物业公司档案管理制度
物业档案规范管理制度范本
物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。
第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。
（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。
第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。
（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。
（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。
（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。
第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。
（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。
（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。
第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。
（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。
（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。
第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。
（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。
（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业集团公司行政档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业集团公司行政档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案管理的有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司各部门、子公司及所属单位行政档案的管理工作。
第三条行政档案是指集团公司及其所属单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
第二章档案分类与归档第四条行政档案分为以下类别：1. 机关文书档案：包括文件、报告、请示、通知、会议纪要、讲话稿等；2. 机关印信档案：包括印章、图章、戳记等；3. 机关人事档案：包括干部人事档案、员工档案等；4. 机关财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；5. 机关固定资产档案：包括固定资产购置、维修、报废等档案；6. 机关合同档案：包括合同、协议、协议书等；7. 机关其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条行政档案归档应遵循以下原则：1. 及时归档：各部门、子公司及所属单位应在文件形成或事件结束后及时归档；2. 完整归档：归档的档案应包括文件的正文、附件、抄送件等；3. 准确归档：归档的档案应按照档案分类标准进行分类，确保档案的准确性和完整性；4. 安全归档：归档的档案应按照规定采取安全措施，确保档案的物理安全和信息安全。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下规定：1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等条件；3. 档案柜应上锁，并设立档案目录；4. 档案借阅应办理借阅手续，不得擅自复制、摘抄、外借档案。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，保护档案的合法权益；2. 档案利用应经档案管理部门批准，不得擅自对外提供档案；3. 档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 档案利用不得损害档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下规定：1. 档案销毁前，应经档案管理部门审核批准；2. 档案销毁应采用焚毁、化浆、碎纸等方式，确保档案内容不被泄露；3. 档案销毁后，应将销毁记录报档案管理部门备案。
华润物业员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强华润物业员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据国家有关法律法规和公司规章制度，特制定本制度。
第二条本制度适用于华润物业管理区域内所有员工的档案管理。
第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和安全性的原则。
第二章档案种类及内容第四条员工档案分为以下几类：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、专业、联系电话、电子邮箱等基本信息。
2. 职业资格证书档案：包括各类职业资格证书、专业技术资格证书、职称证书等。
3. 工作经历档案：包括员工入职、离职、调职、晋升、培训、奖惩等记录。
4. 绩效考核档案：包括年度考核、月度考核、专项考核等记录。
5. 健康体检档案：包括员工入职体检、定期体检、特殊岗位体检等记录。
6. 其他档案：包括员工劳动合同、社会保险、住房公积金等。
第三章档案管理职责第五条档案管理员负责员工档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。
第六条各部门负责人负责本部门员工档案的管理工作，确保档案的完整、准确。
第七条员工本人负责提供真实、完整的个人信息，并对所提供信息的真实性负责。
第四章档案管理流程第八条员工入职时，应提交相关证明材料，由人力资源部门负责收集、整理、归档。
第九条员工离职时，档案管理员应将员工档案进行整理、归档，并按照规定程序办理档案移交手续。
第十条员工档案的借阅，需经部门负责人批准，由档案管理员负责办理借阅手续。
第十一条员工档案的销毁，需经公司领导批准，并按照规定程序办理销毁手续。
第五章档案保管与安全第十二条档案管理员应定期对档案进行检查、清理，确保档案的完好。
第十三条档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。
第十四条档案管理员应定期对档案进行备份，确保档案数据的安全。
第十五条员工档案的保密工作，由档案管理员负责，确保档案内容不外泄。
第六章奖励与处罚第十六条对在员工档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
物业服务公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。
第二章档案分类与归档第四条物业服务公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）项目管理档案；（三）财务管理档案；（四）人力资源管理档案；（五）客户服务档案；（六）设备设施管理档案；（七）工程维修档案；（八）法律法规档案；（九）其他档案。
第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；（四）档案利用应按时归还，不得损坏、丢失档案。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵守以下规定：（一）档案销毁前，需经主管领导批准；（二）档案销毁应严格按照档案销毁程序进行；（三）档案销毁后，应做好销毁记录，并报上级部门备案。
第五章责任与奖惩第九条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确、系统和安全。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
档案管理制度
为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。
第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。
第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。
第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。
第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。
第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。
第六条 档案管理体系规范如下：
办公室主任综合部经理 第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。
项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。
第八条 档案类别代号分
配规
最爱的人
最爱的人
[选取日期]
范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。
项目二，02-1-X 至02-X-X。
项目三，03-1-X
至03-X-X。
以此类推…………。
项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。
第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。
具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。
第十条档案管理规定
（一）公司档案查/调阅
查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
（二）项目档案查/调阅
查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
（三）密件档案查/调阅
密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。
非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。
除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。
分享资料，共同进度文档审核周小姐
密件档案查/调阅、摘抄/复印手续办理参照“公司档案查/调阅”办理。
第十一条档案室内严禁吸烟。
第十二条做好防火、防虫、防潮、防盗工作，发现问题要及时处理，及时向办公室主任或部门经理汇报。
第十三条未经许可，档案室任何人不准入内。
单位名称：深圳市*科技有限公司文档编号
文档密级★★★★★
文档文名称：★★★★★★★★★★
文档制订陈先生
分享资料，共同进度文档审核周小姐
单位名称：深圳市*科技有限公司文档编号
文档密级★★★★★
文档文名称：★★★★★★★★★★
文档制订陈先生
分享资料，共同进度文档审核周小姐。