流与合作。
（2）积极参与国际会展行业组织，提升我国会展行业的国际影响力。
（3）加强与国内外同行的交流与合作，共同推动会展行业的发展。
四、时间安排1. 第一季度：完成年度工作计划的制定，策划并启动展会项目。
2. 第二季度：举办2-3场展会，加强市场拓展和行业交流。
3. 第三季度：继续举办展会，优化服务质量，提升品牌形象。
4. 第四季度：总结年度工作，制定下一年度工作计划。
五、总结与反馈1. 定期对工作计划执行情况进行总结，分析存在的问题，及时调整工作策略。
2. 加强与参展商、观众的沟通，收集意见和建议，持续改进工作。
3. 定期向上级领导汇报工作进展，确保各项工作顺利推进。
通过以上措施，我们相信2023年度会展工作将取得显著成效，为我国会展行业的发展做出贡献。
会展财务预算方案与时间进度表
会展财务预算方案一、会展支出费用方案（一）展览场地费40万会展场地费包括展览场地的租金、展馆空调费、展位特装费、标准展位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位装修加班费等;展馆业主通常提供以下租贷:布展支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等;（二）装饰费8万装饰费包括制作会标、会徽、吉祥物、购买或租借花卉、气球等;（三）会展宣传费用30万会展宣传费用包括广告费、展会资料设计和印刷费用、资料邮寄费、举行开闭幕式的费用举行新闻发布会和酒会的费用等;（四）招商和招展费总计26万（五）交通食宿费总计15万（1）主办方邀请并承担的与会者包括特邀嘉宾赴会、赴展的差旅费,参观游览所需要的交通费食宿费等;（2）展览期间的茶水、毛巾及相关服务费用;（3）茶歇时间的点心、咖啡、饮料费用;（4）主办方会展工作人员所需的交通费和食宿费;（六）工作人员费用5万工作人员费用包括指展会从筹备到举办过程中专职人员如项目经理、招展人员、招商人员等的费用;（七）人工费15万（1）报告人的酬金;（2）专家的咨询费用或鉴定费;（3）临时借用人员的报酬;（4）特殊情况下发给与会者的补贴;（八）管理费用10万（九）观光娱乐费15万（十）杂费10万杂费包括打印、临时运输及装卸、纪念品、礼仪服务、临时工具、传真及其它通信、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务车、汇兑等;十一税收5万十二其他费用3万二、会展收入方案（一）展位费收入50万展位费收入就是向参展商收取的展位费及其各项服务型费用;（二）门票收入15万门票收入包括展会、技术交流会、研讨会、表演等的门票收入;（三）广告和企业赞助收入20万1.展会本身的广告资源（1）证件广告,包括证件吊带广告;（2）入场券广告;（3）会刊广告;（4）现场广告;（5）各种手提袋广告;（6）专用信封、信纸广告;（7）媒体广告;（8）以收费方式招揽参展商参加讲座、研讨会和发布会;（9）冠名赞助（10）向参展商征收自带的特殊广告宣传品的管理费;（11）其他形式的广告资源;2.企业赞助30万（1）商品、商品包装或者容器;（2）商品交易文书;（3）服务项目;（4）广告宣传、商业展览、营业性演出以及其他商业活动;（5）展会活动指定使用的商品;（6）销售、进口和出口含有展会活动标志的商品;（7）制造或销售展会活动的标志;会展时间进度规划一、计划立项二、1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表;三、1包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查四、对行业而言项目的利润增长点是否够大五、地域性的考虑;要结合本地的实际特点,立项要符合当地的地区性;六、时间性或者季节性的考虑;项目内容要符合季节特征,比如不能在冬天搞风扇展之类的;七、同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突;八、2实施的具体方案九、3宣传费用计划表十、A、广告时间段的投入十一、以4-6个月为例,一般的广告投入时间段为：项目开始前两个月为总宣传费用的10%~20%在专业媒体上投入；三个月左右,重点投入为总宣传费用的30%~40%主要在专业媒体上投入,少量在大众媒体上投入；开展前一个月,为总宣传费用的40%主要在大众媒体上投入,以20%的大众媒体,20%的专业媒体十二、B、广告投放的形式十三、户外广告主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等,这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间十四、杂志报纸媒体广告主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等,这些广告主要是在招展之前和招展期间进行十五、2、寻找主办单位;十六、1主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等十七、2合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务,费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式,采用一次性付款;十八、3、申请各种批文十九、4、场地联系二十、5、联系宣传媒体二十一、1 对象：专业媒体和大众媒体二十二、2 方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换;二十三、6、制作邀请函已经附二十四、7、建立客户名录通过会刊收集和杂志、网站等二十五、二十六、二、实施招展二十七、1、招展方式：主要是电话联系,其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等二十八、2、招展的步骤：二十九、1发布信息主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位三十、2跟踪拜访找准负责人三十一、A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访,这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型分别以5%、10%、75%的比例分布；三十二、B/针对第一种客户：三十三、问清客户需求三十四、要求进一步促成购买三十五、愉快地答应客户的三十六、C、针对第二种客户：三十七、了解客户拒绝的原因三十八、为面谈作好准备三十九、二次面谈四十、向客户推荐下一届展览会四十一、要求客户介绍其它客户四十二、保持关系,待以后联系四十三、D、针对第三种客户：四十四、问清客户需求和异议四十五、进行第二次拜访四十六、消除顾客顾虑四十七、3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南四十八、四十九、三、实施招商五十、 1 在招展过程中,可以把拒绝型客户转换成参观商五十一、2 通过媒体可以间接招来一些参观商五十二、3 主要的招商工作还是在开展前1~2周,承办单位组织招商工作,比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请;五十三、4 组办单位为展会提供的工作五十四、五十五、四、相关活动五十六、展览会的相关活动,是指研讨会、技术交流等;举办这些活动的目的,是为参展商和贸易观众提供附加服务,从而提高展览会的形象与档次;五十七、五十八、五、展会现场五十九、1 布展：参展商提前两天进行布展工作;展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等六十、 2 开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等六十一、六十二、六、展会后的控制工作六十三、包括参观参展的意见反馈等,后期了解工作。
会展行业每周工作计划范文
会展行业每周工作计划范文第一部分：周一1. 早上开展团队会议，梳理上周工作成果，制定本周工作目标和计划。
2. 更新展览会项目进度表，并与相关团队成员共享最新进展。
3. 与客户沟通，确认展览会需求和细节，确保一切准备工作顺利进行。
4. 调整展览会平面设计方案，根据客户的反馈意见进行修改和改进。
第二部分：周二1. 确定展览会摊位布置方案，包括展台设计、摆放陈列物品、光线布置等。
2. 确保展览会的电力、网络和安全要求已完成并获得批准。
3. 确定展览会的媒体宣传策略，并与相关媒体合作伙伴联系，确保广告宣传计划的顺利实施。
4. 与供应商联系，确认展览会所需设备和物品的交货时间和数量，并跟进订单进度。
第三部分：周三1. 组织展览会的预展活动，包括邀请客户和媒体代表参观展位，介绍展览会的亮点和特色。
2. 更新展览会的参展商名单，并与参展商确认展位分配和费用支付情况。
3. 协调和安排工作人员，确保展览会期间的工作流程和任务分配的顺利运行。
4. 确认展览会期间的餐饮服务和住宿安排，确保参展商和员工的需求得到满足。
第四部分：周四1. 检查展览会现场布置，确保摊位设计和陈列物品符合要求，提前解决现场问题和难题。
2. 与展览会现场工作人员沟通，安排电力和网络的连接工作，并确保设备和物品的安全交接。
3. 接待参观者和媒体代表，并向他们介绍展位和展览会的亮点。
4. 监督展览会期间的工作进展，确保一切有序进行并按计划执行。
第五部分：周五1. 跟进展览会的展商满意度调查，了解他们的反馈和建议，为今后的展览会改进做准备。
2. 收集和整理展览会期间的照片和视频，为后续宣传和营销活动做准备。
3. 确认展览会收入和支出的情况，编制财务报告和结算单据。
4. 参加行业内的会议和研讨会，了解最新的展览会趋势和市场动态。
以上是会展行业每周工作计划的大致内容。
当然，具体的工作内容和计划会因不同的公司和项目而有所不同。
但总体来说，这个计划能帮助会展行业的工作人员高效地组织和管理展览会，确保一切顺利进行。
会展行业明年工作计划和目标
作为会展行业从业者，明年的工作计划和目标应该根据实际情况进行制定。
以下是一个可能的会展行业明年工作计划和目标的示例：1. 客户拓展与维护目标：扩大客户群体，提高客户满意度。
计划：-深入了解客户需求，提供个性化的解决方案。
-参加行业交流会议和展览，积极寻找新的商机。
-加强与现有客户的合作，建立长期稳定的合作关系。
2. 项目策划与执行目标：提供专业、创新的会展项目，确保顺利执行。
计划：-细化项目策划流程，确保每个环节都得到充分考虑。
-与相关部门密切合作，协调资源，确保项目按时完成。
-提供创新的展览设计和互动体验，吸引更多观众和参与者。
3. 质量管理与持续改进目标：提高服务质量，不断改进工作流程。
计划：-建立完善的质量管理体系，包括质量指标和评估方法。
-定期进行项目回顾和总结，总结经验教训，推动持续改进。
-加强团队培训，提高员工的专业素质和工作效率。
4. 市场调研与品牌推广目标：了解市场动态，提升公司品牌知名度。
计划：-定期进行市场调研，了解行业发展趋势和竞争对手情况。
-制定品牌推广策略，包括线上线下宣传、社交媒体推广等。
-参加行业展览和活动，展示公司实力和专业形象。
5. 成本控制与利润增长目标：合理控制成本，实现利润增长。
计划：-优化资源配置，降低项目成本。
-精细管理预算，确保项目盈利。
-寻找新的收入来源，如赞助商合作、增值服务等。
这只是一个示例，您可以根据自己所在的具体行业和公司情况，制定适合的工作计划和目标。
重要的是要确保计划具体可行，并与团队成员共享和沟通，以达到更好的工作效果。
祝您在明年取得出色的成绩！。
会展招商工作计划
一、前言为推动我国会展业的快速发展，提升我国会展品牌形象，实现经济效益和社会效益的双丰收，特制定本会展招商工作计划。
二、工作目标1. 招商目标：在规定时间内，成功引进优质参展企业，确保参展企业数量和质量。
2. 品牌目标：打造具有国际影响力的会展品牌，提升我国会展业的整体竞争力。
3. 经济目标：实现会展收入增长，带动相关产业发展，促进地方经济增长。
三、工作内容1. 市场调研与分析（1）深入了解国内外同类会展市场动态，分析市场发展趋势。
（2）调查目标参展企业需求，了解其参展目的、行业特点、产品特点等。
2. 招商策略（1）针对不同行业、不同规模的企业，制定差异化的招商策略。
（2）利用多种渠道，如网络、媒体、行业协会等，发布招商信息。
（3）开展线上线下相结合的招商活动，提高招商效率。
3. 招商团队建设（1）选拔一支具备丰富招商经验和良好沟通能力的招商团队。
（2）对招商团队进行专业培训，提高其业务水平。
4. 招商执行（1）针对目标企业，制定详细的招商方案，包括参展费用、展位安排、宣传推广等。
（2）与参展企业保持密切沟通，及时解决其在参展过程中遇到的问题。
（3）定期跟踪招商进度，确保招商任务顺利完成。
5. 招商效果评估（1）对招商成果进行统计分析，评估招商效果。
（2）总结招商经验，为今后招商工作提供借鉴。
四、工作步骤1. 第一阶段（1-3个月）：市场调研与分析，制定招商策略。
2. 第二阶段（4-6个月）：招商团队建设，开展招商活动。
3. 第三阶段（7-9个月）：招商执行，跟踪招商进度。
4. 第四阶段（10-12个月）：招商效果评估，总结招商经验。
五、保障措施1. 加强组织领导，成立专门的招商工作领导小组，统筹协调招商工作。
2. 加大政策支持力度，为参展企业提供优惠政策，降低参展成本。
3. 完善服务设施，提高展会服务水平，为参展企业提供优质服务。
4. 加强宣传推广，提高展会知名度和影响力。
通过本计划的实施，我们将全面提高我国会展业的招商水平，为我国会展业的繁荣发展贡献力量。
会展项目工作流程及表格
会展项目工作流程及表格一、前期筹备前期筹备阶段是会展项目的重要部分，决定了项目的成败。
在这个阶段，我们需要了解客户要求，确定展览主题和参展面积，拟定预算和计划等。
具体工作如下：1.与客户交流，了解需求。
2.确定展览主题和参展面积。
3.拟定项目预算和计划。
4.筛选场馆和供应商。
在前期筹备阶段，我们需要根据项目需求制定相关表格，以下是一些常用表格：1. 展览面积表格展馆名称展位编号面积备注2. 预算表格费用名称预算金额（元）实际金额（元）备注3. 供应商筛选表格供应商名称电话评估等级备注二、策划与设计阶段策划与设计阶段是会展项目中相对繁琐的阶段，但也是非常重要的一步。
在这个阶段，我们需要制定展示内容和主题，设计展示材料、布置场地和制作道具等。
具体工作如下：1.制定展示主题和内容。
2.设计展示材料和道具。
3.布置场地和摆放展台。
4.制定流程和安排日程。
在策划与设计阶段，需要制定相关表格记录工作内容和时间节点，以下是常用表格：1. 任务分配表格任务名称负责人完成时间备注2. 设计制作进度表格制作内容负责人完成时间备注3. 安排日程表格时间活动地点三、执行阶段执行阶段是在前两个阶段的基础上进行的，包括现场布置、展示与推广等工作。
在这个阶段，我们需要领导团队，安排现场工作，确保展览圆满成功。
具体工作如下：1.现场布置和展示。
2.确保参展商和观众的流畅。
3.现场管理和协调。
4.宣传推广和解读服务。
在执行阶段，我们需要制定相关的现场管理表格和服务记录表格，以下是常用表格：1. 现场运营日志时间工作内容负责人2. 服务记录表服务时间服务内容服务对象负责人四、总结反思总结反思和评估是项目最后一个阶段，也是非常重要的一步。
在这个阶段，我们需要评估项目成果，记录经验教训，为下一个项目做好准备。
具体工作如下：1.评估项目成果和效果。
2.记录项目经验教训。
3.提出改进意见和建议。
4.准备下一个项目。
在总结反思阶段，我们需要进行项目评估和讨论，制定改进措施。
会展年度工作计划
会展年度工作计划一、绪论会展业是现代服务业的重要组成部分，具有举办规模大、效果明显、产业链长等特点。
作为一个综合性服务行业，会展业对于国民经济发展和促进区域经济增长具有重要作用。
本年度工作计划旨在制定会展业发展的目标和策略，明确工作重点，提高绩效和效益。
二、目标及任务1. 深入实施国家会展业发展战略，打造一批有影响力的国际、国内会展品牌。
2. 加强会展基础设施建设，提升会展服务的质量和水平。
3. 拓展国际市场，增加外贸合作项目，加强与国际组织及企业的合作。
4. 组织丰富多样、高水平的会展活动，提升影响力和知名度。
5. 加强人才培养和队伍建设，提高从业人员的综合素质和服务能力。
6. 提高会展业的信息化水平，完善管理系统和服务平台。
7. 加强行业自律和规范，维护会展市场秩序和良好形象。
三、具体措施1. 加大招商引资力度，吸引优质国际展览和会议在我国举办。
- 积极参加国际会展活动，推介我国会展市场和资源。
- 优化招商政策，提供便利条件，吸引海外企业承办展览和会议。
- 加强与国际组织的合作，争取举办国际性大型会议。
2. 加强会展基础设施建设，提升服务水平。
- 完善现有会展场馆设施，优化场馆布局和硬件设备。
- 增加会展场馆的数量，提高展览和会议承办能力。
- 完善会展场馆的周边交通、餐饮、住宿等配套设施。
3. 加强品牌会展活动的组织和推广。
- 打造一批有特色和影响力的品牌展览和会议。
- 增加会展活动的数量和规模，增加展商和参观者的数量。
- 制定相关奖项和评选制度，加大品牌推广力度。
4. 加强人才培养和队伍建设。
- 建立健全人才培养体系，加强从业人员的岗前培训。
- 加大人才引进和培育力度，提高人才储备和队伍素质。
- 鼓励从业人员参加专业培训和学习，提升职业技能。
- 加强行业协会和组织的建设，提供良好的工作环境和发展平台。
5. 提高会展业的信息化水平。
- 开展会展业信息化建设，建立统一的信息管理系统和平台。
- 提供在线展览和会议服务，方便参展商和参观者。
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会展工作计划表篇一：展会工作计划表.doc展会流程及各岗位人员工作计划总监：副总监：随即岗位：全员到位：XXX啦啦队到位：XXX场内：物料：xxxx（各种物料保管、发配、记录、中午订饭）引导：xxxx（介绍产品引导潜在客户详细了解的兴趣）销售：xxxx（冷场时候，陈姿心带跳舞）传单：xxxx 播放：xxxx（视频、音乐）（抽奖环节两次）上午：10：30-11：00 （xxxx）抽奖台词，xxxx 下午：14：30-15：00（xxxx）抽奖台词，xxxx 室内南区：门口两人站位引人，两人接引其余人员分两队满场游走场外楼梯站队 XXXX人传单：xxxx、xxxx（9：00-10：30）享德美美业智慧服务平台篇二：展会计划书展会策划书会展预备阶段的文案第一节会展预备阶段的文案简介一、会展预备阶段的文案的概念：会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。
二、会展预备阶段的文案种类：一般来说，会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。
第二节会展预备阶段的文案写作一、《展会立项策划书》的写作《展会立项策划书》主要包括以下内容：1、办展市场环境分析：包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。
2、提出展会的基本框架：包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
3、展会价格及初步预算方案。
4、展会工作人员分工计划。
5、展会招展计划6、展会招商计划。
7、展会宣传推广计划。
8、展会筹备进度计划。
9、展会服务商安排计划。
10、展会开幕和现场管理计划。
11、展会期间举办的相关活动计划。
12、展会结算计划。
展会立项策划书的写作要求：1．展会名称展览会的名称一般包括三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标识。
如“第93届中国出口商品交易会”，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。
下面分别对这三个内容作一些说明：限定部分：用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。
办的展会一般用“年”来表示。
展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的“大连”。
展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。
如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。
行业标识：用来表明展览题材和展品范围。
如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。
行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。
2、展会地点策划选择展会的举办地点，包括两个方面的内容：一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。
策划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。
策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。
具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。
另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。
3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。
办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。
根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。
主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。
主办单位在法律上拥有展会的所有权。
承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。
协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。
支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。
4、办展时间办展时间是指展会计划在什么时候举办。
办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。
二是指展会的筹展和撤展日期。
三是指展会对观众开放的日期。
展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。
有些展会的展览时间可以很长，但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是5天左右为宜。
5、展品范围展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。
6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。
从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。
办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。
我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。
产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。
7、展会规模展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。
在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。
在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。
展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。
8、展会定位通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。
展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。
9．展会价格和展会初步预算在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。
展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。
在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。
10、人员分工、招展招商和宣传推广计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。
人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。
招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。
招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。
宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。
11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。
它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。
展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。
展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。
与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。
二、《展会项目立项可行性研究报告》的写作《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明，并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。
因此，《展会项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容：1、市场环境分析2、展会项目生命力分析3、展会执行方案分析4、展会项目财务分析5、风险预测6、存在的问题7、改进建议8、努力的方向针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。
三、《参展说明书》的写作（一）《参展说明书》的概念办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的《参展说明书》了。
《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。
编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。
（二）《参展说明书》包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。
（三）《参展说明书》的作用《参展说明书》主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的，它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用，也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响：1、参展说明书对参展商的指引作用。
参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明，参展商在得到参展说明书以后，就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备，如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等；在展会布展现场，参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展，避免布展期间的盲目和违规；在展览期间，参展商可以按该说明书的要求布置展品演示；在撤展期间，参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展；展会结束后，参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。
在参展说明书的指引下，参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。
2、参展说明书对展会现场管理的作用。
参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定，不仅有利于指导各参展商按规定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜，并按手册的规定为参展商提供各种服务。
参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一，它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为规范，有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。
3、参展说明书对观众的作用。
除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展说明书对展会观众也能起一定的作用。
比如，手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明，就对观众参观展会有较大的帮助。
观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆，在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点，可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇．在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。
一般来说，展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。