物业档案管理制度
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。
物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。
本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。
二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。
基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。
采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。
同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。
3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。
对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。
4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。
制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。
同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。
三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。
明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。
制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。
2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。
包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。
建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。
3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。
确保物业费用的合理使用和透明度。
制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。
4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业各类档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业范围内的各类档案，包括但不限于物业管理档案、业主档案、合同档案、财务档案、维修档案、投诉档案等。
第三条物业管理档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，不得伪造、篡改；3. 系统性原则：档案分类科学，便于查询和利用；4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。
第二章档案分类与归档第四条物业管理档案分为以下类别：1. 业主档案：包括业主个人信息、入住登记、产权证明、租赁合同等；2. 合同档案：包括物业服务合同、工程承包合同、采购合同等；3. 财务档案：包括财务报表、收付款凭证、发票、税务申报等；4. 维修档案：包括维修记录、维修报告、维修费用等；5. 投诉档案：包括投诉记录、处理结果、反馈意见等；6. 其他档案：包括物业管理规章制度、员工档案、培训资料等。
第五条档案归档应按照以下程序进行：1. 归档前的整理：对档案进行分类、整理、编号，确保档案的整洁和有序；2. 归档申请：档案整理完毕后，填写归档申请表，报档案管理员审核；3. 审核与批准：档案管理员对归档申请进行审核，符合要求后报部门负责人批准；4. 归档：经批准的档案，由档案管理员进行归档，并填写归档登记表；5. 归档后的检查：档案归档后，档案管理员应定期进行检查，确保档案的完整和安全。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：1. 室内环境：档案室应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠；2. 设备配置：档案室应配备必要的档案柜、档案架、灭火器等设备；3. 安全措施：档案室应设置安全门锁，禁止无关人员进入；4. 保密措施：对涉及保密的档案，应采取加密、封存等措施。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 任何人查阅档案，必须填写查阅申请表，经档案管理员审核批准；2. 查阅档案时，应遵守档案室内的各项规章制度，爱护档案，不得擅自涂改、损毁；3. 查阅档案时，应填写查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等；4. 查阅档案后，应将档案归还原位，确保档案的完整和安全。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业处档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。
第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。
第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。
第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。
第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。
第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、引言物业档案是指物业管理单位对所管理的建筑物、设施设备等相关资料的整理、归档和管理工作。
物业档案管理制度的建立和执行对于物业管理单位的日常运营和决策具有重要意义。
本文将介绍物业档案管理制度的基本要求、流程和责任分工，以确保物业档案的安全、完整和可靠。
二、管理要求1. 档案归档原则- 档案应按照建筑物或设施设备的属性进行分类归档，确保档案的有序性和易查性。
- 档案应按照时间顺序进行归档，确保档案的时效性和历史性。
- 档案应按照规定的格式和标准进行归档，确保档案的统一性和规范性。
2. 档案管理流程- 档案的收集和整理：物业管理单位应定期收集和整理与建筑物、设施设备相关的各类资料，包括合同、维修记录、巡检报告等。
- 档案的归档和存储：物业管理单位应将整理好的档案按照规定的分类和顺序进行归档，并采取适当的存储措施，如使用防火、防水、防虫等设备和材料。
- 档案的检索和利用：物业管理单位应建立档案检索系统，确保档案的快速检索和利用，以满足日常管理和决策的需求。
- 档案的保密和备份：物业管理单位应对档案进行保密处理，确保档案的安全性和机密性，并定期进行档案备份，以防止档案丢失或损坏。
3. 档案管理责任分工- 物业经理：负责制定和执行物业档案管理制度，监督档案管理工作的落实情况，并定期进行档案管理的评估和改进。
- 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索、利用、保密和备份等，确保档案的安全和完整。
- 相关部门：各部门应积极配合物业档案管理工作，如提供相关资料、参与档案的整理和归档等，确保档案管理的顺利进行。
三、数据和记录要求1. 合同档案- 合同编号、签订日期、合同期限、合同金额等基本信息。
- 合同正本、副本的存档位置和保管责任人。
- 合同履行情况的记录和跟踪。
2. 维修档案- 维修记录、维修费用、维修人员等基本信息。
- 维修前后的照片、维修报告和维修单据等相关资料。
住宅小区物业档案管理制度
第一章总则第一条为加强住宅小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区内所有物业档案的管理工作，包括房屋及附属设施设备档案、业主档案、财务档案、合同档案、管理文件档案等。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，科学规范；（三）安全保密，方便利用；（四）持续改进，提高效率。
第二章档案管理职责第四条小区物业管理委员会负责小区物业档案管理的监督和指导工作。
第五条物业服务企业应设立档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责小区物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三章档案收集与整理第六条物业档案的收集应做到全面、准确、及时，确保档案的完整性。
（一）房屋及附属设施设备档案：包括房屋验收报告、设计图纸、设备清单、保修卡、维修记录等；（二）业主档案：包括业主身份证明、购房合同、装修申请、缴费记录等；（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、预决算报告等；（四）合同档案：包括物业服务合同、租赁合同、装修合同等；（五）管理文件档案：包括管理制度、通知、会议纪要、验收报告等。
第七条物业档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理，按时间顺序排列；（二）编制目录，便于查阅；（三）填写档案盒标签，注明档案名称、编号、页数等；（四）确保档案的整洁、规范。
第四章档案保管与利用第八条物业档案的保管应做到安全、保密、防潮、防霉、防虫蛀、防鼠咬。
（一）档案室应保持通风、干燥，温度控制在18-25℃；（二）档案柜应定期清洁、除锈；（三）重要档案应进行加密、复制备份；（四）严格执行档案借阅制度。
第九条物业档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅档案应填写《档案查阅登记表》；（二）查阅档案应在档案室内进行，不得带出档案室；（三）查阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查阅档案后，应及时归还，保持档案整洁。
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物业档案管理制度
为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。
1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。
2.设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。
3.按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。
4.凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。
5.归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。
6.形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。
7.物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。
8.物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
9.凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管
理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。
10.物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。
11.任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。
12.借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。