公文基础知识

一、公文常识1、公文的处理具体包括：公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。

2、公文的特点：鲜明的政治性、由法定作者制成并发布、具有法定的权威性和行政约束力、严格的时效性、特定的体式。

3、公文的功能：规范和准绳、领导和指导、宣传和教育、联系和关照、依据和凭证。

4、公文的种类：①、按行文关系和行文方向分：上行文、平行文、下行文。

②、按内容的处理要求分：参阅件、承办件。

③、按其紧急程度分：特急公文、急办公文、常规公文。

④、按其秘密程度分：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文。

⑤、按其职能分：法规性公文、指挥性公文、知照性公文、实录性公文。

⑥、按其来源分：收进公文、外发公文、内部公文。

二、写作技巧1、主题：即中心思想，公文的主题主要来源于实际工作的需要。

①、主题的要求：正确（经得起实践的检验，不反党和国家的政策和法规，不过激、不把话说绝）、集中（一文一事）、鲜明、深刻、新颖。

②、主题的表现：直接阐述、舍车保帅、形成主题句、标题点名。

2、材料：包括素材和题材①、材料的种类：经验材料、调查材料、文献材料。

②、材料的来源：直接经验、间接经验。

③、选材的标准：合题、真实、准确、充分、新颖、典型。

3、结构：角度与线索（单线和多线）、层次与段落、开头与结尾（平实型结尾和艺术型结尾）、过度与照应、主次与详略。

⊙结构安排原则：服从于表现与突出主题的需要，正确反映客观事物的发展规律和内在联系，服从文体的需要。

4、表达：叙述、议论、描写、说明①、叙述（最基本，最常见的表达方式）：顺序、倒叙、插叙、分叙。

②、议论：例证法、喻证法、引证法、对比法、类比法、归谬法。

⊙议论的三要素：论点（核心）、论据、论证（分为立论和驳论）。

③、描写：人物描写、环境描写；细描、白描；正面描写、侧面描写。

④、概说、界说（下定义）、解说。

5、语言（是文章的第一要素）：准确得体、通顺流畅、简洁明快、生动有力。

6、常见文体：记叙文、议论文、说明文。

7、写作要求：撰写目的明确、符合政策法规、坚持实事求是、讲究行文结构、合乎公文范围、语言简洁精当、制作准确无误、注意公文时效、制成材料耐久。

⊙开头结构：引据式、目的式、综合式；主体结构：并列式、连贯式、递进式。

⊙公文语言的基本要求：准确、庄重、简洁。

⊙公文语言的基本特点：准确、庄重、简洁、严谨、平实、规范。

8、行文规则：①、行文关系：隶属、指导、平等、不相隶属关系。

②、行文方向：上、平、下行文。

③、行文方式：逐级、越级、多级、直接行文。

⊙行文规则的具体要求：①、根据收发文机关间的关系行文（Ⅰ、领导与被领导，统一组织中的上下级；Ⅱ、指导与被指导，同一专业系统中的上下级；Ⅲ、平行，同一系统中的同级；Ⅳ、不相隶属）。

②、通常不越级行文（可越级行文，Ⅰ、情况紧急，若逐级行文会延误时机造成重大损失；Ⅱ、多次向直接上级请示而未得到解决；Ⅲ、上级交办，且指定越级上报的具体事项；Ⅳ、某些具体事项需要越过某些机关直接询问或答复，需要控告、举报直接上级的），越级行文应抄送给越过机关。

③、分清主送机关和抄送机关——“一个主送机关”原则。

（对上级的公文不要抄送下级，对下级的重要公文一定要抄送直接上级；上级向受双重领导的机关行文须抄送其另一领导机关；抄送公文不可二次抄送；有关抄送，无关不抄送）。

④、党政要分开行文——行政机关不能向当机关发指示、交任务，也不能请求批准、请示和汇报工作；反之亦然。

⑤、同级机关可以联合行文。

⑥、明确发文权限，全面、重要、方针政策性问题，机关发文；既定方针政策、主管职权范围的日常业务问题，部门行文。

⑦、有关问题协商一致后方可行文。

⑧、严格控制发文数量，简化行文手续。

“只送机关不送个人”。

10、公文的特点：权威性、严肃性、政策性、实用性。

11、公文专业词：①、开端用语，根据、查（据了解、据核实）、奉、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于、为了（为）、关于、依照（尊照）。

②、称谓用语，本、我，你、贵，该。

③、经办用语，经、业经、现经、兹经。

④、引述用语，前接（近接、现接）、悉。

⑤、征询期复，请批示、请指示、请批复。

⑥、期请用语，即请查照、希即遵照、希（务希）、你请、希于（希将、希能）、至希、尚希、勿误、如蒙。

⑦、表态用语，照办、同意、不同意、可行、不可行、不可。

⑧、综述过渡，为此、对此、据此、鉴于以上情况。

⑨、结尾用语，为要、为盼、特此通知（通报、函复、函达）。

12、修辞的运用：①、词语，雅语、敬语、强调语。

②、句子，提前、重后、省略、简缩。

③、章法，分条、提要、引据。

13、公文写作的四个阶段：准备、构思、撰拟和审核修改。

①、准备阶段，明确行文目的和要求、学习相关政策、调研和收集材料。

②、构思阶段，确定主题、选择材料、布置正文结构（Ⅰ、开头，引据式、缘由式、表态式、目的式、概述式、点题式、转发式；Ⅱ、主体——紧扣主题、层次清晰，纵向式、横向式、综合式；Ⅲ、结尾，请求式、意见式、补充式、总结式、希望号召式。

）、选择文种、选择表达方式。

③、撰拟阶段，拟写提纲、格式安排、撰写正文。

④、审核修改，自我检查（查观点、查材料、查结构、查逻辑、查分寸、查文字和格式）、修改、审核。

三、公文处理：包括公文的拟定、办理、传递、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1、基本任务：及时、准确、有效的拟制、办理、传递、管理处置公文，为正常的公务活动服务。

①、发文办理：拟稿、审核、签发、复核、善印、用印、登记、分发等。

②、传递方式：电信、普通邮政、机要通信、普通直投、机要交通、文件交换站投递。

③、收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。

④、处置办毕公文：立卷归档、清退、销毁或暂存。

管理公文：专职文秘人员统一管理。

2、基本地位：联系党政各机关的纽带、机关实现职能的必要条件、保守党和国家机密的重要环节、是档案工作的前提。

3、基本原则：执行法规、实事求是、集中统一、党政分开、优质、时效、保密、简化原则。

4、收文处理：①、收进阶段：签收、登记（簿式登记、卡式登记）、启封、分发、摘编（文摘、提要、综述、数据资料汇编）。

②、阅办阶段：审核、拟办、批办、承办（传达、专案、答复承办）、注办（标注初步办理意见）、组织传阅（传阅路线，先办理者，后知照者，先主管，后他人，避免“横传”；分“既阅且办”和“只阅不办”两类；多种传阅方式；每位传阅者都要登记；对阅读情况和结果及时检查）、催办（催办形式，内、外催办；催办方法，发催办单、发函催办、派人催办）、查办（立案、交办、核查、反馈、落实、结办、消办）。

5、发文处理：①、制文阶段：拟稿、会商（跑会、函会）、审核、签发。

②、制发阶段：编号、注发、审核、善印（领导已签署，按一定格式制成对外发出的格式）、校对（不要有大片空页，空页须注“此页无正文”）、用印或签署、登记分装、发出。

6、办毕公文的处理：①、清退：Ⅰ、范围，绝密公文、有重大错误的公文、被明令撤销的公文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本人审阅的领导讲话稿、其它发文机关明令清退的公文；Ⅱ、清退手续，成批清退要附一式两份《公文清退报告表》，不定期单份清退要向对方所要收据；Ⅲ、方法，需要清退的公文要单独保管，不私自摘录和复制；严格按保密规定清退。

②、销毁：Ⅰ、范围，无保存价值的公文、无需暂存的重复公文、上级授权指定销毁的公文、特殊情况下不销毁会造成泄密或重大损失的公文、一般性公文的草稿；Ⅱ、方法，焚毁、粉碎、清洗消磁；Ⅲ、步骤，收集、鉴定清点（需要登记）、审批签字、押运销毁（大批文件和机密文件的销毁需两名以上人员到指定纸厂；不得私自销毁）、存档备查。

③、暂存公文的保管：专人负责；合理排列和编号并简单编目；密件与非密件分别管理；未经批准，任何人不得私留公文；经常整理暂存公文，及时删除或归档。

④、立案归档：Ⅰ、范围是所有有价值的公文；Ⅱ、方法，按内容、作者、时间、文种、地区、收发机关特征进行立卷；Ⅲ、程序编制立卷类目、平时归卷、年终归卷、按期归卷。

【其它备注】附：表一备注特点结构要求决定指挥性公文，强制力和约束力仅次于命令。

领导指挥性、法规性。

Ⅰ、日期，可置于正文之后，也可用括号注于标题下，有时还需说明由什么会何时通过的。

Ⅱ、正文的结构内容和形式：决定依据、决定事项、决定要求，篇段合一、分条列项、列标题式、分块式。

篇幅简短、基本用叙述语言（常带命令口气，说人叙事用论说语言）、很多习惯用语（会议听取、决定、要求）通知使用频率最高，占行政机关收发公文总数一半以上。

有“公文轻骑兵”之称。

应用广泛，使用频率高；行文方向不严格，通常为下行文；较强的时效性；一文一事。

按其功能和用途分为：指示性、经转性、知照性、安排部署性通知。

Ⅰ、标题，可在标题文字中冠以“重要”、“紧急”，“补充”，“转发”、“批转”。

Ⅱ、几个受文对象之间用顿号隔开。

Ⅲ、正文包括通知原由、通知事项、事项分析和执行要求（指示性通知没有事项分析；经转性通知一般内容较少，主要包括转发态度和执行要求；知照性通知只有通知原由和事项；会议通知则须列明会议时间、地点、参加人、会议名称等）。

Ⅳ、落款一般置于文后，正式文件的通知也可置于标题下，标题中已注明发文机关的可省略落款。

Ⅰ、让受众“知”；Ⅱ、指示性通知以上级精神为依据，对事项办理方法和措施要明确，语气要肯定；周转性通知不能在正文后标注“附件说明”；被转发或转批的公文不能加书名号；通知文尾不能放在正文与附件之间；被转文件的文头文尾都要删除，只在标题下括注机关名称和成文日期；标题可省略原标题之“关于”，也可另摘重点为标题；对转发文件不要随便发表批判性意见，对转批文件可以提出任何意见；用语精确，特别是在转发态度和执行要求方面；Ⅲ、知照性通知要求客观告知；Ⅳ、会议通知对于相关事项要准确、具体、全面、清晰，必须在会前到达。

通报属于知照性公文。

典型性、时效性、教育性、说理性。

正文内容主要为，主要事实、分析评论、决定于要求。

按内容分为：表彰性通报、批评性通报和情况通报。

典型材料；材料真实可靠；实事求是；内容的时效性；错误事实的描写不要过于细节化，以免一起消极影响。

批复属于指挥性公文，下行文。

法定权威性和执行性、制发被动性、较强针对性、及时性。

Ⅰ、标题可冠以批复的态度；Ⅱ、正文包括批复引语、批复意见、批复尾语，有时还包括希望和要求；Ⅲ、落款和成文日期标于文尾。

批复意见符合有关方针和法规，批复明确具体具有可行性；及时批复；态度明确，不回避问题；若内容涉及其它有关部门，要协商一致后批复。

通告属于法规性公文。

兼具知照性和法规性、应用广泛性、公开性、专业性、知照性。

正文包括通告依据、通告事实和通告结尾；落款置于文后，标题标明发文机关的，落款可以省略。

（专业性：常常针对某一特定领域）不仅要合法，还对相关政策加以交代；表达明确周密；维护通告严肃性，一些可以用启示的事项，避免用通告；允许专业术语，但不要太多。