时间管理培训PPT

代表实际完成时间
代表关键控制点
制定计划的方法之三：负荷图
负荷图：在甘特图的基础上加上负责人、实施人、协助人的名称，优点是便于统筹安排和控制。 时间（可以是年度、季度、月份、日期、小时等时间段） 事件名称 1 2 3 4
实际人员 计划人员 实际人员
5
6 7 8 9
计划人员
说明：
代表计划时间
代表实际完成时间
人
要 素 人 机 料 法 环 影响事项
法
影响力评 价
备 注
竞争对手5纬度分析 正在做什么?
1、自身 2、供应商 3、竞 争对手…… 1、硬件因素 2、软件因素 ……
为什么那样做?
没有做什么? 做得好的是什么? 做得不好的是什
PERT网络分析
D
6
4 5
I
3
开始
10
A
6
B
14
C
3
3
1
因为人，时间具有了价值； 因为有了时间，所以人拥有了创造价值的机会。
2
时间
75 年 = 27,375 天 (1/3 睡觉) 18,250 天 20-60=40年 = 14,600 天 (-1/3 睡觉) 9,733天 (-1/3 假期) 6,488 天 (1/3 工作时间) 2,162 天=5.93年
紧迫的事 不紧迫的事
重要的事
Байду номын сангаас
急 轻
重 缓
18
不重要的事
陷阱三：事必躬亲
• 韩非子
★ 下君，尽己之能 ★ 中君，尽人之力 ★ 上君，尽人之智
• 为何事必躬亲
★ 不信任、不放心 ★ 要求标准过高 ★ 怕麻烦
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陷阱四：有求必应
• 受人尊敬重要，还是受人欢迎重要 • 不好意思拒绝请托的原因
★ ★ ★ ★
1
2
3
每日待办清单
序号 工作内容 起止时间 相关人员 重要程度 预期结果
1 2 3 4
5
6 7 8
制定计划的方法之一：关键日期表
关键日期表—— 这是最简单的一种进度计划表，它只列出一些关键活动和进行的日期。
事件序号及名称 计划开始时间 计划结束时间 负责人 实施人 协助人 所需资源 所需资源
1 2 3 4 „„ 实施分析： 未完成原因： 应急措施： 奖惩方式：
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什么是计划
• 计划是全部管理职能中最基本的一项。 • 计划是对未来行动的事先安排，根据工作的需要以及组织的自身能 力，确定出组织在一定时期内的奋斗目标；通过计划的编制、执行 和检查，协调和合理安排组织中各方面的经营和管理活动，有效地 利用组织的人力、物力和财力等资源，取得最佳的经济效益。 • 计划的内容： 做什么（What to do it）? 为什么做（Why to do it）? 何时去做（When to do it）? 何地做（Where to do it）? 谁去做（Who to do it）？ 怎样做（How to do it）? • 计划的性质： 目的性、首位性、普遍性、效率性、创造性、时限性。
制定计划的方法之二：甘特图
甘特图：也叫做线条图或横道图，如下图所示。它是以纵线表示活动，横线来表示每项活动的起 止时间。甘特图的优点是简单、明了、直观，易于编制，因此到目前是计划管理的常用工具。 时间（可以是年度、季度、月份、日期、小时等时间段） 事件名称 1 2 3 4 5 6 7 8
9
说明：
代表计划时间
3
这个课程带给大家最 重要的讯息是„„„...
• 不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休
明白自己问题所在, 你需要作出怎样的决定, 及 你可以做些什么和要做些什麽
4
课程目标
• • • • 认识时间障碍 分析如何运用时间 掌握计划与控制的办法 提高工作效率
5
时间管理不是什么？
• 得不到一个好的目标
• 目标得不到认可
• 目标变来变去
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设定目标的步骤
确定目标完成的日期 必须的合作对象和外部资源
列出实现目标所需要的技能和知识
列出可能遇到的问题，找出相应的办法
检验目标是否与上司的目标一致
制订出符合SMART原则的目标
正确理解公司整体的目标
24
25
耗用时间
不好
P
好
D
C
A
耗用时间
39
提高效能
• • • • 了解自己每天工作时段的特性，善用之 以PDCA分布周一到周五的工作性质 精于安排时间，使时间的浪费减少到最低限度 限定自己的工作范围，对任何值得做的事或非常重要的事，都会拼命去做好。
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代表关键控制点
制定计划的方法之四：5M因素法（鱼骨图）
料 环 机
问 题
“人”：指的是造成问题产生人为的因素有哪些； “机”：通俗一点就象战斗的武器，通指软、硬件条件 对于事件的影响；
“料”：就如武器所用的子弹，指基础的准备以及物料；
“法”：与事件相关的方式与方法问题是否正确有效； “环”：指的是内外部环境因素的影响。
• 时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一般的多 • 所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己 的时间
6
时间管理是什么？
• 时间管理就是自我管理 • 自我管理即是改变习惯，以令自己更富绩效，更富效能
--把事情很快做完，叫做效率 --把事情很快又很对地做完，叫做效能
接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴的好人 不知如何拒绝他人之请托
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时间管理的原则
• 目标原则
• 计划原则 • 效能原则
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设定目标smart原则
具体性 可衡量性 可实现性 合理性 限时性
$
GreatTrend 22
目标管理中的苦恼
• 权威受到挑战 • 讨价还价，没完没了
• 费时间
的整件事或难以告一段落的事。
• 先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事， 然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所
拜托的事。
• 先做已发生的事，后做未发生的事。
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正确的行事优先顺序
紧迫的事 重要的事 不紧迫的事
急 轻
A B C D
重 缓
14
不重要的事
陷阱一：时间的配置不对
间才能做好的事。
• 先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事。 • 先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。
• 先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。
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次序的决定
• 先做别人的事，然后再做自己的事。
• 先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。
• 先做有趣的事，然后再做枯燥的事。 • 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成
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不合理的时间配置
1 2
5% 45% 处理危机
4 3
15%
35%
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明智的时间配置
1
1、重要的事情着重在 plan plan着重在do do着重在check check着重在action 2、重要的事情要逐渐 交给信任的部属，这叫 灌能
2
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陷阱二：拖延
• 除了第四项以外，其它的做起来都不太愉快 • 不急的事情一拖延后往往变成紧急的事情
E
5
G
5
5
H
3
J
1
K
F
工作计划检查表（周）
工作内容 计划工作内容 1 2 3 4 计划完成时间 预期效果 责任人 计划检查 是否完成 情况说明
5
备注：
评估
• • • • • • • 上周我计划完成的工作有哪些？ 这些工作中有哪些已确实完成？ 我自己满意吗？ 什么原因使我无法完全达成？ 下周我该如何避免重蹈覆辙？ 上周中，促使我全力以赴的动机为何？ 下周中，如何保持全力以赴的精神？
• 时间管理就是明确的目标、事前的规划或长期的计划
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要懂得管理自己 首先要认识自己
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我们有这些好习惯吗?
自我管理=好习惯=效能
• • • • • • • • • • • 事先要有安排 排定优先顺序 临事要集中精神 沟通要彻底 避免杂乱无章 不苛求尽善尽美 不要怕说“不” 不要拖延 要能当机立断 善用零碎时间 养成“过手一次”的处理原则.
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任务树图
次要 任务
次要 任务 主要 任务
目 标
工作项目
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任务管理
• • • • • • 分解工作任务 分析依赖关系 估计责任、资源、技能等 制定项目进度 成本预算（时间、人力） 任务实施
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待办清单
• 项目待办清单 • 每日待办清单
30
项目待办清单
序号 工作内容 工作步骤 预期结果 关键点 起止 时间 相关 部门 责任人
9
四代时间管理
• • • • 第一代：以备忘录为中心 第二代：有规划和准备 第三代：以自我效能为中心 第四代：追求多方面的平衡
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时间管理的架构
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次序的决定
• 先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。
• 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。
• 先做容易做的事，然后再做难做的事。 • 先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时