会议流程
会议流程及详细步骤模板

会议流程及详细步骤模板1.会前准备1.1确定会议时间和地点1.2发送邀请函和会议议程1.3确保会议所需设备和材料齐备1.4安排会议主持人和记要人员2.会议开场2.1主持人致开场词2.2确认与会人员及出席率2.3确认议程,是否有调整2.4介绍会议议程和规则3.呈报部分3.1不同工作部门的代表呈报工作进展情况3.2按照预定议程轮流进行呈报3.3主持人引导讨论和提问环节4.讨论与决策4.1主持人引导与会人员展开讨论4.2提出问题并寻求解决方案4.3对重大决策进行投票表决5.项目分配5.1审议项目计划和任务分解5.2确定项目执行人员和责任分工5.3确定项目实施时间表6.会议总结6.1主持人总结会议内容和决策结果6.2发布会议纪要和行动计划6.3会议参与者提出会后反馈意见7.会后跟进7.1跟进会议纪要和行动计划执行情况7.2处理会议中提出的问题和建议7.3确定下次会议时间和议程上述会议流程及详细步骤模板,是一个典型的会议进行过程,不同的会议可能会有不同的变化和补充,但大致来说,一个高效的会议都会包括会前准备、会议开场、呈报部分、讨论与决策、项目分配、会议总结、会后跟进等环节。
下面将对每个环节进行详细的讲解。
1.会前准备会前准备是一个会议进行顺利的重要保障,它包括确定会议时间和地点、发送邀请函和会议议程、确保会议所需设备和材料齐备、安排会议主持人和记要人员等几个方面。
确定会议时间和地点是一个基础性的准备工作,需要考虑到与会人员的时间安排和交通情况,以确保他们能够准时到达会场。
会议地点的选择也需要考虑到场地大小和设备配备是否满足会议需求。
发送邀请函和会议议程是在确定会议时间和地点之后,向与会人员发出邀请,并附上会议议程,以让与会人员提前了解会议的内容和安排。
在发送邀请函和会议议程之后,要留意收到对方的确认回复,以统计出席率。
确保会议所需设备和材料齐备是另一个重要的准备工作,包括会议室的投影仪、音响设备、白板和笔等设备,以及与会材料、文件夹、笔和纸等材料。
会议流程及注意事项

会议流程及注意事项一、会议流程会议是企业管理中不可或缺的一部分,通过会议可以提高各部门之间的协作和沟通效率,促进团队目标的实现。
下面是一般的会议流程:1.准备阶段-选择会议的召开时间和地点,确定主题和议程;-邀请参会人员,发送会议通知,并提前告知议程;-准备会议所需的材料和设备;-确保会议场地的布置和清洁。
2.开幕式-主持人宣布会议开始,致欢迎辞;-介绍与会人员和嘉宾;-说明会议目的及议程。
3.主题演讲/报告-主讲人根据议程进行主题演讲或报告,通常包括目标、方法、结果等。
4.讨论环节-参会人员针对主题展开讨论,提出问题、意见和建议;-主持人控制发言顺序和时间,确保公平和高效。
5.辩论/决策-如有必要,进行意见的对抗和辩论;-最终通过投票或共识来做决策。
6.分工和责任-确定分工和责任,明确下一步行动计划;-鼓励参会人员在会后主动行动。
7.总结和闭幕-主持人总结会议内容和成果;-致谢,宣布会议结束。
二、注意事项1.提前准备-确定会议目的和议程,准备必要的材料;-提前通知参会人员并提供相关资料,确保大家有时间准备。
2.召开高效会议-控制会议时间,避免过长过于琐碎;-不要在会上罗嗦,重复已经讨论过的内容;-确保会议的质量,提出具体、明确和可行的方案。
3.尊重参会人员-保持礼貌和耐心,尊重每个与会人员并充分听取他们的意见;-鼓励积极参与和发言,充分发挥每个人的专长。
4.有效控制会议进程-主持人要掌握好会议的时间和进度,确保会议顺利进行;-针对重要议题,有计划地进行讨论,避免陷入无意义的争论。
5.注意沟通和表达-使用简洁明了的语言,避免术语过多或太专业化;-鼓励参会人员提问,确保大家理解并清楚下一步的行动计划。
6.重视纪要-记录会议内容和决策,并及时发送纪要给与会人员;-确保纪要清晰明了,包含重要问题的记录和具体行动计划。
7.团队合作-提倡团队合作和共识,避免个人情绪和偏见影响会议氛围;-鼓励分享和合作,以达到会议的最终目标。
会议组织流程及注意事项

会议组织注意事项会议组织流程图一、会议筹备(一)、会议资料准备1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好,注意区分参会人员的角色(如分成会议主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色分别准备2、会议资料较多时,需要按照会议议程将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。
3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时,应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位,方便参会人员领取。
4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等,应当与会议资料一同准备好,置于资料文件袋中一并发放给参会人员.(二)、会议通知会议通知分为头通知和书面通知,其中头通知只适用于参会人员较少的非正式会议,书面会议通知需注意以下几点1、电话通知:做好电话接电话的时间、对方姓氏记录,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。
2、正式的书面会议通知应包含:简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。
3、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员,如OA系统、电子邮箱、网站公布等,如有必要可另行电话通知参会人员。
(三)、会议议程安排1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程,将会议分为几项内容,如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。
会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好,一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。
2、安排会议议程时应考虑到会议时间,尽量将会议时段安排在正常工作时段内,如9: -11:或者15:17:,如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。
(四)、会场布置1、应考虑会议的性质及与会人数的多少。
例如在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。
在解决问题的会议里,假如人数不多,则是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。
再如在培训会议里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。
会议流程详细范文

会议流程详细范文一、会议前阶段:1.确定会议目的:明确会议的目的,例如讨论问题、做决策、展示成果等。
2.确定会议主题:确定讨论或决策的具体主题,明确会议的重点和方向。
3.确定会议时间和地点:根据参会人员的时间和地点情况,确定一个适合的时间和地点。
4.确定参会人员:确定必须参加会议的人员,并发送会议邀请函通知他们参会。
5.发送会议通知:将会议目的、主题、时间、地点等信息写入会议通知中,发送给参会人员。
6.准备会议材料:根据会议主题和目的,准备需要的会议材料,如报告、议程、统计数据等。
二、会议开始阶段:1.主持人开场发言:会议开始时,主持人对会议目的和主题进行简单介绍,并宣布会议的议程安排。
2.确认与修正议程:参会人员对会议议程进行确认,如有需要,可以修正议程或增删议程内容。
3.确认与修正会议纪要:参会人员对上一次会议的纪要进行确认,如有需要,可以修正或补充会议纪要。
4.报告与汇报:与会人员依次进行报告和汇报,根据会议主题,进行相关专题报告或项目进展汇报。
5.讨论与互动:与会人员根据报告和汇报内容进行讨论和互动,提出问题、分享意见和经验等。
6.问题解决:针对讨论过程中提出的问题,与会人员共同寻找解决方案,并达成一致意见。
7.重要事项决策:根据会议主题和目的,对重要事项进行投票或达成决策,确保会议的实效性和决策的合理性。
三、会议结束阶段:1.总结与归纳:主持人对会议讨论和决策的结果进行总结和归纳,向与会人员进行汇报和确认。
2.确定下一步行动计划:根据会议讨论和决策的结果,确定下一步的行动计划,并将责任人和时间节点明确。
3.撰写会议纪要:将会议的内容、讨论结果和决策等重要信息整理成会议纪要,供与会人员查阅和参考。
4.感谢与关闭:主持人对与会人员的参与和贡献表示感谢,并宣布会议的结束,正式关闭会议。
四、会议后阶段:1.会后跟进:根据会议的决策和行动计划,相关人员进行会后的跟进和实施,确保会议的成果得到落实。
会议主要内容及流程

会议主要内容及流程会议主要内容和流程通常包含以下几个关键环节:1. 会前准备阶段:1)确定会议目标与议题:明确会议要解决的问题、讨论的主题或达成的目标。
2)制定会议议程:详细规划每个议题的讨论顺序,包括主题介绍、讨论时间、报告人等信息。
3)发送通知与邀请函:提前向参会人员发送会议通知,包含会议的时间、地点、议程安排及所需准备材料等内容。
4)准备相关文件与资料:整理并分发给参会者需要阅读或参考的文档、报告或数据。
5)确认出席名单与设备调试:确保所有重要人员能按时参加,并检查会议室设备如投影、音响、网络等是否正常运作。
2. 会议开始阶段:1)会议签到:参会人员到场后进行签到,确认实际到会人数。
2)主持人开场致辞:简述会议背景、目的以及预期成果,强调会议纪律。
3)审议议程:按照预定议程逐一进行各项内容,可以包括:a. 工作汇报b. 讨论分析c. 决策投票d. 新政策或计划发布e. 专家讲座或培训3. 会议核心内容:1)各个议题的详细介绍与讨论:由相关人员就议题进行陈述,其他与会者提问或发表意见。
2)数据展示与案例分析:如果必要,可能会有图表、PPT演示或其他形式的数据呈现。
3)行动方案制定:针对讨论结果形成具体的工作任务和行动计划。
4. 会议结束阶段:1)总结发言与决议记录:主持人总结会议要点,对重要决策和行动计划做最后的确认,并要求秘书或指定人员记录会议纪要。
2)下一步工作部署:明确分配任务,设定完成期限,确保后续工作的执行。
3)会议结束:宣布会议结束时间,并感谢所有与会者的参与。
5. 会后跟进:1)分发会议纪要:将会议的主要内容、决定事项、行动方案等以书面形式记录下来,并发送给所有与会者和相关部门。
2)跟踪落实:根据会议决议跟踪任务执行情况,确保各项目标的实现。
以上是一个典型会议的主要内容及流程,具体细节应根据会议性质、规模和目的灵活调整。
最全会议流程安排7篇

最全会议流程安排7篇年会活动策划背景:每到一年快结束的时候,各个公司都会以"年会晚会 "的形式来组织各种活动、一方面:在这个"企业盛会"中,公司领导与领导、员工与员工、领导与员工零距离接触,与会者欢聚一堂,这不仅可以消除以往工作中的矛盾,还可以增进人与人之间的交流,实现企业内部的团结,增加企业凝聚力、再一方面:在这个"家庭盛会"中,公司借以来总结回顾上一年度各项工作,对下一年作出安排和部署,并表彰年度各项先进,迎接新的一年,促进公司的。
企业文化建设,表达对员工的问候和爱戴、年会活动主题:总结表彰上一年、战略部署下一年年会活动目的:振奋精神、统一目标、加强团结、再创辉煌年会活动安排:(一)企业全体大会议程安排12:30 :全体参会员工提前到达指定会堂,按指定排座就座,等候员工大会开始、(会堂播放入场背景音乐)13:00—13:10 :大会进行第一项、音乐停,鞭炮响(背景鞭炮声)、主持人宣布员工大会开始,向参会的全体员工介绍出席大会的公司主要领导同志,并鼓掌欢迎;(员工欢迎礼毕)请总经理致《开幕辞》、13:11 :大会进行第二项、各主要负责人分别作年终述职报告;(每个公司都不同,这个时间具体把握)16:40—16:50 :大会进行第三项、请总经理宣读公司《上一年度关于表彰工作先进集体和个人的决定》、16:50—17:00 :主持人请获得工作先进个人荣誉的优秀员工上台领奖,同时请总经理为其颁发荣誉证书及奖金红包,先进个人与总经理合影留念,主持人鼓掌祝贺、主持人请先进个人的代表在现场发表简短获奖感言、(摄影师拍照)(会堂播放颁奖背景音乐)17:00—17:10 :主持人请获得工作先进集体荣誉的相关负责人上台领奖,同时请总经理为其颁发荣誉奖牌或奖杯,先进集体领奖人与总经理合影留念,主持人领掌祝贺、主持人请先进集体负责领奖的代表发表简短获奖感言、(摄影师拍照)(会堂播放颁奖背景音乐)17:10—17:20 :主持人提醒出席员工大会的主要领导同志及获得先进个人荣誉的优秀员工上台,合影留念、(摄影师拍照)17:20—17:30 :主持人对本次员工大会做简要总结、宣布员工大会闭幕、(会堂播放离席背景音乐)(二)年会宴会相关安排18: 30之前:员工到达指定场所、所有酒水、凉菜等等都准备就绪、18: 55之前:总经理到主席台向大家纸《祝酒词》19: 00之前:主持人宣布晚宴开始,并第一共同举杯庆贺新年快乐,祝愿公司明天更美好、19: 00—22: 30:与会者共同用餐、活动(三)年会活动相关安排条件:所有人都要参与,不得推延,每一个人都要表演(哪怕你是上台说说话)、1、全体表演节目:演唱(明天会更好)2、公司领导人(多个人也可以)表演节目,这个不能推掉,就算是说上几句话、唱一首歌等等都可以、3、相关部门经理(多个人也可以)表演节目、4、部门全体表演节目、5、员工自由安排表演节目、(四)年会签到许愿安排条件:每一个公司人员进来都要签到,并且写下愿望,挂在许愿墙上,最后整理做许愿册(五)年会游戏相关安排不管是新老员工,在一开始的宴会中都不会很快融入在一起,那么游戏这个环节就可以促使大家融入在一起,更是穿针引线的使大家喝的更尽兴,打破僵局,促使酒会晚会更加畅快、、一:大型团队游戏活动:团拜年人数:无限制用具:酒酒杯方法:大家相互之间进酒,拜年,祝福在新的一年二:成语对接参与人数:全体道具:无方法:以生肖为话题,成语对接,第一个人说一个成语,第二个人以第一个人的成语最后一字为开头对接成语,以此类推,没有对出的罚:节目、喝酒三:活跃气氛、搞笑成语接龙:这个游戏的名字只是用来迷惑大家,而并不是真的要接龙、选出几位年轻人上台,让让大家先在纸上写出5个成语,因为游戏题目叫成语接龙,所以大家会考虑的是成语如何接龙,最后一个字该容易还是简单、等大家都写好之后,让大家都把自己的成语向台下观众读一遍、然后让每个人在5个成语前加上"我初恋时、我结婚时、我洞房花烛夜时、我结婚后、我的婚外恋",这样连起来就变成"我初恋时(第一个成语)、我结婚时(第二个成语)、我洞房花烛夜时(第三个成语)、我结婚后(第四个成语)、我的婚外恋(第五个成语)"、有时效果会意想不到的搞笑、我洞房花烛夜时七上八下、四:喝啤酒比赛参与人数:若干工具:酒、奶瓶亮点在容器,用婴儿的奶瓶当酒具~~ 叫一棒大男人上台喝啤酒,规定时间内谁喝得多水胜出嘿嘿,最后的结果就是,男boss们嘴巴子很痛,哈哈五:30、熊来了(我爱你更有趣)参加人员:约束8—15人,分成若干组游戏规则:(1)各组第一个人喊"熊来了"(2)然后第2个人问:"是吗?"(3)第1个人再对第2个人说:"熊来了",此时2号再告诉3号"熊来了"(4)3号再反问2号"是吗?",而2号也反问1号"是吗?"(5)前者再叫"熊来了",2、3、4号传下去、(6)如此每个人最初听到"熊来了"时要反问"是吗?"然后再回向前头,第二次听到"熊来了"时才传给别人,而前头的人不断的说"熊来了"(7)每组最后的人听到第2次的"熊来了"时,全组队员齐声说:"不得了了!快逃!"然后全组人一起欢呼,最先欢呼的那一组便得胜、注意:正确了解规则,确实地重复回答、男女各半时可以用"熊来了""我爱你"做口号,更有趣游戏吧还有很多,但是最终的目的就是让大家解除隔阂,大家可以放下工作生活的压力,尽情的挥洒自己,使自己更好的融入这个团体中,增加团队能力、大家都融入到"年会晚会"中,那么这次年会晚会活动策划就会很成功了、(六)年会与会人员须知一:员工无特殊情况必须参加公司年会,年会进行当中有急事需要离开现场的,需报经办公室主任批准同意后方可离开、二:晚宴及活动中,员工可着休闲装或运动装等;但在员工大会上,建议主持人及参加述职的人员着正装出席、三:解除掉一切伪装,尽情挥洒自己(七)年会预算费用1、本次年会活动所需支持的费用预算,一定要有老 n n 板的明确批复、整个年会活动的安排,最主要的是费用支持,只有这样,我们才有把握办好、2、各项环节都要有专人负责,各项费用也要落实到人、3、各项支出都要有明确的票据、(八)年会各个主要点1、时间的控制(更好的掌控,不要太晚)2、录像拍照(丰富企业文化)3、任务分工明确(年会晚会更加顺利进行)4、进场、散场的接待、回家工作,落实好(要有头有尾)5、年会预算要清晰明了(预算统计表)预祝大家:新年快乐吃饱喝足、玩尽兴了,也该散场了,来年再见,相关负责人做好离场各项工作、会议流程安排(精选篇二会议流程安排一.会议通知会议开始前三天由人力资源部通知会议时间和地点,包括会议的具体时间和会议主题。
会议流程的六个基本步骤

会议流程的六个基本步骤下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成,希望大家下载以后,能够帮助大家解决实际的问题。
文档下载后可定制随意修改,请根据实际需要进行相应的调整和使用,谢谢!并且,本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料,如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等,如想了解不同资料格式和写法,敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor. I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!会议流程的六个基本步骤:1. 会议筹备。
确定会议目的和议程。
会议流程及详细步骤模板

会议流程及详细步骤模板一、会前准备1.确定会议主题和议程-确定会议的主题和目的,明确会议的议题和重点内容。
-制定会议的详细议程,包括会议开始和结束时间、每个议题的讨论时间安排等。
2.确定会议时间和地点-确定会议的时间和地点,并提前通知参会人员。
-确保会议地点设施齐全,并提前做好会场布置和音视频设备的检查。
3.邀请参会人员-根据会议议程确定需要邀请的参会人员名单,并发送会议邀请函。
-确保参会人员的到会确认,及时跟进未确认或未回复的参会人员。
4.分发会议材料-根据会议议程准备会议所需的相关材料,如会议议程、会议资料、讨论材料等。
-提前分发会议材料给参会人员,确保参会人员对会议内容有充分的了解和准备。
5.安排会议设施和服务-确保会议场地的设施和服务齐全,如会议室、座位、投影设备、音响等。
-在会议当天安排专人负责会场布置和设施服务的检查。
二、会议进行1.会议开场-主持人宣布会议开始,欢迎参会人员,并简要介绍会议议程和流程。
-确认出席人员名单,并督促未到人员尽快赶到。
2.进行会议议程-依照会议议程逐一进行讨论和决策,确保每个议题都有充分的讨论和表决环节。
-主持人负责控制讨论时间,确保会议效率和时间的合理安排。
3.讨论环节-由主持人指定按议程顺序进行讨论,确保每个参会人员都有机会发言。
-监督会议秩序,防止无谓的争辩和冗长的讨论,确保会议效果。
4.决策环节-主持人提醒参会人员进行决策投票,确保每个议题都有明确的决策结果。
-对于有争议的议题,可以暂时搁置或延期决策,并安排后续讨论和决策。
5.总结和结束会议-主持人总结会议讨论和决策的结果,对会议效果进行评估。
-宣布会议结束,并提醒参会人员留意后续行动和跟进事项。
三、会后跟进1.会议纪要整理-由专人负责整理会议纪要,包括会议讨论和决策结果的详细记录。
-将会议纪要分发给所有参会人员,确保每个人都有相关的会议记录。
2.落实行动方案-根据会议决策结果制定具体的行动方案和时间表。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
会议流程
一、凡是会议,必有准备
永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。
所以,重大的会议由事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。
在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。
二、凡是会议,必有主题
开会必须要有明确的会议目的,为会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。
没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。
会议的主题,要事先通知与会人员。
三、凡是会议,必有纪律
开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。
四、凡是会议,会前必有议程
在会议之前要有明确清楚的会议议程,会议运营人员要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。
每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。
五、凡是会议,必有结果
开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2小时以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。
会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。
会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。
没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。
六、凡是开会,必有训练
把培训看成是节约时间成本的投资,可使员工快速成长。
培养员工,让员工减少犯错,提升技能,本质是提高了时间价值。
有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等等。
这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。
开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当采用一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。
有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己固有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
七、凡是开会,必须守时
设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。
如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。
八、凡是开会,必有记录
一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要,企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。
九、凡是散会,必有事后追踪
记住“散会不追踪,开会一场空”。
加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。
很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。
十、最后请记住三个简单却很有意义的公式:
①会议决议+ 不落实 = 零
②布置工作 + 不检查 = 零
③抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实。