(完整word版)信息技术文档管理办法
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保险股份有限公司
信息技术文档管理办法
第一章总则
第一条为规范保险股份有限公司(简称:公司)信息技术部技术文档(简称:技术文档)归档工作,规范产品开发过程项目文档的管理,更好地利用现有的技术文档资源,实现技术文档资源共享,确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管,特制定本办法。
第二条为了更好地进行技术文档管理,信息技术部应指定一名文档管理员,专门规范管理文档的调阅、归档,并实施严格的文档分类控制和登记制度。对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。
第三条技术文档按存储介质分大体可分为电子文档和纸质文档,分别采用不同的管理方式。技术文档按性质分大体可分为:行政管理文档、技术管理文档、商务类文档、项目技术文档、生产系统相关文档、程序文档、数据文档和其它。
第四条文档的保密和安全
根据文档安全管理需要,大致可划分为四个保密级别:
(一)Ⅰ级:具有极高的保密需求,部门指定文档管理员负责。
(二)Ⅱ级:具有比较高的保密需求,部门只允许某个团队或少部分人具
有操作权限。
(三)Ⅲ级:限制性保密需求文档,只允许部门内部操作使用,如因工作
和业务需要,须经过严格地审批程序才能外发的文档。
(四)Ⅳ级:一般保密性文档,正常业务流转文档及一般审批流转文档。
第二章文档的管理要求
第五条技术文档管理总体要求如下:
(一)制度完备。部门应建立健全合适的信息技术文档管理办法,以维护
档案的完整与安全。
(二)科学分类。部门应积极地将科学的管理手段引入档案管理工作。部
门应立足实际,可在文件分类、编号方式等方面进行创新,以提高
工作的效率。
(三)按时移交。部门各成员应定期(每月)主动地将相关技术文档移交
部门文档管理员,同时还应保证移交文档的质量。
(四)控制权限。对于上级主管部门、监管部门以及本部门文件,除绝密
级和规定不准调阅、翻印、复印外,按规定经部门负责人批准后可
以进行调阅、翻印。调阅、翻印或复印机密文件应经部门负责人及
运营总监批准后方可进行调阅、翻印。
(五)专人负责。信息技术部文档将由部门文档管理员负责文档的调阅和
归档工作。在发生调阅过程时,文档管理员负责统一翻印标有密级
的文件,同时记录翻印的机构或部门、日期、份数和印发范围。翻
印的文件将视同正式文件管理。
(六)统一存放。文件将统一按《信息技术文档归档目录结构》(见附件一)
规定的目录结构存放。
第三章电子文档的管理方法
第六条电子文档管理内容按大类分,可以分为部门管理类电子文档、开发类电子文档、运行类电子文档。
(一)部门管理文档:部门各类行政及技术管理文档、项目商务类电子文
档、项目立项期所需电子文档等。
(二)开发电子文档:包括项目开发期所需电子文档和相关过程管理文档;
(三)运行电子文档:项目投产期(上线)所需电子文档、项目运行期电
子文档、系统备份文档、服务器配置文件、数据库配置文档、网络
参数配置文档;
其中,项目商务类电子文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、
保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用
申请单、付款记录表、到货确认书、验货确认书,及其它商务文档;立
项期所需电子文档有需求、立项签报、项目开发计划、财务预算表、业
务可行性分析报告、技术方案,及其它补充文档;项目开发期所需电子
文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、源代码、
系统环境光盘、项目开发进度周报、测试记录及测试报告(单元测试、
业务联测、压力测试)及其它补充文档;项目投产期(上线)所需电子
文档有用户使用手册、技术运维手册(安装手册、投产系统配置文档)、
故障处理及应急方案、技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报,
及其它相关文档;项目运行期文档有故障处理跟踪单、数据权限变更申
请单、系统日常巡检报告,及其它文档。
第七条电子文档保密级别
(一)Ⅰ级:业务系统备份数据、数据库数据文档、网络系统数据备份、
部门管理文档等;
(二)Ⅱ级:需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档和系统
源代码、运维手册、系统更新、故障处理、参数设置等;
(三)Ⅲ级:技术管理制度、内部管理制度等;
(四)Ⅳ级:项目管理文档、开发过程文档等。
第八条电子文档归档存放管理
(一)Ⅰ级安全级别电子文档采用异地备份存放管理。
(二)Ⅱ级及以下安全级别电子文档统一存放在公司文件服务器指定目录
或录入文档管理系统,同时避免重复归档和归档遗漏,并进行定期
备份。
第九条电子文档查阅管理
(一)Ⅰ级安全级别根据严格地审批流程才可查阅;
(二)Ⅱ级安全级别要登陆到相关域,由相应负责人员授权才可查阅;
(三)Ⅲ级及以下安全级别必须登陆到公司内网才可查阅。如因工作和业
务原因需要借阅,需填写《信息技术文档借阅单》(见附件四)。第十条电子文档修改和撤销
(一)Ⅰ级安全级别修改和撤销必须根据严格地审批流程才可进行操作,
并履行严格的登记制度。不允许非负责人修改、撤销。
(二)Ⅱ级及以下安全级别电子文档的修改和撤销要严格按照资料管理员
要求,由相应负责人员授权或登记才可修改和撤销。
(三)电子文档的权限管理分配
第三章纸质文档的管理方法
第十一条纸质文档管理内容按大类分,可以分为部门管理类纸质文档、开发类纸质文档、运行类纸质文档。
(一)部门管理类纸质文档:部门各类行政及技术管理文档、项目立项期
所需纸质文档、项目商务类纸质文档等。
(二)开发类纸质文档:包括项目开发期所需纸质文档等;
(三)运行类纸质文档:项目投产期(上线)所需纸质文档、项目运行期
所需纸质文档等;
其中,项目商务类纸质文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、
保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用
申请单、到货确认书、验货确认书,及其它商务文档;立项期所需纸质
文档有立项签报(包含项目开发计划、财务预算表、业务可行性分析报
告、技术方案),及其它补充文档;项目开发期所需纸质文档有测试报
告(单元测试、业务联测、压力测试)及其它补充文档;项目投产期(上
线)所需纸质文档有技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报,及
其它相关文档;项目运行期纸质文档有故障处理跟踪单、数据权限变更
申请单、系统日常巡检报告,及其它相关文档。
第十二条纸质文档保密级别
(一)Ⅰ级:各种项目商务类文档、各类软件授权许可、各类签报、部门
联系单等;