文秘档案管理流程
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
公司文秘档案管理制度（2篇）
公司文秘档案管理制度一、总则文秘档案是公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，是公司信息管理的重要组成部分，对于保证公司的正常运作、加强信息共享、提高工作效率具有重要意义。
本制度的目的是规范公司文秘档案的管理工作，确保文秘档案的安全性、便捷性和可追溯性，强化公司信息管理的专业化和科学化。
二、文秘档案的定义文秘档案是指公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，包括但不限于合同、协议、报告、会议纪要、公函、备忘录等。
三、文秘档案的管理原则1.规范性原则：文秘档案的管理应遵循相关法律法规和政策规定，并制定相应的管理制度和操作流程。
2.全过程原则：从文秘档案的产生、流转到保存和销毁，都应有明确的管理措施和责任人。
3.安全性原则：文秘档案的管理应保证信息的安全性，严禁泄露、损毁或篡改。
4.便捷性原则：文秘档案的管理应便于查找和获取，确保信息共享和工作效率。
5.责任追溯原则：文秘档案的管理应有明确的责任人，对档案的使用和操作应有明确的记录和追溯。
四、文秘档案的管理责任1.公司领导负责制定并修订文秘档案管理制度，明确各级档案管理人员的职责与权限，并组织培训。
2.档案管理人员负责执行公司领导的相关政策和制度，组织维护、整理、归档、借阅和销毁文秘档案，并保障档案的安全性。
3.各部门负责按照规定的流程和要求，产生并提交文秘档案，确保档案及时归档并准确记录。
五、文秘档案的管理流程1.档案的产生和提交：各部门在产生文秘档案时应按照规定的流程和要求，填写档案相关信息，并及时提交给档案管理人员。
2.档案的整理和归档：档案管理人员接收到文秘档案后，应按照要求进行整理和分类，然后进行归档，确保档案的有序性和易查性。
3.档案的借阅和复制：有需要的人员可以提出档案借阅申请，经过审批后，可以在规定的地点进行借阅；对于涉及保密内容的档案，需经过相关部门的批准方可借阅或复制。
4.档案的销毁：档案管理人员应按照规定的期限和程序进行档案销毁，确保已经不需要保留的档案被及时销毁，并做好销毁记录。
办公室文秘的文件归档和档案管理
办公室文秘的文件归档和档案管理在办公室中，文秘工作关系到办公室的日常运转和信息流通。
文件归档和档案管理是文秘工作中至关重要的一环。
良好的文件归档和档案管理能够提高工作效率，保障信息的安全和准确性。
本文将重点介绍办公室文秘的文件归档和档案管理的相关知识和操作方法，以提供指导和建议。
一、文件归档的重要性在办公室日常工作中，文件的归档是非常必要的。
它不仅有助于保障文件的安全性和完整性，还方便文件的查找和保留。
一个科学合理的文件归档系统能够减少时间和精力的浪费，使得办公室工作更加高效。
1. 文件的分类与整理对于办公室中产生的各类文件，应根据不同的属性和内容进行分类整理。
常见的分类方式包括按照文件的类型、日期、部门等进行分类。
在整理文件时，应注意文件的编号和标识，以便于查找和识别。
2. 文件的标注和归档在文件归档过程中，应为每个文件进行标注和登记。
标注内容应包括文件的名称、编号、日期、归属部门等信息。
对于重要文件，还可以在文件上贴上防伪标识或者封条，以确保文件的安全性。
二、档案管理的原则和措施档案管理是对归档文件的全面管理和保管。
它需要遵循一系列的原则和措施，以确保档案的安全性和可用性。
1. 档案管理的原则（1）合法性原则：档案管理应遵循法律法规的规定，确保文件的合法性和真实性。
（2）完整性原则：档案管理应保证档案的完整性和连续性，不得随意删除或篡改。
（3）机密性原则：档案管理应保守档案的机密性，禁止私自泄露档案内容。
（4）可检索性原则：档案管理应提供便捷的检索方式，方便文件的查找和利用。
2. 档案管理的措施（1）档案室的设立：为了规范档案管理，办公室应设立专门的档案室，并确定专人负责档案管理工作。
（2）档案的保管与借阅：档案应妥善保存并分类存放，定期备份。
对于需要借阅的档案，应制定相应的借阅申请和归还手续，以确保档案的安全性。
（3）数字化档案管理：随着信息技术的发展，数字化档案管理已成为趋势。
通过电子文档管理系统，可以更加方便地存储、检索和共享档案。
文秘档案管理规章制度
文秘档案管理规章制度一、总则1.文秘档案是指单位或个人的文件和档案资料，包括单位或个人的办公文件、证明材料、报告材料等。
2.文秘档案管理是指对文秘档案进行规范的收集、整理、保管、利用和销毁的管理。
3.本制度是为了规范文秘档案管理工作，保护档案资源，促进单位工作的顺利开展，遵循有序、合理、科学、便捷、安全的原则。
二、档案管理机构1.每个单位都应设立专门的档案管理部门，以负责档案资源的收集、整理、保管、利用和销毁，并且应配备专门的档案管理人员。
2.档案管理部门的职责包括：制定文秘档案管理制度、规范档案收集流程、确保档案安全、提供便捷的档案查询服务等。
三、档案收集和整理1.单位在收集文秘档案时，应按照规定的收集流程进行，确保收集范围和内容的准确性和完整性。
2.收集到的文秘档案应尽快进行整理，包括文件归档、文件分类、整理文件编号等工作。
3.文秘档案管理部门应对整理后的文秘档案进行归档，同时建立电子数据档案，确保档案资源的长期保存和利用。
四、档案保管及利用1.文秘档案应设立专门的保管室，保管室应具有完善的安全保卫措施，包括防火、防盗、防水等措施。
2.档案利用应根据管理部门的要求进行申请，同时需要签署使用协议。
3.文秘档案仅限制内部使用，不得向外泄露，同时需要定期清理过期档案，释放档案资源。
五、档案销毁1.文秘档案的销毁必须经过档案管理部门的审查和批准。
2.销毁应按照规定的程序和方法进行，包括破坏文件、文件磁盘驱动器、文件删除等方式。
3.档案管理部门应制定档案销毁方案，并将方案报批后，在确定的时间内进行销毁作业。
六、档案管理的监督和评估1.单位领导应对文秘档案管理工作进行监督和指导，并要求档案管理部门对档案管理工作进行评估。
2.档案管理部门应按照规定的程序和标准进行评估，确保档案管理的规范性、科学性、便捷性等方面的要求。
3.档案管理质量评估的结果需要上报领导层，并进行跟踪检查，指导档案管理部门进行改进。
七、附则1.本制度适用于所有单位的文秘档案管理工作，需要在实际工作中根据实际情况进行修改完善。
公司文秘档案管理制度范本(3篇)
公司文秘档案管理制度范本第一条为了规范公司文秘档案管理工作，提高文秘工作效率，落实信息管理的科学化、规范化和自动化要求，依照国家有关文件、法规的规定，制定本管理制度。
第二条公司文秘档案管理制度适用于公司内部所有文秘档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。
第三条公司文秘档案管理的目标是确保公司文秘档案的安全可靠，保障信息的完整性、可用性和可追溯性。
第四条公司应成立专门的文秘档案管理部门或设立专职文秘档案管理员，负责公司文秘档案的管理工作。
第五条公司文秘档案应按照文件类型、部门、时间等进行分类归档，并制定详细的文秘档案管理手册，明确各类档案的保管期限、查阅、借阅和销毁等相关事项。
第六条公司文秘档案管理采用电子档案与纸质档案相结合的形式，通过电子文档管理系统进行电子档案的存储和管理，并定期进行数据备份和技术更新。
第七条公司文秘档案应设立专用的存放区域，保证档案的安全、防火、防水和防盗。
第八条公司文秘档案应制定档案借阅申请和档案借阅登记制度，借阅人应填写借阅申请并得到相关部门的批准，借阅期限不得超过规定期限。
第九条文秘档案管理员应对公司文秘档案进行定期巡查和整理，确保档案的完好无损和秩序井然。
第十条档案移交和销毁应按照规定的程序进行，并有相关部门的审批和签字确认。
第十一条对于重要的公司文秘档案，应制定安全备份和保密措施，避免信息泄露和丢失的风险。
第十二条公司文秘档案管理制度应定期评估和审查，及时对不符合要求的环节进行整改和改进。
第十三条违反公司文秘档案管理制度的，将根据公司相关规定进行相应的问责和处罚。
第十四条本公司文秘档案管理制度自发布之日起生效，并由相关部门负责对全体员工进行宣传和培训。
以上公司文秘档案管理制度范文仅供参考，实际制定应根据公司实际情况进行具体规定。
公司文秘档案管理制度范本（2）公司档案管理制度一、总则1.1 目的本制度旨在规范、统一公司档案管理工作，确保档案的安全、完整、准确和便捷的检索和利用，以提高办公效率和工作质量。
文秘档案管理规章制度(3篇)
文秘档案管理规章制度一、目的和范围：1.1 目的：为了规范文秘档案的管理，保障档案的安全、完整、可靠和便捷的使用，提高工作效率，制定本规章制度。
1.2 范围：适用于本单位内的所有文秘档案的管理工作。
二、档案管理的基本原则：2.1 法定性原则：按照国家有关档案管理的法律、法规、标准和规定进行管理。
2.2 统一性原则：按照一套统一的档案管理制度进行管理。
2.3 完整性原则：保证档案的完整保存，不得随意篡改、破坏或遗失文档。
2.4 保密性原则：严守档案的保密性，确保档案的机密性和安全性。
2.5 归档原则：按照档案的文件类别、时间顺序、主题内容等进行分类归档。
2.6 可检索性原则：确保档案的信息能够方便检索。
2.7 借阅制度：建立文秘档案的借阅制度，明确借阅条件和程序。
2.8 定期审查原则：按照一定的时间周期对档案进行定期检查和审核，确保档案的质量和完整性。
三、档案的管理职责：3.1 主管领导：负责档案管理工作的组织和指导，制定相应的管理办法。
3.2 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的分类、整理、归档、借阅等工作。
3.3 档案使用人：按照规定的程序借阅、利用档案，保证档案的安全和完整性。
四、档案管理的具体措施：4.1 档案的收集与整理：对于单位内产生的各类文秘档案，及时进行收集和整理，确保档案的完整性和可靠性。
4.2 档案的归档：按照制定的归档原则，将档案进行分类归档，建立相应的档案目录。
4.3 档案的存储和保管：建立适当的存储环境和设备，确保档案的安全性和稳定性。
4.4 档案的借阅和利用：建立档案的借阅制度，明确借阅的条件和程序，提供便捷的借阅服务。
4.5 档案的销毁：对于已经过期或无需保留的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理的监督和评估：5.1 监督：建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理的规范和有效。
5.2 评估：按照一定的时间周期进行档案管理的评估工作，查找问题，推进档案管理的改进和提高。
文秘档案管理制度
文秘档案管理制度一、制度目的：1、规范企业在文秘档案管理方面的行为，确保对文秘档案的收集、利用、转移、保管、销毁等环节严格按照规定执行，保证档案的完整性、可靠性和保密性，为企业经营管理和决策提供基础资料和信息服务；2、明确文秘档案的归档范围、归档程序、资料保管期限和销毁程序，激励职工发挥自身专长和职责所在，承担档案分类和整理工作，降低档案管理的工作成本；3、为进一步推动企业知识管理和保护知识产权提供制度支持。
二、适用范围：本制度适用于公司全体员工，所有业务、管理、内部监督部门及技术人员，适用于该公司所有部门保管的纸质文秘档案和电子文秘档案。
三、档案的定义：文秘档案是指公司行政、经济、生产、技术、人事、财务、审计等方面的文件、文书、资料、印刷品、磁介质等各种形式的记录和信息，在企业的工作和决策过程中具有参考和决策价值的记录和信息。
四、档案的分类：文秘档案可以分为纸质档案和电子档案两种。
五、档案的保密性：1、文秘档案必须要严格保密，员工应该加强安全意识，保证自己所保管的文秘档案不会被外泄；2、凡是涉及到公司商业机密、技术秘密和个人隐私的文秘档案，必须进行级别定密，严格限制范围；3、凡是涉及到外部单位隐私的文秘档案，必须进行信息保护，严格掌握权限；4、文秘档案采取不同级别的保存措施，确保安全。
六、档案的收集：1、对于重要的文秘档案，应该逐级上报并经过批准后方能收集储存；2、对于企业各部门产生的文秘档案，各部门的负责人应当分类储存，并制定档案收集计划，并向公司归档中心进行申请。
七、档案的整理：1、各部门应当会同公司归档中心对其所属的文秘档案进行分类，分级整理；2、对于纸质档案，应当按照日期、文件名称、编号、部门等进行分类，制定档案编号；3、对于电子档案，应当能够进行搜索和分类，制定档案目录。
八、档案的储存：1、各部门应当制定涉及到机要、保密文秘档案的安全储存措施，确保机要、保密文秘档案不受非法侵入和泄密。
办公室文秘档案管理制度
第一章总则第一条为加强办公室文秘档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家档案管理的有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文秘档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条文秘档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、连续性和规范性的原则。
第四条文秘档案管理工作由办公室负责，各部门应积极配合，共同做好档案管理工作。
第二章档案收集与整理第五条文秘档案的收集范围：（一）上级机关、下级单位、同级单位及外单位来文、来电、来访等材料；（二）我单位制发的文件、报告、请示、总结、计划、会议记录等文书材料；（三）科研、生产、经营、管理等活动中形成的各类技术档案；（四）声像、电子等档案材料；（五）其他需要归档的材料。
第六条文秘档案的收集要求：（一）档案收集要及时、全面，确保档案的完整性；（二）档案收集要真实、准确，不得伪造、篡改、销毁档案；（三）档案收集要按照档案分类标准进行，便于管理和利用。
第七条文秘档案的整理要求：（一）档案整理要按照档案分类标准进行，实行分类、编号、登记、编目等规范化管理；（二）档案整理要确保档案的准确性、完整性和连续性；（三）档案整理要按照档案保护要求，妥善保管档案。
第三章档案保管与维护第八条文秘档案的保管要求：（一）档案保管要实行专库、专柜、专人负责制度；（二）档案库房要符合国家档案保护标准，保持适宜的温度、湿度、通风等条件；（三）档案柜要定期检查，确保档案安全；（四）档案借阅要实行登记制度，严格借阅手续。
第九条文秘档案的维护要求：（一）档案维护要定期进行，包括除尘、消毒、防虫、防霉等；（二）档案维护要确保档案的完好无损，延长档案使用寿命；（三）档案维护要记录维护情况，便于追溯。
第四章档案利用与销毁第十条文秘档案的利用要求：（一）档案利用要遵守国家档案法律法规，确保档案安全；（二）档案利用要实行登记制度，记录利用情况；（三）档案利用要按照档案保密规定，保护档案秘密。
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借阅时应在《借阅文件登记本》登记。
看是否有价值和保管期限。
填写《文件销毁处理申请单》并报主管领导批准。
严格按照保密制度对文档进行维护保管；
做好防潮措施并定期去除灰尘、除污、
消毒，更换防虫药物等工作。
《借阅文件登记本》
《文件处理申请单》
按照一定的原则进行分类登记，分类可按照如下顺序：
1、部门；
2、档案性质/类别；
3、保管期限；
4、档案保密性；
5、档案载体类别。
主要内容有：
1、检查立卷文件是否齐全完整，通过对照《收发文登记本》和《借阅文件登记本》，把所有的应归档文件收集齐全
2、检查案卷是否符合归档范围，把不符合要求的文件剔除
3、检查案卷是否保持了文件间的历史联系，对备卷夹内的文件进行检查，把不符合本卷特征的文件转入其他有关卷内的另立新卷
1.目的
为公司档案管理提供程序准则，确保挡案保管、贮存良好。
2.适用范围
适用于本公司所有档案的管理过程
3.流程、职责和关键控制点
流程职责关键ຫໍສະໝຸດ 制点相关文件/记录文秘
档案员
文秘
档案员
文秘
档案员
公司文秘档案人员应坚持平时随时收集文件进行归档，对于整理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件及时整理，对于企业的对外发文要留好底稿和正本。
《档案登记表》
《收发文登记工本》
《借阅文件登记本》
流程
职责
关键控制点
相关文件/记录
文秘
档案员
员工
文秘
档案员
文秘
档案员
文秘
档案员
4、检查卷内文件保存价值是否统一。三种保存期，永久、长期、短期应尽量统一。
检查文件排列是否科学、合理。应按一定的规律排列卷内文件，一般是：重要文件在前，次要文件在后；政策性文件在前，业务性文件在后；综合性文件在前，专题性文件在后；正文在前，附件在后；存本在前，定稿在后；结论性文件在前，综合性文件在后。