浪费时间的因素

浪费时间的因素使用相同的时间，不同的人有不同的结果。

在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。

首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。

一、浪费时间的外在因素1、沟通不良浪费时间的因素沟通不良的原因及解决方法浪费时间的原因一个群体，一个团队的士气是否高昂，彼此之间的融洽度是不是良好，一个重要的原因就是沟通，沟通不良是造成浪费时间的原因。

1.不明白事情的重要性上例中那个秘书主动承揽了一些事情，但她不明白事情的重要性，没有去沟通，造成了一些不好的影响。

2.没有时间没有安排时间，让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通，大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。

往往是你做你的，我做我的，彼此之间没有互通信息，甚至也不知道如何去协调。

一个团队沟通不良，这个单位的主管要负完全责任。

3.没有倾听没有学习倾听，每个人的工作都是绝对的重要，你说你的重要，我说我比你的还重要，那到底谁最重要呢？所以不知道事情的重要性，因为没有安排时间来沟通，大家对事情不了解，就是没有所谓的倾听。

要知道，上帝给你两只耳朵，就是要让你多去听听别人的意见。

4.沟通的目的不明确有沟通但不知道沟通的目的是什么，为什么事情而去交流、交换信息，或者说是去协调。

沟通目的不明确也会造成时间浪费。

5.时机不当有时候地点不对，方式不对，人不对，时机不当也很难沟通。

6.沟通的机会不够沟通的机会不够，彼此之间在有些事情上经过日积月累，往往会有一些不良的因素存在，因此要制造便于沟通的机会。

一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的，同时，它也在追求利润最大化，而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的，就是要让这个团队更具生产力和凝聚力，因此把时间安排好，让员工了解沟通的重要性就很重要。

解决的方法沟通的方式有很多，有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通等方式。

训练或者培育一个人沟通的技巧，改善沟通的步骤，关键是如何去沟通，怎样去运用沟通的工具。

不管用电话也好，语言也好，文字也好，应该选择什么方法和步骤，要仔细思考。

1.学习改善沟通的技巧（ 1）学会倾听在沟通不良造成浪费时间的时候，你要学习的是做一位好听众，这对每一个人都很重要。

团队成员中每一个人的工作都是非常重要的，各有各的难度，但是彼此之间应该都有一个共同的目标，就是希望让这个团队、让这个公司更好。

每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别人，做一个好听众。

（ 2）使用恰当的字眼沟通时要使用恰当的字眼。

例如总务部的一个职员，马上要买一件东西，首先得到上级批示，然后去取款。

假设你是一个财务人员，在取款的过程中，可能是程序错了，或者步骤错了，不能取款。

如果你对他说：不行，没有签字就不能取款。

那样就造成了沟通不良。

使用恰当字眼，你就应该学习这样说：我非常理解你的难处，同时我也知道这个事情对你的重要性，我只是做个建议，您不妨再让你的经理签个字，如果没有问题我们马上就拨款。

（ 3）运用非语言式的沟通天下有三大利器，舌尖、笔尖、刀尖。

人们常常都是靠语言，但是除了语言以外还有很多可以沟通的方式，例如你可以用善意的微笑，这也是最好的沟通方式。

2.改善沟通技巧的步骤首先弄清目的。

如果你不清楚自己为什么要传达这个信息，就会表现出一种没有把握的态度而破坏了沟通的进行。

选择适当的渠道。

可以用口语沟通，电话沟通，也可以发一个 E-mail沟通，甚至可以私下喝杯咖啡来沟通。

尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息。

传达信息特别重要的是注意自己的用字措辞，要求对方给予反馈，做个好听众，排除偏见，以开放的心态去跟别人谈话。

【自检】在你的工作中曾发生过沟通不良的情况吗？请分析一下沟通不良的原因，并提出应如何解决。

2、进度失控浪费时间的因素浪费时间的原因进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告。

解决的方法解决的方法就是拟定计划。

什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后向谁汇报等程序问题，要拟定详细的计划。

要求自己所有重要的工作都应该有进度报告，每一天都要控制的进度。

如果你的进度没有完善，或者没有去做进一步的检查，就会造成浪费时间。

3、资料不全浪费时间的因素浪费时间的原因◆不明白事情的重要性。

◆没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。

解决的方法◆认清事情的重要性，排出优先顺序。

◆系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。

所以在拟定计划作决定时，给予成果的反馈，任何资料都要派上用场，还要对资料进行归档和储存二、浪费时间的内在因素1、条理不清浪费时间的因素条理不清的原因及解决方法浪费时间的原因◆不知道事情的重要性◆没有系统◆自我膨胀◆害怕失去控制◆害怕忘东西◆允许外来干扰◆拖拖拉拉、优柔寡断◆没有目标、没有优先次序、没有日计划◆没有授权◆没有过滤解决的方法(1)应明白事情的重要性最好的方法就是写下工作日志，甚至估量寻找文件的时间。

(2)要有系统提高效率的解决方法就是利用整合系统来记录你所希望记住的事情。

(3)不要自我膨胀有些人喜欢让别人感觉他是一个忙碌的人，是一个很重要的人，甚至让别人感觉到没有他不行。

解决的方法就是找出所有档案，放在文件柜里面，书籍可以放在书架上面，有次序地把桌上堆积的档案整理好。

(4)不要害怕失去控制可以利用工作计划表来提供控制。

(5)记住东西适当的记事习惯和利用联络日志来帮助记忆。

(6)不允许外来干扰提高效率的解决方法就是过滤干扰，保留让别人找不到你的时段来完成工作。

(7)干脆利索提高效率的解决方法就是先处理比较棘手的、最优先、最重要的，而且要强迫自己定下一个期限。

还有就是要学习什么事情是紧急又重要的，就要优先的把它完成。

(8)要有计划解决方法是安排好工作计划，而且严格地按照计划行事。

没有计划就是计划失败。

(9)学会授权在时间管理的过程中，授权是一项非常重要的工作。

作为一个主管或者是一个经理人，你永远要学习一件事情，能够授权的工作你尽量要授权出去，你的工作永远是在做最有价值的工作。

(10)要学会过滤解决的方法是让部属过滤一些垃圾邮件，把别人请托之事你可以转交其他人帮忙。

因为每个人都找你，当你把事情揽在身上的时候，就会造成负荷过重，就浪费了你的时间，同时你真正要做的事情就减低了效率，因此千万要注意条理分明。

【自检】有很多原因造成条理不清，在你的生活和工作中，都有哪些因素造成条理不清，你又是怎么解决的呢？检查要点是否存在改进计划●不知道事情的重要性●没有系统●自我膨胀●害怕失去控制●害怕忘东西●允许外来干扰●拖拖拉拉、优柔寡断●没有目标、没有优先次序●没有日计划●没有授权●没有过滤2、无力拒绝浪费时间的因素无力拒绝的原因及解决方法浪费时间的原因有些人很多事情本来不该他做，却又无力拒绝而导致了时间的浪费，其原因有以下几个方面：◆渴望受到别人的赞许或者接纳◆怕会冒犯别人◆对义务的认识错误。

浪费时间的同时，真正的工作又没有做◆不知道如何拒绝，不知道如何表达你的意思，找不到拒绝的借口◆缺乏工作目标与优先顺序◆别人毫不考虑的就假定你会答应◆无法拒绝老板解决的方法(1)不要渴望受到别人的赞许或者接纳认清可能的陷阱，如果没能达到预期结果，你可能因此失去而不是得到尊重，仅而令自己觉得愤怒。

(2)不要怕会冒犯别人对于害怕冒犯别人，它的解决之道是要培养和学习在不冒犯他人情况之下拒绝别人的技巧。

你可以适当地提出合理的拒绝。

对于那种事事强求的解决方法，就有必要培养拒绝别人的能力，别过多要求在短期内做一大堆事情，因为一个人的时间、精力是有限的。

(3)对于义务的认识要正确解决的方法是检讨造成的理由并加以控制。

可以问一下自己：这个事情该我做吗 ?这个事情我会做很好吗？(4)学会如何拒绝，聆听别人的要求解决的方法：◆如果情况适当你就当面拒绝，并提出理由，或者找出一种可以替代的方法。

◆找不到拒绝或者是找不到借口，不要太敏感，有时候没有借口比找个蹩脚的借口强。

◆在答应别人之前你先应该停一下，即暂缓的反应。

(5)制定工作目标或者优先次序假如你是一个做事永远知道轻重缓急，永远知道优先次序的人，相信别人不会来干扰你。

你自己本身对于你该做的事情，如何定出优先次序是很重要的。

你应时时刻刻让自己在做最有价值的事情。

(6)对于别人毫不考虑的就假定你会答应的解决方法你可能因为从不会拒绝别人，而让别人产生这种假设。

解决之道是你可以学习说对不起，或者说很抱歉。

你要学习的是善意的拒绝。

(7)学会拒绝老板这是在很多工作场合经常会碰到的一些事情。

解决方法就是出示双方同意的优先顺序清单来拒绝老板。

如果老板坚持你就默默听从，但要提出你担心自己无法完成工作。

三、个别案例1、电话干扰浪费时间的因素1）处理2）转接3）暂缓4）速办圆滑过滤电话的方法：我现在知道您想说什么？您可否让我翻翻我们的资料！暂缓我想他在什么什么时间可以回您电话！他正在接听电话我看可不可以打断他一下！暗示谈话即将结束。

某先生，在我挂电话之前，我想确定一下。

我们把这个事情都搞清楚了吗？提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗 ?2、不速之客浪费时间的因素1）简要回答2）长话短说3）另外约时间把访客转交给别人经常是访客来找到你，明明不是你的事情，那你可以转交给别人来处理。

如果可能，鼓励部属自己去寻找答案，或寻求找其他的同事帮助。

2.回答问题对于有很多人说我可以打扰你一分钟吗？在你回答有或没有之前，永远要问：什么事？对于不速之客的问题，回答时应注意：（ 1）简明扼要如果你可以回答而不至于打断正从事的工作，千万要扼要地回答，然后双方都可以继续做自己的事情。

有人到你的办公室来，你甚至可以站起来跟他讲话。

如果你坐着，就是给那些不速之客机会。

（ 2）长话短说一个你以为可以很快问完的问题，有时常常会变成一个比较复杂的问题，例如与访客谈了几分钟以后，你发现这个事要多花点时间，你就可以说：◆我原以为这是个简单的问题，但现在看起来问题有点复杂了，对不起，我早该问你花多少时间。

◆我 12点以前要完成老板交给我的任务，把你的事情延期到明天好吗？◆坦率直言，你可以开门见山地说，我真的不想让你扫兴，但是我现在真没空，希望你能够见谅，或者希望你能够谅解。

安排一个时间上限。

日清、日结、日高原则内容：掌握如何沟通。

通过提高时间的使用效率，而提高工作的效率。