政府机关公文写作基础知识

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、 报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要
上述文种共27个 相同：决定、意见、通知、通报、 请示、报告、批复、函、会议纪要；
不同：9个 属党的机关的5个：公报、指示、决议、条例、规定； 属行政机关有4个：命令（令）、议案、通告、公告 由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定
五、按公文的秘密等级划 秘密公文——机密公文——绝密公文
六、按照公文的紧急程度划分 特急公文——急办公文——常规公文
公文文种的种类（表格）
《国家行政机关公文处理办法》 （13种）
命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、
通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要
《中国共产党机关公文处理条例》 （14种）
版记：
1、主题词：除类别词外，最多不超过5个 类别词——类属词——文种
2、抄送机关： 抄送单位之间用逗号停顿 结尾用句号
3、印发机关和印发日期： 党的机关公文才有份数
三、公文行文规范
（一）公文的行文关系 1、隶属（上下级）关系：国务院—上海市人民政府
—闵行区人民政 府
—吴泾镇人民政 府 2、指导关系（人事部—市人事局—区人事局） 3、平级关系：市人事局—市卫生局
①、 × × × × × × × × × × 。
②× × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × ×× × × × ×× × × × × × ×。
附件：1. × × × × × × × × × 2. × × × × × × × × ×
浙江省教育厅 二○○六年十月十三日
×××××××××××××××××××××
主体
标题、 主送机关、正文、 附件、 发文机关、成文时间、 印章、附注
标题、主送机关和公文正文
1、标题（位于红色反线空两行之下）： 三要素：发文机关、事由（关于的）、文种
文章的标题除法规、规章名称可加书名号外 一般不用标点符号。 2、主送机关（全称或规范化简称、统称） 注：公告、通告等属周知性的公文，无主送单位 3、公文正文 ：首页必须显示正文
6、注意事项（讲义）
三、决定（指令性 下行文）
1、定义：对重大事项or重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更or撤销下级机关不适当的决定事项 的公文
2、适用范围：行政机关、企事业单位、人民团体 （凡是有立法权+决策权的，均可使用）
3、特点：决策性：体现领导机关的 指挥意志 处理意图 政治倾向
制约性：体现对决策内容的不可动摇性 要求下级机关必须遵照执行
单位可以
四、公文中运用数字的规范
汉字：成文时间、 部分结构层次序数和词、词组（短语
） 惯用语、缩略语、 具有修辞色彩语句中作为词的数字 必须使用汉字
阿拉伯数字：其余
公文的语言规范
准确、庄重、严谨、简洁、平实、规范 准确：概念准确，避免歧义；
措词得体，防止误用； 把握分寸，褒贬得当； 前后照应，杜绝矛盾； 细心检查，排除错漏。 如：1、没有能源的开发和交通运输业的发展，工业 的发展是不可想象的。 2、这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。
附件和成文时间
4、附件：附件是正文内容的组成部分 与公文正文一样具有同等效力。
5、成文日期：行政机关公文用汉字 党委系统用阿拉伯数码标识
（正文略） 附件：XXX
（上海市人民政府印） 二OO五年一月九日
（联系人：XXX 电话：XXXXXX）
主题词：XX XX 请示
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3、有权使用命令的机关
全国人民代表大会的常务委员会、委员长 国家主席 国务院、国务院总理 国务院各部委及其部长、主任 地方各级人民政府和各级人民代表大会
4、最常用的命令类型
• 任免令：任免国家行政机关的负责人 • 公布令：公布法律法规 • 行政令：实施重大强制性措施 • 嘉奖令：奖励有突出贡献的人员或集体
具有法定效用和规范体式的书面文字材料
是传达和贯彻 党的路线、方针和国家政策
发布 行政法律和规章
实施 行政措施
指示答复问题
指导、布置和商洽工作
报告情况，交流经验的
重要工具。
{法定公文
通用公文
广义的公文{
事务文书：计划、总
结、调查报告、简报等
专用公文
财经、外交、军事、司法等
狭义的公文——法定公文 : 《国家行政机关公文》
《国务院关于提请王维刚同志职务任免的议案》 建议性议案：
以行政部门的身份向权力部门提出建议 供人代会审议、采纳的议案
4、结构： 标题+主送机关+正文（+附件）+签署+成文日期
5、写法： 标题：
《上海市人民政府关于提请审议国庆7天假期的议 案》
《关于提请审议修改后国务院机构改革方案的议案 》
正文：案据=提出议案的根据 方案=对提请审议的事项提出解决的方法 结束语=“请审议”
（9）附件 名
（10）发文机关署
（11）成文日期
（12）印章
（13）附注
（14）主题词
（15）抄送单位
（16）印刷机关和印刷时间
0000123
机 密 20年
特急
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浙江省教育厅关于的通知
各市教育局：
××××××××××××××××××××× ×××××××
上海市人民政府 关于的通知
各区县（自治县、市）人民政府：
×××××××××××××××××××××
上海市人民政府文件
____沪__府__文___〔__2_0_0__3_〕__3_号_________________签__发__人___：__王__维___刚_____
上海市人民政府
国务院：
关于× × × × × 的请示
庄重
庄重：公文语言必须文雅庄重，严肃认真 1、把握文体特点，把准文章语言基调。
命令、决定、决议——庄重严肃； 法规——讲求严谨、确切、利落。 2、注意接受心理。 上行文——尊重而不阿谀讨好； 下行文——谦和但不失度； 平行文——以诚以礼相待，多商量，
不打官腔，互相尊重。
简洁
简洁：语言简洁明快、 干净利落、言简意赅。
的，一般称为法定文种
二、公文的文体、格式
1、公文的文体：公文的表达方式。 兼用：说明＞叙述＞议论三种表达方式。
公文的用纸规范
2、公文格式的组成要素：
（1）发文机关标识（版头、红头） （2）公文份数序 号
（3）密级
（4）发文字号
（5）签发人（主要用于请示）
（6）标题
（7）主送机关（内发可省略）
（8）正文
4、类型：安排性决定：着眼于工作部署。 奖惩性决定：分类：奖励决定 惩戒决定 变更性决定：
5、结构：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期 6、写法：标题：发文机关+事由+文种
正文：发文缘由：写明发文意义、根据、背景。 决定事项：定义中的2点
《中国共产党机关公文》
公文的特点
– 是特定的作者制定和发布的。 – 具有法定的现行执行效用。 – 具有规范的文体、结构和格式。 – 需要履行法定的程序。 – 文字必须庄重、朴实、准确、精炼。
公文的作用
1．决策与领导作用（最主要的作用） 2．强制执行和处理的作用 3．依据和凭证作用 4．公务联系与沟通作用 5．宣传与教育作用
区交通局—镇政府 4、不相隶属关系：某大学—区政府
（二）公文的行文方式
根据发文机关划分：单独行文——联合行文 根据受文对象划分：纵向行文——横向行文
（三）公文行文规则
1、依据隶属关系行文的规则：党政分开行文 2、上行文的规则 • （1）要单头主送，不要多头主送 • （2）要逐级行文，不要越级行文 • （3）要向机关行文，不要向领导者个人行
公文的分类
一、按照行文关系和行文方向可分为 上行文：报告、请示 平行文：函 下行文：命令、决定、批复、通告、通知、通报
二、按公文的来源划分 收进公文——外发公文——内部公文
三、按公文的职能划分 法规性公文——指挥性公文——报请性公文 ——知照性公文——实录性公文
四、按公文内容的处理要求划分 参阅性公文（阅件）——承办性公文（办 件）
抄送：国家发改委，财政部。
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市政府办公厅
2005年1月10日印发
公文生效标识和附注
6、公文生效标识： 公文除会议纪要、以电报形式发出外 均要盖印章
7、附注：请示、用作上行文的意见、函 需在此处标明联系人姓名、电话
二、公文格式规范
公文格式的具体项目： • 眉首：（文头，在红色反线上方） • 印制份数顺序号 • 密级和保密期限、紧急程度 • 发文机关标识、发文字号、签发人
1、公文份数顺序号： 7位数（机密、绝密件才标注） 2、密级和保密期限 （秘密、机密、绝密 年份） 3 紧急程度：特急、急件；
（电报：特提、特急、加急、平急）
4、发文机关标识 ： 《XXX人民政府文件》
5、发文字号： 发文机关代字：（沪府发）
年份〔 1998〕 序号（联合行文只标主办机关的发文字号）
6、签发人：只有上行文才标注，
（请示应在附注处注明联系人姓名和电话）
0000123
机 密 20年
特急
上海市人民政府文件
沪府发〔 2008 〕2号
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（3）结尾：由和单位负责执行
从何时起负责执行 等
8、注意
（1）是最具有强制性的公文文种， 必须经法定代表人签署。