医院财务档案管理办法(试行)

医院财务档案管理办法（试行）第一条为了建立医院财务档案的立卷、归档、保管、移交、查阅和销毁等管理办法，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防会计数据毁损、散失和泄密。

根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》相关法律法规特制定本办法，本办法适用于医院所有部门财务相关档案管理。

第二条本办法所称会计档案是指医院在进行会计核算、经费收支等过程中接收或形成的，记录和反映医院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的财务、会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子资料、档案。

第三条医院财务档案管理的责任部门为财务科，财务科必须加强对财务、会计档案管理工作的领导，指导医院相关部门，建立财务、会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证财务会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条财务、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料和税务资料、收费报表、收费票据等其他具有保存价值的会计资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

具体包括:
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账薄。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、预算资料等。

（四）税务资料类：发票类资料、纳税申报表、交税凭证和纳税证明等相关税务资料。

（五）其他类：如审计资料、资产评估报告等中介机构鉴证报告。

以上会计资料和报表，由经办人在每一项业务完成时及时整理存档；也可以按期统一整理，分别装订。

存档前，要经财务科档案管理负责人签字后方能存档。

第五条医院财务科指定专人负责档案归档管理。

每年形成的会计资料，由各职能会计按照档案归档制度的要求，负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案在会计年度终了后，可由各职能会计临时保管一年，满期后由各职能会计移交档案管理员归档保管，出纳人员不得兼管会计档案。

第六条移交财务档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，档案室管理员应当会同经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第七条立卷归档的会计凭证、账簿、报告(报表)及其他有关会计材料必须要完整、准确组卷要整齐、规范，并按档案分类顺序编号。

会计档案的保管设备及档案装具要符合国家要求。

第八条电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据
（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。

会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

第九条会计档案的最低保存期限按国家财政部、档案局规定的各种档案存放时间保管。

通过计算机计算打印输出的各类帐薄、凭证清单等视同原手工登记的帐薄等会计资料进行保管。

会计电算化系统开发的全套文件档案资料视同会计档案进行管理，保存期限最低截止至该系统停止使用或重大更改后三年。

第十条电算化会计档案存放要求：会计档案存放做到“八防”，即：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强磁场、防冻。

医院信息科应配合协助做好会计数据的网络和物理备份。

第十一条会计资料原则上一律不对外借阅，外部单位如确实需要借阅，须经医院分管副院长及财务科长签字同意后，方可借阅。

医院非财务人员借阅会计资料，须经财务科负责人签字同意后，协同经办会计会计一起查阅。

医院非财务人员需财务科提供会计档案数据信息，必须说明数据信息用途，并填写《内部人员数据信息申请表》，再经相关领导签字同意后方可复印或借出，财务纸质资料使用完毕后，应立即归还档案室并保证其整洁性和完整性。

如因丢失或转借复印外传，造成档案资料泄密，丢失、严重损坏的，借阅人承担相应经济和法律责任。

第十二条负责会计档案的保管人员，应相对稳定。

如保管人员有变动，必须办理交接手续。

交接时移交人与接替人应按会计档案目录逐一点交。

如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。

点交清楚后应由双方在移交表上签字，并由财务负责人监交。

第十三条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：（一）由会计档案管理负责人提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）销毁意见经医院财务科、纪检部门鉴定并签署意见后逐级报分管院领导、院长审核同意。

（三）销毁会计档案时，应当由财务科、纪检部门共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告医院领导。

第十四条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

与正在建设项目有关联的会计档案，保管期满也不得销毁。

第十五条本办法由财务科负责解释。

第十六条本办法自批准下发之日起施行。

附件：财政部事业单位会计档案保管期限表
附件：
财政部事业单位会计档案保管期限表。