竣工资料要求细则
电厂工程竣工资料编制细则
电厂工程竣工资料编制细则一、概述电厂工程竣工资料是记录电厂工程项目建设全过程并最终验收完成的一系列文件和资料。
竣工资料编制的规范性和完整性对于项目验收和后续运营管理都具有重要意义。
本文档旨在规范电厂工程竣工资料的编制细则，确保相关资料齐全、准确。
二、资料编制流程1. 结题资料准备阶段•建立竣工资料编制小组，明确各成员责任。
•收集电厂工程建设过程中的相关文件、合同和技术资料。
•初步整理、筛选和分类相关资料，制定竣工资料编制计划。
2. 竣工资料编制阶段•按照制定的计划，逐步编制各类竣工资料，包括但不限于工程设计文件、工程施工图纸、设备清单、试运行记录等。
•对重要资料进行专门审核和确认，确保准确无误。
•涉及多方合作的资料，及时协调各方，完善相关资料内容。
3. 验收阶段•完成竣工资料的初稿后，组织内部专业人员进行审核。
•完成资料审核后，经过项目管理部门和相关部门的审查确认。
•确认所有竣工资料内容正确无误后，提交给有关主管部门进行最终验收。
三、竣工资料包含内容1. 工程设计文件•包括电厂规划设计、主体结构设计、给排水设计、电气设计等具体文件。
•确保设计文件中的参数和技术标准符合国家规定和项目要求。
2. 工程施工图纸•包括建筑施工图、设备安装图、管线布置图等。
•要求详细准确，确保各工程施工按图纸要求进行。
3. 设备清单•包含电厂工程中所使用的各类设备清单、厂家资料等。
•确保设备清单与实际使用设备一致，完整无误。
4. 试运行记录•记录电厂工程试运行全过程中的各项参数、数据、故障处理记录等。
•确保试运行过程中的数据真实可靠，反映电厂运行状态。
5. 其他辅助资料•包括安全评估报告、环境评估报告、节能评估报告等相关资料。
•确保各项评估报告符合国家标准和项目要求。
四、资料归档和管理1. 资料归档•完成竣工验收后，对所有资料进行归档存档。
•包括建立电子和纸质档案两种形式，各项资料按照分类存档，便于后续查阅管理。
2. 资料管理•设立专门的资料管理部门，负责竣工资料的长期管理工作。
竣工资料的编制要求及资料装订顺序
竣工资料的编制要求及资料装订顺序
竣工资料是指在一个工程项目完成后，编制的一系列文件和资料，用
于记录工程项目的建设过程、质量验收情况、设备参数等信息。
竣工资料
的编制要求和资料装订顺序是确保工程资料的完整性和准确性的重要工作。
竣工资料编制要求：
1.根据国家相关法律法规、标准以及工程项目的特殊要求制定相关编
制规范。
2.编制须要熟悉各类工程质量验收规范、检验规程、标准等。
3.编制工作应高度重视真实性和科学性，确保主观因素对竣工资料的
影响最小化。
4.编制时要注意科学论证，结合实际情况，采取科学方法和手段进行
数据采集和处理。
5.资料必须准确齐全，要求文字简洁明了，图表清晰，排版规范。
6.严格按照编制流程进行，确保资料的科学性、规范性、系统性和时
效性。
7.需要相关设计、施工、监理等部门进行审核和签章，以保证资料的
权威性。
8.资料编制完成后，应进行备份和存档，确保资料的安全性和可追溯性。
竣工资料装订顺序：
1.封皮：竣工资料的封皮应注明工程项目名称、编码、规模以及竣工
日期等信息。
3.前言：对工程项目的基本信息进行简要介绍，包括工程项目的背景、目的和意义等。
建设工程竣工资料整理要求
建设工程竣工资料整理要求一、竣工资料内容建筑安装工程交工资料一览表行；冶金建筑单位工程按YB4147—2006表格执行。
冶金机械设备安装工程交工资料目录工程竣工监理资料二、竣工资料的要求1、建设工程竣工资料、竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案。
工程承、发包合同或施工协议要根据国家对编制竣工资料、竣工图的要求，对竣工资料、竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格竣工资料、竣工图的，视为未完成施工任务，并应承担相应责任。
2、建设工程竣工资料要与项目建设进程同步。
项目开工时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。
凡是在单位工程竣工的同时，未提交竣工资料的，一律不予报竣工验收。
3、竣工资料的装订规格：分册、卷的封面、封底的规格采用A4本(297×210毫米)，并在封面上印有分册、卷的名称和序号；封面、封底的材料均采用彩色硬塑纸面。
4、竣工图应盖有标准规定的“竣工图印章”；图纸规格必须按国家标准绘制按工程编写总目录和分目录，并按专业分别组成保管单位，案卷大小必须以图纸甲4规格 (297×210) 折叠整齐，标题栏在正面；所有图纸均须按图纸目录所写图名、图号装入档案袋，并填写封面、封底。
5、交两套竣工资料（一套原件、一套复印件）、两套竣工图（蓝图）到工程所在地（质监部门、建设单位）统一存档。
6、归档文件材料必须字迹清楚，图样清晰，图表整洁，规格统一，纸质优良。
不得使用会褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）。
7、归档单位必须填写归档清单一式两份，双方签字后各保存一份；不符合归档要求的材料不得入档。
二0一0年六月。
建设工程竣工验收资料归档及移交管理细则
建设工程竣工验收资料归档及移交管理细则
一、目的
本细则旨在规范建设工程竣工验收资料归档及移交管理，并鼓励项目参与人员加强文件管理，确保文件信息安全和可用性。
二、适用范围
本细则适用于所有建设工程项目竣工验收资料的归档及移交。
三、定义
1、竣工验收资料：在建设工程竣工验收过程当中产生的所有文档、图纸、影像、照片、检测报告、质量证明书等相关资料；
2、归档：按规定要求对竣工验收资料进行编目、整理和安排，放入专用档案室内进行存储；
3、移交：将竣工验收资料移交给设计单位、建设单位、监理单位和业主。
四、资料归档
1、竣工验收资料归档要求：
（1）归档资料要完整，文件应当是完整的原件；
（2）主要资料应当按建设项目竣工验收要求有统一的编号，各项竣工验收资料应一一对应；
（3）各项竣工验收资料应当以纸质形式归档；
（4）竣工验收文档应以A4纸尺寸进行打印；
（5）归档竣工验收文档，应配备全套复印件，保存稿和原稿；
（6）归档图纸，应当以A0尺寸原稿，配备全部复印件，经过多角度图纸审查，复印件不得。
工程竣工档案归档细则
工程竣工档案归档细则工程技术资料是工程建设过程和建设成果的真实反映，也是工程项目的重要组成部分，对其竣工后的决算、运行、维修、管理等工作具有非常重要的查考和凭证价值。
为进一步做好档案资料管理工作，加强技术资料归档的规范化、标准化管理，同时加快推进公司内部清算工作进程，公司在番禺设置档案室，工程竣工后项目部应及时提交一套完整的技术资料至公司备案存档。
结合资料归档实际情况，对竣工工程技术资料移交公司备案存档的要求做以下规定：一、工程技术资料组卷基本要求（一）立卷原则：组卷要遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合其专业特点，便于归档的保管和利用。
（二）立卷顺序：建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；卷内文件材料排列顺序，一般为案卷封面、案卷目录、文件材料、备考表。
（三）立卷质量要求：工程档案的编制不得少于三套，其中最少做一式2套原件，施工单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
(原件：要盖章的只要是公章即为原件；要签名的则必须是手签的才为原件；若只有一份合格证原件，则在原件的复印件上补盖厂家红章亦可作为原件。
复印件应注明原件存放何处，抄件人签名和日期)。
文字材料卷厚度不宜超过20㎜，图纸卷厚度不宜超过50㎜，印刷成册的工程文件保持原状。
（四）卷内目录的编制应符合下列规定：1、卷内目录排列在卷内文件首页之前。
2、文件按照卷内目录的顺序排列，如果在施工中不产生的文件，在卷内目录上不用打印出来。
3、责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4、文件编号：填写文件形成单位的发文号、施工用表编号或图纸的图号。
5、日期：填写文件形成的日期或起止日期，竣工图应填写编制日期。
日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。
6、页次：填写每份文件在本案卷的起始页号。
建设工程竣工验收备案提交资料细则
建设工程竣工验收备案提交资料细则
根据中华人民共和国建设部第78号令《房屋建筑工程和市政基础设施工程验收备案管理暂行办法》（以下简称《备案管理办法》）的规定，建设单位应当自工程竣工验收合格之日起15日内，向当地建设工程竣工验收备案管理办公室提交备案资料，具体内容详见背面附表。
备案资料要求如下：
1、按照《备案管理办法》的要求，备案资料应由建设单位提交，参建各方应如实填写备案资料，如有作假，责任自负。
2、备案资料复印件、原件统一使用A4纸张（或A3纸对折）；原件必须用签字笔或碳素笔手工填写，不能打印复印，不得有涂改刮改，但可以杠改，杠改处必须加盖填写单位公章。
附表：建设工程竣工验收备案提交资料明细表。
基建工程竣工资料归档细则
中国南车集团株洲电力机车厂基建工程竣工资料归档若干规定竣工资料是如实反映工程完工后准确、真实的归档资料，是工程结算和审计的唯一依据，为认真做好该项工作，实行竣工资料的规范化、程序化、标准化，特制定本细则。
一、竣工资料归档清单：1、对房屋、构筑物、铁路维修、大修的工程项目，其资料归档清单如下：①房屋、构筑物、铁路维修、大修修程单；②施工合同；③开工报告；④施工组织设计（有的归档）；⑤原材料出厂证明及试验报告；⑥工程材料进场报审表；⑦各分项（部）工程施工记录及工程质量检验评定表；⑧水、电等试验记录及检测报告；⑨工程验收记录；⑩工程签证单；竣工图；⑾竣工报告。
2、对设备基础的工程项目，其资料归档清单如下：①设备基础施工图；②施工合同；③开工报告；④施工组织设计（有的归档）；⑤原材料出厂证明及试验报告；⑥工程材料进场报审表；⑦各分项（部）工程施工记录及工程质量检验评定表；⑧砂浆及混凝土强度试验报告；⑨设计变更单；⑩技术核定单；⑾图纸会审纪要；⑿设备基础放线、验槽及隐蔽工程验收记录；⒀重大事故及会议记录处理结果；⒁设备基础工艺图；⒂工程验收记录及设备基础交验手续；⒃工程签证单；⒄竣工图；⒅竣工报告。
3、对无需报建备案的更新改造工程项目，其资料归档清单如下：①施工图；②施工合同；③开工报告；④施工组织设计（有的归档）；⑤原材料出厂证明及试验报告；⑥工程材料进场报审表；⑦工程测量资料；⑧各分项（部）工程施工记录及工程质量检验评定表；⑨砂浆及混凝土强度试验报告；⑩设计变更单、技术核定单；⑾基础放线、验槽及隐蔽工程、主体工程验收记录；⑿重大事故及会议记录处理结果；⒀水、电、空调、暖、消防工程试验记录及检测报告；⒁工程验收记录；⒂工程签证单；⒃竣工图；⒄竣工报告。
4、对按工程建设程序需报建的项目，其竣工资料按备案制要求进行，所有资料至少一式三竣工验收备案需提供的文件1．施工单位做竣工图时原则上利用设计蓝图进行修改，图纸背面加盖建筑设计室竣工图专用章，蓝图修改与签字时必须用黑墨水钢笔宋体书写，甲方现场代表审核修改时用红墨水钢笔宋体书写。
公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则
公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则一、前言公路工程竣工文件资料的立卷归档是工程完工后的重要工作，对于保留重要信息、延续工程管理与运维具有重要意义。
本文将详细介绍公路工程竣工文件资料的立卷归档整理细则，以指导相关人员正确执行相关流程。
二、资料整理原则1.竣工文件资料应按照工程建设的时间序列顺序进行整理，确保资料整理的完整性。
2.不同类型的资料应分门别类，设置不同的卷内顺序，方便查找和管理。
3.对于涉密信息，应按照相关规定进行保密处理，并妥善保存。
三、资料整理步骤1. 资料准备阶段•收集整理竣工文件资料，包括竣工验收报告、技术交底资料、施工记录等。
•确认资料的完整性和准确性。
2. 档案整理与分类•将资料按照工程阶段、工程类型和文件类型进行分类整理。
•每一类文件应设立一个卷内目录，确保文件的有序存放。
3. 文件编号与标识•对每份文件进行编号，并在文件正面进行标识，方便查找和维护。
•制作文件标签，标注文件的名称、编号、日期等信息。
4. 立卷归档与存档•将整理好的文件按照规定整理成卷，提供卷内目录至各方参阅。
•将整理好的文件存放在指定的存档位置，确保安全性和完整性。
四、资料的保管与管理1.制定文件保管制度，规定文件的保密级别、查阅权限等。
2.定期对存档文件进行检查和整理，确保资料的完整和准确。
3.对于过时或无用的文件，按照规定进行销毁处理。
五、结语以上便是公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则的详细内容，希望能够为相关人员提供实用的指导。
在日常工作中，务必严格执行相关规定，做好文件的整理、归档和管理工作，以确保工程信息的安全和可靠性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
竣工档案的编制标准竣工档案是施工活动的真实记录，应确保真实性，不得后补，也不得超前，更不能编造，竣工档案必须与工程建设同步。
竣工档案必须与工程实际相符，技术数据必须准确，不得弄虚作假，随意修改，要在工程建设中汇集和形成。
竣工档案的审核责任制签字手续必须完备，确保竣工档案的原始性、完整性、真实性、准确性。
1、竣工档案卷、册、分册的划分原则每一份专业的竣工档案组卷均按内容以卷、册、分册的形式划分，每卷、册、分册厚度不得超过20 毫米。
即：若一卷中文件厚度超过20 毫米则划分为册；若一册中文件厚度超过20 毫米，则划分为分册。
2、竣工档案（设备文件除外）案卷外封面、内封面、卷内目录、卷内备考表采用统一标准表样(详见附件1），由各竣工档案编制单位负责填写，并符合下面的规定：2.1 外封面填写要求：2.1.1全部要求打印。
2.1.2案卷题名施工、监理、检测等竣工档案：文件案卷题名应包括工程项目名称（穿越工程包括单项工程名称）等内容。
2.1.3立卷单位：填写案卷组卷单位。
2.1.4起止日期：资料卷起止日期指该册（分册）内文件的最早和最晚日期；竣工图填写制图最早和最晚日期，与竣工图章上的日期一致。
2.1.5保管期限：施工竣工档案：长期2.1.6密级：密级分为国家秘密与企业商业秘密。
国家秘密按照秘密、机密、绝密三个等级填写，企业商业秘密按照商密★、商密★★、商密★★★填写。
各单位按照卷内文件上的密级填写，文件上没有标注密级的，可视为文件无密级；无须保密的文件，“密级”一栏空出不填。
2.1.7正副本的区分：提供的竣工档案为多套时，竣工档案外封面右上角要加盖文件“正本”和“副本”红色印章（详见附件2）。
2.1.8外封面要求：竣工资料的外封面必须统一格式、字体、颜色，其中工程二部的资料统一为浅蓝色，工程一部的资料统一为深蓝色。
2.2 内封面填写要求：2.2.1工程名称施工（包括穿越、土建）、监理、检测竣工档案，填写“单位工程名称”。
2.2.2编制人、审核人、技术负责人、单位负责人等项须手签。
2.2.3内封面中“第X卷共X卷”、“第X册共X册”、“第X分册共X分册”项按实际填写，没有“册”和“分册”划分，即案卷只包括一卷或某卷内只有一册文件的，“第X分册共X分册”项可空出不填，但不允许把此项删掉。
若某一案卷无文件内容时，其后案卷的编号顺序前提，不允许空卷。
2.2.4编制日期：竣工档案组卷完成日期，不允许早于所有卷（册、分册）内文件的最晚日期。
2.2.5编制单位：填写立卷单位名称，并加盖单位公章。
编制单位名称与单位公章名称应完全一致。
2.3 卷内目录填写要求：2.3.1序号：按册（分册）内文件材料排列顺序，给每一份文件一个顺序号，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注。
同类文件可采用一个序号，不必一一排列，但所对应的文件日期应为一个时间区段。
2.3.2文件编号：填写文件文号、图纸图号、设备及项目代号，没有文件编号不必填写。
2.3.3责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。
单件文件上如有多家单位签字或盖章，“责任者”一栏填写主要责任者。
2.3.4文件题名：填写文件标题全称或拟写文件题名。
2.3.5日期：填写文件形成的日期，用“2001.05.10”的标准形式填写，月、日不足两位的需补位。
2.3.6页号：填写每件文件首尾页上打印的页号，首尾页号之间用“-”联接。
2.3.7备注：填写必要说明（没有就不填）。
卷内目录排列在每册文件的首页之前，竣工图案卷一律编写卷内目录。
已有图纸目录的（竣工图厚度小于15mm的与施工资料一起组卷），图纸目录作为图纸案卷中的第一个文件。
图纸也要打页码。
2.4 竣工资料用章说明：资料中所有单位签章部位均应使用具有法人资格的企业公章进行签盖，若签盖不具有法人资格的项目部公章，均需提供企业授权书。
2.5 竣工资料用纸要求：竣工档案均应采用国标A4 纸张。
没有应用A4 纸张编辑的资料应采取以下措施：小于A4 纸的（材料合格证），把资料粘贴在A4 纸上，并预留装订距离；大于A4 纸的，按照A4 纸幅折成手风琴式。
2.6 材料使用说明：甲供材料（管材、管件、防腐套、阀门设备等）应由甲方提供材料的材质报告、合格证书、使用说明书，乙方自购材料（电缆、电线、焊材、水泥、沙石、沥青和钢材等），应有生产厂家质量证明签章和销售单位加盖红章的质量证明文件。
所有材料进场前应按规范进行材料复验，并提供材料复验报告，且均应注明产品的批号、使用部位。
2.6竣工档案的打印格式应符合下列要求：2.6.1页边距：上边距设定为30mm；下边距设定为25mm；左边距设定为25mm；右边距设定为20mm。
2.6.2页眉：如果需要在页眉处加入资料名称的，上边设定为24mm；小5 号幼圆体，位置居中。
2.6.3字体字号：标题(章节小标题）一般使用宋体或黑体字，根据页面大小确定字号，一般不应超过2 号字；正文使用小4 号宋体字。
2.6.4序号：使用汉字行列条目，使用黑体或宋体字；使用阿拉伯数字分层排序的，字体用同正文相同的宋体字，最多排列四级，例：1.5.3.2，如仍不足使用，可以使用小写英文字母作为最后一层排序。
2.6.5行距：用小4 号宋体字时行距的设定为1.5 倍。
2.6.6表格处理：2.6.6.1使用A4 纸单面横版的表格，表头全在订口一边；双面横排的表格，奇数页码的表头在订口一边，偶数页码的表头在切口一边。
2.6.6.2表格内的字体一般应使用宋体字，以五号字为宜，若字数多，可采用小五号字。
排列出的表格应以实用、美观为原则。
2.6.6.3表格边框线一般应选择在0.75 磅以下；表格内线条比较多的，应选择磅值较小的细线；需要特别强调边框线的，边框线选择也不应超过1.0 磅。
2.7 图纸的折叠应符合GB/10609.3—1989《技术用图——复制图折叠办法》，即折叠成“手风琴”式4 号图纸规格(297×210 毫米)，图面在里,标题栏露在外右下角。
2.8 竣工档案装订要求装订前应拆除金属物，修补或裱糊破损文件。
凡装订的案卷应按外封面——内封面——卷内目录——文字资料页——图页的顺序排列。
装订时一律采用白线绳(不得有金属)，装订线在正面左侧，卷的左侧与右侧不一样厚时，左侧需夹硬纸条。
装订时，先把内封面至卷内竣工图之间的材料用线绳（禁用金属或化工材料制成品）按三孔一线的方法装订起来，然后在外表粘外封面（粘胶材料必须有防虫、防霉药物，不得用粮食浆糊）。
装订好的卷（册）应做到牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字，便于保管与利用。
每卷（册、分册）竣工档案必须编制页号(整册流水号)。
凡有书写内容的页面，必须用专用打号机，使用黑色印油从1 开始逐页打印页号，页码是几位，即打几位，不必补位，如：1、10、100 等。
自带页号成套的文件可使用原页号，不必重新编页号，但需在备注中注明总页数。
图纸中每页蓝图都必须打印页号。
文件正面页号印在文件右下角（距右20mm，距下15mm），背面页号印在文件左下角（距左20mm，距下15mm）。
案卷的内封面、外封面、卷内目录不编页号。
成套图样或成册文件，不必重新编号。
2.9 竣工档案内容要求2.9.1填写的计量单位及符号应符合法定计量单位。
2.9.2数字用法应符合国家语言文字工作委员会“关于出版物上数字用法的试行规定”的规定。
2.9.3竣工档案手写部分必须用黑色不易褪色笔书写，图形必须用绘图墨水绘制。
2.9.4竣工档案中的页面材料，原则不得出现复写或传真纸页面。
凡为易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等），应附一份复印件（复印件不再单独占一页码），复印件必须清晰可辨，不能模糊不清。
2.9.5所有在施工过程中时限性形成的资料(须施工现场填写的)均必须手工填写。
手工签署姓名、日期、鉴定或验收意见时，字体必须工整，不得潦草。
其他非时限性资料(不须施工现场填写的)的文字、各类报表用计算机打印。
所有本单位产生的文件应提供电子文档，以只读光盘形式提交。
2.9.6竣工档案的编制组卷格式应符合GB／T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》及DA/T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定。
3 提交竣工档案的套数及要求各参建单位向工程建设部提交五套竣工档案（一套正本、四套副本）。
其中：燃气公司二副本，工程建设部一正本一副本，项目部一副本。
设备竣工档案一个合同项下涉及一个生产运行单位时，采购单位应向项目经理部提交三套竣工档案（其中：工程建设部一套正本，生产运行单位二套副本）；如果一个合同项下涉及两个生产运行单位时，采购单位应向工程建设部提交五套竣工档案（其中：工程建设部一套正本；每个生产运行单位各二套副本）。
向生产运行单位具体移交档案的版本要求，请参见本办法中第11 条款。
除此之外，为满足生产运行的需要，大型、重要的设备每台必须配备一套安装说明、使用说明、操作说明、维护手册等文件。
竣工图提交一式五套正本。
其中，不属于国家和行业的标准图、通用图根据运行单位需求确定提交的套数。
4 电子文件编制要求竣工档案电子文件要与纸质文件一一对应，卷、册、分册排列完全一致。
每一案卷的电子文件形成一个文件夹，每一册的电子文件对应一个二级文件夹，每一分册的电子文件对应一个三级文件夹，每一文件夹的命名与相应的纸质文件卷、册、分册的案卷题名保持一致。
电子文件要求刻录成只读光盘（推荐SONY、HP 或KODAK）。
电子文件提交套数：提交工程建设部一式二套，提交生产运行单位一式二套。
电子文件格式要求：1）文本电子文件以DOC、XML、TXT、PDF 为通用格式。
2）图像电子文件以PDF、TIFF、JPEG 为通用格式。
3）视频和多媒体电子文件以MPEG、WMV 为通用格式。
4）音频电子文件以WAV、MP3 为通用格式。
5）图纸电子文件以CAD 为通用格式。
纸质文件数字化的要求：收集整理的纸质文件如果没有相同内容的电子版，视文件重要程度均须通过扫描，实现纸质文件的数字化。
如：重要文件的手签字、盖章页，原材料质量证明文件、出厂质量证明文件、原材料复检报告等。
扫描文件具体要求为：1）扫描方式：纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种方式。
对于清晰的、不带图片的档案，采用黑白方式；对于清晰度较差或者带着有图片的档案，采用灰度方式，灰度方式一般采用256 灰阶；带有有色标记的且应保留其色彩的档案，可采用彩色方式扫描。
2）扫描分辨率：纸质文件数字化扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
扫描分辨率应等于或大于200dbi。
黑白、灰度方式采用200dbi，彩色方式采用300dbi。
扫描的分辨率可以根据所扫文件的清晰程度作适当的调整。