采购作业流程
采购作业流程
采购作业流程1. 概述采购作业是指组织或企业为了满足生产和经营活动的需要，从外部采购所需的物资、设备、服务等资源的过程。
采购作业流程是指在进行采购活动时，按照一定的规定和程序进行操作的一系列步骤。
一个完整的采购作业流程应包括需求确认、供应商选择、合同签订、交付跟踪和评估等环节。
下面将详细介绍每个环节的具体步骤和流程。
2. 需求确认需求确认是指对所需物资、设备、服务等资源的具体要求进行明确和确认，以便后续进行供应商选择和合同签订。
该环节通常包括以下步骤：2.1 确定需求根据生产计划或经营需要，确定所需物资、设备、服务等资源的种类、数量和质量要求。
2.2 制定采购计划根据需求确定采购计划，包括具体品种及数量、预算金额等信息。
2.3 编制采购申请由相关部门或人员编制采购申请，并附上相关资料，如技术规格、样品要求等。
2.4 内部审批采购申请经过内部审批流程，包括相关部门的审核和领导的批准。
3. 供应商选择供应商选择是指在满足需求的基础上，通过评估、比较和筛选，选定合适的供应商进行采购。
该环节通常包括以下步骤：3.1 筛选供应商根据采购需求和相关要求，筛选符合条件的供应商，并向其发出询价或招标邀请。
3.2 接受报价或投标供应商根据询价或招标邀请提供报价或投标文件，并按要求提交给采购方。
3.3 评估供应商对供应商的报价或投标进行评估，包括价格、质量、交货期、售后服务等方面进行综合考虑。
3.4 签订合作协议选定合适的供应商后，与其进行谈判并签订采购合同或合作协议，明确双方权责和约束关系。
4. 合同签订合同签订是指在供应商选择完成后，与选定的供应商签署正式的采购合同或合作协议，明确双方的权益和义务。
该环节通常包括以下步骤：4.1 商务谈判与供应商进行商务谈判，明确价格、数量、质量、交货期、付款方式等具体条款。
4.2 签署合同在商务谈判达成一致后，签署正式的采购合同或合作协议，并按要求进行盖章和备案。
4.3 合同审批采购合同或合作协议经过内部审批程序，包括相关部门的审核和领导的批准。
采购作业流程(完整版)
8.1对能否按交期交货，要求பைடு நூலகம்应商必须及时回复。
8.2不能达到交货期者，应及时协调联络，以确定一个合适的交货期。
9.催交
9.1无法于约定日期交货时，联络请购部门进行交期异常控制及变更应急处理。
9.2已逾期交货者应加紧催交。
9.3控制长期合同的交货。
10.进货验收
10.1进货的品质验收。
文件
采购作业流程
编号
版本
页码
3
1.搜集信息
1.1充分了解请购材料的品名、规格。
1.2调查市场行情。
1.3搜集有关生产厂家的资料。
1.4搜集有关替代品的资料。
1.5搜集有关品质及其他方面的资料。
1.6核定资金预算。
2.询价
2.1选择询价对象。
2.2询问价格。
2.3整理报价资料。
2.4选择议价对象。
3.比价、议价
10.2进货的数量验收。
11.整理付款
11.1核对各种手续是否完备。
11.2发票抬头与内容是否相符。
11.3发票金额与请购单价是否相同。
11.4是否有预付款或暂借款。
11.5是否需要扣款。
12.定期汇总及分析
12.1定期对所有采购之原物料进行登记及汇总。
12.2定期对汇总的采购数据进行分析。
3.1经成本分析后，研拟底价，设定议价目标。
3.2决定采购条件（向厂商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等。）
3.3考虑价格上涨下跌因素。
3.4估算运费和杂费。
3.5核对付款条件
4.评估
4.1同规格产品保持几家供应商询价、比价、议价。
4.2是否为信誉良好的生产厂家。
采购作业流程
活动名称 导入申购单
判断是否是旧产 品 判断是否有合格
活动内容及描述 由《申购流程》或 PMC 流程后输出已核准的【申购单】或【物料需求计 划】，由申购部门或生管转交到物料部门，物料部门接单后分配工作并执 行 接到各部门的【申购单】后，首先判断此申购的物料是新物料还是旧物 料，再根据类型选择不同的采购业务流程。 1、若属已经采购过的物料，即旧物料类型，则直接进入制作订单过程。 2、若属于新物料类型，则应该查询是否有合格的供应商可供选择。 若是新物料类型时，必须再判断在【合格供应商名录】中是否有合适的
1、审核不得超过半个 工作日。2、研发部主 管、制造工程部主管 提供技术咨询和保证
《采购订单》
跟催及跟踪所订购物料
物料部
收料
N
进料检验
Y
物料部 质量部
之前因采购所需而提 供的图纸、样品等同 时收回
《不合格品控制程 序》/当即
入库
《搬运、贮存Βιβλιοθήκη 包装、物料部防护和交付控制程
序》/从入库到出库
5、采购业务作业流程描述及说明
6.1《采购审批流程》
6.2《供应商开发与评估流程》
6.3《价格评审流程》
6.4《不良品处理流程》
6.5《采购预付款流程》
6.6《采购应付款流程》
7、使用单据
4
7.1【采购申请表】 7.2【采购合同订单】
5
出具（采购订单）
N
审核、批准
Y
向供方订购
物料部
有合格供方的，一个 工作日内完成。暂时 还没有合格供方的一 个半工作日内完成
物料部
管理者代表对采购订 单价格、保密条款等 进行全面审核。总经 理对审核后的采购订 单进行审批。
采购作业的基本流程
采购作业的基本流程1.确认需求在采购之前应先确定买哪些物料，买多少，何时买，由谁决定等。
2.需求说明确认需求之后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。
3.选择可能的供应来源根据需求说明在原有供应商中选择成绩良好的厂商，通知其报价，或以登报公告等方式公开征求。
在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有：(1)价格。
物美价廉的商品是每个企业都想获得的。
相对于其他因素，虽然价格并不是最重要的，但比较各个供应商提供的价格连同各种折扣是选择供应商不可或缺的一个重要指标。
(2)质量。
商品质量也是一个十分重要的选择供应商的影响因素。
商品质量的选择应根据企业实际情况而定，并不是质量最好的就是最适应的，应力求用最低的价格买到最适合本企业质量要求的产品。
(3)服务。
服务也是一个很重要的选择供应商的影响因素。
如更换次品、指导设备使用、修理设备等，类似这样的一些服务在采购某些项目时，可能会在选择过程中起到关键作用。
(4)位置。
供应商所处的位置对送货时问、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间都有影响。
在当地购买有助于发展地区经济，易于形成社区信誉以及良好的售后服务。
(5)供应商库存政策。
如果供应商的库存政策要求自己随时持有备件库存，那么拥有安全库存将有助于设备突发故障的解决。
(6)柔性。
那些愿意且能够回应需求改变、接受设计改变等要求的供应商应予以重点考虑。
4.适宜价格的决定决定可能的供应商后进行价格谈判。
5.订单安排价格谈妥后，应办理订货签约手续。
订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。
6.订单追踪与稽核签约订货后，为求销售厂商如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交货，并予以严格验收入库。
7.核对发票厂商交货验收合格后，随即开具发票。
要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后财务部门才能办理付款。
采购作业流程
采购作业流程采购作业流程是指企业在运营中进行物资和服务采购的一系列操作和流程安排。
下面是一个典型的采购作业流程：1. 需求确认：根据企业的经营需求和产品规划，确定需要采购的物资和服务类型、数量及规格要求。
2. 采购计划编制：采购部门根据需求确认，编制采购计划，包括采购物资清单、预算、采购时间和交付要求等。
3. 供应商选择：根据采购计划，采购部门评估现有供应商和市场情况，选择合适的供应商，与供应商进行沟通和谈判，签订供应合同。
4. 采购订单生成：采购部门根据选择的供应商，生成采购订单，明确物资数量、单价、交货时间和付款方式等细节，并发送给供应商。
5. 采购合同签订：根据采购订单，供应商和采购单位签署采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购过程的合法性和合规性。
6. 物资采购与送货：供应商按照采购订单的要求，采购物资并进行送货。
采购部门对物资进行验收，确认数量、质量和规格是否符合合同要求。
7. 付款和结算：采购部门根据合同约定进行货款支付和结算，并将付款记录保存，确保采购资金的有效管理。
8. 供应商绩效评估：采购部门对供应商的供货质量、交货准时性、售后服务等进行评估，并综合评分，合理选择和管理供应商，提供参考意见和改进措施。
9. 报表统计与分析：采购部门根据采购活动的数据和信息，进行报表统计和分析，定期向上级汇报采购情况，并提供决策支持。
10. 采购档案管理：采购部门对采购活动的相关文件和记录进行整理和归档，保留相关数据和资料，以备审计和业务验证。
11. 采购流程优化：采购部门根据实际情况和运营需要，不断优化采购流程，提高采购效率和准确性，降低采购成本和风险。
以上是一个典型的采购作业流程，每个企业的实际流程可能有所不同，需要根据实际情况进行调整和优化。
有效的采购作业流程能够确保物资和服务的及时供应，降低采购成本，提高企业的竞争力和经营效益。
采购作业的基本流程
采购作业的基本流程综述采购作业的起点是拟定采购订单说明书，详细描述企业的要求，接着是按订单说明书的要求来选择供货商，与供货商就采购合同进行谈判，达成协议后，发出订购单，一项采购作业基本完成。
一、拟定订单说明书⑴功能规格说明功能规格说明即物料必须满足企业需求。
使用功能规格说明的优点如下：*潜在的供应商不会被埋没；*新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。
*最主要的是可以以此创建一个标准，所有的概念都将以它为标准进行评价。
⑵详尽的技术规范指物料的技术性能与特征。
通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的行动计划中。
为避免规范过细导致说明太多，操作起来困难而效率低下，我建议你采用有如下内容的订单说明书：①质量标准：描述物料如何交付（是否有质量证书）和物料要满足什么技术规范和标准。
②物流标准：说明需要的数量和交货时间。
③维修要求：描述物料如何由供应商进行维修和服务，将来是否需要供应备件。
④法律和环境要求：决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。
⑤目标预算：说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决方案。
总之，通过拟定订单说明书，目的在于：*确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。
*防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的开放。
*将被核准的规格的改变，用明确的程序记录在案。
*确定一个明确的样品检查程序。
*确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。
*（如果可能）确定一个总成本分析或计算方法，用于评估。
二、选择供应商步骤如下：*决定外购的方法。
*供应商资格认定和确定投标人名单。
*为报价申请和收到的标书分析做准备。
*评价供应商。
以订单说明书为基础，总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。
将那些显示可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。
确认三~五个向其询价。
收到报价单后，采购部门应该出具供应商选择建议书，它包括：A 选择某一供应商的决定；B 优先的评级方案；C 优先被考虑的报价单等。
采购的一般作业流程
采购的一般作业流程
采购的一般作业流程包括以下几个步骤：
1. 收集信息：确定所需采购的物品或服务，并了解市场上的供应情况。
2. 询价：向潜在的供应商发送询价单，以获取他们的报价和产品规格等信息。
3. 比价：比较不同供应商的报价，以确保获得最优的价格和质量。
4. 议价：与选定的供应商进行谈判，以达成最终的合同条款。
5. 评估：评估供应商的能力和信誉，以确保他们能够按时交付高质量的产品或服务。
6. 索样：要求供应商提供样品，以便进一步评估和确认。
7. 决定：根据上述评估和谈判结果，决定与哪个供应商进行合作。
8. 请购：向财务部门提交采购申请，以获得批准和资金支持。
9. 订购：向选定的供应商下达采购订单，并确认交货时间和付款方式等细节。
10. 协调与沟通：在整个采购过程中，与内部和外部相关人员进行有效的协
调和沟通，以确保顺利完成采购任务。
11. 催交：确保供应商按时交货，并在必要时进行催促。
12. 进货验收：对收到的货物进行验收，确保其符合要求和规格。
13. 整理付款：核对发票和付款明细，确保准确无误后进行付款。
以上是采购的一般作业流程，具体操作可能因企业、行业和采购物品的不同而有所差异。
采购入库作业流程
采购⼊库作业流程标准操作程序⼀、各部门、各岗位职责权限1.仓库质检员：负责物品的接收，检验，清点，⼊库（待检区），登录账⽬。
2.采购：负责提前通知仓库供应商送货时间，货到时与仓库⼀起接收。
负责来料过程中异常情况的协调与处理⼯作。
3.质检部：负责来料时的检验指导和复检⼯作，对来料的质量进⾏把关和控制。
⼆、作业程序1供应商送货1.1采购员要求供应商按照本公司要求正确填写规范，完整，清晰的《送货单》，或《销售凭单》，供应商送货⼈员持单与物品到本公司交货。
1.2仓库⼈员严格认真核对《送货单》与本公司的《采购订单》（ERP中）是否相符，不相符则要求有关⼈员进⾏纠正，直⾄搞清楚后⽅可收货，将货放置待检区，分期送货的要在《⼊库单》上⽤明显字样注明。
1.3核单有误，若为供应商原因，要求供应商进⾏纠正，若为本公司⼈员的原因，则要求相关⼈员进⾏纠正，直⾄完全清晰后，对物品进⾏数量和质量进⾏清点与检验。
1.4按照本公司的《采购订单》上列明的物品信息核对单与实物是否⼀致，有误时，通知相关的采购⼈员进⾏确认，若物品不符合本公司的采购要求和质量要求，⽴即要求供应商纠正，退货或换货。
退货时要求供应商出具《退货单》，在相关联的《送货单》注明冲抵的原始单据号。
1.5若核对⽆误，仓库⼈员对物品进⾏细致的清点，并检验物品的质量，发现异常或不清楚时，⽴即通知质检部进⾏复检，原材料类、纸箱类为必须复检货品。
若⽆误，仓库⼈员则办理⼊库⼿续。
2.本公司采购⼈员⾃提物品（不提倡⾃提，特殊情况除外）2.1本公司采购⼈员持《采购订单》到供应商处⾃提货物时，现场核对《采购订单》与供应商出具的《销售清单》或《销售出库单》所列明的信息是否⼀致。
若不⼀致，则必须问明原因，必要时，打电话回公司进⾏确认，直⾄清楚明⽩。
2.2核对单据信息⽆误后，对物品按照本公司规定的验收标准，进⾏仔细认真严格的检验。
2.3在检验过程中，如果发现物品的编码及质量不符合本公司的采购指令，或者不符合本公司的检验标准，当场要求供应商予以调换，直到合格。
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1、估计单提出日期 月 日
2、接受地点
公司
3、订购后 日交货
4、品质构造
5、估价有效期限
采购科 印
选择供应商过程示意图
查询 采购 环境
计算 供应 商容 量
与供 应商 确认 订单
确认 意向 供应 商
发放 订单 说明 书
确认 物料 供应 商
签定订单过程示意图
制作订 单
审批订 单
与供应 商签订 合同
执行合 同
委托外包进货
委托外包，就是把进货管理的 任务和进货途中的风险都转移 给第三方物流公司。它有利于 发挥第三方物流公司的自主处 理、联合处理和系统化处理能 力，提高了物流运作效率、降 低了物流运作成本。
进货管理的四大基本原则
(一)进货方式选择原则 (二)安全第一原则 (三)成本效益统一原则 (四)总成本最低的原则
备注 单 数 （用途、厂牌
位 量 及参考单价 等）
预算额 遇有问题时通知到 特殊发送说明 申请人 说明:一式两份,原件送采购部门,
申请者保留文件副本。
采购作业流程的七大注意点
采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配 先后顺序及时效控制 关键点设置 权利、责任或者任务的划分 避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱 采购流程应反映集体决策的思想 配合作业方式的改善
成本活动，制订改进计划、实施改进 行动等；
（4）分享降价成果：是否将降低成本的好处也让利给顾客（本公 司）； （5）付款：是否积极配合响应本公司提出的付款条件要求与办法， 开出付款发票是否准确、及时、符合有关财税要求。
（三）供应指标
（1）准时交货率＝（按时按量交货的实际批次÷订单 确认的交货总批次）×100%； （2）交货周期：自订单开出之日到收货之时的时间长 度，常以天为单位；
（3）订单变化接受率：是衡量供应商对订单变化灵活性反应的一 个指标，指在双方确认的交货周期中供应商可接受的订单增加或减 少的比率。
订单变化接受率＝（订单增加或减少的交货数量÷订单原定的交货 数量）×100%。
（四）服务指标
（1）反应表现 （2）沟通手段 （3）合作态度 （4）共同改进 （5）售后服务 （6）参与开发 （7）其它支持
第四节 采购流程优化
影响采购流程的因素
供
选
签
应
择
定
商
供
合
和
应
同
品
商
重 视 价 格
管 理 机 构
牌
规
格
采购流程的优化方法
方法
特征
适用范围
从使用者至采购 加快信息传输速度，适用于低价值的采
部门的在线
方便使用者
购需求
查询系统
面对使用者的采 为采购双方提供方 适用于低价值的采
购卡
便
购需求
通过互联网的电 方便、简洁，但同 采购周期长或合作
进货管理评价
物料的采购可以从四个方面进行评价
（一）质量指标 （二）成本指标 （三）供应指标 （四）服务指标
（一）质量指标
（1）来料合格批次率＝（合格来料批次÷来料总批次） ×100%（最常用）； （2）来料抽检缺陷率＝（抽检缺陷总数÷抽检样品总 数）×100%；
（3）来料在线报废率＝［来料总报废数（含在线生产时发现的） ÷来料总数］×100%； （4）来料免检率＝（来料免检的种类数÷该供应商供应的产品总 种类数）×100%。
子采购商务
时也产生订货的 时间较长的采购
安全及控制问题
综合采购订单合 使采购过程更为简 采购周期长或合作
同
洁、更为迅速
时间较长的采购
长期采购合同
采购期限较长，采 购较为稳定
采购流程重新设 可以节约成本、涉
计
及范围较广
采购周期长或合作 时间较长的采购、 低价值的采购需 求
采购机构臃肿需要 重新设计的采购
综合采购订单
如果要重复地从一个供应商那里订购一种或 一组商品，采购部门就可以发出综合采购订 单。这是一种开放式订单，有效期为一年， 包括了重复采购的一种或一组商品。如图52-2所示。综合订单方便了客户，使其不必 一有需求就发出采购订单。在买方同供应商 订立了综合订单之后，采购一种商品只需发 送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了 采购合同的条件。综合订单使物料发送成为 买卖双方之间的常规事件。
第二节 采购订单
采购订单的定义
采购订单有时也被称为采购合同，一股 在选择供应商后订立采购订单。采购部 门拟定采购合同时必须特别注意用词， 因为它是具有法律效力的文件。几乎所 有的采购订单都包括与违约相关的标准 法律条款。采购订单描述了采购所需的 重要细节信息：数量、物料规格、质量 要求、价格、交货日期、交货方式、送 达地址、位于订单的正面
采购订单
采购订单的内容 到底有哪些呢?
采购订单的使用
对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单 通常有7-9份副本。而在计算机化的条件下， 将一份采购订单的副本送到每个部门的电 子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后 将其送回买方，这表明供应商已收到订单 并同意订单的内容。用法律术语讲，发送 订单的采购部门构成了合同提供者，而确 认订单的供应商构成合同接受者，提交和 接受是具有法律约束力的合同的两个重要 组成部分。
采购作业流程
★ 重点掌握 ● 采购流程的环节及步 骤 ● 采购流程图 ● 采购定单的制定过程 ● 采购流程的优化方法
★ 一般掌握 ● 采购流程的注意点 ● 进货管理 ● 进货评价
一、采购的基本流程
采购流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的 执行标准和业务规范，采购人员必须遵照执行。有些企业会制定明 确而单独的采购流程说明书，有些企业则将有关流程, 分散于各项 采购作业规范当中。一般来讲，企业规模越大, 采购金额越高, 对流 程设计越要重视而详细。
（二）成本指标
（1）价格水平：往往同本公司掌握的市场行情 比较或者根据供应商的实际成本结构及利润率 进行判断； （2）报价是否及时，报价单是否客观、具体、 透明（分解成原材料费用、加工费用、包装费 用、运输费用、税金、利润等以及相对应的交 货与付款条件）；
（3）降低成本的态度及行动：是否 真诚地配合本公司或主动地开展降低
第三节 进货管理与管理评价
进货方式
（一)自提进货 (二)供应商送货 (三)委托外包进货
自提进货的步骤
货
包
运
中
验
物
装
输
转
收
清
、
环
环
入
点
装
节
节
库
环
卸
管
的
环
节
、
理
管
节
管
搬
理
的
理
运
管
上
理
车
管
理
供应商送货
对采购商来说，供应商送货是一种 最简单轻松的采购进货管理方式。 它基本上省去了整个进货管理环节， 把整个进货管理的任务以及进货途 中的风险都转移给了供应商，只剩 下一个入库验收环节。而入库验收 也主要是供应商和保管员之间的交 接，进货员最多只提供一个简单的 协助而已。
第一节 采购流程概述
采购的几个基本环节
（1）确认需求 （2）需求说明
（11）记录与档案维护
（3）选择供应商
（4）价格和采购 条件的确定
（5）发出订单
（10）结案 （9）不符与退货处理 （8）核对发票 （7）验收 （6）订单追踪与催货
请购单
请购单
申请部门 请购日期
品名/规格/ 料号
统一编号 需用日期
电子数据交换系 支持企业间常用的 数据交换系统良好
统
商业单证和信息的 的采购
电子交换
允许客户向供应 方便客户 商直接订货
客户满意度要求较 高的采购，客户联 系供应商较为方便
面对供应商的使 方便客户 用者在线订货系 统
有较好的在线订货 系统
采购订单操作规范
（一）订单准备 （二）选择供应商 （三）签订订单 （四） 订单跟踪
订单准备过程示意图
订单计划 物料项目 技术资料
熟悉物 料项目
确认价格
确认质量 标准
确认项目 需求量
制定订单 订单说明
说明书
书
估价单
_______合下列条件，请惠送估价单。