物业小区档案管理.
小区物业资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有物业资料档案的管理工作。
第三条物业资料档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）集中管理，分级负责；（三）安全保密，服务业主；（四）科学管理，持续改进。
第二章档案分类与内容第四条物业资料档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；2. 公共设施设备档案：包括各类设备安装、维修、更换记录，设施设备使用说明书等；3. 物业管理档案：包括物业管理规章制度、工作计划、会议记录、业主委员会会议记录等；4. 财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、公共收益分配等财务报表；5. 安全保卫档案：包括门禁系统使用记录、巡查记录、安全检查报告等；6. 绿化养护档案：包括绿化养护计划、实施记录、病虫害防治记录等；7. 其他档案：包括业主投诉、表扬、纠纷处理等。
第五条档案内容应包括以下方面：1. 文字材料：包括各类文件、通知、报告、记录等；2. 图像材料：包括照片、图纸、图表等；3. 音像材料：包括录音、录像等。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案的完整性；2. 分类收集，按照档案类别进行归档；3. 严格审查，确保档案的真实性和准确性。
第七条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 对档案进行编号、分类、编目；3. 对破损、褪色的档案进行修复和保护。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：1. 专人负责，确保档案的安全；2. 采取防潮、防霉、防火、防盗等措施；3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
第九条档案利用应遵循以下要求：1. 严格审批，确保档案的保密性；2. 为业主提供档案查询、复制等服务；3. 不得擅自借阅、复制、外传档案。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是保障小区管理工作顺利进行的重要环节。
通过合理的物业档案管理措施，可以提高小区管理效率，保障住户权益，提升小区整体形象。
本文将从五个方面详细阐述住宅小区物业档案管理的措施，包括档案分类整理、电子化管理、安全保密、更新维护以及档案利用。
正文内容：1. 档案分类整理1.1 建立档案分类体系：根据不同的档案类型和属性，建立科学合理的档案分类体系，包括基础档案、合同档案、业主档案等。
1.2 文件整理与归档：对于每个档案分类，进行文件整理与归档工作，确保档案的有序存放和易于查找。
2. 电子化管理2.1 数字化档案建设：将纸质档案进行数字化处理，建立电子档案库，实现档案的高效管理和共享。
2.2 档案信息化系统：采用专业的档案信息化系统，实现档案的全生命周期管理，包括档案录入、查询、修改、归档等功能。
3. 安全保密3.1 档案保管安全措施：建立档案保管室，设置门禁系统、监控设备等，确保档案的安全。
3.2 档案保密措施：对于涉及个人隐私和商业机密的档案，采取严格的保密措施，包括权限管理、加密存储等。
4. 更新维护4.1 档案更新机制：建立档案更新制度，及时记录小区内的房屋交易、业主变更等信息，确保档案的及时更新。
4.2 档案维护措施：对于纸质档案，进行定期巡检、防潮防火等维护工作，保证档案的完好性和可用性。
5. 档案利用5.1 档案查询服务：为小区业主提供档案查询服务，方便他们了解自己的档案信息。
5.2 档案利用统计：对档案的利用情况进行统计分析，为小区管理提供参考依据，优化管理决策。
总结：综上所述，住宅小区物业档案管理的措施包括档案分类整理、电子化管理、安全保密、更新维护以及档案利用。
通过合理的档案管理措施，可以提高小区管理效率，保障住户权益，提升小区整体形象。
在实际操作中，物业管理方需要根据实际情况制定相应的档案管理制度，并不断优化完善，以满足小区管理的需求。
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
住宅小区物业档案管理措施
住宅小区物业档案管理措施随着城市化进程的不断推进，住宅小区如雨后春笋般涌现。
而物业档案管理作为住宅小区物业管理的重要组成部分，对于提升物业管理水平、保障业主权益、促进小区和谐发展具有至关重要的意义。
本文将详细探讨住宅小区物业档案管理的相关措施。
一、物业档案的重要性物业档案是指在物业管理活动中形成的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
它涵盖了小区的基本信息、业主资料、房屋及设施设备的维修养护记录、物业服务合同、财务收支情况等诸多方面。
首先，物业档案为物业管理提供了重要的决策依据。
通过对过往维修记录的分析，物业可以制定更合理的设施设备维护计划，避免突发故障的发生。
其次，它有助于维护业主的合法权益。
在处理业主之间的纠纷或涉及产权问题时，准确的档案资料能够提供有力的证据支持。
再者，物业档案也是物业管理企业自身发展的见证，能够为企业积累经验，提升服务质量和管理水平。
二、物业档案管理存在的问题尽管物业档案的重要性不言而喻，但在实际管理中仍存在一些问题。
1、档案管理意识淡薄部分物业管理人员对档案工作不够重视，认为档案管理只是简单的资料收集和存放，缺乏对档案价值的深刻认识。
2、档案管理制度不完善一些小区没有建立健全的档案管理制度，导致档案的收集、整理、归档、借阅等环节缺乏规范，档案管理工作混乱无序。
3、档案信息化程度低很多小区仍采用传统的纸质档案管理方式，不仅占用空间大，而且查询和利用效率低下。
同时，缺乏对电子档案的有效管理和利用，无法满足现代化管理的需求。
4、档案安全存在隐患部分小区档案存放环境不佳，防火、防潮、防虫等措施不到位，容易导致档案损毁。
此外，档案借阅过程中缺乏严格的审批和登记制度，容易造成档案丢失或泄密。
三、住宅小区物业档案管理的措施（一）提高档案管理意识物业管理企业应加强对员工的培训，提高全体员工对档案管理工作重要性的认识。
通过宣传教育，使员工明白档案管理不仅是物业管理的基础工作，更是提升服务质量、保障业主权益的重要手段。
小区_物业_档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有物业档案的管理工作，包括业主档案、工程档案、财务档案、文件档案、管理资料等。
第三条小区物业档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的合法性、真实性和有效性；（二）集中管理，实行统一归档、分类存放、编号检索；（三）安全保管，确保档案的保密性、完整性和可利用性；（四）规范服务，提高档案利用效率，满足小区业主和物业管理工作的需要。
第二章档案管理范围第四条小区物业档案管理范围包括：（一）业主档案：业主基本信息、购房合同、装修申请等；（二）工程档案：小区建设、改造、维修、保养等工程技术资料；（三）财务档案：物业费收缴、维修基金使用、公共收益等财务报表；（四）文件档案：物业管理法规、政策、公司文件、会议记录等；（五）管理资料：绿化、清洁、维修、保安等日常巡查记录，车辆管理记录，监控记录，荣誉资料等。
第三章档案管理制度第五条档案归档（一）归档时间：档案资料形成后，应在一个月内完成归档；（二）归档要求：档案资料应完整、准确、系统，并符合档案格式要求；（三）归档程序：档案资料由相关部门或人员收集整理后，报送档案管理员审核，经批准后进行归档。
第六条档案存放（一）档案存放地点：应选择安全、干燥、通风、防潮、防尘、防盗的场所；（二）档案柜：档案柜应配备锁具，确保档案安全；（三）档案分类：按照档案性质、形成时间、内容等进行分类存放。
第七条档案查阅（一）查阅范围：小区业主、物业管理工作人员及其他相关单位和个人；（二）查阅程序：查阅者需填写查阅申请，经档案管理员审核批准后，方可查阅；（三）查阅要求：查阅者应爱护档案，不得损坏、涂改、撕毁档案；查阅完毕后，应将档案归还原位。
第八条档案保密（一）档案保密范围：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案；（二）档案保密措施：采取加密、脱密、销毁等手段，确保档案安全。
小区物业业主档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。
第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。
2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。
3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。
4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。
第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。
2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。
3. 业主购房合同、租赁合同等。
4. 业主装修申请、验收报告等。
5. 业主维修基金缴纳记录等。
6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。
7. 业主参与小区活动记录等。
第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。
2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。
3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。
4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。
5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。
第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。
2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。
3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。
第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。
3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。
4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。
小区物业档案管理制度
一、总则为加强小区物业管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
二、管理范围1. 本制度适用于本小区所有物业档案的管理。
2. 物业档案包括但不限于以下内容：（1）小区规划、建设、验收、移交等档案资料；（2）业主（使用人）档案，包括购房合同、身份证、户口簿等；（3）房屋及配套设施设备档案，包括设计、施工、验收、维修等档案资料；（4）物业收费标准、维修基金、公共收益等财务档案；（5）物业管理人员档案，包括人事、培训、考核等档案资料；（6）物业服务合同、管理制度、应急预案等文件档案；（7）其他与物业管理相关的档案资料。
三、管理职责1. 小区业主委员会负责监督物业管理档案管理工作。
2. 物业服务企业负责档案的收集、整理、归档、保管和利用。
3. 档案管理员负责具体实施档案管理工作，包括：（1）档案的收集、整理、归档；（2）档案的保管、维护、修复；（3）档案的查询、借阅、复制；（4）档案的统计、报告、备案。
四、档案管理要求1. 档案收集：档案管理员应根据档案管理范围，及时、全面地收集各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案整理：档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的有序性和可检索性。
3. 档案归档：档案管理员应按照档案归档制度，将整理好的档案及时归档，确保档案的安全和保密。
4. 档案保管：档案管理员应定期检查档案的保管状况，确保档案的完好无损，防止档案遗失、损坏、虫蛀、霉变等现象。
5. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为业主、物业服务企业及其他相关部门提供档案查询、借阅、复制等服务。
6. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁制度，对已失效、无保存价值的档案进行销毁，确保档案的整洁和有序。
五、档案保密1. 档案管理员应严格遵守国家保密法律法规，确保档案的保密性。
2. 档案管理员不得擅自泄露档案内容，不得将档案用于非法用途。
小区物业档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强小区物业管理，确保物业管理档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国物业管理条例》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区物业管理范围内所有物业档案的管理。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）分类管理，规范存档；（三）安全保密，方便利用；（四）科学合理，持续改进。
第二章管理范围与内容第四条物业档案管理范围包括：（一）业主档案：包括业主身份证明、购房合同、装修申请、物业维修基金使用等相关资料；（二）房屋档案：包括房屋权属证明、房屋登记、房屋维修记录等相关资料；（三）设施设备档案：包括设备购置、安装、维修、更换等相关资料；（四）财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、物业支出等相关资料；（五）行政管理档案：包括物业管理规章制度、会议记录、员工档案等相关资料；（六）其他应归档的资料。
第三章管理机构与职责第五条成立小区物业管理档案领导小组，负责小区物业档案管理的组织、协调和监督工作。
第六条物业管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第七条档案管理员应具备以下职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（二）负责档案的保密工作，确保档案安全；（三）负责档案的查询、借阅和复制；（四）负责档案的统计、分析和上报；（五）负责档案管理制度的执行和改进。
第四章管理流程第八条档案收集：档案管理员根据档案管理范围，及时收集各类档案资料。
第九条档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和准确性。
第十条档案归档：档案管理员按照档案管理目录，将整理好的档案资料归档。
第十一条档案保管：档案管理员负责档案的保管工作，确保档案安全。
第十二条档案利用：档案管理员根据档案利用需求，提供档案查询、借阅和复制服务。
第五章安全与保密第十三条档案管理员应严格执行档案保密制度，确保档案安全。
第十四条档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。
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三、物业档案的销毁
销毁——根据档案的保存期限和性质，定期对过期或作废的文档进行
剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。 ◆经领导审批通过方可销毁 ◆建立已销毁文档清单备查
物业档案的建立与管理
目录
1. 物 业 档 案 的 建 立 2. 物 业 档 案 的 管 理 3. 物 业 档 案的 销 毁
一、物业档案的建立
1、 什么是物业档案？
指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的 文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件。
2、 物业档案的两个重要作用
◆绿化清洁资料 ◆员工管理资料 ◆业主日常资料 ◆行政文件资料 ◆业主委员会资料
二、物业档案的管理
1、什么是物业档案的管理？ 指物业公司在物业管理管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、
鉴定、保管、统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。 ① 强调原始记录的重要性
2、 档案管理 注意事项
归档管理
对业主和公司利益影响较大的档案都应加以保存。
档案归档应根据部门、年度、内容、 保存期及保密程度的分类顺序进行组卷， 逐一编号、登记造册、编制目录、分柜 保存。
为保证档案的安全与完善，档案室应随 时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、 防虫、防鼠、防潮。
归档作用——“十清”
◆物业来源清 ◆物业数量清 ◆物业质量清 ◆物业价值清 ◆结构类型清
◆设备设施清 ◆绿化苗木清 ◆租金费用清 ◆使用情况清 ◆维修更新清
二、物业档案的管理
④ 使用
• 检索——计算机网络技术； • 审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅； • 手续——借阅手续的办理（借、还登记；检查完好程度；借阅时间
规定等）
计算机在物业管理中的应用
◆编辑、处理、打印、保管各种文件和资料 ◆制作资料与存储各项基础资料 ◆存储其他相关资料（质量记录等） ◆存储发生过的各类事故经过及处理结果 ◆为咨询决策提供服务 ◆建立网络，沟通信息，实现信息、设备共享
②资料收集的两种方式
设计规划阶段信息
按
时
施工及验收阶段信息
间
顺
委托管理阶段信息
序
收
业主收楼信息
集
日常管理信息
一、物业档案的建立
按物业管理参与者的各方面来收集
※在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收 集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。 ※在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。 ※在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及 其相关资料，并将档案的收集形成制度化。 ※通过政府主管部门获取的相关信息。
业主资料、 装修资料、 客户投诉…
巡查记录、 紧急事件、 车辆档案…
各类帐册、 发票存根、 预算报告…
一、物业档案的建立
资料分类②：按文件、档案连贯性分类
实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外 归档时可照顾到从文件到档案的连贯性，进行分类。
◆产权与工程技术资料 ◆住（用）户档案 ◆装修档案资料 ◆工程维修资料 ◆设备设施管理资料 ◆治安消防安全管理资料
①凭证作用、②参考作用
3、 建立动态的物业档案资料管理机制
由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制凡是管理 程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。
一、物业档案的建立
4、 资料的收集
①档案室
※物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理。
※在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。
②
数据准确、资料详实
③
不错不漏、帐实相符
④
妥善保管、查阅方便
⑤
保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全
二、物业档案的管理
3、档案的建立的四个环节
① 收集
② 整理
③ 归档
④ 使用
收集——是将分散在楼盘内各部门的有保存价值的文件资料向公司档案室
或负责管理档案的人员移交、集中的工作。
①收集的关键是尽可能完整 完整的档案收集体现在三个方面： ②整理的重点是去伪存真。留下物业管理
一、物业档案建立
5、 资料的整理和分类
资料整理要求: 收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。剔除作废
和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、 分类合理、便于检索。
资料分类①:根据工作的内容整理和分类
行政
工程
客服
安保
财务
上级文件、 内部发文、 人事后勤…
工程图纸、 设备档案、 维修记录…
<1>.从规划设计到工程竣工
有用的资料。
<2>.从地下到楼顶 <3>.从主体到配套的技术资料
整理干净不是最终目的，而是避免查找 时浪费时间，提高工作效率。
二、物业档案的管理
③归档—指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，如按每一栋建筑分类。
归档形式—同时采用原始资料与计算机档案管理双轨制，使储存方式的多元化。