南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法
大学国际学术会议管理暂行规定
大学国际学术会议管理暂行规定本规定是根据XX省《关于印发（在鄂举办国际会议管理实施规范）的通知》等文件精神，结合我校实际情况，进行修订。
一、基本原则1.本暂行规定中的国际学术会议是指：以我校名义在校内或国内举办的、与会者来自3个或3个以上和地区（不含港、澳、台地区）的学术会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
2.举办国际学术会议要从根本利益和我校对外交往的实际需要出发，做到以我为主、目的明确，统筹协调、从严掌握，厉行节约、讲究实效。
3.国际学术会议是开展国际学术交流的重要形式。
主(承)办相关的国际学术会议不仅有助于提高本单位学科学术水平和地位，而且有助于提升学校知名度。
学校积极鼓励以学校的名义在校内或国内召开具有较高专业水平的学术性国际会议，特别是高层次、高水平的型国际学术会议。
4.以我校名义在校内或国内主(承)办国际学术会议，其会议主题和内容应与我校相关学科的教学、科研紧密结合，有利于促进我校的学科建设和发展，并不得与和上级有关政策精神相违背。
二、报批程序1.申报国际学术会议的单位，应提交举办会议的请示件。
请示件内容应包括：举办国际学术会议的必要性；主办单位及协办单位名称；会议议题和主要内容；举办时间、会期、地点，与会人员范围、总人数；拟邀请外宾人数、国别、职务等；经费来源；相关涉台和其他敏感问题及对策；有关国际学术会议情况，并附上相关背景资料。
2.申办、承办或举办国际学术会议的请示件，经本单位负责人签字确认后，应在举办国际学术会议前4个月向学校国际交流与合作处提交。
3.由学校国际交流与合作处根据有关文件精神，会同相关部门初审后，报校领导审核；经校领导审核后，由学校行文，向XX省教育厅对外合作与交流处申报；经省教育厅审核后，向省外事（侨务）办公室提交;由省外事（侨务）办公室审核后，根据审批权限向省委或省提交，经审批通过后，方可执行。
三、审批权限1.按照规定的审批权限，外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，应报、审批。
宁师人[2004]29号
![宁师人[2004]29号](https://img.taocdn.com/s3/m/076eee1afad6195f312ba69a.png)
宁师人[2004]29号关于印发《南京师范大学海内外学术交流基金管理办法》的通知各院（系）、各部门、各单位：《南京师范大学海内外学术交流基金管理办法》经学校研究通过，现印发给你们，请遵照认真执行。
特此通知南京师范大学二OO四年六月四日南京师范大学海内外学术交流基金管理办法为促进海内外学术交流，我校自1998年开始设立了南京师范大学海内外学术交流基金。
几年来，该基金对于提高我校学术研究水平，扩大我校在海内外的学术影响发挥了积极作用。
为使我校学术研究工作面向高层次，面向世界学术前沿，学校决定加大经费投入，以进一步加强海内外学术交流工作。
为适应学校新的发展形势，在《南京师范大学海内外学术交流基金管理办法》（宁师人[1998]第83号）基础上制定本办法。
一、总则1)本基金资助项目主持人聘请海内外相关专业的知名专家、教授来校学术交流、合作研究或短期讲学；资助在我校举办的国际性学术会议；资助我校教师出国（境）参加国际学术会议。
2)本基金优先考虑学校重点学科建设的需要，尤其是列入“211工程”重点建设的学科、国家重点学科以及拟申报的国家重点学科、博士点以及拟申报博士点学科、学校急需发展的新兴应用学科以及边缘交叉学科等的需要。
3)本基金为专项基金，从2003年起纳入年度财务预算，暂定每年50万元人民币。
随着事业发展，学校将多渠道筹措经费，逐步扩大基金额度，提高基金使用效益。
二、基金申报条件1、项目主持人聘请海内外专家学者来校学术交流、合作研究或短期讲学，其申报资助条件是：项目先进，预期对我校学术水平的提高和学科建设的加强有较大促进作用；被聘请专家应为当前活跃在国内外学术前沿的海内外知名学者，一般应具有正高职务，且在本专业领域具有较高的知名度和较强的科研实力，身体健康，能胜任工作；项目计划明确具体，经费预算合理。
对于学校急需解决的攻关项目，可采取课题招标方式，邀请国内外有关专家给予指导，学校将给予必要的政策倾斜，以保证攻关项目的顺利完成。
学术会议制度管理制度
学术会议制度管理制度一、总则为规范、统一会议组织管理工作，提高学术会议组织水平，促进学术交流，根据学术会议的特点和具体情况，制定本制度。
二、组织机构1. 学术会议组委会：对学术会议的整体规划、组织、协调与管理负责。
2. 学术会议秘书处：对会议前期工作的准备、会议现场的组织与管理负责。
三、职责与权限1. 学术会议组委会（1）负责制定学术会议的具体策划方案，包括会议日期、地点、议题等。
（2）组织相关人员筹备学术会议，并明确工作分工、任务目标等。
（3）统筹协调学术会议期间的各项工作，确保会务运行顺畅。
（4）负责对学术会议进行全面评估，及时总结会议经验，完善相关制度。
（5）具备对会议相关事项做出决策的权利。
2. 学术会议秘书处（1）负责学术会议的日常组织和管理工作。
（2）收集整理会议相关资料，制定会议执行方案。
（3）组织会议筹备工作人员，分解任务，确保各项工作有序进行。
（4）配合学术会议组委会对会议进行全面评估，提出改进建议。
四、会议筹备1. 制定学术会议策划方案，明确会议主题、议程、日程等。
2. 确定会议日期、地点、规模、经费预算等。
3. 筹备会议材料，包括会议通知、演讲材料、参会人员名单等。
4. 确保会议场地、设备、服务等工作的顺利安排。
五、会议管理1. 会议前期工作（1）确定会议的主题和议程，征集演讲、报告和论文等。
（2）发送会议通知，确定参会人员名单并进行邀请。
（3）组织会务工作人员进行会议场地、设备等的准备工作。
（4）确保会议经费的使用和报销符合规定，不得超出预算。
2. 会议现场管理（1）制定会议现场管理方案，确保会场、设备、服务等的有序进行。
（2）安排专人指导参会人员入场，协助安排座位。
（3）记录会议相关事项，包括会议过程中的问题、意见等。
（4）配合会务工作人员进行会议纪要、相关资料整理工作。
3. 会议后期工作（1）充分记录会议过程，并及时整理资料，形成会议纪要。
（2）对会议进行全面评估，提出改进建议和总结经验。
国际会议召开管理办法
国际会议召开管理办法国际会议召开管理办法随着国际交流日益频繁，各国之间的联系日益密切，国际会议的召开越来越重要。
针对国际会议的规模、形式、内容等问题，建立科学的管理办法是至关重要的。
本文将重点介绍国际会议的召开管理办法，旨在为相关管理人员提供思路和指导。
一、会议规模和形式在策划会议之前，需要根据会议主题、目的以及参会人数等因素确定会议规模和形式。
会议规模的大小一般与参会人数、场地大小、预算等有关系。
根据不同的规模和形式，可以采用不同的会议管理方式，从而实现会议的顺利召开。
1、大型国际会议大型国际会议通常有几百名与会者，涵盖多个领域，需要国际知名人士参与。
这类会议需要在策划、组织、执行等方面进行大量的准备工作。
为了保证会议的成功，需要进行充分的组织和管理，建议采取以下措施：（1）由专业团队进行策划和组织：对于大型国际会议，细节决定成败。
策划和组织这类会议需要一支专业团队。
这支团队需要做好会议内容的规划、嘉宾邀请、领域专家的评审、场地租赁、设备搭建等工作。
团队成员要有优秀的组织能力和执行能力。
（2）充分准备会场设施：会议期间，会议场所的设施和设备非常重要。
对于大型国际会议来说，场地的选择要早期确定，场地内设施要配备齐全，例如声响、灯光、会议桌、椅子、电视机等设备均要充足，一些常用工具和文具也要备好。
（3）安排酒店和交通：在国际会议期间，涉及酒店和交通的部分也很重要。
参会嘉宾的食宿安排要事先明确，订票、乘坐车辆的安排也要提前准备好，避免时间和精力上的浪费。
（4）提供会议资料和纪念品：在会议现场，参与者往往需要一些相关的材料和资料，以便随时进行参考和了解。
同时，向与会者介绍相关的纪念品，既可以增加参与者对会议的兴趣，又可以作为对会议最好的纪念。
2、小型国际会议相对于大型国际会议，小型的国际会议规模较小，一般适合于探讨某一特定领域的问题，参会者人数可控制在数十名以下。
这类会议由于规模比较小，运作较加灵活，但对管理和执行方面的要求也较高。
大学学术会议及学术活动管理制度
大学学术会议及学术活动管理制度一、总则第一条为规范学校学术会议及学术活动的组织与管理，促进学术交流与合作，提高学校学术水平和社会影响力，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于学校各学院、系、研究所、研究中心等教学科研单位（以下简称“各单位”）以及校内师生员工举办的各类学术会议、学术讲座、学术报告、学术研讨会等学术活动。
二、学术会议及学术活动的分类第三条学术会议分为国际学术会议、国内重要学术会议和校内学术会议。
1. 国际学术会议：指会议主题具有国际前沿性，参会人员来自多个国家和地区，且境外参会人员比例达到一定标准，并在国际学术界有一定影响力的会议。
2. 国内重要学术会议：指在国内某一学科领域具有较高知名度和影响力，参会人员主要来自国内相关领域的专家学者、科研人员等，且会议规模较大的会议。
3. 校内学术会议：指以学校内部师生员工为主体，围绕学校教学科研工作开展的学术交流活动，会议规模相对较小。
第四条学术活动包括学术讲座、学术报告、学术研讨会等形式，主要用于传播学术前沿信息、交流学术研究成果、探讨学术问题等。
三、举办学术会议及学术活动的基本原则第五条学术性原则。
学术会议及学术活动应围绕学术主题展开，具有明确的学术目的和内容，注重学术质量和学术价值。
第六条合法性原则。
举办学术会议及学术活动必须遵守国家法律法规和学校相关规定，不得从事违法违规活动。
第七条计划性原则。
各单位应根据学校的学科建设、科研发展规划以及教学工作安排，有计划地组织举办学术会议及学术活动，并提前制定详细的活动方案。
第八条效益性原则。
在举办学术会议及学术活动过程中，应合理安排经费预算，注重资源利用效率，确保取得良好的学术效益、社会效益和经济效益。
四、学术会议及学术活动的申报与审批第九条申报程序1. 举办国际学术会议和国内重要学术会议，由主办单位提前[X]个月填写《大学学术会议申报审批表》，并提交相关材料，包括会议主题、目的、议程、拟邀请参会人员名单、经费预算、预期成果等，经所在单位审核同意后，报学校科研管理部门审批。
国际学术会议活动组织管理制度
国际学术会议活动组织管理制度在全球化的背景下，国际学术会议活动成为学术研究的重要平台，促进学术交流与合作。
为了确保会议的顺利进行，组织者需要建立一套科学有效的管理制度。
本文将探讨国际学术会议活动的组织管理制度，并提出相应的建议。
I. 前言国际学术会议活动作为学术交流的重要形式，对于推动学术研究与创新具有重要的意义。
然而，国际学术会议的规模庞大、参与者众多、议题复杂，给组织者带来了巨大的挑战。
因此，建立一套科学有效的组织管理制度是至关重要的。
II. 组织架构国际学术会议活动组织架构应包括以下部门或职能：1. 组织委员会：由学术界权威人士组成，负责制定会议的总体策划和决策。
2. 秘书处：负责会议的具体组织、协调和执行工作。
3. 学术委员会：由领域专家组成，负责审查论文投稿和确定会议议程。
4. 资金委员会：负责会议预算、赞助商招募和资金管理。
5. 媒体与宣传部门：负责会议的宣传推广和媒体合作。
III. 会议策划与筹备1. 主题确定：根据当前领域的热点问题和学术需求，确定会议的主题和议题，并确立明确的目标。
2. 时间地点选择：结合参会者的日程安排和交通便利度，选择合适的时间和地点举办会议。
3. 学术委员会组建：邀请领域内知名专家组成学术委员会，负责论文的审稿和会议的议程安排。
4. 合作伙伴寻找：与相关机构、学术组织和赞助商进行合作，共同推动会议的举办。
5. 会议预算制定：明确会议的经费来源和支出计划，确保会议的资金运作稳定。
IV. 参会者管理1. 注册与报名：建立在线注册系统，方便参会者进行报名，并及时跟进参会信息。
2. 住宿和交通安排：协调酒店预订、接送服务等，确保参会者的住宿和交通顺利安排。
3. 会议资料准备：为参会者提供会议手册、胸卡、礼品等相关资料。
4. 参会费用管理：设置合理的参会费用，并提供便捷的付款方式，同时妥善管理参会费用的收支。
V. 论文管理和展示1. 论文投稿：建立在线投稿系统，规范投稿流程，并确保评审程序的公正性与严谨性。
举办国际会议的管理办法草案
举办国际会议的管理办法（草案）为了进一步规范我校举办国际会议的相关事项，根据上级有关精神及我校相关队定，特制订本办法。
第一条定义国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）以我校名义举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
第二条举办国际会议应具备的条件一、筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础，国际国内有一定的影响；二、会议主题要符合我国改革开放、教育和科研发展的需要；三、凡属研讨性的国际会议，筹备部门应能组织一定数量和质量的学术论文；四、筹备国际会议的部门应与学校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会议场所、食宿、交通及安全等工作；五、会议经费有保证。
第三条举办国际会议申报程序一、筹备国际会议的学院部门应提前5个月，就会议的背景、主题、内容、目的、规模、日期、经费来源、会务安排、与会者人员名单等提出报告。
报告须由申办部门领导签署意见，经科研处审批后，再交国际交流处（港澳台事务办公室）审批。
二、送审报告经校国际交流处（港澳台事务办公室）审核并报请校领导批准后，由国际交流处（港澳台事务办公室）行文上报市教委、市外办。
三、举办国际会议的申请得到批准后，由国际交流处通知申办部门、校办科研处。
申办部门得到通知后，应提前3个月准备国外代表和台湾代表相关资料，并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。
四、学校校长办公室协调各个相关部门筹备会议，国际交流处寄发重要外宾的邀请信，办理国外代表入境手续，将有关台湾代表材料交台湾事务办公室报请市台办。
若市台办不同意有关台湾代表参加会议，申办部门应婉言谢绝台湾代表参加。
五、由学校承办的国际会议应提前一个月向主管校长汇报会议筹备情况，由部门承办的国际会议应提前两周向国际交流处（港澳台事务办公室）汇报会议筹备情况。
会议一般不邀请市领导和驻沪领事馆人员参加，若会议期间必须拟请上海市领导或驻沪领事人员参加，应提前三周报国际交流处，由国际交流处出面邀请。
国际会议召开管理办法
国际会议召开管理办法一、引言国际会议是促进不同国家之间合作与交流的重要平台。
为了确保国际会议的顺利召开，有效管理和协调各项工作是必要的。
本文将介绍国际会议召开的管理办法，以确保会议的高效和成功。
二、组织机构1. 主办单位：主办单位是国际会议的组织者和承办者，负责筹备、安排和执行会议的各项工作。
主办单位应具备丰富的经验和专业知识，并确保会议的目标与主题与会者的需求相一致。
2. 协办单位：协办单位是与主办单位合作，共同承担会议组织和管理的责任。
协办单位应派出具有相关专业背景和丰富经验的人员，与主办单位密切合作，共同制定和执行会议计划。
3. 会议秘书处：会议秘书处是协助主办单位和协办单位组织和执行会议工作的机构。
会议秘书处负责与与会者的沟通、注册、接待、会务等事宜，并提供支持和协助主办单位和协办单位的工作。
三、会议筹备1. 确定会议目标与主题：主办单位应明确会议的目标和主题，并根据需求确定会议议程和内容。
会议目标和主题应能够引起与会者的兴趣和关注，有助于促进各国之间的合作和交流。
2. 确定会议时间和地点：主办单位应根据与会者的方便性，确定会议的时间和地点。
会议的时间应尽可能避免与其他重要会议和节假日冲突，以便吸引更多的与会者参加。
3. 招聘与会者：主办单位和协办单位应共同制定与会者招聘方案，包括制定招聘标准和途径，开展宣传活动，邀请相关专家和学者等。
招聘与会者的方式应多样化，并充分考虑地区和文化差异。
四、会议组织1. 编制会议议程：主办单位和协办单位应共同制定会议议程，包括确定议程主题、安排演讲者和发言人、安排讨论和工作小组、确定会议交流平台等。
会议议程应合理安排时间和内容，确保与会者能够充分参与和交流。
2. 提供会议设施和服务：主办单位和协办单位应确保会议场地和设施的适应性和便利性，包括会议厅、网络连接、翻译设备、视听设备等。
同时，还需提供与会者所需的服务，如食宿安排、交通接待、资料提供等。
3. 组织交流与合作活动：除会议本身外，主办单位和协办单位还应组织与会者之间的交流与合作活动，如专题研讨会、企业洽谈会、文化交流活动等，以促进跨国界的合作和交流。
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南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法
为了加强对我校举办国际学术会议的管理，规范申办程序，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部有关文件精神，结合我校实际，制定本管理办法。
一、申请举办国际会议应具备的条件
1、申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平
较高，一般应在国内处于领先地位。
2、能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会
议。
3、得到有关主管部分的同意和支持。
4、会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。
二、申请举办国际会议的程序
1、凡申请举办国际学术会议，一般应在一年前由所在学院领导认真研究后填写《南京师范
大学举办国际学术会议申请表》（附件一）送国际交流处，经科技处审核会签报分管校长审批后，由国际交流处拟文上报。
2、申请报告应包括以下内容：
1）举办国际学术会议的必要性以及所具备的条件；
2）会议的主要议题和组委会的主要成员；
3）举办会议的时间、地点、规模（中、外学者人数）；
4）提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位及通信地址；
5）如会议需要安排专业性质的考察，要写清楚线路并说明专业考察的范围及地区；
6）会议经费预算及其来源，并附相关证明材料。
3、待有关主管部门正式批准下文后，承办单位方应积极开展各项筹备工作。
4、确定正式邀请参加国际学术会议的海外代表名单后，承办单位应在会前2个月填写《南
京师范大学聘请外籍专业人员审批表》（附件二）报送国际交流处，由国际交流处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜。
三、举办国际会议的注意事项
1．会议所需经费主要由承办单位自筹解决，需要学校资助的，按学校有关文件执行。
经费使用应有专人负责，会议结束后应及时进行财务决算。
2．对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待：如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。
3．原则上不邀请未建交国家人员出席会议。
如有特殊需要，须事先通过国际交流处报江苏省外办审批。
4．原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则须专案报批。
5．一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。
如代表提出要求，可与有关旅行社联系安排。
6．确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。
7．一切涉外事宜，均应事先与国际交流处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。
四、国际会议总结
1．会议结束后，承办单位要认真总结经验，按提纲要求（附件三）在一个月内写出书面总
结，分别送科技处和国际交流处。
2．会议上获得的有较大或重大学术价值的学术论文或信息应及时向科技处通报。
3．承办单位必须将有关会议始末的全套材料（包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录象、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料），于一个月内搜集、整理完毕，送国际交流处归档。
本规定自2004年发布之日起实施。
宁师外（1999）第115号文作废。
本规定由国际交流处负责解释。