物业项目公司档案管理制度
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。
物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。
本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。
二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。
基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。
采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。
同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。
3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。
对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。
4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。
制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。
同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。
三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。
明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。
制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。
2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。
包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。
建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。
3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。
确保物业费用的合理使用和透明度。
制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。
4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
绿城物业档案管理制度
一、总则为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司各类档案，包括但不限于：文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、基建档案、声像档案等。
2. 公司各部门、子公司及分支机构在业务活动中形成的各类档案。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门、子公司及分支机构应按照档案管理要求，及时、准确、完整地收集、整理各类档案。
（2）档案收集应遵循真实性、完整性、连续性和保密性原则。
2. 档案整理（1）档案整理应按照国家档案分类标准和公司档案分类目录进行。
（2）档案整理应遵循时间顺序、重要程度、来源关系等原则。
（3）档案整理应做到条理清晰、层次分明、便于检索。
3. 档案保管（1）档案保管应选择适宜的库房，确保库房干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗。
（2）档案保管应按照档案分类、保管期限、密级等进行存放。
（3）档案保管应定期检查，发现问题及时处理。
4. 档案利用（1）档案利用应遵循合法性、真实性、完整性、保密性原则。
（2）档案利用应填写档案借阅单，经档案管理人员审核后，方可借阅。
（3）档案利用过程中，不得擅自复制、摘抄、修改档案内容。
5. 档案销毁（1）档案销毁应严格按照国家档案法律法规和公司档案管理制度执行。
（2）档案销毁前，应经档案管理部门负责人批准。
（3）档案销毁过程中，应确保档案内容不外泄。
四、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门、子公司及分支机构负责人对本部门、子公司及分支机构档案管理工作负总责。
3. 档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟练掌握档案管理技能。
五、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度的单位和个人，给予批评教育、通报批评、经济处罚等处理。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业项目部档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业项目部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合物业项目实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业项目部在日常工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条物业项目部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：物业项目部档案应由专人负责，实行集中统一管理。
2. 分类归档：按照档案的性质、内容、来源等进行分类，确保档案的完整性和系统性。
3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的准确性和安全性。
4. 有效利用：充分利用档案资源，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理职责第四条物业项目部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条物业项目部各部门应积极配合档案管理员，按照职责分工，做好档案的收集、整理和移交工作。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具备档案管理的基本知识和技能；2. 熟悉物业管理业务，了解相关政策法规；3. 工作认真负责，具有良好的职业道德。
第三章档案收集与整理第七条物业项目部档案收集范围：1. 物业项目立项、规划、设计、施工、验收等文件资料；2. 物业管理合同、协议、规章制度等；3. 物业服务记录、业主投诉、维修记录等；4. 人力资源、财务、设备、设施等管理文件；5. 与物业管理相关的其他文件资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案的性质、内容、来源等进行分类；2. 对档案进行编号、编目，编制档案目录；3. 档案装订整齐，封面、脊背清晰；4. 电子档案应备份，确保数据安全。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防霉；2. 档案柜应分类存放，便于查找；3. 档案管理员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用要求：1. 严格按照档案查阅规定，办理查阅手续；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得损坏、污损；3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、摘抄。
物业服务公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。
第二章档案分类与归档第四条物业服务公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）项目管理档案；（三）财务管理档案；（四）人力资源管理档案；（五）客户服务档案；（六）设备设施管理档案；（七）工程维修档案；（八）法律法规档案；（九）其他档案。
第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；（四）档案利用应按时归还，不得损坏、丢失档案。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵守以下规定：（一）档案销毁前，需经主管领导批准；（二）档案销毁应严格按照档案销毁程序进行；（三）档案销毁后，应做好销毁记录，并报上级部门备案。
第五章责任与奖惩第九条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确、系统和安全。
长城物业档案管理制度
第一章总则第一条为加强长城物业管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、子公司及所属项目在档案收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等各个环节的管理。
第三条公司档案管理工作遵循真实性、完整性、准确性、及时性和保密性原则。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。
第五条文书档案包括公司规章制度、会议记录、文件、合同、往来函件等。
第六条科技档案包括工程设计、施工、验收、维护等资料。
第七条会计档案包括会计凭证、账簿、报表等。
第八条声像档案包括录音、录像、照片等。
第九条电子档案包括电子文件、电子邮件、网页等。
第十条公司各部门、子公司及所属项目在产生档案时，应当按照归档范围和保管期限要求及时归档。
第三章档案整理与保管第十一条档案整理应当遵循统一标准，确保档案的有序性、完整性和便于利用。
第十二条档案整理包括分类、编目、排列、装订等环节。
第十三条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等条件；（二）档案柜架应当稳固、整齐、清洁；（三）档案材料应当按照类别、时间、编号等顺序存放；（四）档案的复制、借用、转出等应当经过批准，并做好记录。
第四章档案利用第十四条公司档案的利用应当遵循以下原则：（一）依法利用，保护档案的完整性和保密性；（二）便民高效，提供优质服务；（三）维护档案的真实性、准确性。
第十五条档案利用包括查阅、复制、摘录等。
第十六条查阅档案应当遵守以下规定：（一）查阅人应当出示有效证件；（二）查阅档案应当填写查阅登记表；（三）查阅档案不得擅自涂改、损毁、借出档案。
第五章档案鉴定与销毁第十七条公司应当定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
第十八条档案鉴定应当遵循以下原则：（一）尊重历史，尊重事实；（二）注重档案的保存价值；（三）兼顾档案的利用价值。
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物业项目公司档案管理制度
物业项目公司档案管理制度
第一条管理原则：
一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。
第二条归集整理：
一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第三条分类编号
一、档案分类
（一）档案范围
1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
（二）各部门档案范围
1、行政人事部行政
（1）通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。
（2）公司年度、季度、月份工作计划、总结。
（3）公司部门主管、系统工调函及任免报告。
（4）公司重大事投诉报告、处理决定。
（5）通报表扬。
（6）机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。
（7）公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
（8）公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
（9）公司大事记。
（10）公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事
（1）中级职称、员工技工职称资料。
（2）员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
（3）上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
（4）员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
（5）员工的奖励、处分的决定和通报。
（6）职工调资、转正、定级、考核等文件。
（7）员工花名册。
（8）采购合同。
3、安护部
（1）上级公司消防、治安工作，通知、批复。
（2）小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部
（1）上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。
（2）小区管理费调整的请示、通知。
（3）上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。
5、工程部
（1）工程维修保养承包合同及外派工程合同。
（2）工程重大技改项目、图纸。
（3）工程重大事故报告。
（4）工程重大投诉诉处理资料。
（5）重大意外造成的小区局部损失情况报告。
（6）小区维修资料。
6、客户服务
（1）合同（防蚁、绿化、清洁）。
（2）写字楼、商场等管理规定。
（3）重大投诉、重大事故处理意见。
（4）用户资料。
（5）装修指南。
（6）用户手册。
二、档案编号：
（一）按照分类大小级别按次序编号。
（二）按照年度时间按顺序编号。
（三）按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。
第四条立卷目录
一、立卷：
就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。
档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。
（一）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸。
（二）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成。
（三）制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；
（四）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。
二、编制目录：
（一）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
（二）每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、
文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。
第五条档案保管：
一、保管期限
（一）档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
（二）各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注
（三）永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；
9.其他经核定须永久保存的文书。
（四）10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。
（五）5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。
（六）1年保存：结案后无长期保存必要者。
（七）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
二、保管要求
（一）便于查阅。
（二）保证档案的安全。
（三）防止档案的损坏。
（四）采取修复技术，延长档案寿命。
三、保管职责：
（一）财务部保管财务档案。
（二）综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
（三）工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。
（四）各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
（五）各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员。
（六）档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。
（七）档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询。
（八、）档案原则上保管原件。
第六条档案保密：
一、档案密级
分为三级：绝密、机密、普通；
（一）绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；
（二）机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）公司收发文（通知、通告除外）工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；
（三）普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
二、档案查阅
（一）查阅权限
1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
（二）档案的查阅/借阅/复制
1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查（借）阅资格：
3、权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
4、权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
5、属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属服务中心的档案，由服务中心总经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。
6、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
7、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁
（一）超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单位，报综合管理部主管审核。
（二）综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。
(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。
（四）监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
第七条库房管理：
一、库房内的档案柜要同样编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。
二、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等”七防”措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。
七、阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。
八、利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容；要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改；要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。
感谢您的阅读！。